วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรม – ทีละขั้นตอน

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเครื่องมือที่ใช้โดยผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ เป็นเอกสารที่มีการจัดรูปแบบอย่างเคร่งครัดซึ่งส่งถึงนักข่าวและสื่ออื่นๆ ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด ผู้ประกอบการ และผู้สร้างแบรนด์ควรเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องมือนี้อย่างเชี่ยวชาญ เพื่อช่วยให้ได้รับความคุ้มครองจากสื่อและเชื่อมต่อกับผู้ชมของคุณ

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับงาน กำหนดระยะเวลาในการแถลงข่าว และทบทวนตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์

วัตถุประสงค์ของการแถลงข่าวคืออะไร?

วัตถุประสงค์หลักของการแถลงข่าวคือการได้รับความคุ้มครองจากสื่อที่เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณและกระจายข้อความของแบรนด์ของคุณในวงกว้าง วัตถุประสงค์รองของข่าวประชาสัมพันธ์คือการสร้างความสัมพันธ์กับนักข่าวและผู้เชี่ยวชาญด้านสื่อคนสำคัญ ส่งเสริม SEO และเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์

วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรม: กระบวนการทีละขั้นตอน

เมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับแรกสำหรับแบรนด์ของคุณ คุณควรปฏิบัติตามหลักเกณฑ์และมาตรฐานของอุตสาหกรรม เพื่อช่วยให้คุณนำเสนอตัวเองในฐานะมืออาชีพที่ช่ำชองและได้รับความเคารพจากผู้ติดต่อสื่อของคุณ การทำ ตามขั้นตอนทีละขั้นตอน ในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์จะช่วยให้คุณนำเสนอแบรนด์ของคุณได้อย่างเชี่ยวชาญ

อันดับแรก ส่วนหัวของคุณควรมีโลโก้ของคุณ (ถ้ามี) ที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์สำหรับผู้ติดต่อสื่อในองค์กรของคุณ (หากคุณไม่มี เป็นไปได้มากว่าจะเป็นคุณ) วันที่วันนี้ และวันที่ที่ต้องการ ของการปล่อย

ข้อมูลส่วนใหญ่สามารถเปิดเผยได้ทันที ซึ่งสามารถระบุได้โดยการเขียนว่า “ สำหรับการปล่อยตัวในทันที”

การอ่านที่เกี่ยวข้อง: วิธีการดำเนินการอัตโนมัติของการขายและการตลาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ถัดไป คุณจะต้องการชื่อเรื่องที่ชัดเจน (เขียนด้วยตัวหนา) และคำบรรยายที่ให้ข้อมูล (เขียนด้วยตัวเอียง) ชื่อเรื่องควรดึงดูดผู้ฟังและคำบรรยายควรให้ข้อมูลและน่าดึงดูด แต่ยังกระชับ

ย่อหน้าแรกของข่าวประชาสัมพันธ์จะเปิดขึ้นพร้อมกับเมือง รัฐ และวันที่ก่อนที่จะเปิดตัวในหัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ ประโยคแรกนี้จะบอกผู้ฟังว่าเกิดอะไรขึ้นและเหตุใดจึงสำคัญ ย่อหน้าแรกตามด้วยคำพูดจากบุคคลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับงาน

หลังใบเสนอราคา ย่อหน้าที่สองให้รายละเอียดที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่ไม่ครอบคลุมในย่อหน้าแรก ย่อหน้าที่สองนี้ตามด้วยคำพูดอื่นจากบุคคลสำคัญคนอื่นที่มีความโดดเด่นในงานนี้ ย่อหน้าสุดท้ายจะให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจเป็นประโยชน์หรือมีค่าแก่ผู้อ่าน

ข่าวประชาสัมพันธ์เขียนใน รูปแบบการเขียนแบบปิรามิดกลับหัว ซึ่งหมายความว่ารายละเอียดที่สำคัญที่สุดจะถูกเขียนขึ้นก่อน รายละเอียดที่ไม่สำคัญต่อผู้ชมของคุณจะถูกเขียนไว้ที่ส่วนท้ายของเอกสาร เมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ ข้อมูลที่สำคัญที่สุดควรเขียนก่อนและข้อมูลสำคัญน้อยที่สุดที่เขียนในย่อหน้าสุดท้าย

การอ่านที่เกี่ยวข้อง: 4 ตัวอย่างของรูปแบบการเขียนแบบปิรามิดกลับด้าน

ในตอนท้ายของข่าวประชาสัมพันธ์ควรจะเป็นต้นแบบและข้อมูลติดต่อของแบรนด์ของคุณ ในการส่งสัญญาณการสิ้นสุดการแถลงข่าวของคุณ เป็นเรื่องปกติที่จะแสดงรายการ “-30-” หรือ “###”

นี่คือการพยักหน้าอย่างมืออาชีพต่ออุตสาหกรรมนี้ เป็นสัญญาณว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังทำอะไร และบอกให้สื่อของคุณติดต่อกับสื่อด้วยความเคารพว่างานแถลงข่าวเสร็จสิ้น

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรยาวแค่ไหน?

ส่วนสำคัญของการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์คือการกำหนดระยะเวลาที่ควรจะเป็น ความยาวอาจแตกต่างกันไปตามหัวข้อ สิ่งพิมพ์ และผู้ชมเป้าหมาย เมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ คุณควรนึกถึงผู้ฟังและให้ความสำคัญกับพวกเขาเป็นอันดับแรกเสมอ

การอ่านที่แนะนำ: 10 กฎสำคัญสำหรับการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดี

ผู้ชมกลุ่มแรกที่จะอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณคือนักข่าวหรือผู้ติดต่อสื่อที่คุณส่งให้ คุณคงไม่อยากเขียนอะไรที่ยาว ธรรมดา และละเอียดเกินไปจนพวกเขาไม่อยากอ่านให้จบ ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาต้องการเขียนเกี่ยวกับหัวข้อนี้และเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณในสิ่งพิมพ์ของพวกเขา

ผู้ชมคนที่สองของคุณที่หวังว่าจะอ่านข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณคือผู้ชมเป้าหมายที่ใช้สิ่งพิมพ์ที่คุณส่งไป ข้อมูลควรมีส่วนร่วมและเป็นข้อมูลสำหรับพวกเขาด้วย

ความยาวของข่าวประชาสัมพันธ์ควรยาวพอที่จะสื่อสารข้อมูลสำคัญและรายละเอียดกิจกรรมของคุณ สำหรับกิจกรรมส่วนใหญ่ สามารถทำได้ในเอกสารหน้าเดียว ในบางครั้ง ด้วยคำพูดเพิ่มเติมและข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับเหตุการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น ความยาวอาจสูงถึงสองหน้า

วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรม: ตัวอย่าง

ตอนนี้เราได้ทบทวน กระบวนการทีละขั้นตอน เกี่ยวกับวิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว เรามาทบทวนตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรมกัน ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ด้านล่างมาจากงานสัมมนาที่ได้รับความนิยมอย่างกว้างขวางสำหรับมืออาชีพด้านเทคโนโลยี ภาพยนตร์ และดนตรี ทางตะวันตกเฉียงใต้ มาทบทวนชื่อเรื่อง คำบรรยาย และย่อหน้าแรกกัน

ย่อหน้าแรกบอกผู้อ่านได้อย่างมีประสิทธิภาพว่าเอกสารเกี่ยวกับอะไร (SXSW Film Festival) และเหตุใดจึงสำคัญ (ดึงดูดแฟน ๆ หลายพันคน นำเสนอภาพยนตร์ใหม่ที่สนุกสนานที่สุดแห่งปี) ถัดมาคือย่อหน้าที่สองและใบเสนอราคา

สุดท้ายนี้ เรามาทบทวนต้นแบบ วิธีการแสดงรายการข้อมูลติดต่อสื่อมวลชนของบริษัท และบทสรุปของการแถลงข่าวด้วย "###"

ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ของฟอร์ด

ด้วยเหตุการณ์ที่กลายเป็นดิจิทัลมากขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ข่าวประชาสัมพันธ์จึงสามารถขยายให้ครอบคลุมหมวดหมู่นี้ได้ กิจกรรมดิจิทัลเรียกร้องให้มีการรายงานข่าวด้วย! มาดูตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์ของ Ford สำหรับหนึ่งในเว็บคาสต์ที่กำลังจะมีขึ้นของพวกเขากัน

พาดหัวระบุอย่างชัดเจนว่าข่าวประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับอะไร ย่อหน้าแรกอธิบายว่าการแชทข้างเตาผิงเสมือนจริงคืออะไร และเหตุใดผู้ฟังจึงควรสนใจ ย่อหน้าต่อไปนี้ให้ข้อมูลที่สำคัญมากขึ้นเกี่ยวกับเหตุการณ์ มาทบทวนสองย่อหน้าสุดท้ายของข่าวประชาสัมพันธ์และเอกสารประกอบของ Ford

สองย่อหน้าสุดท้ายของข่าวประชาสัมพันธ์ให้ข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับผู้ชมที่น่าสนใจแต่ไม่สำคัญเท่ากับที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ เอกสารประกอบอธิบายภารกิจ จุดแข็ง และความสามารถของฟอร์ดอย่างเชี่ยวชาญ

บทสรุป

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพซึ่งมาจากอุตสาหกรรมการประชาสัมพันธ์ สามารถช่วยแบรนด์ต่างๆ เชื่อมต่อกับผู้ชม ได้รับการครอบคลุมของสื่อ และเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์ ตอนนี้เราได้ทบทวนกระบวนการทีละขั้นตอนในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับกิจกรรมแล้ว เราหวังว่าคุณจะเห็นคุณค่าในการใช้เครื่องมือที่เป็นลายลักษณ์อักษรนี้ในการโปรโมตแบรนด์ของคุณ

การอ่านที่เกี่ยวข้อง:

อธิบายข่าวประชาสัมพันธ์ที่ถูกคว่ำบาตร