10 warunków płatności niezależnych, które powinny znaleźć się w Twojej umowie

Długoletni freelancerzy nauczyli się tego na własnej skórze i będą Ci w kółko powtarzać: zawrzyj ze swoim klientem umowę, która zawiera odpowiednie warunki płatności dla freelancerów.

Działanie bez umowy to proszenie się o kłopoty w przypadku jakiegokolwiek sporu. Umowa buduje zaufanie klientów, określa jasne oczekiwania, warunki, które dyktują wyniki projektu.

Po zakończeniu projektu wyślesz klientowi fakturę, aby otrzymać zapłatę. Terminowa i pełna płatność tej faktury zależy w takim samym stopniu od jakości Twojej pracy, jak i od warunków płatności zawartych w umowie. Przyjrzyjmy się dziesięciu warunkom płatności, o których powinieneś wiedzieć i które powinieneś uwzględnić w umowie.

Zapoznanie się z warunkami płatności freelancer

Freelancing to Twoja firma i podobnie jak wszystkie firmy, które potrzebują przepływu środków pieniężnych od swoich klientów, aby płacić rachunki i osiągać zyski, Ty również wymagasz regularnego przepływu środków pieniężnych od swoich klientów. Podczas gdy podniesienie faktury powoduje zapłatę, Twoja faktura jest tylko tak dobra, jak warunki płatności freelance w Twojej umowie.

Bez jasno określonych warunków płatności, jeśli klient chce opóźnić Twoją płatność, wystarczy, że zdecyduje się na dostawę i przystąpić do ponownego negocjowania warunków.

Ponieważ warunki płatności albo nie są zawarte w umowie, albo są niejasne, sprowadza się to do twojego słowa przeciwko ich. Zgadnij, kto wygra, a kto przegra w tej dynamice?

Potrzebujesz więcej klientów?

Uzyskaj więcej pracy jako freelancer dzięki naszej BEZPŁATNEJ książce: 10 nowych klientów w 30 dni . Wpisz swój adres e-mail poniżej, a wszystko jest twoje.

Pobierz teraz

Dlatego musisz zawrzeć w umowie jasne i zwięzłe warunki płatności. Musisz uwzględnić warunki, które obejmują takie obszary, jak podpisanie umowy na jakość dostarczanych materiałów, okres płatności, naliczenie za opóźnione płatności i rabaty za wczesną płatność, żeby wymienić tylko kilka.

Jasno określone warunki płatności freelancerów pomogą Ci utrzymać stały przepływ gotówki i umożliwią tworzenie budżetu oraz prognozowanie finansowe, tak jak w przypadku wszystkich firm komercyjnych.

Innymi słowy, sukces Twojej firmy zależy od warunków płatności faktur, które są wbudowane w umowę.

Przyjrzyjmy się teraz dziesięciu typowym warunkom płatności, które należy zrozumieć i uwzględnić w umowie z klientem.

1. Potwierdzenie zakończenia projektu

Chociaż nie jest to termin związany z płatnością, ma on bezpośredni wpływ na zapewnienie terminowej i pełnej płatności. Po zakończeniu projektu upewnij się, że otrzymasz od klienta zgodę na satysfakcję z czasu realizacji i jakości Twojej pracy. Pamiętasz tego czepiającego się klienta z góry?

Chcemy zamknąć przed nimi drzwi. Oczywiście nie wszyscy klienci tacy będą. Większość zapłaci zgodnie z ustalonymi warunkami. Jednak, jak zrobiłyby to wszystkie firmy, chodzi o zabezpieczenie ryzyka.

2. Termin sprzedaży

Termin sprzedaży obejmuje warunki, które Ty i Twój klient zgadzacie się na realizację projektu. Warunki te obejmują takie obszary, jak ceny, całkowity koszt, okres dostawy, metoda płatności oraz termin spodziewanej lub należnej płatności. Warunki te są również istotną częścią każdej faktury.

Krótko mówiąc, obejmuje wszystkie oczekiwania Ciebie i Twojego klienta oraz eliminuje potencjalne nieporozumienia i nieporozumienia w dalszej kolejności.

Obie strony mają jasne oczekiwania i zgadzają się na to samo. Warunki sprzedaży są szeroko stosowane w handlu międzynarodowym (pomyśl o pracy dla klienta zagranicznego). W tym celu możesz utworzyć gotowy do użycia szablon wiadomości e-mail, który pomoże Ci zarządzać wieloma klientami.

3. Siatka 7, 15, 30, 60, 90

Przejdźmy do sedna warunków płatności. Wyżej wymienione terminy to jedne z najczęściej używanych terminów płatności dla freelancerów. Określają czas między datą wystawienia faktury a datą płatności. Załóżmy na przykład, że pracujesz przez 30 dni netto. Teraz, jeśli Twoja faktura jest datowana na pierwszy kwietnia, spodziewaj się, że zostanie zapłacona przed 30 kwietnia.

Na wybrane przez Ciebie warunki płatności freelancer ma wpływ kilka czynników, w tym całkowity koszt projektu, długość projektu i Twoje własne potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych.

Ogólnie rzecz biorąc, bardziej przedłużone, bardziej widoczne i wysokobudżetowe projekty mają dłuższy termin płatności, podczas gdy projekty krótsze i tańsze mają krótszy cykl płatności.

Należy określić, kiedy rozpoczyna się 30-dniowy okres. Zazwyczaj jest to data, od której przesłałeś fakturę.

4. Warunki wcześniejszej płatności

Załóżmy, że wynegocjowany termin płatności wynosi 30 dni netto, czyli 30 dni od daty wystawienia faktury. Czy chcesz otrzymać wypłatę wcześniej? Cóż, żeby to zrobić, trzeba zachęcić klienta do zapłaty wcześniej niż w uzgodnionym terminie.

Pamiętaj, aby w umowie uwzględnić zachętę do wcześniejszej płatności. Termin taki jak 2/10 netto 30 oznacza, że ​​gdy faktura jest płatna za 30 dni, jeśli klient zdecyduje się zapłacić za 10 dni, otrzyma 2% rabatu. Ponownie, warunki, które zaoferujesz, będą zależeć od Twoich potrzeb.

Jeśli masz stabilny przepływ gotówki, a przedterminowa płatność pomogłaby tylko marginalnie, możesz zaoferować 2% zniżki za wcześniejszą płatność. Jeśli jednak nie masz pieniędzy, możesz zaoferować wyższy procent rabatu na wcześniejsze płatności. Z 5/7 netto 30 oferujesz klientowi 5% rabatu przy płatności w ciągu siedmiu dni.

Możesz również przeformułować termin, aby uzyskać większą jasność. Dlatego nawet coś w stylu „Zapłać w ciągu 7 dni, aby zaoszczędzić 5 procent” będzie działać.

5. Opóźnienia w płatnościach

Opóźnienia w płatnościach to powtarzający się problem wielu freelancerów, którzy polegają na szybkiej płatności, aby utrzymać stały przepływ gotówki i płacić rachunki. Posiadanie opóźnionej części płatności oznacza, że ​​będziesz musiał stale wywiązywać się ze swoich zobowiązań. Skutecznym sposobem zapewnienia terminowych płatności jest oznaczenie w umowie opłaty za zwłokę.

Opłata za zwłokę to zazwyczaj miesięczne odsetki naliczane za przeterminowany okres. Zacznij od przeprowadzenia badań, aby zobaczyć, ile odsetek możesz legalnie pobrać w swoim stanie.

Następnie porozmawiaj ze swoim klientem i powiadom go o swojej polityce dotyczącej opóźnień w płatnościach. Gdy to zrobisz, możesz zacząć budować w tej klauzuli do wszystkich swoich umów i faktur.

Klauzula opóźnionej płatności w Twojej umowie może być prostym stwierdzeniem, takim jak: „Doceniam Twoją firmę. Całkowitą płatność należy uregulować w ciągu 30 dni. Jednak wszystkie opóźnione płatności będą obciążone odsetkami w wysokości 1,5% miesięcznie od opóźnionych faktur”.

Oczywiście najlepszym sposobem na uniknięcie opóźnień w płatnościach jest regularna obserwacja klienta. Skontaktuj się z klientem na tydzień przed terminem płatności jako przypomnienie. Cotygodniowa kontrola jest koniecznością, dopóki faktura nie zostanie zapłacona, jeśli płatność jest spóźniona o ponad tydzień.

6. Faktura odsetkowa

Widzieliśmy niektóre wyzwania stojące przed freelancerem z powodu opóźnień w płatnościach. Jakie są konsekwencje, gdy klient nie zapłaci faktury na czas?

Jeśli klient spóźnia się z płatnościami, musisz wygenerować fakturę odsetkową. Pamiętaj, że obliczając odsetki za opóźnioną płatność, naliczasz tylko liczbę dni, za które płatność jest przeterminowana.

Załóżmy, że naliczasz odsetki w wysokości 5% od wszystkich spóźnionych faktur, a klient zafakturowany na 1500 USD spóźnia się 60 dni. Po prostu podzielisz 60 przez 365 i pomnóż ten wynik przez 0,05 (odsetki 5%), a następnie przez 1500 (wartość faktury, od której naliczasz odsetki. Oprocentowanie wyniosłoby 12,33 USD za 20 dni.

(60/365)*0,05*1500 = 12,33 USD

Teraz musiałbyś ponownie wystawić fakturę na kwotę 1512,33 USD. Należy pamiętać, że faktura odsetkowa jest zarówno przypomnieniem o zaległej płatności, jak i poprawioną fakturą, która zawiera odpowiednie odsetki i datę rozliczenia. W ramach procesu wysyłaj te faktury co miesiąc z skorygowanymi obliczeniami.

7. EOM

EOM to skrót oznaczający koniec miesiąca. Ten termin płatności freelance oznacza, że ​​otrzymasz płatność do końca miesiąca, w którym wystawiłeś fakturę.

Chociaż ma tę zaletę, że zapewnia przewidywalny napływ środków pod koniec każdego miesiąca, nie będzie działać ze wszystkimi Twoimi klientami.

Możesz również mieć sytuacje, w których EOM może nie działać. Załóżmy, że wystawiłeś fakturę 27 kwietnia. Dajesz klientowi tylko trzy dni na odebranie i przetworzenie płatności. Jeśli weźmiemy pod uwagę czas potrzebny klientowi na uzyskanie wewnętrznych zatwierdzeń płatności, nie jest to zbyt wykonalne.

Jeśli jednak zazwyczaj wysyłasz faktury na początku każdego miesiąca, ten termin płatności będzie działał, ponieważ teraz dajesz klientowi 25-30 dni na przetworzenie i opłacenie faktury. Dlatego najlepiej jest z niego korzystać, jeśli zawsze wysyłasz faktury w pierwszym tygodniu każdego miesiąca. Użyj oprogramowania e-mail, aby ustawić częstotliwość.

Innym wariantem tego terminu jest fakturowanie cykliczne, któremu przyjrzymy się dalej.

8. Fakturowanie cykliczne

Firmy i freelancerzy zaangażowani w długoterminowe projekty z tym samym klientem mogą przyjrzeć się pracy na tym terminie. Zwykle są to faktury wystawione za bieżące usługi, takie jak SEO i optymalizacja witryny, hosting i usługi publikowania gości.

Zazwyczaj faktury są na tę samą kwotę każdego miesiąca i są jak miesięczne członkostwo lub subskrypcja. Faktury cykliczne zapewniają stabilność przepływu gotówki.

Dzięki temu prognozowanie jest prostym ćwiczeniem i oszczędza czas tworzenia i wysyłania faktur do klienta każdego miesiąca. Miesięczna opłata zmniejsza prawdopodobieństwo opóźnień w płatnościach, ułatwiając Ci życie.

Konfiguracja faktur cyklicznych jest łatwa dzięki oprogramowaniu do fakturowania dostępnemu online. Zazwyczaj będziesz musiał podać następujące informacje:

• Dane Twojego klienta
• Szczegóły dotyczące sprzedawanych produktów/usług, takie jak cena, ilość i wartość.
• Częstotliwość fakturowania, data rozpoczęcia, liczba wystąpień i opcje wysyłania.

Po skonfigurowaniu i zaplanowaniu faktury cyklicznej oprogramowanie pozwala wybrać tryb wysłania jej ręcznie lub automatycznie.

Wybór ręczny pozwala szybko zeskanować fakturę przed jej wysłaniem i pozwala na typowe sytuacje, takie jak zmiana ceny, zakończenie umowy, czy np. wyjazd klienta z miasta na miesiąc.

9. Sposób płatności

Obecnie dostępnych jest kilka fizycznych i cyfrowych opcji, a freelancerzy powinni zaakceptować i skonfigurować otrzymywanie płatności za pomocą wielu opcji. Każdy klient ma inne potrzeby i preferuje inne metody płatności. Zapisanie się do szerokiego wyboru daje Ci elastyczność w kontaktach z różnymi klientami.

Ułatwiając swoim klientom płacenie, staniesz się bardziej przychylny dla swojego klienta i pomoże to w terminowym otrzymywaniu płatności. Ogólnie rzecz biorąc, lepsze wrażenia dla Twojego klienta.

Niektóre z popularnych metod płatności, na które należy zwrócić uwagę, to:

Gotówka i czeki: Płatności gotówką i czekiem są obecnie rzadkością i prawdopodobnie nie znajdziesz wielu klientów korzystających z tego. Wyjątkiem są klienci starej szkoły i przypadki, w których zafakturowana kwota jest niewielka. Większość klientów korzystałaby dzisiaj z cyfrowej metody płatności.

Karty kredytowe: Wiele firm korzysta z firmowych kart kredytowych do rozliczania faktur biznesowych. Korzystanie z kart kredytowych zapewnia firmie dodatkowe okno płatności poza terminem płatności. Załóżmy, że pracujesz na warunkach 30-dniowych, a wystawca karty kredytowej daje klientowi 40 dni na dokonanie płatności. Twój klient płaci za 30 dni, ale jego wypływ to 70 dni. Taki układ pomaga w przepływie gotówki.

Karty kredytowe obciążą Cię opłatą, ale włączenie tej opcji może pomóc Ci szybciej otrzymać zapłatę.

Zautomatyzowana Izba Rozliczeniowa: przelewy ACH to elektroniczne przelewy środków. Obejmuje to bezpośrednią wpłatę na Twoje konto i wiele opcji online, takich jak PayPal, WePay i Stripe. W przypadku przelewów ACH zazwyczaj otrzymujesz środki w ciągu godziny lub dwóch od momentu dokonania płatności przez klienta.

Przelewy bankowe: Przelewy bankowe to dostawcy, do których należą Western Union i Transferwise. Tutaj klient przekazuje środki do dostawcy i podaje numer przelewu. Idziesz do najbliższego oddziału, podajesz numer, okazujesz dowód tożsamości i odbierasz płatność. Można je również skonfigurować tak, aby środki były przekazywane bezpośrednio do Twojego banku. Jednak opłaty mogą się sumować, zwłaszcza jeśli jest to niewielka lub jednorazowa płatność. Zbadaj najlepsze opcje dla swojego regionu (i klienta).

Możesz skonfigurować, utrzymywać i śledzić wiele metod płatności. Jeśli dopiero zaczynasz pracę jako freelancer, założenie konta bankowego jest pierwszym krokiem, a następnie możesz połączyć swoje konto z różnymi platformami płatności online.

Musisz utworzyć konto ze wszystkimi bramkami płatności, które chcesz oferować. Otwórz także konta handlowe z głównymi kartami kredytowymi. Nie zapomnij podać na fakturach akceptowanych metod płatności.

10. Usługi faktoringowe

Ok, jeśli chodzi o warunki płatności dla freelancerów, nie dotyczy to twojej umowy, ale jest to karta wyjścia z więzienia w sytuacjach, z którymi od czasu do czasu spotykają się wszyscy freelancerzy.

Każdy freelancer miał do czynienia z sytuacjami, w których fundusze są potrzebne w trybie pilnym, a rachunki albo nie są należne, albo są spóźnione. Co robisz w tej sytuacji? Faktoring faktur jest jedną z realnych opcji, jeśli potrzebujesz pieniędzy na pilne i nieoczekiwane rachunki, a nawet na rozwój swojej działalności jako freelancer. Bądź bardzo ostrożny i wiedz, w co się pakujesz, zanim wybierzesz się na tę trasę.

Wiąże się to z przekazaniem faktury firmie faktoringowej, która zapłaci Ci do 85% wartości faktury w ciągu około jednego dnia. Przydaje się to, gdy utkniesz w trudnej sytuacji i musisz zatkać dziury w przepływie gotówki.

Oczywiście firmy faktoringowe naliczą opłatę i zadbają o to, abyś przeczytał drobny druk.

Usługi faktoringowe, takie jak BlueVine, pobierają opłatę w wysokości 0,5% wartości faktury tygodniowo. Jednak większość usług faktoringowych umożliwi Twoim klientom dalsze dokonywanie płatności pod nazwą Twojej firmy.

Zawijanie

Rozważając warunki płatności zewnętrznych, które należy uwzględnić w umowie o świadczenie usług, zawsze pamiętaj o uprzejmości, zwięzłe i jasne warunki oraz oferuj zachęty do wcześniejszych płatności.

Zajmij się potencjalnymi opóźnieniami w płatnościach z odsetkami i daj klientowi elastyczność wyboru spośród szerokiej gamy opcji płatności.

Dzięki jasnym, zwięzłym i spójnym terminom płatności zwiększasz szanse na otrzymanie płatności na czas. I to jest twój główny cel, prawda? Rachunek jak w zegarku, czy to co tydzień, co dwa tygodnie, czy co miesiąc. Uczyń fakturowanie priorytetem.

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i bardzo chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!

Matt Diggity jest ekspertem ds. optymalizacji wyszukiwarek oraz założycielem i dyrektorem generalnym Diggity Marketing, The Search Initiative, Authority Builders i LeadSpring LLC. Jest także gospodarzem Konferencji SEO w Chiang Mai.
Przeczytaj więcej od Matta.