8 habilidades de comunicación con el cliente para hacer crecer su negocio rápidamente

La comunicación con el cliente es una de las formas más importantes de hacer crecer su negocio basado en servicios.

Eso es porque una buena comunicación con el cliente conduce a clientes más felices.

Y clientes más felices significa más referencias y un negocio próspero.

En un informe de Harvard, la satisfacción del cliente aumentó un 17 % cuando mejoró la comunicación con el cliente.

Entonces, ¿cuáles son algunas formas en que puede mejorar las comunicaciones con sus clientes para hacer crecer su negocio?

En este artículo, lo detallaremos todo, incluido qué queremos decir exactamente cuando decimos "comunicación con el cliente", por qué es fundamental para su éxito y cómo mejorar la comunicación con el cliente con solo unos pequeños cambios.

También compartiremos herramientas útiles que pueden ayudarlo a mejorar la comunicación con sus clientes sin gastar cada minuto de sus días de trabajo en reuniones con clientes.

¿Qué es la comunicación con el cliente?

Comencemos poniéndonos en la misma página en lo que respecta a la comunicación con el cliente. ¿A qué nos referimos exactamente cuando hablamos de comunicación con los clientes?

La comunicación con el cliente incluye cualquier interacción que tenga con sus clientes o clientes, incluidos los clientes actuales, anteriores o futuros.

Puede comunicarse con los clientes en persona, por mensaje de texto o correo electrónico, durante una videollamada o incluso de forma asincrónica utilizando herramientas como ZipMessage.

La comunicación eficaz con el cliente puede ser formal, como en una llamada oficial, o informal, como a través de un mensaje de texto rápido. Puede ser intencional o no intencional.

La comunicación con el cliente ocurre en todo momento, ya sea que lo intente o no. De hecho, el acto de NO comunicarse con un cliente es, a su manera, una forma de comunicación con el cliente (aunque pobre).

Por qué debería centrarse en mejorar la comunicación con el cliente

Si brinda un servicio a sus clientes, querrá concentrarse en una comunicación efectiva con el cliente o tendrá problemas para hacer crecer su negocio.

Le recomendamos que comience leyendo estas 9 mejores prácticas de comunicación con el cliente que debe usar.

Ignorar o simplemente desconocer las mejores prácticas de comunicación con el cliente es simplemente inaceptable.

Esto se debe a que las empresas que se enfocan en las habilidades de comunicación con el cliente:

• Obtenga más trabajo repetido de sus clientes actuales
• Manténgase retenido para proyectos más largos con sus clientes actuales
  y
• Obtenga más referencias de clientes satisfechos

Veamos cada uno de estos beneficios a continuación.

Obtenga más trabajo repetido de sus clientes

Cuando sea un buen comunicador y entregue un trabajo de calidad para sus clientes, obtendrá más trabajo repetido de esos clientes.

Si bien la mayoría de los trabajadores independientes y las agencias saben que es mucho más fácil retener a un cliente que encontrar uno nuevo, a menudo olvidamos que lo mismo es cierto para nuestros clientes.

Ningún cliente quiere comenzar todo el proceso de nuevo: investigar a los solicitantes, conseguir que su jefe se involucre, notificar a Recursos Humanos, firmar más papeleo. Es mucho.

En cambio, si se enfoca en una comunicación de calidad con el cliente y un trabajo de calidad, sus clientes volverán a usted una y otra vez porque ha construido una relación sólida con ellos.

Para obtener más ideas, le recomendamos que lea 7 consejos para construir relaciones con los clientes (a escala).

Si puede dominar este proceso, solo necesita de 5 a 8 clientes de calidad con trabajo repetido para construir un gran negocio sostenible.

Manténgase retenido para proyectos de clientes más largos

Por supuesto, incluso mejor que repetir el trabajo es ser retenido por sus mejores clientes para proyectos a largo plazo.

Esto puede ayudar a generar ingresos mensuales en los que puede confiar para crecer de trabajador independiente a agencia y más allá.

Pero ningún cliente va a querer trabajar a largo plazo con alguien que no se comunica bien. De hecho, un estudio reveló que la friolera de 86% de los trabajadores culpan a la comunicación ineficaz como la causa principal de las fallas en el lugar de trabajo.

No puede permitirse el lujo de ser la causa del fracaso de su cliente.

Obtenga más referencias de clientes

El marketing de boca en boca mantiene a muchos autónomos, agencias y otros proveedores de servicios en el negocio.

De hecho, un estudio de Harvard reveló que el 84% de los autónomos que ganan más de 100.000 dólares al año obtienen la mayoría de sus clientes del marketing de boca en boca.

Y eso no es cierto sólo para los autónomos. El 64% de los especialistas en marketing están de acuerdo en que el boca a boca es la forma de marketing más eficaz y el 92% de los clientes confían en las referencias de personas que conocen.

Si obtener referencias es importante para su negocio basado en servicios (y obviamente debería serlo), entonces mejorar sus habilidades de comunicación con el cliente debería estar en la parte superior de su lista.

Cómo mejorar sus habilidades de comunicación con el cliente

Ahora que hemos explicado exactamente por qué debería centrarse en una comunicación más eficiente con el cliente, analicemos exactamente cómo puede hacerlo.

Lo haremos describiendo dos piezas importantes:

1. Mejores prácticas de comunicación con el cliente
   y
2. Herramientas de comunicación con el cliente

Comenzaremos con algunas mejores prácticas e incluiremos algunas excelentes herramientas de comunicación con el cliente que puede aprovechar.

Mejores prácticas de comunicación con el cliente

La buena noticia sobre cómo mejorar su comunicación con los clientes es que no tiene que empezar desde cero.

Los investigadores, así como otros proveedores de servicios, se han estado comunicando con los clientes durante décadas y muchos de ellos han compartido sus mejores prácticas y hallazgos con el resto de nosotros.

Aquí hay 8 mejores prácticas para comunicarse con los clientes:

1. Comience temprano con una comunicación efectiva con el cliente

Puede establecer las expectativas de sus clientes desde el principio comunicándose demasiado desde el principio. Nunca es demasiado pronto para determinar qué espera su cliente en términos de comunicación.

Aquí hay un par de ideas para implementar al principio del proceso:

• Conecte a sus clientes con la herramienta de comunicación de su elección (le recomendamos encarecidamente que pruebe ZipMessage) desde el comienzo de su relación.
• Sea sincero y abierto acerca de cómo y cuándo su cliente desea recibir comunicaciones.

Si bien es importante establecer límites con su cliente, use las primeras etapas de su relación para comunicarse en exceso y estar lo más disponible posible hasta que haya construido una relación sólida y saludable.

2. Comuníquese en exceso (sus clientes no sentirán que lo está haciendo)

Incluso los clientes ocupados aprecian las actualizaciones frecuentes y rápidas sobre el trabajo por el que le pagan.

Puede proporcionar actualizaciones oportunas a intervalos regulares al informar a sus clientes que está trabajando arduamente en sus proyectos y que está en camino de alcanzar el próximo hito o fecha límite según lo discutido.

Los expertos recomiendan enviar al menos una actualización formal cada semana, pero puede usar ZipMessage para enviar actualizaciones importantes de forma asíncrona en cualquier momento. Lo que es mejor, su cliente puede ver su mensaje en su propio horario y responder cuando sea conveniente.

Cuando trabaje con nuevos clientes, espere que se preocupen más de lo necesario. Para disminuir la creciente preocupación, prometa mantenerlos actualizados en el futuro y asegúrese de informarles de inmediato sobre cualquier problema o demora que encuentre.

Durante un proyecto, envíe mensajes frecuentes a los clientes resumiendo lo que discutieron y brindando información valiosa sobre la próxima fase de su proyecto.

3. Mantén la transparencia con tus clientes

La transparencia es la clave para mantener buenas prácticas de comunicación con el cliente y generar confianza entre usted y sus clientes.

Debe ser honesto y transparente en cada paso de los proyectos en los que trabaja, desde proporcionar guías de precios hasta proporcionar a sus clientes plazos de trabajo y fechas de entrega.

Sea honesto acerca de los posibles retrasos y comuníquese directamente con su cliente cuando necesite tiempo o recursos adicionales para completar un trabajo.

No hay un solo problema que pueda encontrar que MEJORE al ocultárselo a su cliente. Eventualmente, la verdad saldrá a la luz y será peor si no logra comunicarse con su cliente en el camino.

4. Concéntrese en la conveniencia para su cliente

No hay nada más frustrante como cliente que contratar a alguien para que haga un trabajo, solo para recibir llamadas telefónicas y correos electrónicos varias veces al día pidiendo ayuda para hacer el trabajo.

En cambio, concéntrese en hacer que la comunicación con su cliente sea extremadamente conveniente. Aquí hay algunas maneras de hacerlo:

• Utilice software asíncrono como ZipMessage para que sus clientes puedan ver y responder a sus mensajes a su conveniencia.
• Agrupe sus solicitudes y envíelas todas a la vez en lugar de enviar mensajes varias veces al día.
• Sea un solucionador de problemas y tome la iniciativa para superar los desafíos que encuentre durante los proyectos de sus clientes en lugar de pedir ayuda de inmediato.

5. No se ponga demasiado técnico

Su cliente no necesita conocer los entresijos de cada detalle de su proyecto juntos. Te contrataron para manejar el proyecto y encontrar una solución.

Por lo tanto, cuando se comunique con sus clientes, evite la jerga de la industria muy técnica o detallada, a menos que se lo soliciten.

Use un lenguaje claro y profesional y agradezca cualquier pregunta aclaratoria que puedan tener.

6. Muestra tu lado humano

Son muy pocos los clientes que prefieren la comunicación fría y robótica. Por supuesto, debe ser profesional en todo momento cuando se comunique con los clientes, pero trabaje para asegurarse de que se sientan cómodos interactuando con usted.

Establezca una conexión humana respetuosa con ellos y podrá forjar y mantener una relación de trabajo mutuamente beneficiosa.

7. Utilice las herramientas adecuadas de comunicación con el cliente

Algunos canales de comunicación se adaptan mejor a situaciones específicas que otros. Deberá considerar cuál es la mejor manera de entregar noticias y actualizaciones a sus clientes.

Algunas herramientas populares para la comunicación con el cliente incluyen videoconferencias, correo electrónico, mensajería instantánea, llamadas telefónicas, mensajes de video, mensajes de texto, cartas personales o un fax (sí, algunos clientes todavía se comunican por fax).

El truco para elegir la herramienta de comunicación con el cliente correcta generalmente radica en las preferencias individuales de su cliente y su propio flujo de trabajo profesional.

Algunos clientes pueden preferir una actualización rápida en forma de mensaje de WhatsApp, mientras que otros apreciarían un medio más profesional como el correo electrónico.

Si no está seguro de con qué herramientas de comunicación se sentirían más cómodos sus clientes, no dude en preguntarles cuándo y cómo les gustaría que se comunicara.

También sugerimos usar una herramienta como ZipMessage para aprovechar múltiples medios. Con ZipMessage puede enviar un video rápido, escribir texto como un correo electrónico, adjuntar archivos, enviar audio y mucho más. Te recomendamos echar un vistazo aquí.

Para obtener más información sobre las herramientas de comunicación con el cliente , incluido ZipMessage, desplácese hasta el final de este artículo.

8. Gestionar las expectativas de comunicación del cliente

Muchas frustraciones de comunicación surgen porque su cliente no sabe qué esperar.

Imagínese cómo se sentiría si esperara una actualización semanal y, en cambio, recibiera una actualización todos los días. Estarías abrumado.

O tal vez espera un registro diario y recibe una actualización cada dos semanas. De nuevo, frustrante.

Para evitar este tipo de cosas, siéntese con cada uno de sus clientes y pregúnteles con qué frecuencia les gustaría recibir actualizaciones e informes de progreso, qué horas del día les convienen más y los métodos de comunicación preferidos, como se mencionó anteriormente.

Es posible que al principio deba salir de su zona de confort para satisfacer sus necesidades. Con el tiempo, a medida que comiencen a confiar más en usted, puede comenzar a establecer más límites para comunicarse con sus clientes.

Las mejores herramientas para mejorar la comunicación con el cliente

Mejorar la comunicación con sus clientes llevará tiempo. Pero sus esfuerzos pueden verse agravados si encuentra las herramientas adecuadas para el trabajo.

Si bien existen muchas herramientas de comunicación con el cliente, nos gustaría destacar tres que realmente pueden marcar la diferencia al comunicarse con los clientes.

1. Mensaje postal

Si ha estado prestando atención durante este artículo, no se sorprenderá en absoluto de que le recomendamos que utilice ZipMessage para comunicarse con los clientes.

Esto se debe a que ZipMessage ha hecho un gran trabajo al hacer posible comunicarse de manera regular y efectiva con los clientes, sin atascar su calendario con reuniones. Además, hay un plan gratuito que puedes probar todo el tiempo que quieras.

La fatiga del zoom es real, lo que hace que cada vez más de nosotros temamos las videollamadas de los clientes.

Pero el video es tan efectivo. A menudo, es mucho más fácil comunicar algo compartiendo su pantalla que escribiéndolo todo.

Eso es lo que hace que ZipMessage sea tan bueno.

Tiene todos los beneficios de una videollamada en tiempo real, sin complicaciones. Simplemente envíe un mensaje de video, texto o audio a su cliente y responderá cuando esté listo, como un correo electrónico, pero mucho mejor.

Le permite dar a sus clientes el tiempo y la energía que se merecen, sin tener que llenar ninguno de sus calendarios.

Haga clic aquí para ver cómo ZipMessage puede convertirlo en un mejor comunicador.

2. Holgura

Si ha trabajado en línea durante mucho tiempo, probablemente lo hayan invitado a unirse al canal de Slack de alguien. O tal vez incluso haya creado uno para usted.

Slack es el equivalente de mensajería instantánea al correo electrónico. Puede enviar mensajes a sus clientes en cualquier momento y ellos pueden responder de la misma manera.

La dificultad es que su cliente tendrá que registrarse en Slack y aprender a usarlo. No es tan rápido de usar o intuitivo como ZipMessage (mencionado anteriormente) y debe actualizar para usar funciones como la grabación de pantalla.

Como beneficio adicional, también puede integrar fácilmente sus cuentas ZipMessage y Slack.

Haz clic aquí para ver por qué Slack puede acelerar tu comunicación.

3. ContenidoSnare

Si constantemente solicita activos o comentarios de los clientes, puede considerar echar un vistazo a ContentSnare. Se especializa en recopilar información y activos de los clientes de manera organizada.

No es una herramienta de comunicación todo en uno, pero hace un gran trabajo al ayudarlo a disputar esos activos difíciles de obtener de los clientes que se resisten.

Haga clic aquí para ver con qué facilidad puede recopilar activos con ContentSnare.

¿Que sigue?

Y eso es. Algunos de nuestros mejores consejos y recursos absolutos para convertirse en un mejor comunicador de clientes.

Para aprovechar lo que ha leído hoy, estos son algunos de los siguientes pasos:

1. Haga una lista de las mejores prácticas de comunicación con el cliente (de arriba) en las que trabajará en su propio negocio. Prioriza la lista, investiga y sigue adelante.
2. Regístrese en ZipMessage u otra herramienta de comunicación con el cliente de su elección. Notará un gran impacto positivo en su comunicación con los clientes casi de inmediato.
3. Nunca dejes de mejorar. No lo harás bien de inmediato. Pero los clientes pueden darse cuenta cuando estás tratando de ser un buen comunicador. Lo que cuenta es el esfuerzo y, con el tiempo, lo harás realmente bien.

Recuerde, la comunicación con el cliente es tan importante como su trabajo facturable, sus propios esfuerzos de marketing o cualquier otra cosa que haga durante el día.

No lo descuides y verás que da sus frutos con creces.

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