Come scrivere una richiesta di offerta per un motore di promozione?

Pubblicato: 2022-04-18

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Che cos'è un motore di promozione?

Un motore di promozione, altrimenti noto come software di gestione delle promozioni o software di gestione delle offerte, è una piattaforma software che aiuta i professionisti del marketing a gestire, distribuire, proteggere e tenere traccia delle offerte digitali. Di solito possono supportare diversi tipi di promozioni di vendita, come coupon digitali, sconti automatici, buoni regalo, programmi di affiliazione o fedeltà, persino omaggi.

Motore di promozione: quali sono le tue opzioni?

Ci sono un paio di opzioni se stai cercando un sistema di gestione delle promozioni. Puoi costruirne uno o acquistarne uno. Quando si tratta di esternalizzare un motore di promozione, può far parte di una suite software monolitica più grande, solitamente abbinata a una piattaforma di e-commerce o a un sistema CRM o una soluzione autonoma che può essere integrata con lo stack tecnologico esistente. Quando si tratta di software di gestione delle promozioni standalone (non venduti in un pacchetto con altre piattaforme), le soluzioni tecnologiche top di gamma sono basate su API in modo che possano adattarsi a un'architettura software componibile, collegandosi facilmente con altre soluzioni software. Raccomando l'ultima opzione in quanto (tra gli altri vantaggi) ti prepara per qualsiasi futuro canale digitale, può essere facilmente integrato con qualsiasi nuovo software, di solito presenta un modello di prezzo con pagamento in base al consumo e può essere facilmente scalato verso l'alto o verso il basso , come necessario. Di solito è il più veloce da integrare, offrendoti il più rapido time to market per le tue campagne.

Se decidi di acquistare una suite monolitica o di pagare una soluzione SaaS, dovrai scegliere il fornitore giusto e preparare una richiesta di offerta.

Che cos'è una richiesta di offerta?

Le aziende possono emettere una richiesta di offerta o una richiesta di proposta quando scelgono un fornitore o un fornitore di servizi con cui lavorare. Questo documento delinea le specifiche del progetto, come l'ambito e il prezzo, e chiede ai potenziali fornitori di tornare con un'offerta per il lavoro. Le offerte multiple vengono quindi confrontate per determinare la scelta migliore.

Quali informazioni raccogliere ai fini della richiesta di offerta?

Se scopri la necessità di un sistema di gestione delle promozioni nella tua organizzazione, non dovresti passare direttamente a scrivere RFP. In primo luogo, dovresti fare un po' di ricerca interna ed esterna per sapere cosa includere nella tua richiesta di offerta e cosa chiedere ai tuoi offerenti. Ecco un breve elenco di argomenti su cui dovresti cercare prima di scrivere una richiesta di proposta per un motore di promozione:

1. Raccogli le informazioni sul tuo stack tecnologico attuale e pianificato

Poiché il motore di promozione deve essere collegabile al tuo stack tecnologico attuale e futuro, devi creare un elenco completo del software che stai utilizzando e che intendi utilizzare. Dovresti quindi aggiungere queste informazioni alla tua richiesta di offerta in modo che gli offerenti possano confermare se il loro software può essere integrato con tale stack.

L'elenco dovrebbe includere, ad esempio, i principali linguaggi di programmazione utilizzati, una piattaforma di e-commerce attiva, CMS, app mobili, sistemi CRM o CDP, sistemi PIM, strumenti di personalizzazione (CEP, ad esempio), strumenti di tagging e monitoraggio , piattaforme di distribuzione (ad esempio, provider di distribuzione di posta elettronica o SMS), POS e strumenti di analisi web o BI.

2. Scopri le caratteristiche più importanti di un motore di promozione

Dovresti sapere cosa è attualmente possibile fare utilizzando i motori di promozione. E per questo, devi avere alcune conoscenze di base prima di avvicinarti ai tuoi colleghi per raccogliere le loro esigenze. In questo modo, sarai in grado di proporre loro alcune opzioni e chiedere loro qual è il must-have e il bello da avere nella loro prospettiva. Ti aiuterà anche a definire cosa cercare nei potenziali fornitori. Abbiamo scritto un post sul blog arruolando le funzionalità più importanti a cui pensare.

Dovresti anche controllare i principali fornitori sul mercato per compilare l'elenco iniziale dei requisiti a cui puoi dare la priorità in seguito in base alle esigenze della tua organizzazione. Puoi anche utilizzare il modello RFP collegato di seguito come potenziale elenco di funzionalità tra cui scegliere.

3. Discutere internamente le esigenze dei vari team

Per raccogliere l'elenco dei requisiti non funzionali e funzionali, dovresti discutere i requisiti con i tuoi colleghi nei dipartimenti pertinenti. Un paio di idee su cosa discutere e con chi:

Team marketing/vendita:

Elenco dei casi d'uso che il software dovrebbe coprire.
I tipi di promozione e i limiti di promozione che vorrebbero utilizzare. Opzioni di targeting e personalizzazione di cui hanno bisogno.
Elenco dei canali di distribuzione e degli strumenti che stanno utilizzando o intendono utilizzare per la comunicazione relativa alle promozioni.
Le loro esigenze di branding e personalizzazione.
Strumenti di analisi che stanno utilizzando, rapporti che desiderano avere a disposizione dal software del motore di promozione.
Il numero previsto di clienti che utilizzerebbe le promozioni al mese per stimare le prestazioni necessarie dal software promozionale.
Stack tecnologico precedente utilizzato per l'esecuzione delle promozioni (questa informazione dovrebbe essere confermata anche con il reparto IT).
Il tipo di front-end che vogliono utilizzare per le promozioni, ad esempio opzioni pronte all'uso come landing page o widget dell'interfaccia utente.

Team IT/team di prodotto:

Elenco dello stack tecnologico esistente e pianificato.
Requisiti non funzionali per gli acquisti di software SaaS, ad esempio relativi a hosting, elaborazione dati, manutenzione, scalabilità, sicurezza e prestazioni.
La capacità di integrare il software promozionale (questo ti aiuterà a definire quanto tempo puoi dedicare all'integrazione della soluzione e se devi trovare il provider che offre più supporto, integrazioni più pronte all'uso con il tuo stack , o può anche subentrare nel lavoro di integrazione).

Team legale:

Eventuali requisiti legali o di sicurezza per il software, in particolare per quanto riguarda la privacy e la protezione dei dati.

Il team del servizio clienti:

Che tipo di informazioni potrebbero essere necessarie per controllare nel software promozionale per supportare i reclami e le domande dei clienti?

Squadra finanziaria:

Qual è il budget previsto per lo strumento? Quali sono i termini e le condizioni di pagamento che l'azienda si aspetta dai fornitori di software?

Sulla base delle conversazioni che hai avuto con tutti i dipartimenti, puoi trovare il numero di account utente di cui avresti bisogno per la tua organizzazione, nonché i flussi di lavoro e i ruoli utente necessari.

4. Definisci il tuo budget

Dovresti controllare quale budget la tua organizzazione vuole spendere per il motore di promozione. Se non c'è un budget definito e stai solo esaminando possibilità e opzioni, va bene anche questo. Conoscerlo in anticipo può aiutarti ad accelerare il processo ed escludere alcuni fornitori nel primo round della RFP.

5. Verifica i formati di offerta richiesti

Dovresti verificare con il team Acquisti se ci sono linee guida sul formato richiesto delle offerte o delle presentazioni. Ad esempio, cosa dovrebbe essere incluso nell'offerta di prezzo o quali sono i termini e i mezzi di pagamento preferiti. Forse il tuo reparto acquisti ha un modello RFP pronto o anche un modello di risposta RFP che un fornitore dovrebbe compilare. Ciò può farti risparmiare un sacco di tempo e ti consente di concentrarti sulla specificazione solo dei requisiti funzionali e non funzionali.

Come scrivere una richiesta di offerta per un motore di promozione?

Nella mia esperienza, una richiesta di base di proposte per un software di gestione delle promozioni ha i seguenti capitoli:

Glossario : se stai utilizzando termini specifici per la tua organizzazione o sai che questi termini sono definiti in modo diverso da fornitori diversi (ad esempio, hai controllato il loro sito Web, demo o documentazione e vedi che usano vari termini per descrivere lo stesso caratteristica), è meglio creare un glossario di termini per assicurarsi che tutti gli offerenti comprendano le tue esigenze.
Dettagli dell'azienda : è necessario fornire un elenco dei dettagli dell'azienda, inclusi i dettagli di contatto, alla persona responsabile della RFP (persona di contatto per gli appalti). Puoi essere tu o qualcuno del tuo reparto Acquisti o entrambi.
Descrizione dell'azienda : dovresti descrivere la tua azienda, i prodotti e i servizi offerti, il pubblico di destinazione e i mercati.
Stack tecnologico aziendale : dovresti descrivere ed elencare le tecnologie software che hai in atto che interagirebbero con il motore di promozione.
Descrizione del progetto/caso d'uso : dovresti descrivere il progetto (scenari promozionali) in modo più dettagliato in modo che gli offerenti possano comprendere appieno come intendi utilizzare il loro software. Se hai dei limiti di budget, dovresti specificarli.
Requisiti non funzionali : dovresti elencare tutti i requisiti non funzionali che hai. I requisiti non funzionali sono tutti i requisiti non direttamente collegati alla funzione principale del software (in questo caso, la gestione delle promozioni). Ciò può includere, ad esempio, requisiti legali, di sicurezza, scalabilità, privacy o tecnologici. Puoi dividerli per must-have, nice-to-have e future esigenze per maggiore chiarezza.
Requisiti funzionali : dovresti elencare tutti i requisiti funzionali che hai. I requisiti funzionali sono i requisiti direttamente correlati alle funzionalità principali del software, in questo caso relative alla gestione delle promozioni.
Casi d'uso : se si desidera eseguire casi d'uso per scenari promozionali molto specifici, è necessario elencarli con tutte le limitazioni che si desidera introdurre e chiedere agli offerenti se questi casi d'uso possono essere coperti dal loro software.
Informazioni sull'azienda fornitore : è necessario preparare un breve questionario per richiedere informazioni di base sull'azienda fornitore.
Proposta di prezzo : è necessario fornire un formato in cui si desidera che i prezzi vengano consegnati (modello) o un questionario del fornitore con tutte le domande sui prezzi che si hanno.
Linee guida per la presentazione : questa sezione dovrebbe descrivere in quale formato e dove devono essere presentate le proposte. Dovrebbe anche arruolare tutti i risultati richiesti dagli offerenti.
Cronologia : dovresti specificare le scadenze della richiesta di offerta, sia da parte tua che da parte degli offerenti.
Accordo di riservatezza : è possibile aggiungere una clausola di riservatezza alla RFP oppure è possibile inviare un accordo di riservatezza prima di inviare il documento RFP agli offerenti.

Scegliere il venditore giusto

La scelta del fornitore giusto può dipendere da te o dal reparto Acquisti. Dovresti decidere chi copre meglio le tue esigenze attuali al minor costo possibile, ma dovresti anche considerare le opzioni di scalabilità, ad esempio geografica (posizione, lingua, valuta), prestazioni, scalabilità di utilizzo nonché le opzioni per l'espansione degli scenari promozionali . L'opzione più economica che copre le tue esigenze attuali, se devi cambiarla a causa del cambiamento delle esigenze, può costarti di più (tempo e fatica spesi per lanciare una nuova RFP, integrare e migrare a una nuova soluzione, riqualificare i team) che andare immediatamente con un fornitore più costoso. Scegli una soluzione che ti prepari a ciò che il futuro potrebbe portare. Più flessibilità, agilità e scalabilità hai, meglio è.

Modello RFP del motore di promozione modificabile e gratuito

Qui puoi trovare un modello RFP gratuito e modificabile per il software di gestione delle promozioni in cui copriamo i requisiti funzionali e non funzionali, concentrandoci su promozioni automatiche e buoni sconto (se hai bisogno di altri tipi di campagne come referral, fedeltà, buoni regalo o omaggi, dovresti aggiungere più requisiti funzionali specificando le tue esigenze). Puoi usarlo come fonte di ispirazione o copiare e incollare alcune sezioni nel tuo modello RFP.

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