Jak napisać zapytanie ofertowe dla silnika promocyjnego?

• ‍Pobierz edytowalny szablon zapytania ofertowego jako arkusz kalkulacyjny >‍
• Pobierz edytowalny szablon zapytania ofertowego w formacie .doc >
  

Co to jest silnik promocji?

Mechanizm promocji, inaczej znany jako oprogramowanie do zarządzania promocjami lub oprogramowanie do zarządzania ofertami, to platforma oprogramowania, która pomaga marketerom zarządzać, rozpowszechniać, zabezpieczać i śledzić oferty cyfrowe. Zwykle mogą obsługiwać różne rodzaje promocji sprzedaży, takie jak kupony cyfrowe, automatyczne rabaty, karty podarunkowe, programy polecające lub lojalnościowe, a nawet prezenty.

Silnik promocji – jakie masz opcje?

Istnieje kilka opcji, jeśli szukasz systemu zarządzania promocjami. Możesz go zbudować lub kupić. Jeśli chodzi o outsourcing silnika promocji, może to być albo część większego, monolitycznego pakietu oprogramowania, zwykle połączonego z platformą e-commerce lub systemem CRM, albo samodzielne rozwiązanie, które można zintegrować z istniejącym stosem technologicznym. Jeśli chodzi o samodzielne oprogramowanie do zarządzania promocjami (nie sprzedawane w pakiecie z innymi platformami), najlepsze rozwiązania technologiczne są oparte na interfejsie API, dzięki czemu można je dopasować do architektury oprogramowania komponowalnej, łatwo łącząc się z innymi rozwiązaniami programowymi. Polecam tę ostatnią opcję, ponieważ (między innymi) przygotowuje Cię do wszelkich przyszłych kanałów cyfrowych, można ją łatwo zintegrować z dowolnym nowym oprogramowaniem, zwykle oferuje model cenowy z płatnością zgodnie z rzeczywistym użyciem i można ją łatwo skalować w górę lub w dół , w razie potrzeby. Zwykle jest to najszybsza integracja, co daje najszybszy czas na wprowadzenie kampanii na rynek.

Jeśli zdecydujesz się kupić pakiet monolityczny lub zapłacić za rozwiązanie SaaS, będziesz musiał wybrać odpowiedniego dostawcę i przygotować zapytanie ofertowe.

Co to jest zapytanie ofertowe?

Firmy mogą wystawiać zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe przy wyborze dostawcy lub usługodawcy do współpracy. Ten dokument przedstawia szczegóły projektu, takie jak zakres i cena, oraz prosi potencjalnych dostawców o złożenie oferty pracy. Następnie porównuje się wiele ofert, aby pomóc w określeniu najlepszego wyboru.

Jakie informacje zebrać do celów zapytania ofertowego?

Jeśli odkryjesz potrzebę systemu zarządzania promocjami w swojej organizacji, nie powinieneś od razu pisać zapytań ofertowych. Po pierwsze, powinieneś przeprowadzić trochę wewnętrznych i zewnętrznych badań, aby dowiedzieć się, co uwzględnić w swoim zapytaniu ofertowym io co zapytać licytujących. Oto krótka lista tematów, które należy zbadać przed napisaniem zapytania ofertowego dotyczącego silnika promocji:

1. Zbierz informacje o swoim obecnym i planowanym stosie technologicznym

Ponieważ silnik promocji musi być połączony z obecnym i przyszłym stosem technologii, musisz sporządzić obszerną listę oprogramowania, z którego korzystasz i którego planujesz używać. Następnie należy dodać te informacje do zapytania ofertowego, aby oferenci mogli potwierdzić, czy ich oprogramowanie można zintegrować z takim stosem.

Lista powinna zawierać na przykład główne używane języki programowania, wdrożoną platformę e-commerce, CMS, aplikacje mobilne, systemy CRM lub CDP, systemy PIM, narzędzia do personalizacji (np. CEP), narzędzia do tagowania i śledzenia , platformy dystrybucyjne (na przykład dostawcy dystrybucji poczty e-mail lub SMS), POS i narzędzia do analityki internetowej lub BI.

2. Poznaj najważniejsze cechy silnika promocji

Powinieneś wiedzieć, co obecnie można zrobić za pomocą silników promocyjnych. W tym celu musisz mieć pewną podstawową wiedzę, zanim skontaktujesz się z kolegami, aby zebrać ich potrzeby. W ten sposób będziesz mógł zaproponować im kilka opcji i zapytać ich, co z ich perspektywy jest obowiązkowe, a co warto mieć. Pomoże Ci również określić, czego szukać u potencjalnych dostawców. Napisaliśmy wpis na blogu zawierający najważniejsze funkcjonalności, o których warto pomyśleć.

Powinieneś również sprawdzić najlepszych dostawców na rynku, aby sporządzić początkową listę wymagań, które później możesz uszeregować według potrzeb Twojej organizacji. Możesz również użyć szablonu zapytania ofertowego, do którego link znajduje się poniżej, jako potencjalnej listy funkcji do wyboru.

3. Omów wewnętrznie potrzeby różnych zespołów

Aby zebrać listę wymagań niefunkcjonalnych i funkcjonalnych, powinieneś omówić wymagania z kolegami z odpowiednich działów. Kilka pomysłów na temat tego, o czym i z kim rozmawiać:

Zespół marketingu/sprzedaży:

• Lista przypadków użycia, które oprogramowanie powinno obejmować.
• Rodzaje promocji i limity promocji, z których chcieliby skorzystać. Potrzebne im opcje kierowania i personalizacji.
• Lista kanałów dystrybucji i narzędzi, z których korzystają lub planują wykorzystać do komunikacji promocyjnej.
• Ich potrzeby w zakresie brandingu i dostosowywania.
• Narzędzia analityczne, z których korzystają, raporty, które chcą mieć dostępne w oprogramowaniu silnika promocji.
• Przewidywana liczba klientów, którzy będą korzystać z promocji miesięcznie, aby oszacować wymaganą wydajność oprogramowania promocyjnego.
• Dotychczasowy stos technologiczny wykorzystywany do prowadzenia promocji (informację tę należy również potwierdzić z działem IT).
• Rodzaj interfejsu, którego chcą używać do promocji, na przykład gotowe opcje, takie jak strony docelowe lub widżety interfejsu użytkownika.
  

Zespół IT/zespół produktowy:

• Lista istniejącego i planowanego stosu technologicznego.
• Wymagania niefunkcjonalne dla zakupów oprogramowania SaaS, na przykład związane z hostingiem, przetwarzaniem danych, konserwacją, skalowalnością, bezpieczeństwem i wydajnością.
• Możliwość integracji oprogramowania promocyjnego (pomoże Ci to określić, ile czasu możesz przeznaczyć na integrację rozwiązania, a także czy musisz znaleźć dostawcę, który oferuje większe wsparcie, więcej nieszablonowych integracji z Twoim stosem , a nawet może przejąć prace integracyjne).
  

Zespół prawny:

• Wszelkie wymagania prawne lub dotyczące bezpieczeństwa oprogramowania, w szczególności dotyczące prywatności i ochrony danych.
  

Dzial obslugi klienta:

• Jakich informacji mogą potrzebować w oprogramowaniu promocyjnym do obsługi roszczeń i pytań klientów?
  

Zespół finansowy:

• Jaki jest planowany budżet na narzędzie? Jakich warunków płatności firma oczekuje od dostawców oprogramowania?
  

Na podstawie rozmów, które odbyłeś ze wszystkimi działami, możesz wymyślić liczbę kont użytkowników, których potrzebujesz w swojej organizacji, a także potrzebne przepływy pracy i role użytkowników.

4. Zdefiniuj swój budżet

Powinieneś sprawdzić, jaki budżet Twoja organizacja chce przeznaczyć na silnik promocji. Jeśli nie masz określonego budżetu i tylko szukasz możliwości i opcji, to również jest w porządku. Znajomość tego z góry może pomóc przyspieszyć proces i wykluczyć niektórych dostawców w pierwszej rundzie zapytania ofertowego.

5. Sprawdź wymagane formaty ofert

Należy sprawdzić w dziale zakupów, czy istnieją jakieś wytyczne dotyczące wymaganego formatu ofert lub prezentacji. Na przykład, co powinno znaleźć się w ofercie cenowej lub jakie są preferowane przez Ciebie warunki i sposoby płatności. Może Twój dział zakupów ma gotowy szablon zapytania ofertowego lub nawet szablon odpowiedzi zapytania ofertowego, który sprzedawca powinien wypełnić. Pozwala to zaoszczędzić mnóstwo czasu i skupić się na określeniu tylko wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych.

Jak napisać zapytanie ofertowe dla silnika promocji?

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​podstawowe zapytanie ofertowe dotyczące oprogramowania do zarządzania promocjami składa się z następujących rozdziałów:

1. Słowniczek — jeśli używasz terminów specyficznych dla Twojej organizacji lub wiesz, że te terminy są różnie definiowane przez różnych dostawców (na przykład sprawdziłeś ich witrynę internetową, wersję demonstracyjną lub dokumentację i widzisz, że używają różnych terminów do opisania tego samego funkcji), najlepiej jest utworzyć słowniczek terminów, aby upewnić się, że wszyscy oferenci zrozumieją Twoje wymagania.
2. Dane firmy – należy podać listę danych firmy, w tym dane kontaktowe do osoby odpowiedzialnej za zapytanie ofertowe (osoba kontaktowa ds. zamówień). Może to być Ty lub ktoś z Twojego działu zakupów lub obaj.
3. Opis firmy – powinieneś opisać swoją firmę, oferowane produkty i usługi, grupę docelową i rynki.
4. Firmowy stos technologii — należy opisać i wymienić stosowane technologie oprogramowania, które będą współdziałać z mechanizmem promocji.
5. Opis projektu/przypadku użycia – należy bardziej szczegółowo opisać projekt (scenariusze promocyjne), aby oferenci mogli w pełni zrozumieć, w jaki sposób zamierzasz korzystać z ich oprogramowania. Jeśli masz jakieś ograniczenia budżetowe, powinieneś je określić.
6. Wymagania niefunkcjonalne – należy wymienić wszystkie wymagania niefunkcjonalne, które posiadasz. Wymagania niefunkcjonalne to wszystkie wymagania niezwiązane bezpośrednio z podstawową funkcją oprogramowania (w tym przypadku z zarządzaniem promocjami). Może to obejmować na przykład wymagania prawne, bezpieczeństwa, skalowalności, prywatności lub technologiczne. Możesz je podzielić według potrzebnych, fajnych rzeczy i przyszłych potrzeb, aby uzyskać większą przejrzystość.
7. Wymagania funkcjonalne – powinieneś wymienić wszystkie wymagania funkcjonalne, które posiadasz. Wymagania funkcjonalne to wymagania bezpośrednio związane z podstawową funkcjonalnością oprogramowania, w tym przypadku związane z zarządzaniem promocjami.
8. Przypadki użycia — jeśli masz przypadki użycia dla bardzo konkretnych scenariuszy promocyjnych, które chcesz uruchomić, powinieneś wymienić je ze wszystkimi ograniczeniami, które chciałbyś wprowadzić, i zapytać oferentów, czy te przypadki użycia mogą być objęte ich oprogramowaniem.
9. Informacje o firmie dostawcy – należy przygotować krótką ankietę z prośbą o podanie podstawowych informacji o firmie dostawcy.
10. Propozycja cenowa – należy podać format, w jakim mają być dostarczone ceny (szablon) lub kwestionariusz sprzedawcy zawierający wszystkie pytania dotyczące posiadanych cen.
11. Wskazówki dotyczące składania wniosków – w tej sekcji należy opisać, w jakiej formie i gdzie należy składać wnioski. Powinna również zawierać wykaz wszystkich elementów dostawy wymaganych od oferentów.
12. Oś czasu – należy określić terminy zapytań ofertowych, zarówno po stronie swojej, jak i oferentów.
13. Umowa o zachowaniu poufności – możesz dodać klauzulę poufności do zapytania ofertowego lub możesz przesłać umowę o zachowaniu poufności przed wysłaniem dokumentu zapytania ofertowego do oferentów.

Wybór odpowiedniego dostawcy

Wybór odpowiedniego dostawcy może zależeć od Ciebie lub działu zakupów. Należy zdecydować, kto najlepiej pokrywa bieżące potrzeby przy możliwie najniższych kosztach, ale należy również rozważyć opcje skalowalności, np. geograficznej (lokalizacja, język, waluta), wydajności, skalowalności użytkowania oraz możliwości rozbudowy scenariuszy promocyjnych . Najtańsza opcja obejmująca Twoje obecne potrzeby, jeśli musisz ją zmienić ze względu na zmieniające się potrzeby, może Cię kosztować więcej (czas i wysiłek poświęcony na uruchomienie nowego RFP, integrację i migrację do nowego rozwiązania, przeszkolenie zespołów) niż wyjazd od razu z droższym sprzedawcą. Wybierz rozwiązanie, które przygotuje Cię na to, co przyniesie przyszłość. Im więcej masz elastyczności, zwinności i skalowalności, tym lepiej.

Darmowy, edytowalny szablon zapytania ofertowego silnika promocji

Tutaj znajdziesz darmowy, edytowalny szablon zapytania ofertowego dla oprogramowania do zarządzania promocjami, w którym pokrywamy wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, koncentrując się na automatycznych promocjach i kuponach rabatowych (jeśli potrzebujesz innych rodzajów kampanii, takich jak polecenia, lojalnościowe, karty podarunkowe lub prezenty, musiałbyś dodać więcej wymagań funkcjonalnych określających Twoje potrzeby). Możesz użyć go jako źródła inspiracji lub skopiować i wkleić niektóre sekcje do własnego szablonu zapytania ofertowego.

{{CTA}}

Gotowy do zbudowania swojego pierwszego zapytania ofertowego dotyczącego silnika promocji?

Skontaktuj się z nami

{{ENDCTA}}