10 conditions de paiement indépendantes qui devraient figurer dans votre contrat

Les pigistes de longue date l'ont appris à leurs dépens et vous le diront encore et encore : ayez un contrat avec votre client qui comprend des conditions de paiement pertinentes pour les pigistes.

Opérer sans contrat, c'est demander des ennuis en cas de litige. Un contrat renforce la confiance avec les clients, définit des attentes, des termes et des conditions clairs qui dictent les résultats du projet.

À la fin de votre projet, vous enverrez une facture à votre client pour être payé. Le paiement intégral et dans les délais de cette facture dépend autant de la qualité de votre travail que des conditions de paiement que vous avez incluses dans votre contrat. Examinons dix conditions de paiement que vous devez connaître et inclure dans votre contrat.

Connaître les conditions de paiement des freelances

Le travail à la pige est votre entreprise et, comme toutes les entreprises qui ont besoin d'un flux de trésorerie de leurs clients pour payer leurs factures et réaliser des bénéfices, vous avez également besoin d'un flux de trésorerie régulier de vos clients. Bien que l'augmentation de votre facture vous permette d'être payé, votre facture est aussi bonne que les conditions de paiement indépendantes de votre contrat.

Sans conditions de paiement clairement définies, si le client souhaite retarder votre paiement, il lui suffit de trier sur votre livraison et de commencer à renégocier les conditions.

Étant donné que les conditions de paiement ne sont pas incluses dans le contrat ou sont vagues, cela revient à votre parole contre la leur. Devinez qui va gagner et perdre dans cette dynamique ?

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C'est pourquoi vous devez inclure des conditions de paiement claires et concises dans votre contrat. Vous devez inclure des termes qui couvrent des domaines tels que l'approbation de la qualité des livrables, le délai de paiement, les frais supplémentaires pour les retards de paiement et les remises pour paiement anticipé, pour n'en nommer que quelques-uns.

Des conditions de paiement indépendantes clairement définies vous aideront à maintenir un flux de trésorerie stable et vous permettront de créer un budget et de faire des prévisions financières comme toutes les entreprises commerciales.

En d'autres termes, le succès de votre entreprise dépend des conditions de paiement des factures que vous intégrez à votre contrat.

Examinons maintenant dix conditions de paiement courantes que vous devez comprendre et inclure dans votre contrat client.

1. Approbation de l'achèvement du projet

Bien qu'il ne s'agisse pas d'un terme lié au paiement, il a un impact direct sur la garantie d'un paiement complet et en temps opportun. Après votre projet, assurez-vous d'obtenir une approbation du client sur la satisfaction du délai de livraison et de la qualité de votre travail. Vous souvenez-vous du client tatillon d'en haut ?

Nous voulons leur fermer la porte. Bien sûr, tous les clients ne seront pas comme ça. La majorité paiera selon les conditions convenues. Cependant, comme toutes les entreprises le feraient, il s'agit de couvrir votre risque.

2. Durée de la vente

Les conditions de vente couvrent les conditions sur lesquelles vous et votre client vous êtes mis d'accord pour mener à bien le projet. Ces conditions couvrent des domaines tels que la tarification, le coût total, le délai de livraison, le mode de paiement et la date à laquelle le paiement est attendu ou dû. Ces termes sont également une partie essentielle de toute facture.

En bref, il couvre toutes les attentes de vous et de votre client et élimine le risque de malentendus et de désaccords sur toute la ligne.

Les deux parties ont des attentes claires et conviennent de la même chose. Les conditions de vente sont largement utilisées dans le commerce international (pensez travailler pour un client étranger). Vous pouvez créer un modèle d'e-mail prêt à l'emploi pour vous aider à gérer plusieurs clients.

3. Net 7, 15, 30, 60, 90

Venons-en aux détails des conditions de paiement. Les conditions mentionnées ci-dessus font partie des conditions de paiement les plus couramment utilisées pour les indépendants. Ils précisent le délai entre la date de facturation et la date de paiement. Par exemple, disons que vous travaillez sur 30 jours nets. Maintenant, si votre facture est datée du 1er avril, vous vous attendez à être payé avant le 30 avril.

Les conditions de paiement des freelances que vous choisissez sont influencées par plusieurs facteurs, notamment le coût total du projet, la durée du projet et vos propres besoins de trésorerie.

En règle générale, les projets plus longs, plus importants et à budget élevé ont un délai de paiement plus long, tandis que les projets plus courts et à moindre coût ont un cycle de paiement plus court.

Vous devez spécifier quand la période de 30 jours commence. Il s'agit généralement de la date à partir de laquelle vous avez soumis la facture.

4. Conditions de paiement anticipé

Disons que votre délai de paiement négocié est de 30 jours nets, c'est-à-dire 30 jours à compter de la date de votre facture. Vous souhaitez être payé plus tôt ? Eh bien, pour ce faire, vous devez inciter le client à payer plus tôt que la période négociée.

Assurez-vous d'inclure une incitation au paiement anticipé dans votre contrat. Un terme comme 2/10 net 30 signifie que si la facture est due dans 30 jours, si le client choisit de payer dans 10 jours, il bénéficiera d'une remise de 2 %. Encore une fois, les conditions que vous proposez dépendront de vos besoins.

Si vous disposez d'un flux de trésorerie stable et qu'un paiement anticipé n'aiderait que marginalement, vous pourriez offrir une remise de 2 % pour un paiement anticipé. Si, toutefois, vous êtes à court d'argent, vous pouvez offrir un pourcentage de remise plus élevé pour les paiements anticipés. Avec 5/7 net 30, vous offrez au client une remise de 5% pour un paiement sous 7 jours.

Vous pouvez également reformuler le terme pour plus de clarté. Par conséquent, même quelque chose comme « Veuillez payer dans les 7 jours pour économiser 5 % » fonctionnera.

5. Délais de paiement

Les retards de paiement sont un problème récurrent pour de nombreux indépendants qui comptent sur un paiement rapide pour maintenir un flux de trésorerie stable et payer leurs factures. Avoir une partie de vos paiements en retard signifie que vous allez être déboursé pour répondre constamment à vos obligations. Un moyen efficace d'assurer des paiements en temps opportun consiste à inscrire des frais de retard de paiement dans votre contrat.

Une pénalité de retard est généralement un intérêt mensuel que vous facturerez pour la période de retard. Commencez par faire des recherches pour voir combien d'intérêts vous pouvez facturer légalement dans votre état.

Ensuite, discutez avec votre client et informez-le de votre politique de retard de paiement. Une fois cela fait, vous pouvez commencer à intégrer cette clause à tous vos contrats et factures.

La clause de retard de paiement dans votre contrat peut être une simple déclaration du type « J'apprécie votre entreprise. Le paiement intégral est dû dans les 30 jours. Cependant, tous les retards de paiement entraîneront un intérêt de 1,5 % par mois sur les factures en retard. »

Bien sûr, la meilleure façon d'éviter les retards de paiement est un suivi régulier avec votre client. Contactez le client une semaine avant l'échéance de votre paiement pour rappel. Un suivi hebdomadaire est indispensable jusqu'au paiement de la facture si le paiement a plus d'une semaine de retard.

6. Facture d'intérêts

Nous avons vu certains des défis auxquels est confronté un pigiste en raison de retards de paiement. Quelles sont les conséquences lorsqu'un client ne paie pas la facture à temps ?

Si le client est en retard de paiement, vous devez générer une facture d'intérêts. N'oubliez pas que lorsque vous calculez les intérêts sur le paiement en retard, vous ne facturez que le nombre de jours pendant lesquels le paiement est en souffrance.

Supposons que vous facturiez un taux d'intérêt de 5 % sur toutes les factures en retard et qu'un client facturé 1 500 $ soit en retard de 60 jours. Vous diviseriez simplement 60 par 365 et multiplieriez ce résultat par 0,05 (5% d'intérêt) puis par 1 500 (la valeur de la facture sur laquelle vous facturez des intérêts. Les frais d'intérêt s'élèveraient à 12,33 $ pour les 20 jours.

(60/365)*0,05*1 500 = 12,33 $

Maintenant, vous devrez réémettre la facture à 1 512,33 $. Gardez à l'esprit qu'une facture d'intérêts est à la fois un rappel de paiement en souffrance et une facture révisée qui inclut les frais d'intérêts pertinents et la date de règlement. En tant que processus, envoyez ces factures chaque mois avec le calcul ajusté.

7. MOE

EOM est l'abréviation de la fin du mois. Ce délai de paiement indépendant signifie que vous serez payé au plus tard à la fin du mois au cours duquel vous avez émis la facture.

Bien qu'il ait l'avantage d'assurer un afflux prévisible de fonds à la fin de chaque mois, il ne fonctionnera pas avec tous vos clients.

Vous pourriez également avoir des situations où EOM peut ne pas être réalisable. Disons que vous avez émis une facture le 27 avril. Vous ne donnez que trois jours à votre client pour recevoir et traiter vos paiements. Si nous ne tenons compte que du temps dont dispose le client pour obtenir les approbations de paiement internes, ce n'est pas très faisable.

Cependant, si vous envoyez habituellement vos factures au début de chaque mois, ce délai de paiement fonctionnera car vous accordez désormais au client 25 à 30 jours pour traiter et payer votre facture. Par conséquent, il est préférable de l'utiliser si vous envoyez toujours vos factures dans la première semaine de chaque mois. Utilisez un logiciel de messagerie pour définir la fréquence.

Une autre variante de ce terme est la facturation récurrente, que nous verrons ensuite.

8. Facturation récurrente

Les entreprises et les indépendants engagés dans des projets à long terme avec le même client peuvent envisager de travailler sur ce terme. Il s'agit généralement de factures générées pour des services continus tels que le référencement et l'optimisation de sites Web, l'hébergement Web et les services de publication d'invités.

Généralement, les factures sont pour le même montant chaque mois et sont comme un abonnement ou un abonnement mensuel. Les factures récurrentes assurent la stabilité de votre trésorerie.

Cela fait de la prévision un exercice simple et vous fait gagner du temps lors de la création et de l'envoi des factures à votre client chaque mois. Le paiement mensuel réduit la probabilité de retard de paiement, ce qui vous facilite la vie.

Il est facile de configurer des factures récurrentes avec le logiciel de facturation disponible en ligne. Vous devrez généralement renseigner les informations suivantes :

• Coordonnées de votre client
• Détails sur les produits/services que vous vendez, tels que le prix, la quantité et la valeur.
• La fréquence de facturation, la date de début, le nombre d'occurrences et les options d'envoi.

Une fois que vous avez configuré et planifié votre facture récurrente, le logiciel vous permet de choisir le mode d'envoi, soit manuellement, soit automatiquement.

La sélection manuelle vous permet de numériser rapidement la facture avant son envoi et permet des situations typiques comme le changement de prix, la fin du contrat ou, par exemple, votre client est absent de la ville pendant un mois.

9. Mode de paiement

Il existe plusieurs options physiques et numériques disponibles aujourd'hui, et les pigistes seraient avisés d'accepter et de s'installer pour recevoir des paiements via plusieurs options. Chaque client a des besoins différents et préfère différents modes de paiement. L'inscription à une large sélection vous donne la flexibilité de traiter avec différents clients.

En permettant à vos clients de vous payer facilement, vous semblerez plus accommodant envers votre client et cela vous aidera à être payé à temps. Dans l'ensemble, une meilleure expérience pour votre client.

Certaines des méthodes de paiement courantes que vous devez examiner incluent :

Espèces et chèques : les paiements en espèces et par chèque sont rares de nos jours, et vous ne trouverez probablement pas beaucoup de clients qui l'utilisent. Les exceptions sont les clients de la vieille école et les cas où le montant facturé est faible. Aujourd'hui, la plupart des clients utiliseraient un mode de paiement numérique.

Cartes de crédit : De nombreuses entreprises utilisent des cartes de crédit professionnelles pour régler leurs factures professionnelles. L'utilisation de cartes de crédit donne à l'entreprise une fenêtre de paiement supplémentaire en plus de votre délai de paiement. Disons que vous travaillez sur des conditions de 30 jours et que la société de carte de crédit donne au client 40 jours pour effectuer le paiement. Votre client vous paie en 30 jours, mais son débit est de 70 jours. Cet arrangement favorise la trésorerie.

Les cartes de crédit vous factureront des frais, mais l'inclusion de cette option peut vous aider à être payé plus rapidement.

Chambre de compensation automatisée : les transferts ACH sont des transferts de fonds électroniques. Cela inclut le dépôt direct sur votre compte et plusieurs options en ligne comme PayPal, WePay et Stripe. Avec les transferts ACH, vous obtenez généralement les fonds avec une heure ou deux du client effectuant le paiement.

Virements bancaires : les virements bancaires sont des fournisseurs qui incluent Western Union et Transferwise. Ici, le client transfère les fonds au fournisseur et vous donne un numéro de transfert. Vous vous rendez à l'agence la plus proche, donnez le numéro, présentez une pièce d'identité et récupérez votre paiement. Ils peuvent également être configurés pour que les fonds soient directement transférés à votre banque. Cependant, les frais peuvent s'additionner, surtout s'il s'agit d'un petit paiement ou d'un paiement unique. Recherchez les meilleures options pour votre région (et celle de votre client).

Vous pouvez configurer, gérer et suivre plusieurs méthodes de paiement. Si vous débutez en freelance, la création d'un compte bancaire est la première étape, puis vous pouvez lier votre compte à différentes plateformes de paiement en ligne.

Vous devrez créer un compte avec toutes les passerelles de paiement que vous souhaitez proposer. Ouvrez également des comptes marchands avec les principales cartes de crédit. Assurez-vous de mentionner les modes de paiement que vous acceptez sur vos factures.

10. Services d'affacturage

Ok, en ce qui concerne les conditions de paiement des freelances, ce n'est pas un pour votre contrat, mais c'est une carte de sortie de prison pour les situations auxquelles tous les freelances sont confrontés de temps en temps.

Chaque pigiste a été confronté à des situations où des fonds sont nécessaires de toute urgence et où les factures ne sont pas dues ou sont en retard. Que faites-vous dans cette situation ? L'affacturage des factures est une option viable si vous avez besoin d'argent pour des factures urgentes et inattendues ou même pour développer votre activité indépendante. Soyez très prudent et sachez dans quoi vous vous embarquez avant de vous engager dans cette voie.

Cela implique de remettre votre facture à une société d'affacturage qui vous paiera jusqu'à 85 % de la valeur de la facture en une journée environ. Cela s'avère pratique lorsque vous êtes coincé dans une impasse et que vous avez besoin de boucher des trous dans votre flux de trésorerie.

Bien sûr, les sociétés d'affacturage factureront des frais et s'assureront que vous lisez les petits caractères.

Les services d'affacturage comme BlueVine facturent des frais de 0,5 % de la valeur de la facture par semaine. Cependant, la plupart des services d'affacturage permettront à vos clients de continuer à effectuer des paiements au nom de votre entreprise.

Emballer

Lorsque vous considérez les conditions de paiement des indépendants à inclure dans votre contrat de service, n'oubliez pas d'être poli, de garder les conditions concises et claires et d'offrir des incitations pour les paiements anticipés.

Gérez les retards de paiement potentiels avec des frais d'intérêt et donnez au client la possibilité de choisir parmi une large gamme d'options de paiement.

Avec des conditions de paiement claires, concises et cohérentes, vous augmentez vos chances d'être payé à temps. Et c'est votre objectif premier, n'est-ce pas ? Facturez comme sur des roulettes, que ce soit une fois par semaine, tous les quinze jours ou tous les mois. Faites de la facturation une priorité.

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Matt Diggity est un expert en optimisation des moteurs de recherche et le fondateur et PDG de Diggity Marketing, The Search Initiative, Authority Builders et LeadSpring LLC. Il est également l'hôte de la conférence SEO de Chiang Mai.
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