Jak napisać informację prasową dotyczącą wydarzenia – krok po kroku

Komunikat prasowy to narzędzie wykorzystywane przez specjalistów public relations. To ściśle sformatowany dokument wysyłany do dziennikarzy i innych mediów. Specjaliści od marketingu, przedsiębiorcy i twórcy marki powinni nauczyć się, jak umiejętnie korzystać z tego narzędzia, aby pomóc w zdobyciu zainteresowania w mediach i nawiązać kontakt z odbiorcami.

W tym artykule omówimy, jak napisać informację prasową o wydarzeniu, określimy, jak długo powinna trwać informacja prasowa i przejrzymy przykłady komunikatów prasowych.

Jaki jest cel komunikatu prasowego?

Głównym celem komunikatu prasowego jest uzyskanie zasięgu w mediach, które dociera do grupy docelowej i rozpowszechnia komunikaty o Twojej marce daleko i szeroko. Drugim celem komunikatu prasowego jest budowanie relacji z kluczowymi dziennikarzami i specjalistami od mediów, poprawa SEO i zwiększenie świadomości marki.

Jak napisać informację prasową dotyczącą wydarzenia: proces krok po kroku

Pisząc pierwszy komunikat prasowy dla swojej marki, powinieneś przestrzegać wytycznych i standardów branżowych, które pomogą Ci zaprezentować się jako doświadczony profesjonalista i zyskać szacunek ze strony kontaktów z mediami. Przejście krok po kroku przez proces pisania komunikatu prasowego pomoże Ci fachowo zaprezentować Twoją markę.

Po pierwsze, Twój nagłówek powinien zawierać Twoje logo (jeśli dotyczy), adres e-mail i numer telefonu osoby kontaktowej z mediami w Twojej organizacji (jeśli go nie masz, najprawdopodobniej będziesz nim Ty), dzisiejszą datę i żądaną datę zwolnienia.

W większości przypadków informacje można ujawnić natychmiast. Można to wskazać, pisząc „ Do natychmiastowego uwolnienia”.

Podobna lektura: Jak zautomatyzować sprzedaż i marketing w małej firmie

Następnie będziesz potrzebować mocnego tytułu (zapisanego pogrubioną czcionką) i informacyjnego podtytułu (pisanego kursywą). Tytuł powinien przyciągnąć odbiorców, a podtytuł powinien być informacyjny i zachęcający, ale także zwięzły.

Pierwszy akapit komunikatu prasowego rozpoczyna się od miasta, stanu i daty przed przejściem do tematu komunikatu prasowego. To pierwsze zdanie mówi widzom, co się dzieje i dlaczego jest to ważne. Po pierwszym akapicie następuje cytat kluczowej osoby zaangażowanej w wydarzenie.

Po cytacie drugi akapit zawiera najważniejsze szczegóły dotyczące wydarzenia, które nie zostały omówione w pierwszym akapicie. Po tym drugim akapicie następuje kolejny cytat z innej kluczowej osoby, która jest wybitna w wydarzeniu. Ostatni akapit zawiera następnie wszelkie dodatkowe informacje, które mogą być interesujące lub wartościowe dla czytelnika.

Informacja prasowa jest napisana w stylu odwróconej piramidy, co oznacza, że ​​najważniejsze szczegóły są pisane w pierwszej kolejności. Szczegóły, które są mniej ważne dla odbiorców, znajdują się na końcu dokumentu. Pisząc informację prasową, najważniejsze informacje należy również wpisać w pierwszej kolejności, a najmniej ważne w ostatnim akapicie.

Powiązana lektura: 4 przykłady stylu pisania odwróconej piramidy

Na końcu komunikatu prasowego powinien znajdować się wzorzec marki i dane kontaktowe. Aby zasygnalizować, że Twój komunikat prasowy dobiegł końca, często podaje się „-30-” lub „###”.

Jest to profesjonalny ukłon w stronę branży, sygnalizuje, że wiesz, co robisz, iz szacunkiem informuje media, że ​​informacja prasowa została zakończona.

Jak długo powinna trwać informacja prasowa?

Ważną częścią pisania komunikatu prasowego jest określenie, jak długo powinien on trwać. Długość może się różnić w zależności od tematu, publikacji i grupy docelowej. Pisząc informację prasową, zawsze powinieneś myśleć o swoich odbiorcach i stawiać ich na pierwszym miejscu.

Zalecana literatura: 10 ważnych zasad pisania dobrej informacji prasowej

Pierwszą publicznością, która przeczyta Twoją informację prasową, jest dziennikarz lub osoba kontaktowa w mediach, do której ją wysyłasz. Nie chcesz pisać czegoś tak długiego, przyziemnego i nadmiernie szczegółowego, że nawet nie chcą tego czytać. Twój komunikat prasowy powinien zainspirować ich do pisania na ten temat i opublikowania komunikatu prasowego w swojej publikacji.

Twoim drugim odbiorcą, który, miejmy nadzieję, będzie czytał Twój komunikat prasowy, jest grupa docelowa, która konsumuje publikację, do której ją wysłałeś. Informacje powinny być również dla nich angażujące i pouczające.

Twoja informacja prasowa powinna być wystarczająco długa, aby przekazać ważne informacje i szczegóły dotyczące wydarzenia. W przypadku większości wydarzeń można to zrobić w dokumencie jednostronicowym. Czasami, z dodatkowymi cytatami i istotnymi informacjami dotyczącymi bardziej złożonego wydarzenia, długość może sięgać do dwóch stron.

Jak napisać informację prasową dotyczącą wydarzenia: Przykład

Teraz, gdy omówiliśmy krok po kroku proces pisania komunikatu prasowego, przyjrzyjmy się przykładowi komunikatu prasowego dotyczącego wydarzenia. Poniższy przykład komunikatu prasowego pochodzi z bardzo popularnej konferencji dla profesjonalistów z branży technologii, filmu i muzyki, South by Southwest. Przejrzyjmy tytuł, podtytuł i pierwszy akapit.

Pierwszy akapit skutecznie mówi czytelnikowi, o czym jest dokument (SXSW Film Festival) i dlaczego jest ważny (przyciąga tysiące fanów, pokazuje najciekawsze nowe filmy roku). Dalej jest drugi akapit i cytat.

Na koniec przyjrzyjmy się schematowi, sposobowi umieszczenia informacji kontaktowych prasowych firmy oraz zakończeniu komunikatu prasowego „###”.

Przykład komunikatu prasowego Forda

Ponieważ w ciągu ostatnich kilku lat wydarzenia stały się coraz bardziej cyfrowe, informacje prasowe mogą również obejmować tę kategorię. Wydarzenia cyfrowe również wymagają nagłośnienia w mediach! Przyjrzyjmy się przykładowi komunikatu prasowego Forda dla jednej z nadchodzących transmisji internetowych.

Nagłówek jasno określa, o czym jest komunikat prasowy. W pierwszych akapitach wyjaśniono, czym jest wirtualny czat przy kominku i dlaczego należy się nim zainteresować. Kolejne akapity dostarczają ważniejszych informacji o wydarzeniu. Przyjrzyjmy się ostatnim dwóm akapitom komunikatu prasowego i schematowi Forda.

Ostatnie dwa akapity komunikatu prasowego dostarczają więcej informacji dla odbiorców, które są interesujące, ale nie tak ważne, jak to, co zostało omówione wcześniej. Szablon umiejętnie opisuje misję, mocne strony i możliwości Forda.

Wniosek

Informacja prasowa to skuteczne narzędzie wywodzące się z branży public relations. Może pomóc markom nawiązać kontakt z odbiorcami, zdobyć zasięg w mediach i zwiększyć świadomość marki. Teraz, gdy omówiliśmy krok po kroku proces pisania komunikatu prasowego dotyczącego wydarzenia, mamy nadzieję, że dostrzegasz wartość korzystania z tego pisemnego narzędzia do promowania swojej marki.

Powiązane czytanie:

Wyjaśnienie komunikatu prasowego dotyczącego embarga