8 umiejętności komunikacji z klientami, aby szybko rozwijać firmę

Komunikacja z klientem to jeden z najważniejszych sposobów na rozwój biznesu opartego na usługach.

To dlatego, że dobra komunikacja z klientem prowadzi do szczęśliwszych klientów.

A szczęśliwsi klienci to więcej poleconych i dobrze prosperujący biznes.

W jednym z raportów z Harvardu zadowolenie klientów wzrosło o 17%, gdy poprawiła się komunikacja z klientami.

W jaki sposób możesz poprawić komunikację z klientami, aby rozwijać swoją firmę?

W tym artykule opiszemy to wszystko, w tym, co dokładnie mamy na myśli, mówiąc „komunikacja z klientem”, dlaczego ma to kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu i jak poprawić komunikację z klientem za pomocą kilku drobnych zmian.

Udostępnimy również pomocne narzędzia, które pomogą Ci usprawnić komunikację z klientami bez spędzania każdej minuty swojego dnia pracy na spotkaniach z klientami.

Co to jest komunikacja z klientem?

Zacznijmy od przejścia na tę samą stronę, jeśli chodzi o komunikację z klientem. Co dokładnie mamy na myśli mówiąc o komunikacji z klientami?

Komunikacja z klientem obejmuje wszelkie interakcje, które masz z klientami lub klientami, w tym obecnymi, poprzednimi lub przyszłymi klientami.

Możesz komunikować się z klientami osobiście, za pomocą wiadomości tekstowych lub e-mail, podczas rozmowy wideo, a nawet asynchronicznie za pomocą narzędzi takich jak ZipMessage.

Skuteczna komunikacja z klientem może być formalna — na przykład podczas oficjalnej rozmowy telefonicznej lub nieformalna — na przykład za pośrednictwem szybkiej wiadomości tekstowej. Może być zamierzone lub niezamierzone.

Komunikacja z klientem odbywa się przez cały czas — bez względu na to, czy tego chcesz, czy nie. W rzeczywistości akt NIE komunikowania się z klientem jest na swój sposób formą komunikacji z klientem (choć słabą).

Dlaczego powinieneś skupić się na poprawie komunikacji z klientem

Jeśli świadczysz usługi dla swoich klientów, będziesz chciał skupić się na efektywnej komunikacji z klientem lub będziesz mieć problemy z rozwojem firmy.

Zalecamy, abyś zaczął od przeczytania 9 najlepszych praktyk w zakresie komunikacji z klientem, których musisz użyć.

Ignorowanie lub po prostu bycie nieświadomym najlepszych praktyk w zakresie komunikacji z klientem jest po prostu niedopuszczalne.

Dzieje się tak, ponieważ firmy, które koncentrują się na umiejętnościach komunikacji z klientem:

• Uzyskaj więcej powtarzalnych prac od swoich obecnych klientów
• Zatrzymaj się na dłuższe projekty z obecnymi klientami
  oraz
• Zdobądź więcej poleceń od zadowolonych klientów

Przyjrzyjmy się każdej z tych korzyści poniżej.

Uzyskaj więcej powtarzalnych prac od swoich klientów

Kiedy jesteś dobrym komunikatorem i dostarczasz wysokiej jakości pracę swoim klientom, otrzymasz od nich więcej powtarzających się prac.

Podczas gdy większość freelancerów i agencji wie, że o wiele łatwiej jest utrzymać klienta niż znaleźć nowego, często zapominamy, że to samo dotyczy naszych klientów.

Żaden klient nie chce rozpoczynać całego procesu od nowa: sprawdzać kandydatów, angażować szefa, powiadamiać HR, podpisywać więcej dokumentów. To dużo.

Zamiast tego, jeśli skupisz się na dobrej komunikacji z klientem i dobrej pracy, Twoi klienci będą do Ciebie wracać w kółko, ponieważ zbudowałeś z nimi solidną relację.

Aby uzyskać więcej pomysłów, zalecamy przeczytanie 7 wskazówek dotyczących budowania relacji z klientami (w skali).

Jeśli potrafisz opanować ten proces, potrzebujesz tylko 5-8 wysokiej jakości klientów z powtarzalną pracą, aby zbudować wspaniały, zrównoważony biznes.

Zatrzymaj się na dłuższe projekty klientów

Oczywiście nawet lepsze niż powtarzanie pracy jest zatrzymanie przez najlepszych klientów na długoterminowe projekty.

Może to pomóc w generowaniu miesięcznych przychodów, na których możesz polegać, przechodząc od freelancera do agencji i nie tylko.

Ale żaden klient nie będzie chciał długo pracować z kimś, kto nie komunikuje się dobrze. W rzeczywistości jedno z badań wykazało, że aż 86% pracowników wini nieefektywną komunikację jako główną przyczynę niepowodzeń w miejscu pracy.

Nie możesz sobie pozwolić na bycie przyczyną porażki swojego klienta.

Uzyskaj więcej poleceń klientów

Marketing szeptany utrzymuje wielu freelancerów, agencji i innych usługodawców w biznesie.

W rzeczywistości jedno z badań na Harvardzie wykazało, że 84% freelancerów, którzy zarabiają ponad 100 000 USD rocznie, większość swoich klientów otrzymuje z marketingu „szeptanego”.

I nie dotyczy to tylko freelancerów. 64% marketerów zgadza się, że marketing szeptany jest najskuteczniejszą formą marketingu, a 92% klientów ufa rekomendacjom od osób, które znają.

Jeśli otrzymywanie rekomendacji jest ważne dla Twojej firmy opartej na usługach (i oczywiście powinno być), to poprawa umiejętności komunikacji z klientem powinna znajdować się na szczycie listy.

Jak poprawić umiejętności komunikacji z klientem

Teraz, kiedy dokładnie opisaliśmy, dlaczego powinieneś skupić się na wydajniejszej komunikacji z klientem, wyjaśnijmy dokładnie, jak możesz to zrobić.

Zrobimy to, przedstawiając dwa ważne elementy:

1. Najlepsze praktyki komunikacji z klientem
   oraz
2. Narzędzia komunikacji z klientem

Zaczniemy od kilku sprawdzonych metod i przedstawimy kilka świetnych narzędzi do komunikacji z klientami, z których możesz skorzystać.

Najlepsze praktyki komunikacji z klientem

Dobra wiadomość o poprawie komunikacji z klientami jest taka, że ​​nie musisz zaczynać od zera.

Badacze, a także inni dostawcy usług komunikują się z klientami od dziesięcioleci, a wielu z nich dzieli się najlepszymi praktykami i odkryciami z resztą z nas.

Oto 8 najlepszych praktyk komunikacji z klientami:

1. Zacznij wcześnie ze skuteczną komunikacją z klientem

Możesz wcześnie określić oczekiwania swoich klientów, komunikując się od samego początku. Nigdy nie jest za wcześnie, aby określić, czego oczekuje Twój klient w zakresie komunikacji.

Oto kilka pomysłów do wdrożenia na wczesnym etapie procesu:

• Połącz swoich klientów z wybranym narzędziem komunikacyjnym (zalecamy wypróbowanie ZipMessage) od początku relacji.
• Bądź szczery i otwarty na temat tego, jak i kiedy klient chciałby się komunikować.

Chociaż ważne jest, aby wyznaczyć granice z klientem, wykorzystaj wczesne etapy swojej relacji, aby komunikować się nadmiernie i być jak najbardziej dostępnym, dopóki nie zbudujesz silnej i zdrowej relacji.

2. Nadmierna komunikacja (Twoi klienci nie będą się czuć jak Ty)

Nawet zapracowani klienci doceniają częste i szybkie aktualizacje informacji o pracy, za wykonanie której płacą.

Możesz dostarczać aktualne aktualizacje w regularnych odstępach czasu, informując klientów, że ciężko pracujesz nad ich projektami i że jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia kolejnego kamienia milowego lub terminu, o którym mowa.

Eksperci zalecają wysyłanie co najmniej jednej formalnej aktualizacji co tydzień, ale możesz użyć ZipMessage do asynchronicznego wysyłania ważnych aktualizacji w dowolnym momencie. Co więcej, Twój klient może przeglądać Twoją wiadomość według własnego harmonogramu i odpowiadać w dogodnym momencie.

Kiedy pracujesz z nowymi klientami, oczekuj, że będą się martwić bardziej niż to konieczne. Aby zmniejszyć rosnące obawy, obiecaj, że będziesz je aktualizować w przyszłości i natychmiast poinformuj ich o wszelkich problemach lub opóźnieniach, które napotkasz.

W trakcie projektu wysyłaj klientom częste wiadomości podsumowujące to, o czym rozmawiałeś i dostarczające cennych informacji na temat kolejnej fazy Twojego projektu.

3. Zachowaj przejrzystość wobec swoich klientów

Przejrzystość jest kluczem do utrzymania dobrych praktyk komunikacji z klientami i budowania zaufania między sobą a klientami.

Powinieneś zachować uczciwość i przejrzystość na każdym etapie projektów, nad którymi pracujesz, od dostarczania przewodników cenowych po dostarczanie swoim klientom roboczych terminów i terminów dostaw.

Bądź szczery w kwestii potencjalnych opóźnień i komunikuj się bezpośrednio z klientem, gdy potrzebujesz dodatkowego czasu lub zasobów do wykonania pracy.

Nie ma ani jednego problemu, który możesz napotkać, który stanie się LEPSZY, jeśli nie będziesz mieć go przed swoim klientem. W końcu prawda wyjdzie na jaw i będzie gorzej, jeśli po drodze nie uda Ci się skomunikować z klientem.

4. Skoncentruj się na wygodzie dla swojego klienta

Nie ma nic bardziej frustrującego jako klienta niż zatrudnianie kogoś do wykonania pracy, tylko po to, aby kilka razy dziennie otrzymywać telefony i e-maile z prośbą o pomoc w wykonaniu pracy.

Zamiast tego skup się na tym, aby komunikacja z klientem była wyjątkowo wygodna. Oto kilka sposobów, aby to zrobić:

• Używaj oprogramowania asynchronicznego, takiego jak ZipMessage, aby Twoi klienci mogli przeglądać i odpowiadać na Twoje wiadomości w dogodnym dla nich czasie.
• Grupuj swoje żądania i wysyłaj je wszystkie naraz, zamiast wysyłać wiadomości wiele razy dziennie.
• Bądź rozwiązywaczem problemów i przejmij inicjatywę, aby przezwyciężyć wyzwania, które napotykasz podczas projektów klientów, zamiast natychmiast prosić ich o pomoc.

5. Nie bądź zbyt techniczny

Twój klient nie musi wspólnie znać od podszewki każdego szczegółu Twojego projektu. Zatrudnili cię do obsługi projektu i znalezienia rozwiązania.

Dlatego podczas komunikacji z klientami unikaj wysoce technicznego lub dogłębnego żargonu branżowego, chyba że zostaniesz o to poproszony.

Używaj jasnego, profesjonalnego języka i chętnie przyjmuj wszelkie pytania wyjaśniające, jakie mogą mieć.

6. Pokaż swoją ludzką stronę

Niewielu jest klientów, którzy preferują zimną, zautomatyzowaną komunikację. Oczywiście podczas komunikowania się z klientami musisz zawsze zachować profesjonalizm, ale staraj się, aby czuli się komfortowo w interakcji z Tobą.

Nawiąż z nimi pełne szacunku relacje międzyludzkie, a będziesz w stanie lepiej nawiązać i utrzymać obopólnie korzystną relację roboczą.

7. Użyj odpowiednich narzędzi do komunikacji z klientem

Niektóre kanały komunikacji są lepiej dostosowane do konkretnych sytuacji niż inne. Musisz zastanowić się, jak najlepiej dostarczać wiadomości i aktualizacje swoim klientom.

Niektóre popularne narzędzia do komunikacji z klientem obejmują wideokonferencje, pocztę e-mail, komunikatory, rozmowy telefoniczne, wiadomości wideo, wiadomości tekstowe, listy osobiste lub faksy (tak, niektórzy klienci nadal komunikują się za pośrednictwem faksu).

Sztuczka w wyborze odpowiedniego narzędzia komunikacji z klientem zwykle leży w indywidualnych preferencjach klienta i własnym profesjonalnym przepływie pracy.

Niektórzy klienci mogą preferować szybką aktualizację w formie wiadomości WhatsApp, podczas gdy inni docenią bardziej profesjonalne medium, takie jak e-mail.

Jeśli nie masz pewności, z jakimi narzędziami komunikacyjnymi Twoi klienci czuliby się najbardziej komfortowo, nie wahaj się zapytać ich, kiedy i jak chcieliby, abyś się komunikował.

Sugerujemy również użycie narzędzia takiego jak ZipMessage, aby skorzystać z wielu mediów. Dzięki ZipMessage możesz wysłać krótki film, wpisać tekst, taki jak e-mail, załączyć pliki, wysłać dźwięk i wiele więcej. Polecamy zajrzeć tutaj.

Aby uzyskać więcej informacji na temat narzędzi do komunikacji z klientem , w tym ZipMessage, przewiń na sam dół tego artykułu.

8. Zarządzaj oczekiwaniami dotyczącymi komunikacji z klientem

Wiele frustracji komunikacyjnych pojawia się, ponieważ Twój klient nie wie, czego się spodziewać.

Wyobraź sobie, jak byś się czuł, gdybyś spodziewał się cotygodniowej aktualizacji i zamiast tego otrzymywał aktualizację każdego dnia. Byłbyś przytłoczony.

A może oczekujesz codziennego zameldowania i otrzymywania aktualizacji co dwa tygodnie. Znowu frustrujące.

Aby uniknąć tego typu rzeczy, usiądź z każdym z klientów i zapytaj, jak często chcieliby otrzymywać aktualizacje i raporty z postępów, które pory dnia najbardziej im odpowiadają oraz preferowane metody komunikacji, jak wspomniano powyżej.

Być może na początku będziesz musiał wyjść ze swojej strefy komfortu, aby zaspokoić ich potrzeby. Z biegiem czasu, gdy zaczną ci bardziej ufać, możesz zacząć wyznaczać więcej granic w komunikacji z klientami.

Najlepsze narzędzia do poprawy komunikacji z klientem

Poprawa komunikacji z klientem zajmie trochę czasu. Ale Twoje wysiłki mogą być spotęgowane przez znalezienie odpowiednich narzędzi do pracy.

Chociaż istnieje wiele narzędzi do komunikacji z klientami, chcielibyśmy zwrócić uwagę na trzy, które naprawdę mogą mieć znaczenie w komunikacji z klientami.

1. Wiadomość Zip

Jeśli zwracałeś uwagę podczas tego artykułu, nie zdziwi Cię, że gorąco polecamy korzystanie z ZipMessage do komunikacji z klientami.

Dzieje się tak, ponieważ ZipMessage wykonał świetną robotę, umożliwiając regularną i skuteczną komunikację z klientami — bez zapychania kalendarza spotkaniami. Dodatkowo jest bezpłatny plan, który możesz wypróbować tak długo, jak chcesz.

Zmęczenie zoomem jest prawdziwe, powodując, że coraz więcej z nas boi się rozmów wideo z klientami.

Ale wideo jest tak skuteczne. Często o wiele łatwiej jest przekazać coś, udostępniając swój ekran, niż pisząc to wszystko.

To właśnie sprawia, że ​​ZipMessage jest tak wspaniały.

Ma wszystkie zalety rozmów wideo w czasie rzeczywistym, bez kłopotów. Po prostu wysyłasz wiadomość wideo, tekstową lub dźwiękową do swojego klienta, a on odpowiada, gdy jest gotowy – trochę jak e-mail, ale o wiele lepiej.

Dzięki temu dasz swoim klientom czas i energię, na które zasługują, bez konieczności zapełniania kalendarzy.

Kliknij tutaj, aby zobaczyć, jak ZipMessage może sprawić, że będziesz lepszym komunikatorem.

2. Luźny

Jeśli od dawna pracujesz online, prawdopodobnie zostałeś zaproszony do dołączenia do czyjegoś kanału na Slacku. A może nawet założyłeś jeden dla siebie.

Slack to odpowiednik wiadomości e-mail w komunikatorze. Możesz w każdej chwili wysłać wiadomość do swoich klientów, a oni mogą odpowiedzieć w ten sam sposób.

Trudność polega na tym, że Twój klient będzie musiał zarejestrować się w Slacku i nauczyć się go używać. Nie jest tak szybki w obsłudze ani intuicyjny jak coś takiego jak ZipMessage (wspomniany powyżej) i musisz uaktualnić, aby korzystać z funkcji takich jak nagrywanie ekranu.

Jako bonus możesz również łatwo zintegrować swoje konta ZipMessage i Slack.

Kliknij tutaj, aby zobaczyć, dlaczego Slack może przyspieszyć Twoją komunikację.

3. ZawartośćSnare

Jeśli ciągle prosisz klientów o zasoby lub informacje zwrotne, możesz rozważyć przyjrzenie się ContentSnare. Specjalizuje się w zbieraniu informacji i aktywów od klientów w zorganizowany sposób.

Nie jest to kompleksowe narzędzie do komunikacji, ale świetnie sprawdza się, pomagając w walce z trudnymi do zdobycia zasobami od klientów, którzy ociągają się.

Kliknij tutaj, aby zobaczyć, jak łatwo możesz zbierać zasoby za pomocą ContentSnare.

Co dalej?

I to wszystko. Niektóre z naszych absolutnie najlepszych porad i zasobów, aby stać się lepszym komunikatorem z klientami.

Aby skorzystać z tego, co dzisiaj przeczytałeś, oto kilka dalszych kroków:

1. Zrób listę najlepszych praktyk w zakresie komunikacji z klientem (z góry), nad którymi będziesz pracować we własnej firmie. Ustal priorytety na liście, zbadaj i idź do przodu.
2. Zarejestruj się w ZipMessage lub innym wybranym przez siebie narzędziu do komunikacji z klientem. Niemal natychmiast zauważysz ogromny pozytywny wpływ na komunikację z klientami.
3. Nigdy nie przestawaj się poprawiać. Nie zrozumiesz tego od razu. Ale klienci mogą powiedzieć, kiedy starasz się być dobrym komunikatorem. Liczy się wysiłek i z biegiem czasu będziesz w tym naprawdę świetny.

Pamiętaj, że komunikacja z klientem jest tak samo ważna, jak płatna praca, własne działania marketingowe lub cokolwiek innego, co robisz w ciągu dnia.

Nie zaniedbuj tego, a zobaczysz, że się opłaci.

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i bardzo chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!