Come scrivere un comunicato stampa per un evento – Passo dopo passo

Un comunicato stampa è uno strumento utilizzato dai professionisti delle pubbliche relazioni. È un documento rigorosamente formattato inviato a giornalisti e altri media. Professionisti del marketing, imprenditori e creatori di marchi dovrebbero imparare a utilizzare in modo esperto questo strumento per ottenere una copertura mediatica e connettersi con il tuo pubblico.

In questo articolo discuteremo come scrivere un comunicato stampa per un evento, determinare la durata di un comunicato stampa e rivedere gli esempi di comunicati stampa.

Qual è lo scopo di un comunicato stampa?

Lo scopo principale di un comunicato stampa è ottenere una copertura mediatica che raggiunga il tuo pubblico di destinazione e diffonda i messaggi del tuo marchio in lungo e in largo. Gli scopi secondari di un comunicato stampa sono costruire relazioni con giornalisti chiave e professionisti dei media, aumentare la SEO e aumentare la consapevolezza del marchio.

Come scrivere un comunicato stampa per un evento: processo passo dopo passo

Quando scrivi il primo comunicato stampa per il tuo marchio, dovresti seguire le linee guida e gli standard del settore per aiutarti a presentarti come un professionista esperto e ottenere il rispetto dei tuoi contatti con i media. Seguire un processo passo dopo passo per scrivere un comunicato stampa ti aiuterà a presentare in modo esperto il tuo marchio.

Innanzitutto, l'intestazione dovrebbe includere il logo (se applicabile), l'indirizzo e-mail e il numero di telefono del contatto per i media presso la tua organizzazione (se non ne hai uno, molto probabilmente sarai tu), la data odierna e la data desiderata di rilascio.

Il più delle volte le informazioni possono essere rilasciate immediatamente. Questo può essere indicato scrivendo " Per rilascio immediato".

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Successivamente vorrai un titolo forte (scritto in grassetto) e un sottotitolo informativo (scritto in corsivo). Il titolo dovrebbe attirare il tuo pubblico e il sottotitolo dovrebbe essere informativo e allettante, ma anche conciso.

Il primo paragrafo del comunicato stampa si apre con la città, lo stato e la data prima di entrare nell'argomento del comunicato stampa. Questa prima frase dice al tuo pubblico cosa sta succedendo e perché è importante. Il primo paragrafo è quindi seguito da una citazione di una persona chiave coinvolta nell'evento.

Dopo la citazione, il secondo paragrafo fornisce i dettagli più importanti sull'evento che non sono stati trattati nel primo paragrafo. Questo secondo paragrafo è quindi seguito da un'altra citazione di una persona chiave diversa che è prominente nell'evento. L'ultimo paragrafo fornisce quindi qualsiasi informazione aggiuntiva che potrebbe essere di interesse o valore per il lettore.

Il comunicato stampa è scritto nello stile di scrittura della piramide invertita, il che significa che i dettagli più importanti vengono scritti per primi. I dettagli che sono meno importanti per il tuo pubblico sono scritti alla fine del documento. Quando si scrive un comunicato stampa, anche le informazioni più importanti dovrebbero essere scritte per prime e le informazioni meno importanti nell'ultimo paragrafo.

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Alla fine del tuo comunicato stampa dovrebbe essere la targa del tuo marchio e le informazioni di contatto. Per segnalare la fine completa del tuo comunicato stampa, è comune elencare "-30-" o "###".

Questo è un cenno professionale al settore, segnala che sai cosa stai facendo e dice rispettosamente al tuo contatto con i media che il comunicato stampa è terminato.

Quanto dovrebbe essere lungo un comunicato stampa?

Una parte importante della scrittura di un comunicato stampa è determinare quanto tempo dovrebbe essere. La durata può variare in base all'argomento, alla pubblicazione e al pubblico di destinazione. Quando scrivi un comunicato stampa, dovresti sempre pensare al tuo pubblico e metterlo al primo posto.

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Il primo pubblico che leggerà il tuo comunicato stampa è il giornalista o il contatto dei media a cui lo stai inviando. Non vuoi scrivere qualcosa così lungo, banale ed eccessivamente dettagliato da non voler nemmeno finire di leggerlo. Il tuo comunicato stampa dovrebbe ispirarli a voler scrivere sull'argomento e pubblicare il tuo comunicato stampa nella loro pubblicazione.

Il tuo secondo pubblico che si spera leggerà il tuo comunicato stampa è il tuo pubblico di destinazione che consuma la pubblicazione a cui l'hai inviato. Le informazioni dovrebbero anche essere coinvolgenti e informative anche per loro.

La lunghezza del tuo comunicato stampa dovrebbe essere abbastanza lunga per comunicare le informazioni importanti e i dettagli del tuo evento. Per la maggior parte degli eventi, questo può essere fatto in un documento di una pagina. Occasionalmente, con citazioni aggiuntive e informazioni pertinenti per un evento più complesso, la lunghezza può arrivare fino a due pagine.

Come scrivere un comunicato stampa per un evento: esempio

Ora che abbiamo esaminato il processo passo passo su come scrivere un comunicato stampa, esaminiamo un esempio di comunicato stampa per un evento. L'esempio di comunicato stampa di seguito viene dalla conferenza ampiamente popolare per professionisti della tecnologia, del cinema e della musica, South by Southwest. Esaminiamo il titolo, il sottotitolo e il primo paragrafo.

Il primo paragrafo spiega efficacemente al lettore di cosa tratta il documento (SXSW Film Festival) e perché è importante (attira migliaia di fan, mostra i nuovi film più divertenti dell'anno). Poi viene il secondo paragrafo e una citazione.

Infine, esaminiamo lo standard, il modo in cui sono elencate le informazioni di contatto per la stampa dell'azienda e la conclusione del comunicato stampa con "###".

Esempio di comunicato stampa Ford

Con gli eventi che sono diventati sempre più digitali negli ultimi anni, i comunicati stampa possono anche espandersi per coprire questa categoria. Anche gli eventi digitali richiedono copertura mediatica! Esaminiamo un esempio di comunicato stampa Ford per uno dei loro prossimi webcast.

Il titolo afferma chiaramente di cosa tratta il comunicato stampa. I primi paragrafi spiegano cos'è la chat virtuale del caminetto e perché il pubblico dovrebbe essere interessato. I paragrafi seguenti forniscono informazioni più importanti sull'evento. Esaminiamo gli ultimi due paragrafi del comunicato stampa e la targa di Ford.

Gli ultimi due paragrafi del comunicato stampa forniscono maggiori informazioni per il pubblico che sono interessanti ma non così importanti come quelle discusse in precedenza. Il boilerplate descrive sapientemente la missione, i punti di forza e le capacità di Ford.

Conclusione

Il comunicato stampa è uno strumento efficace proveniente dal settore delle pubbliche relazioni. Può aiutare i marchi a connettersi con il loro pubblico, ottenere copertura mediatica e aumentare la consapevolezza del marchio. Ora che abbiamo esaminato il processo passo dopo passo per scrivere un comunicato stampa per un evento, ci auguriamo che tu veda il valore nell'utilizzo di questo strumento scritto per promuovere il tuo marchio.

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