10 termini di pagamento freelance che dovrebbero essere nel tuo contratto

I liberi professionisti di lunga data lo hanno imparato a proprie spese e te lo diranno più e più volte: avere un contratto con il tuo cliente che includa termini di pagamento freelance pertinenti.

Operare senza contratto è chiedere guai in caso di controversia. Un contratto crea fiducia con i clienti, stabilisce aspettative, termini e condizioni chiari che determinano i risultati del progetto.

Al termine del tuo progetto, invierai una fattura al tuo cliente per essere pagato. Il tempestivo e completo pagamento di tale fattura dipende tanto dalla qualità del tuo lavoro quanto dai termini di pagamento che hai incluso nel contratto. Diamo un'occhiata a dieci termini di pagamento che dovresti conoscere e includere nel tuo contratto.

Conoscere i termini di pagamento dei freelance

Il freelance è la tua attività e, come tutte le aziende che hanno bisogno di un flusso di cassa dai propri clienti per pagare le bollette e realizzare un profitto, anche tu hai bisogno di un flusso di cassa regolare dai tuoi clienti. Mentre l'aumento della fattura ti fa pagare, la fattura è valida solo quanto i termini di pagamento freelance nel tuo contratto.

Senza termini di pagamento chiaramente definiti, se il cliente desidera ritardare il pagamento, tutto ciò che deve fare è controllare la consegna e iniziare a rinegoziare i termini.

Poiché i termini di pagamento non sono inclusi nel contratto o sono vaghi, si riduce alla tua parola contro la loro. Indovina chi vincerà e chi perderà in questa dinamica?

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Ecco perché è necessario includere nel contratto termini di pagamento chiari e concisi. È necessario includere termini che coprano aree come l'approvazione della qualità dei risultati finali, il periodo di pagamento, l'addebito per i pagamenti in ritardo e gli sconti per il pagamento anticipato, solo per citarne alcuni.

Termini di pagamento freelance chiaramente definiti ti aiuteranno a mantenere un flusso di cassa costante e ti permetteranno di creare un budget e fare previsioni finanziarie proprio come tutte le attività commerciali.

In altre parole, il successo della tua attività dipende dai termini di pagamento della fattura che inserisci nel contratto.

Diamo ora un'occhiata a dieci termini di pagamento comuni che dovresti comprendere e includere nel contratto con il cliente.

1. Firma del completamento del progetto

Sebbene questo non sia un termine relativo al pagamento, ha un impatto diretto sulla garanzia di un pagamento tempestivo e completo. Dopo il tuo progetto, assicurati di ottenere un'approvazione dal cliente sulla soddisfazione per i tempi di consegna e la qualità del tuo lavoro. Ricordi il cliente pignolo dall'alto?

Vogliamo chiudere loro la porta. Naturalmente, non tutti i clienti saranno così. La maggioranza pagherà secondo i termini concordati. Tuttavia, come farebbero tutte le aziende, si tratta di coprire il proprio rischio.

2. Durata della vendita

Il termine di vendita copre i termini che tu e il tuo cliente concordate per il completamento del progetto. Questi termini coprono aree come prezzo, costo totale, periodo di consegna, metodo di pagamento e quando il pagamento è previsto o dovuto. Questi termini sono anche una parte essenziale di qualsiasi fattura.

In breve, copre tutte le aspettative di te e del tuo cliente e rimuove il potenziale per eventuali malintesi e disaccordi su tutta la linea.

Entrambe le parti hanno aspettative chiare e concordano sullo stesso. Le condizioni di vendita sono ampiamente utilizzate nel commercio internazionale (pensate di lavorare per un cliente estero). Puoi creare un modello di email pronto per l'uso per aiutarti a gestire più clienti.

3. Netto 7, 15, 30, 60, 90

Andiamo al nocciolo dei termini di pagamento. I termini sopra menzionati sono alcuni dei termini di pagamento più comunemente utilizzati per i liberi professionisti. Specificano il tempo che intercorre tra la data della fattura e la data del pagamento. Ad esempio, supponiamo che tu stia lavorando su 30 giorni netti. Ora, se la tua fattura è datata 1 aprile, ti aspetteresti di essere pagata prima del 30 aprile.

I termini di pagamento freelance che scegli sono influenzati da diversi fattori, tra cui il costo totale del progetto, la durata del progetto e le tue esigenze di flusso di cassa.

In genere, i progetti più prolungati, più importanti e ad alto budget hanno un termine di pagamento più lungo, mentre i progetti più brevi ea basso costo hanno un ciclo di pagamento più breve.

È necessario specificare quando inizia il periodo di 30 giorni. Questa sarebbe in genere la data da cui hai inviato la fattura.

4. Termini di pagamento anticipato

Supponiamo che il termine di pagamento negoziato sia di 30 giorni netti, ovvero 30 giorni dalla data della fattura. Vuoi essere pagato prima? Bene, per farlo, devi incentivare il cliente a pagare prima del periodo negoziato.

Assicurati di includere un incentivo per il pagamento anticipato nel tuo contratto. Un termine come 2/10 net 30 significa che mentre la fattura è dovuta in 30 giorni, se il cliente sceglie di pagare in 10 giorni, otterrebbe uno sconto del 2%. Ancora una volta, i termini che offri dipenderanno dalle tue esigenze.

Se hai un flusso di cassa stabile e un pagamento anticipato aiuterebbe solo marginalmente, potresti offrire uno sconto del 2% per il pagamento anticipato. Se, tuttavia, sei a corto di contanti, potresti offrire una percentuale di sconto più elevata per i pagamenti anticipati. Con 5/7 net 30, offri al cliente uno sconto del 5% per il pagamento entro sette giorni.

Puoi anche riformulare il termine per maggiore chiarezza. Quindi, anche qualcosa come "Si prega di pagare entro 7 giorni per risparmiare il 5 percento" funzionerà.

5. Termini di pagamento ritardati

I ritardi di pagamento sono un problema ricorrente per molti liberi professionisti che si affidano a un pagamento tempestivo per mantenere un flusso di cassa costante e pagare le bollette. Avere una parte dei tuoi pagamenti in ritardo significa che sarai senza soldi per adempiere costantemente ai tuoi obblighi. Un modo efficace per garantire pagamenti tempestivi è contrassegnare un addebito per ritardato pagamento nel contratto.

Un addebito per ritardato pagamento è generalmente un interesse mensile che verrà addebitato per il periodo scaduto. Inizia facendo alcune ricerche per vedere quanto interesse puoi addebitare legalmente nel tuo stato.

Quindi, discuti con il tuo cliente e informalo della tua politica di ritardo di pagamento. Una volta fatto, puoi iniziare a costruire in questa clausola tutti i tuoi contratti e fatture.

La clausola di ritardato pagamento nel tuo contratto può essere una semplice dichiarazione del tipo: "Apprezzo la tua attività. Il pagamento integrale è dovuto entro 30 giorni. Tuttavia, tutti i ritardi di pagamento comporteranno un interesse dell'1,5% al ​​mese sulle fatture in ritardo".

Naturalmente, il modo migliore per prevenire ritardi nei pagamenti è un follow-up regolare con il tuo cliente. Contatta il cliente una settimana prima della scadenza del pagamento come promemoria. È necessario un follow-up settimanale fino al pagamento della fattura se il pagamento è in ritardo di oltre una settimana.

6. Fattura interessi

Abbiamo visto alcune delle sfide affrontate da un libero professionista a causa dei ritardi di pagamento. Quali sono le conseguenze quando un cliente non paga la fattura in tempo?

Se il cliente è in ritardo con i pagamenti, è necessario generare una fattura per interessi. Ricorda, quando calcoli gli interessi di mora, addebiti solo il numero di giorni in cui il pagamento è scaduto.

Supponiamo che addebiti un tasso di interesse del 5% su tutte le fatture in ritardo e che un cliente fatturato per $ 1.500 abbia un ritardo di 60 giorni. Dovresti semplicemente dividere 60 per 365 e moltiplicare il risultato per 0,05 (interesse del 5%) e quindi per 1.500 (il valore della fattura su cui stai addebitando gli interessi. L'addebito per interessi sarebbe di $ 12,33 per i 20 giorni.

(60/365)*0,05*1.500 = $12,33

Ora dovresti riemettere la fattura a $ 1.512,33. Tieni presente che una fattura per interessi è sia un promemoria di pagamento scaduto sia una fattura rivista che include gli oneri per interessi pertinenti e la data di regolamento. Come processo, invia queste fatture ogni mese con il calcolo rettificato.

7. EOM

EOM è l'abbreviazione della fine del mese. Questo termine di pagamento freelance significa che sarai pagato entro la fine del mese in cui hai emesso la fattura.

Sebbene abbia il vantaggio di garantire un afflusso prevedibile di fondi alla fine di ogni mese, non funzionerà con tutti i tuoi clienti.

Potresti anche avere situazioni in cui l'EOM potrebbe non essere praticabile. Diciamo che hai sollevato una fattura il 27 aprile. Stai concedendo al tuo cliente solo tre giorni per ricevere ed elaborare i tuoi pagamenti. Se prendiamo in considerazione il tempo necessario al cliente per ottenere le approvazioni di pagamento interne, non è molto fattibile.

Tuttavia, se di solito invii le fatture all'inizio di ogni mese, questo termine di pagamento funzionerà perché ora stai concedendo al cliente 25-30 giorni per elaborare e pagare la fattura. Pertanto, è meglio utilizzarlo se invii sempre le fatture entro la prima settimana di ogni mese. Utilizzare il software di posta elettronica per impostare la frequenza.

Un'altra variante di questo termine è la fatturazione ricorrente, che esamineremo in seguito.

8. Fatturazione ricorrente

Le aziende e i liberi professionisti impegnati in progetti a lungo termine con lo stesso cliente possono considerare di lavorare su questo termine. Di solito si tratta di fatture raccolte per servizi in corso come SEO e ottimizzazione del sito Web, hosting Web e servizi di pubblicazione degli ospiti.

In genere le fatture hanno lo stesso importo ogni mese e sono come un abbonamento o un abbonamento mensile. Le fatture ricorrenti forniscono stabilità al flusso di cassa.

Ciò rende la previsione un esercizio semplice e ti fa risparmiare tempo per creare e inviare le fatture al tuo cliente ogni mese. Il pagamento mensile riduce la probabilità di ritardi nei pagamenti, semplificandoti la vita.

È facile impostare fatture ricorrenti con il software di fatturazione disponibile online. In genere dovrai inserire le seguenti informazioni:

• I dettagli del tuo cliente
• Dettagli sui prodotti/servizi che stai vendendo, come prezzo, quantità e valore.
• La frequenza di fatturazione, la data di inizio, il numero di occorrenze e le opzioni di invio.

Dopo aver impostato e programmato la fattura ricorrente, il software consente di scegliere la modalità di invio manuale o automatico.

La selezione manuale ti consente di scansionare rapidamente la fattura prima che venga inviata e consente situazioni tipiche come la modifica del prezzo, la fine del contratto o, ad esempio, il tuo cliente è fuori città per un mese.

9. Modalità di pagamento

Oggi sono disponibili diverse opzioni fisiche e digitali e i liberi professionisti farebbero bene ad accettare e impostare la ricezione di pagamenti tramite più opzioni. Ogni cliente ha esigenze diverse e preferisce metodi di pagamento diversi. La registrazione per un'ampia selezione ti dà la flessibilità di trattare con clienti diversi.

Rendendo facile per i tuoi clienti pagarti, diventerai più accomodante con il tuo cliente e ti aiuterà a essere pagato in tempo. Nel complesso, un'esperienza migliore per il tuo cliente.

Alcuni dei metodi di pagamento comuni che devi considerare includono:

Contanti e assegni: al giorno d'oggi i pagamenti in contanti e con assegni sono rari e probabilmente non troverai molti clienti che lo utilizzano. Le eccezioni sono i clienti della vecchia scuola e i casi in cui l'importo fatturato è piccolo. La maggior parte dei clienti oggi utilizzerebbe un metodo di pagamento digitale.

Carte di credito: molte aziende utilizzano le carte di credito aziendali per saldare le fatture commerciali. L'uso delle carte di credito offre all'azienda una finestra di pagamento aggiuntiva oltre al termine di pagamento. Diciamo che lavori con termini di 30 giorni e che l'istituto di emissione della carta di credito dia al cliente 40 giorni per effettuare il pagamento. Il tuo cliente ti paga tra 30 giorni, ma il suo deflusso è di 70 giorni. Questa disposizione aiuta il flusso di cassa.

Le carte di credito ti addebiteranno una commissione, ma includere questa opzione può aiutarti a essere pagato più velocemente.

Automated Clearing House: i trasferimenti ACH sono trasferimenti di fondi elettronici. Ciò include il deposito diretto sul tuo account e più opzioni online come PayPal, WePay e Stripe. Con i trasferimenti ACH, di solito ottieni i fondi con un'ora o due del cliente che effettua il pagamento.

Bonifici bancari: i bonifici bancari sono fornitori che includono Western Union e Transferwise. Qui il cliente trasferisce i fondi al provider e ti fornisce un numero di trasferimento. Vai alla filiale più vicina, dai il numero, mostra un documento d'identità e riscuoti il ​​pagamento. Possono anche essere impostati in modo che i fondi vengano trasferiti direttamente alla tua banca. Tuttavia, le commissioni possono aumentare, soprattutto se si tratta di un pagamento piccolo o una tantum. Ricerca le migliori opzioni per la tua regione (e quella dei tuoi clienti).

Puoi impostare, mantenere e monitorare più metodi di pagamento. Se hai appena iniziato a lavorare come freelance, aprire un conto bancario è il primo passo, quindi puoi collegare il tuo account a diverse piattaforme di pagamento online.

Dovrai creare un account con tutti i gateway di pagamento che vorresti offrire. Inoltre, apri conti commerciante con le principali carte di credito. Assicurati di menzionare i metodi di pagamento che accetti sulle tue fatture.

10. Servizi di factoring

Ok, quando si tratta di termini di pagamento freelance, questo non è uno per il tuo contratto, ma è una carta per uscire dalla prigione per situazioni che tutti i liberi professionisti devono affrontare di volta in volta.

Ogni libero professionista ha dovuto affrontare situazioni in cui i fondi sono richiesti urgentemente e le bollette non sono dovute o sono in ritardo. Cosa fai in questa situazione? Il factoring delle fatture è un'opzione praticabile se hai bisogno di denaro per fatture urgenti e impreviste o anche per far crescere la tua attività da freelance. Sii molto cauto e sappi in cosa ti stai cacciando prima di intraprendere questa strada.

Ciò comporta la consegna della fattura a una società di factoring che ti pagherà fino all'85% del valore della fattura in circa un giorno. Questo è utile quando sei bloccato e devi tappare buchi nel tuo flusso di cassa.

Naturalmente, le società di factoring addebiteranno una commissione e si assicureranno di leggere la stampa fine.

I servizi di factoring come BlueVine addebitano una commissione dello 0,5% del valore della fattura a settimana. Tuttavia, la maggior parte dei servizi di factoring consentirà ai tuoi clienti di continuare a effettuare pagamenti a nome della tua attività.

Avvolgendo

Quando consideri i termini di pagamento per freelance da includere nel tuo contratto di servizio, ricorda sempre di essere educato, mantieni i termini concisi e chiari e offri incentivi per i pagamenti anticipati.

Affronta potenziali ritardi di pagamento con addebiti per interessi e offri al cliente la flessibilità di scegliere tra un'ampia gamma di opzioni di pagamento.

Con termini di pagamento chiari, concisi e coerenti, aumenti le possibilità di essere pagato in tempo. E questo è il tuo obiettivo principale, vero? Fattura come un orologio, settimanale, quindicinale o mensile. Fai della fatturazione una priorità.

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Matt Diggity è un esperto di ottimizzazione dei motori di ricerca e fondatore e CEO di Diggity Marketing, The Search Initiative, Authority Builders e LeadSpring LLC. È anche l'ospite della Conferenza SEO di Chiang Mai.
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