8 Abilità di comunicazione con i clienti per far crescere velocemente il tuo business

La comunicazione con il cliente è uno dei modi più importanti per far crescere il tuo business basato sui servizi.

Questo perché una buona comunicazione con i clienti porta a clienti più felici.

E clienti più felici significano più referral e un business fiorente.

In un rapporto di Harvard, la soddisfazione del cliente è aumentata del 17% quando la comunicazione con il cliente è migliorata.

Quindi quali sono alcuni modi in cui puoi migliorare le comunicazioni con i tuoi clienti per far crescere la tua attività?

In questo articolo, ti spieghiamo tutto, incluso cosa intendiamo esattamente quando diciamo "comunicazione con il cliente", perché è fondamentale per il tuo successo e come migliorare la comunicazione con il tuo cliente con poche piccole modifiche.

Condivideremo anche strumenti utili che possono aiutarti a migliorare la comunicazione con i tuoi clienti senza dedicare ogni minuto delle tue giornate lavorative alle riunioni con i clienti.

Che cos'è la comunicazione con il cliente?

Iniziamo andando sulla stessa pagina quando si tratta di comunicazione con il cliente. Cosa intendiamo esattamente quando parliamo di comunicazione con i clienti?

La comunicazione con il cliente include qualsiasi interazione che hai con i tuoi clienti o clienti, inclusi i clienti attuali, precedenti o futuri.

Puoi comunicare con i clienti di persona, tramite SMS o e-mail, durante una videochiamata o anche in modo asincrono utilizzando strumenti come ZipMessage.

Una comunicazione efficace con il cliente può essere formale, ad esempio durante una chiamata ufficiale o informale, ad esempio tramite un rapido messaggio di testo. Può essere intenzionale o non intenzionale.

La comunicazione con il cliente avviene in ogni momento, indipendentemente dal fatto che tu lo intenda o meno. Infatti, l'atto di NON comunicare con un cliente è, a suo modo, una forma di comunicazione con il cliente (sebbene scadente).

Perché dovresti concentrarti sul miglioramento della comunicazione con i clienti

Se fornisci un servizio ai tuoi clienti, vorrai concentrarti su una comunicazione efficace con i clienti o avrai problemi a far crescere la tua attività.

Ti consigliamo di iniziare leggendo queste 9 best practice per la comunicazione con i clienti che devi utilizzare.

Ignorare o semplicemente non essere a conoscenza delle migliori pratiche di comunicazione con i clienti è semplicemente inaccettabile.

Questo perché le aziende che si concentrano sulle capacità di comunicazione con i clienti:

• Ottieni più lavori ripetuti dai loro attuali clienti
• Rimani trattenuto per progetti più lunghi con i loro attuali clienti
  e
• Ottieni più referral da clienti soddisfatti

Esaminiamo ciascuno di questi vantaggi di seguito.

Ottieni più lavoro ripetuto dai tuoi clienti

Quando sei un buon comunicatore e offri un lavoro di qualità ai tuoi clienti, otterrai più lavoro ripetuto da quei clienti.

Sebbene la maggior parte dei liberi professionisti e delle agenzie sappia che è molto più facile fidelizzare un cliente che trovarne uno nuovo, spesso dimentichiamo che lo stesso vale per i nostri clienti.

Nessun cliente vuole ricominciare da capo l'intero processo: esaminare i candidati, coinvolgere il proprio capo, informare le risorse umane, firmare più documenti. È molto.

Invece, se ti concentri sulla comunicazione di qualità con i clienti e sul lavoro di qualità, i tuoi clienti continueranno a tornare da te più e più volte perché hai costruito una solida relazione con loro.

Per ulteriori idee, ti consigliamo di leggere 7 suggerimenti per costruire relazioni con i clienti (su larga scala).

Se riesci a padroneggiare questo processo, hai solo bisogno di 5-8 clienti di qualità con lavori ripetuti per costruire un'attività eccezionale e sostenibile.

Rimani trattenuto per progetti cliente più lunghi

Naturalmente, anche meglio di ripetere il lavoro è essere trattenuto dai tuoi migliori clienti per progetti a lungo termine.

Questo può aiutare a generare entrate mensili su cui puoi fare affidamento per crescere da libero professionista ad agenzia e oltre.

Ma nessun cliente vorrà lavorare a lungo termine con qualcuno che non comunica bene. In effetti, uno studio ha rivelato che l'86% dei lavoratori incolpa la comunicazione inefficace come la causa principale dei fallimenti sul posto di lavoro.

Non puoi permetterti di essere la causa del fallimento del tuo cliente.

Ottieni più referral dei clienti

Il marketing del passaparola sta mantenendo in attività molti liberi professionisti, agenzie e altri fornitori di servizi.

In effetti, uno studio di Harvard ha rivelato che l'84% dei liberi professionisti che guadagnano più di $ 100.000 all'anno riceve la maggior parte dei propri clienti dal marketing del "passaparola".

E questo non vale solo per i freelance. Il 64% degli esperti di marketing concorda sul fatto che il passaparola sia la forma di marketing più efficace e il 92% dei clienti si fida dei referral di persone che conoscono.

Se ottenere referral è importante per la tua attività basata sui servizi (e ovviamente dovrebbe esserlo), il miglioramento delle capacità di comunicazione con i clienti dovrebbe essere in cima alla tua lista.

Come migliorare le tue capacità di comunicazione con i clienti

Ora che abbiamo delineato esattamente il motivo per cui dovresti concentrarti su una comunicazione più efficiente con i clienti, disimballiamo esattamente come puoi farlo.

Lo faremo delineando due pezzi importanti:

1. Migliori pratiche di comunicazione con il cliente
   e
2. Strumenti di comunicazione con il cliente

Inizieremo con alcune best practice e includeremo alcuni ottimi strumenti di comunicazione con i clienti che puoi sfruttare.

Migliori pratiche di comunicazione con il cliente

La buona notizia per migliorare la comunicazione con i clienti è che non devi ricominciare da zero.

I ricercatori, così come altri fornitori di servizi, comunicano con i clienti da decenni e molti di loro hanno condiviso le loro migliori pratiche e scoperte con il resto di noi.

Ecco 8 best practice per comunicare con i clienti:

1. Inizia presto con una comunicazione efficace con il cliente

Puoi definire le aspettative dei tuoi clienti fin dall'inizio comunicando eccessivamente dall'inizio. Non è mai troppo presto per determinare cosa si aspetta il tuo cliente in termini di comunicazione.

Ecco un paio di idee da implementare all'inizio del processo:

• Connetti i tuoi clienti con il tuo strumento di comunicazione preferito (ti consigliamo vivamente di provare ZipMessage) dall'inizio della tua relazione.
• Sii schietto e aperto su come e quando il tuo cliente desidera comunicazioni.

Sebbene sia importante tracciare dei limiti con il tuo cliente, usa le prime fasi della tua relazione per comunicare eccessivamente ed essere il più disponibile possibile fino a quando non avrai costruito una relazione forte e sana.

2. Comunicazione eccessiva (i tuoi clienti non si sentiranno come te)

Anche i clienti impegnati apprezzano gli aggiornamenti frequenti e rapidi sul lavoro che ti stanno pagando per completare.

Puoi fornire aggiornamenti tempestivi a intervalli regolari facendo sapere ai tuoi clienti che stai lavorando sodo sui loro progetti e che sei sulla buona strada per raggiungere il traguardo o la scadenza successiva come discusso.

Gli esperti consigliano di inviare almeno un aggiornamento formale ogni settimana, ma puoi utilizzare ZipMessage per inviare aggiornamenti importanti in modo asincrono in qualsiasi momento. Cosa c'è di meglio, il tuo cliente può visualizzare il tuo messaggio secondo la propria pianificazione e rispondere quando è conveniente.

Quando lavori con nuovi clienti, aspettati che si preoccupino più del necessario. Per ridurre le crescenti preoccupazioni, prometti di tenerli aggiornati in futuro e assicurati di informarli immediatamente anche di eventuali problemi o ritardi che incontri.

Durante un progetto, invia ai clienti messaggi frequenti riassumendo ciò di cui hai discusso e fornendo informazioni preziose sulla fase successiva del tuo progetto.

3. Mantieni la trasparenza con i tuoi clienti

La trasparenza è la chiave per mantenere buone pratiche di comunicazione con i clienti e creare fiducia tra te e i tuoi clienti.

Dovresti rimanere onesto e trasparente in ogni fase dei progetti su cui lavori, dalla fornitura di guide ai prezzi alla fornitura ai tuoi clienti di tempi di lavoro e date di consegna.

Sii onesto sui potenziali ritardi e comunica direttamente con il tuo cliente quando hai bisogno di tempo o risorse aggiuntivi per completare un lavoro.

Non c'è un solo problema che puoi incontrare che migliorerà tenendolo lontano dal tuo cliente. Alla fine, la verità verrà fuori e sarà peggio se non sei riuscito a comunicare con il tuo cliente lungo la strada.

4. Concentrati sulla comodità per il tuo cliente

Non c'è niente di più frustrante come cliente che assumere qualcuno per portare a termine un lavoro, solo per ricevere telefonate ed e-mail più volte al giorno chiedendo aiuto per portare a termine il lavoro.

Invece, concentrati sul rendere estremamente conveniente la comunicazione con il tuo cliente. Ecco alcuni modi per farlo:

• Utilizza un software asincrono come ZipMessage in modo che i tuoi clienti possano visualizzare e rispondere ai tuoi messaggi a loro piacimento.
• Raggruppa le tue richieste e inviale tutte in una volta invece di inviare messaggi più volte al giorno.
• Sii un risolutore di problemi e prendi l'iniziativa per superare le sfide che incontri durante i progetti dei tuoi clienti invece di chiedere immediatamente il loro aiuto.

5. Non diventare troppo tecnico

Il tuo cliente non ha bisogno di conoscere insieme i dettagli di ogni dettaglio del tuo progetto. Ti hanno assunto per gestire il progetto e trovare una soluzione.

Quindi, quando comunichi con i tuoi clienti, evita il gergo altamente tecnico o approfondito del settore a meno che non sia richiesto.

Usa un linguaggio chiaro e professionale e accogli qualsiasi domanda di chiarimento che potrebbero avere.

6. Mostra il tuo lato umano

Ci sono pochissimi clienti che preferiscono la comunicazione fredda e robotica. Ovviamente, devi rimanere sempre professionale quando comunichi con i clienti, ma lavora per assicurarti che si sentano a proprio agio nell'interazione con te.

Stabilisci con loro un rispettoso legame umano e sarai più in grado di creare e mantenere un rapporto di lavoro reciprocamente vantaggioso.

7. Utilizzare gli strumenti di comunicazione client giusti

Alcuni canali di comunicazione sono più adatti a situazioni specifiche rispetto ad altri. Dovrai considerare il modo migliore per fornire notizie e aggiornamenti ai tuoi clienti.

Alcuni strumenti popolari per la comunicazione con i clienti includono videoconferenze, e-mail, messaggistica istantanea, telefonate, messaggi video, messaggi di testo, lettere personali o fax (sì, alcuni client comunicano ancora tramite fax).

Il trucco per scegliere il giusto strumento di comunicazione con il cliente di solito risiede nelle preferenze individuali del cliente e nel proprio flusso di lavoro professionale.

Alcuni clienti potrebbero preferire un aggiornamento rapido sotto forma di un messaggio WhatsApp, mentre altri apprezzerebbero un mezzo più professionale come l'e-mail.

Se non sei sicuro con quali strumenti di comunicazione i tuoi clienti si sentirebbero più a loro agio, non esitare a chiedere loro quando e come vorrebbero che comunicassi.

Suggeriamo inoltre di utilizzare uno strumento come ZipMessage per sfruttare più mezzi. Con ZipMessage puoi inviare un video veloce, digitare testo come un'e-mail, allegare file, inviare audio e molto altro. Ti consigliamo di dare un'occhiata qui.

Per ulteriori informazioni sugli strumenti di comunicazione con i client , incluso ZipMessage, scorri fino alla fine di questo articolo.

8. Gestire le aspettative di comunicazione del cliente

Molte frustrazioni comunicative derivano dal fatto che il tuo cliente non sa cosa aspettarsi.

Immagina come ti sentiresti se ti aspettassi un aggiornamento settimanale e invece ricevessi un aggiornamento ogni giorno. Saresti sopraffatto.

O forse ti aspetti un check-in giornaliero e ricevi un aggiornamento ogni due settimane. Ancora una volta, frustrante.

Per evitare questo genere di cose, siediti con ciascuno dei tuoi clienti e chiedi loro quanto spesso desiderano aggiornamenti e rapporti sullo stato di avanzamento, quali orari del giorno si adattano meglio a loro e i metodi di comunicazione preferiti, come menzionato sopra.

All'inizio potresti dover uscire dalla tua zona di comfort per soddisfare le loro esigenze. Nel tempo, man mano che iniziano a fidarsi di te di più, puoi iniziare a stabilire più limiti per comunicare con i tuoi clienti.

I migliori strumenti per migliorare la comunicazione con i clienti

Migliorare la comunicazione con i tuoi clienti richiederà tempo. Ma i tuoi sforzi possono essere aggravati trovando gli strumenti giusti per il lavoro.

Sebbene ci siano molti strumenti di comunicazione con i clienti là fuori, vorremmo evidenziarne tre che possono davvero fare la differenza quando si comunica con i clienti.

1. ZipMessage

Se hai prestato attenzione durante questo articolo, non rimarrai sorpreso dal fatto che ti consigliamo vivamente di utilizzare ZipMessage per comunicare con i clienti.

Questo perché ZipMessage ha svolto un ottimo lavoro rendendo possibile comunicare regolarmente ed efficacemente con i clienti, senza impantanare il tuo calendario con le riunioni. Inoltre, c'è un piano gratuito che puoi provare per tutto il tempo che vuoi.

La fatica dello zoom è reale e sempre più persone hanno paura delle videochiamate dei clienti.

Ma il video è così efficace. Spesso è molto più facile comunicare qualcosa condividendo lo schermo che digitando tutto.

Questo è ciò che rende ZipMessage così eccezionale.

Ha tutti i vantaggi di una videochiamata in tempo reale, senza problemi. Devi semplicemente inviare un messaggio video, di testo o audio al tuo cliente e lui risponde quando è pronto, un po' come un'e-mail ma molto meglio.

Ti consente di dare ai tuoi clienti il ​​tempo e l'energia che meritano, senza dover riempire nessuno dei tuoi calendari.

Clicca qui per vedere come ZipMessage può renderti un comunicatore migliore.

2. Lento

Se hai lavorato a lungo online, probabilmente sei stato invitato a unirti al canale Slack di qualcuno. O forse ne hai anche creato uno per te.

Slack è la messaggistica istantanea equivalente alla posta elettronica. Puoi inviare messaggi ai tuoi clienti in qualsiasi momento e loro possono rispondere allo stesso modo.

La difficoltà è che il tuo cliente dovrà iscriversi a Slack e imparare a usarlo. Non è così veloce da usare o intuitivo come qualcosa come ZipMessage (menzionato sopra) e devi eseguire l'aggiornamento per utilizzare funzionalità come la registrazione dello schermo.

Come bonus, puoi anche integrare facilmente i tuoi account ZipMessage e Slack.

Clicca qui per vedere perché Slack può velocizzare la tua comunicazione.

3. ContentSnare

Se ti ritrovi a chiedere costantemente risorse o feedback ai clienti, potresti prendere in considerazione la possibilità di dare un'occhiata a ContentSnare. È specializzato nella raccolta di informazioni e beni dai clienti in modo organizzato.

Non è uno strumento di comunicazione all-in-one, ma fa un ottimo lavoro nell'aiutarti a gestire quelle risorse difficili da ottenere dai clienti che trascinano i piedi.

Fai clic qui per vedere con quanta facilità puoi raccogliere risorse con ContentSnare.

Qual è il prossimo?

E questo è tutto. Alcuni dei nostri migliori consigli e risorse in assoluto per diventare un miglior comunicatore del cliente.

Per trarre vantaggio da ciò che hai letto oggi, ecco alcuni passaggi successivi:

1. Fai un elenco delle migliori pratiche di comunicazione con i clienti (dall'alto) su cui lavorerai nella tua attività. Dai priorità all'elenco, ricerca e vai avanti.
2. Iscriviti a ZipMessage o a un altro strumento di comunicazione client di tua scelta. Noterai quasi immediatamente un enorme impatto positivo sulla tua comunicazione con i clienti.
3. Non smettere mai di migliorare. Non lo farai subito. Ma i clienti possono capire quando stai cercando di essere un buon comunicatore. È lo sforzo che conta e, nel tempo, diventerai davvero bravo.

Ricorda, la comunicazione con il cliente è importante quanto il tuo lavoro fatturabile, i tuoi sforzi di marketing o qualsiasi altra cosa che fai durante la giornata.

Non trascurarlo e vedrai che darà i suoi frutti.

Continua la conversazione...

Oltre 10.000 di noi hanno conversazioni quotidiane nel nostro gruppo Facebook gratuito e ci piacerebbe vederti lì. Unisciti a noi!