Wie schreibe ich eine RFP für eine Promotion-Engine?

Veröffentlicht: 2022-04-18

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Was ist eine Promotion-Engine?

Eine Promotion-Engine, auch bekannt als Promotion-Management-Software oder Angebotsmanagement-Software, ist eine Softwareplattform, die Vermarktern hilft, digitale Angebote zu verwalten, zu verteilen, zu sichern und zu verfolgen. Sie können normalerweise verschiedene Arten von Verkaufsförderung unterstützen, wie digitale Gutscheine, automatische Rabatte, Geschenkkarten, Empfehlungs- oder Treueprogramme, sogar Werbegeschenke.

Promotion-Engine – welche Möglichkeiten haben Sie?

Es gibt ein paar Optionen, wenn Sie nach einem Promotion-Management-System suchen. Sie können einen bauen oder kaufen. Wenn es um das Outsourcing einer Promotion-Engine geht, kann diese entweder Teil einer größeren, monolithischen Software-Suite sein, die normalerweise mit einer E-Commerce-Plattform oder einem CRM-System gekoppelt ist, oder eine eigenständige Lösung sein, die in Ihren bestehenden Technologie-Stack integriert werden kann. Wenn es um eigenständige Promotion-Management-Software geht (die nicht im Paket mit anderen Plattformen verkauft wird), sind die Spitzentechnologielösungen API-basiert, sodass sie sich in eine zusammensetzbare Softwarearchitektur einfügen und sich problemlos mit anderen Softwarelösungen verbinden lassen. Ich empfehle die letzte Option, da sie Sie (neben anderen Vorteilen) auf alle zukünftigen digitalen Kanäle vorbereitet, einfach in jede neue Software integriert werden kann, normalerweise ein nutzungsabhängiges Preismodell bietet und einfach hoch- oder herunterskaliert werden kann , wie benötigt. Es ist in der Regel am schnellsten zu integrieren und bietet Ihnen die schnellste Markteinführungszeit für Ihre Kampagnen.

Wenn Sie sich entscheiden, eine monolithische Suite zu kaufen oder für eine SaaS-Lösung zu bezahlen, müssen Sie den richtigen Anbieter auswählen und eine Ausschreibung vorbereiten.

Was ist ein RFP?

Unternehmen können bei der Auswahl eines Anbieters oder Dienstleisters, mit dem sie zusammenarbeiten möchten, eine RFP oder eine Angebotsanfrage ausstellen. Dieses Dokument umreißt Projektdetails wie Umfang und Preis und bittet potenzielle Anbieter, ein Angebot für die Arbeit abzugeben. Anschließend werden mehrere Gebote verglichen, um die beste Wahl zu treffen.

Welche Informationen sind für RFP-Zwecke zu sammeln?

Wenn Sie die Notwendigkeit eines Promotion-Management-Systems in Ihrer Organisation entdecken, sollten Sie nicht direkt mit dem Schreiben von RFPs beginnen. Zunächst sollten Sie ein wenig intern und extern recherchieren, um zu wissen, was Sie in Ihre RFP aufnehmen und worüber Sie Ihre Bieter fragen sollten. Hier ist eine kurze Liste von Themen, die Sie recherchieren sollten, bevor Sie eine RFP für eine Promotion-Engine schreiben:

1. Sammeln Sie die Informationen zu Ihrem aktuellen und geplanten Technologie-Stack

Da die Promotion-Engine mit Ihrem aktuellen und zukünftigen Technologie-Stack verbindbar sein muss, müssen Sie eine umfassende Liste der Software erstellen, die Sie verwenden und deren Verwendung Sie planen. Sie sollten diese Informationen dann Ihrer RFP hinzufügen, damit Bieter bestätigen können, ob ihre Software in einen solchen Stack integriert werden kann.

Die Liste sollte beispielsweise die wichtigsten verwendeten Programmiersprachen, eine vorhandene E-Commerce-Plattform, CMS, mobile App(s), CRM- oder CDP-Systeme, PIM-Systeme, Personalisierungstools (z. B. CEP), Tagging- und Tracking-Tools enthalten , Vertriebsplattformen (z. B. E-Mail- oder SMS-Versandanbieter), POS- und Webanalyse- oder BI-Tools.

2. Lernen Sie die wichtigsten Funktionen einer Promotion-Engine kennen

Sie sollten wissen, was derzeit mit Promotion-Engines möglich ist. Und dafür müssen Sie etwas Hintergrundwissen haben, bevor Sie sich an Ihre Kollegen wenden, um ihre Bedürfnisse zu sammeln. Auf diese Weise können Sie ihnen einige Optionen vorschlagen und sie fragen, was aus ihrer Sicht das Must-Have und das Nice-To-Have ist. Es wird Ihnen auch helfen, zu definieren, worauf Sie bei den potenziellen Anbietern achten müssen. Wir haben einen Blog-Beitrag geschrieben, in dem die wichtigsten Funktionen aufgeführt sind, an die Sie denken sollten.

Sie sollten auch die Top-Anbieter auf dem Markt prüfen, um die erste Liste der Anforderungen zusammenzustellen, die Sie später basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens priorisieren können. Sie können auch die unten verlinkte RFP-Vorlage als mögliche Liste von Funktionen verwenden, aus denen Sie auswählen können.

3. Diskutieren Sie intern die Bedürfnisse verschiedener Teams

Um die Liste der nichtfunktionalen und funktionalen Anforderungen zusammenzustellen, sollten Sie die Anforderungen mit Ihren Kollegen in den relevanten Abteilungen besprechen. Ein paar Ideen, was und mit wem besprochen werden soll:

Marketing-/Verkaufsteam:

Liste der Anwendungsfälle, die die Software abdecken sollte.
Die Werbeaktionstypen und Werbelimits, die sie verwenden möchten. Targeting- und Personalisierungsoptionen, die sie benötigen.
Liste der Vertriebskanäle und Tools, die sie für die aktionsbezogene Kommunikation verwenden oder zu verwenden planen.
Ihre Branding- und Anpassungsanforderungen.
Analysetools, die sie verwenden, Berichte, die sie von der Promotion-Engine-Software zur Verfügung haben möchten.
Die prognostizierte Anzahl von Kunden, die die Werbeaktionen pro Monat nutzen würden, um die erforderliche Leistung der Werbesoftware abzuschätzen.
Vorheriger Technologie-Stack, der für die Durchführung der Werbeaktionen verwendet wurde (diese Informationen sollten auch mit der IT-Abteilung bestätigt werden).
Die Art von Front-End, die sie für die Werbeaktionen verwenden möchten, z. B. sofort einsatzbereite Optionen wie Zielseiten oder UI-Widgets.

IT-Team/Produktteam:

Liste bestehender und geplanter Technologiestacks.
Nichtfunktionale Anforderungen für den Kauf von SaaS-Software, z. B. in Bezug auf Hosting, Datenverarbeitung, Wartung, Skalierbarkeit, Sicherheit und Leistung.
Die Kapazität zur Integration der Werbesoftware (dies hilft Ihnen zu definieren, wie viel Zeit Sie für die Integration der Lösung aufwenden können und ob Sie den Anbieter finden müssen, der mehr Unterstützung und mehr sofort einsatzbereite Integrationen mit Ihrem Stack bietet , oder kann sogar die Integrationsarbeit übernehmen).

Rechtsabteilung:

Etwaige gesetzliche oder sicherheitstechnische Anforderungen an die Software, insbesondere in Bezug auf Privatsphäre und Datenschutz.

Kundenservice-Team:

Welche Art von Informationen müssen sie möglicherweise in der Werbesoftware einchecken, um Kundenansprüche und -fragen zu unterstützen?

Finanzteam:

Wie hoch ist das geplante Budget für das Tool? Welche Zahlungsbedingungen erwartet das Unternehmen von Softwareanbietern?

Basierend auf den Gesprächen, die Sie mit allen Abteilungen geführt haben, können Sie die Anzahl der Benutzerkonten ermitteln, die Sie für Ihre Organisation benötigen würden, sowie die erforderlichen Workflows und Benutzerrollen.

4. Definieren Sie Ihr Budget

Sie sollten prüfen, welches Budget Ihre Organisation für die Promotion-Engine ausgeben möchte. Wenn es kein definiertes Budget gibt und Sie nur nach Möglichkeiten und Optionen suchen, ist das auch in Ordnung. Wenn Sie dies im Voraus wissen, können Sie den Prozess beschleunigen und einige Anbieter in der ersten Runde der RFP ausschließen.

5. Überprüfen Sie die erforderlichen Angebotsformate

Erkundigen Sie sich beim Einkaufsteam, ob es Richtlinien zum erforderlichen Format der Angebote oder Präsentationen gibt. Zum Beispiel, was im Preisangebot enthalten sein soll oder welche Zahlungsbedingungen und Zahlungsmittel Sie bevorzugen. Vielleicht hat Ihre Einkaufsabteilung eine fertige RFP-Vorlage oder sogar eine RFP-Antwortvorlage, die ein Anbieter ausfüllen sollte. Dadurch sparen Sie viel Zeit und können sich darauf konzentrieren, nur die funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen zu spezifizieren.

Wie schreibe ich eine RFP für eine Promotion-Engine?

Nach meiner Erfahrung hat eine grundlegende Ausschreibung für eine Promotion-Management-Software die folgenden Kapitel:

Glossar – wenn Sie Begriffe verwenden, die spezifisch für Ihr Unternehmen sind, oder Sie wissen, dass diese Begriffe von verschiedenen Anbietern unterschiedlich definiert werden (z. B. wenn Sie deren Website, Demo oder Dokumentation überprüft haben und feststellen, dass sie verschiedene Begriffe verwenden, um dasselbe zu beschreiben Funktion), ist es am besten, ein Glossar mit Begriffen zu erstellen, um sicherzustellen, dass alle Bieter Ihre Anforderungen verstehen.
Firmendaten – Sie sollten eine Liste Ihrer Firmendaten, einschließlich Kontaktdaten, an die Person weitergeben, die für die Ausschreibung verantwortlich ist (Kontaktperson für die Beschaffung). Das können Sie oder jemand aus Ihrer Einkaufsabteilung oder beide sein.
Unternehmensbeschreibung – Sie sollten Ihr Unternehmen, die angebotenen Produkte und Dienstleistungen, die Zielgruppe und die Märkte beschreiben.
Technologie-Stack des Unternehmens – Sie sollten die vorhandenen Softwaretechnologien beschreiben und auflisten, die mit der Promotion-Engine interagieren würden.
Projekt-/Anwendungsfallbeschreibung – Sie sollten das Projekt (Werbeszenarien) detaillierter beschreiben, damit die Bieter vollständig verstehen können, wie Sie ihre Software verwenden möchten. Wenn Sie Budgetbeschränkungen haben, sollten Sie diese angeben.
Nicht-funktionale Anforderungen – Sie sollten alle nicht-funktionalen Anforderungen auflisten, die Sie haben. Nichtfunktionale Anforderungen sind alle Anforderungen, die nicht direkt mit der Kernfunktion der Software (in diesem Fall Promotion Management) zusammenhängen. Dies können beispielsweise rechtliche, sicherheitstechnische, skalierbare, datenschutzrechtliche oder technologische Anforderungen sein. Sie können sie nach Must-haves, Nice-to-haves und zukünftigen Anforderungen aufteilen, um mehr Klarheit zu erhalten.
Funktionale Anforderungen – Sie sollten alle funktionalen Anforderungen auflisten, die Sie haben. Funktionale Anforderungen sind die Anforderungen, die sich direkt auf die Kernfunktionalität der Software beziehen, in diesem Fall in Bezug auf das Promotion-Management.
Anwendungsfälle – Wenn Sie Anwendungsfälle für sehr spezifische Werbeszenarien haben, die Sie ausführen möchten, sollten Sie diese mit allen Einschränkungen auflisten, die Sie einführen möchten, und die Bieter fragen, ob diese Anwendungsfälle von ihrer Software abgedeckt werden können.
Unternehmensinformationen des Anbieters – Sie sollten einen kurzen Fragebogen vorbereiten, in dem Sie nach grundlegenden Unternehmensinformationen des Anbieters gefragt werden.
Preisvorschlag – Sie sollten ein Format bereitstellen, in dem die Preise geliefert werden sollen (Vorlage) oder einen Lieferantenfragebogen, in dem alle Fragen zu Ihrer Preisgestaltung gestellt werden.
Richtlinien für die Einreichung – In diesem Abschnitt sollte beschrieben werden, in welchem Format und wo die Vorschläge eingereicht werden sollten. Es sollte auch alle von den Bietern geforderten Leistungen eintragen.
Zeitplan – Sie sollten die RFP-Fristen angeben, sowohl auf Ihrer Seite als auch auf der Seite der Bieter.
Vertraulichkeitsvereinbarung – Sie können der RFP eine Vertraulichkeitsklausel hinzufügen oder eine Vertraulichkeitsvereinbarung senden, bevor Sie das RFP-Dokument an die Bieter senden.

Auswahl des richtigen Anbieters

Die Auswahl des richtigen Lieferanten kann Ihnen oder der Einkaufsabteilung überlassen bleiben. Sie sollten entscheiden, wer Ihren aktuellen Bedarf am besten zu den geringstmöglichen Kosten abdeckt, aber Sie sollten auch die Optionen für die Skalierbarkeit berücksichtigen, zum Beispiel geografische (Standort, Sprache, Währung), Leistung, Nutzungsskalierbarkeit sowie die Optionen zur Erweiterung der Werbeszenarien . Die billigste Option, die Ihre aktuellen Anforderungen abdeckt, kann Sie mehr kosten (Zeit und Aufwand für die Einführung einer neuen RFP, Integration und Migration auf eine neue Lösung, Umschulung der Teams), wenn Sie sie aufgrund sich ändernder Anforderungen ändern müssen, als zu gehen direkt bei einem teureren Anbieter. Wählen Sie eine Lösung, die Sie auf die Zukunft vorbereitet. Je mehr Flexibilität, Agilität und Skalierbarkeit Sie haben, desto besser.

Kostenlose, editierbare RFP-Vorlage für die Promotion-Engine

Hier finden Sie eine kostenlose, bearbeitbare RFP-Vorlage für Werbeverwaltungssoftware, in der wir funktionale und nicht funktionale Anforderungen abdecken und uns auf automatische Werbeaktionen und Rabattgutscheine konzentrieren (wenn Sie andere Arten von Kampagnen wie Empfehlung, Treue, Geschenkkarten oder Werbegeschenke benötigen, Sie müssten weitere funktionale Anforderungen hinzufügen, die Ihre Anforderungen spezifizieren). Sie können es als Inspirationsquelle verwenden oder einige Abschnitte kopieren und in Ihre eigene RFP-Vorlage einfügen.

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