10 condiciones de pago para autónomos que deberían estar en tu contrato

Los trabajadores autónomos desde hace mucho tiempo han aprendido esto de la manera más difícil y te lo dirán una y otra vez: ten un contrato con tu cliente que incluya condiciones de pago relevantes para los trabajadores autónomos.

Operar sin contrato es buscar problemas en caso de cualquier disputa. Un contrato genera confianza con los clientes, establece expectativas claras, términos y condiciones que dictan los resultados del proyecto.

Al finalizar su proyecto, enviará una factura a su cliente para que le paguen. El pago oportuno y completo de esa factura depende tanto de la calidad de su trabajo como de los términos de pago que incluyó en su contrato. Veamos diez términos de pago que debe conocer e incluir en su contrato.

Conociendo las condiciones de pago de los autónomos

El trabajo independiente es su negocio, y como todas las empresas que necesitan un flujo de efectivo de sus clientes para pagar las facturas y obtener ganancias, usted también requiere un flujo de efectivo regular de sus clientes. Si bien el aumento de su factura le paga, su factura es tan buena como los términos de pago independientes en su contrato.

Sin términos de pago claramente definidos, si el cliente quiere retrasar su pago, todo lo que tiene que hacer es quisquilloso en su entrega y comenzar a renegociar los términos.

Dado que los términos de pago no están incluidos en el contrato o son vagos, todo se reduce a su palabra contra la de ellos. ¿Adivina quién ganará y quién perderá en esta dinámica?

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Es por eso que debe incluir términos de pago claros y concisos en su contrato. Debe incluir términos que cubran áreas como la aprobación de la calidad de los entregables, el período de pago, el recargo por pagos atrasados ​​y los descuentos por pago anticipado, por nombrar algunos.

Los términos de pago independientes claramente definidos lo ayudarán a mantener un flujo de efectivo constante y le permitirán crear un presupuesto y hacer pronósticos financieros como todos los negocios comerciales.

Dicho de otra manera, el éxito de su negocio depende de los términos de pago de la factura que incluya en su contrato.

Veamos ahora diez términos de pago comunes que debe comprender e incluir en su contrato de cliente.

1. Firma de finalización del proyecto

Si bien este no es un término relacionado con el pago, afecta directamente garantizar el pago completo y oportuno. Después de su proyecto, asegúrese de obtener una aprobación del cliente sobre la satisfacción con el tiempo de entrega y la calidad de su trabajo. ¿Recuerdas al cliente quisquilloso de arriba?

Queremos cerrarles la puerta. Por supuesto, no todos los clientes serán así. La mayoría pagará según los términos acordados. Sin embargo, como harían todas las empresas, se trata de cubrir su riesgo.

2. Plazo de la venta

El término de venta cubre los términos que usted y su cliente acuerdan para completar el proyecto. Estos términos cubren áreas como el precio, el costo total, el período de entrega, el método de pago y cuándo se espera o vence el pago. Estos términos también son una parte esencial de cualquier factura.

En resumen, cubre todas las expectativas de usted y su cliente y elimina la posibilidad de malentendidos y desacuerdos en el futuro.

Ambas partes tienen expectativas claras y están de acuerdo con lo mismo. Los términos de venta se utilizan ampliamente en el comercio internacional (piense en trabajar para un cliente en el extranjero). Puede crear una plantilla de correo electrónico lista para usar para ayudarlo a administrar múltiples clientes.

3. Neto 7, 15, 30, 60, 90

Vayamos al meollo de las condiciones de pago. Los términos mencionados anteriormente son algunos de los términos de pago más utilizados por los trabajadores autónomos. Especifican el tiempo entre la fecha de la factura y la fecha de pago. Por ejemplo, supongamos que está trabajando en 30 días netos. Ahora, si su factura tiene la fecha del primero de abril, esperaría recibir el pago antes del 30 de abril.

Los términos de pago independientes que elija están influenciados por varios factores, incluido el costo total del proyecto, la duración del proyecto y sus propias necesidades de flujo de efectivo.

Generalmente, los proyectos más prolongados, más destacados y de alto presupuesto tienen un plazo de pago más largo, mientras que los proyectos más cortos y de menor costo tienen un ciclo de pago más corto.

Debe especificar cuándo comienza el período de 30 días. Por lo general, esa sería la fecha a partir de la cual envió la factura.

4. Condiciones de pago anticipado

Digamos que su plazo de pago negociado es de 30 días netos, es decir, 30 días a partir de la fecha de su factura. ¿Quieres que te paguen antes? Pues para ello hay que incentivar al cliente a pagar antes del plazo negociado.

Asegúrese de incluir un incentivo por pago anticipado en su contrato. Un término como 2/10 net 30 significa que si bien la factura vence en 30 días, si el cliente elige pagar en 10 días, obtendrá un 2% de descuento. Una vez más, los términos que ofrezca dependerán de sus necesidades.

Si tiene un flujo de efectivo estable y un pago anticipado solo ayudaría marginalmente, podría ofrecer un descuento del 2% por pago anticipado. Sin embargo, si tiene poco dinero en efectivo, podría ofrecer un porcentaje de descuento más alto por pagos anticipados. Con 5/7 net 30, ofrece al cliente un 5% de descuento por pago dentro de los siete días.

También puede reformular el término para mayor claridad. Por lo tanto, incluso algo como "Pague dentro de los 7 días para ahorrar el 5 por ciento" funcionará.

5. Condiciones de pago atrasado

La morosidad en los pagos es un problema recurrente para muchos autónomos que confían en el pago puntual para mantener un flujo de caja constante y pagar sus facturas. Tener una parte de sus pagos atrasados ​​significa que estará fuera de su bolsillo para cumplir con sus obligaciones constantemente. Una forma eficaz de garantizar los pagos a tiempo es incluir un cargo por pago atrasado en su contrato.

Un cargo por pago atrasado es generalmente un interés mensual que cobrará por el período vencido. Comience investigando un poco para ver cuánto interés puede cobrar legalmente en su estado.

Luego, hable con su cliente y notifíquele su política de pago atrasado. Una vez hecho esto, puede comenzar a incorporar esta cláusula a todos sus contratos y facturas.

La cláusula de pago atrasado en su contrato puede ser una declaración simple como, “Agradezco su negocio. El pago completo vence dentro de los 30 días. Sin embargo, todos los pagos atrasados ​​​​incurrirán en un interés del 1,5% por mes en las facturas atrasadas”.

Por supuesto, la mejor manera de evitar pagos atrasados ​​es un seguimiento regular con su cliente. Póngase en contacto con el cliente una semana antes de la fecha de vencimiento de su pago como recordatorio. Un seguimiento semanal es imprescindible hasta que se pague la factura si el pago tiene más de una semana de retraso.

6. Factura de intereses

Hemos visto algunos de los desafíos que enfrenta un trabajador independiente debido a los pagos atrasados. ¿Cuáles son las consecuencias cuando un cliente no paga la factura a tiempo?

Si el cliente se retrasa en los pagos, debe generar una factura de intereses. Recuerde, al calcular el interés sobre el pago atrasado, solo está cobrando por la cantidad de días que el pago está vencido.

Supongamos que cobra una tasa de interés del 5 % en todas las facturas atrasadas, y un cliente al que se le facturó $1500 tiene 60 días de retraso. Simplemente dividiría 60 por 365 y multiplicaría ese resultado por 0,05 (5 % de interés) y luego por 1500 (el valor de la factura sobre la que está cobrando interés. El cargo de interés sería de $12,33 por los 20 días).

(60/365)*0,05*1500 = 12,33 $

Ahora tendría que volver a emitir la factura a $1.512,33. Tenga en cuenta que una factura de intereses es tanto un recordatorio de un pago atrasado como una factura revisada que incluye los cargos por intereses y la fecha de liquidación correspondientes. Como proceso, envía estas facturas todos los meses con el cálculo ajustado.

7. MOE

EOM es la abreviatura de fin de mes. Este término de pago independiente significa que se le pagará al final del mes en el que emitió la factura o antes.

Si bien tiene la ventaja de asegurar una afluencia predecible de fondos al final de cada mes, no funcionará con todos sus clientes.

También podría tener situaciones en las que EOM no funcione. Digamos que emitiste una factura el 27 de abril. Solo le está dando a su cliente tres días para recibir y procesar sus pagos. Si solo tenemos en cuenta el tiempo que tarda el cliente en obtener aprobaciones internas de pago, no es muy factible.

Sin embargo, si normalmente envía sus facturas a principios de cada mes, este plazo de pago funcionará porque ahora le está dando al cliente 25-30 días para procesar y pagar su factura. Por lo tanto, es mejor usar esto si siempre envía sus facturas dentro de la primera semana de cada mes. Utilice software de correo electrónico para establecer la frecuencia.

Otra variante de este término es la facturación recurrente, que veremos a continuación.

8. Facturación recurrente

Las empresas y los autónomos que participan en proyectos a largo plazo con el mismo cliente pueden considerar trabajar en este período. Por lo general, se trata de facturas generadas por servicios continuos como SEO y optimización de sitios web, alojamiento web y servicios de publicación de invitados.

Por lo general, las facturas son por la misma cantidad cada mes y son como una membresía o suscripción mensual. Las facturas recurrentes brindan estabilidad a su flujo de efectivo.

Esto hace que la previsión sea un ejercicio sencillo y le ahorra el tiempo de crear y enviar las facturas a su cliente cada mes. El pago mensual reduce la probabilidad de retrasos en los pagos, haciéndote la vida más fácil.

Es fácil configurar facturas recurrentes con el software de facturación disponible en línea. Por lo general, deberá completar la siguiente información:

• Los datos de tu cliente
• Detalles sobre los productos/servicios que vende, como el precio, la cantidad y el valor.
• La frecuencia de facturación, fecha de inicio, número de ocurrencias y opciones de envío.

Una vez que haya configurado y programado su factura recurrente, el software le permite elegir el modo de envío manual o automático.

La selección manual le permite escanear rápidamente la factura antes de enviarla y permite situaciones típicas como cambio de precio, finalización del contrato o, digamos, su cliente está fuera de la ciudad por un mes.

9. Forma de pago

Hay varias opciones físicas y digitales disponibles en la actualidad, y los autónomos deberían aceptar y configurar para recibir pagos a través de múltiples opciones. Cada cliente tiene diferentes necesidades y prefiere diferentes métodos de pago. Registrarse en una amplia selección le brinda la flexibilidad para tratar con diferentes clientes.

Al facilitar que sus clientes le paguen, se verá más complaciente con su cliente y ayudará a que le paguen a tiempo. En general, una mejor experiencia para su cliente.

Algunos de los métodos de pago comunes que debe considerar incluyen:

Efectivo y cheques: Los pagos en efectivo y cheques son raros en estos días, y probablemente no encontrará muchos clientes que los usen. Las excepciones son los clientes de la vieja escuela y los casos en los que el monto facturado es pequeño. La mayoría de los clientes de hoy utilizarían un método de pago digital.

Tarjetas de crédito: muchas empresas utilizan tarjetas de crédito corporativas para liquidar facturas comerciales. El uso de tarjetas de crédito le da a la empresa una ventana de pago adicional además de su plazo de pago. Digamos que usted trabaja en plazos de 30 días y la compañía de la tarjeta de crédito le da al cliente 40 días para realizar el pago. Tu cliente te está pagando en 30 días, pero su egreso es de 70 días. Este arreglo ayuda al flujo de caja.

Las tarjetas de crédito le cobrarán una tarifa, pero incluir esta opción puede ayudarlo a que le paguen más rápido.

Cámara de Compensación Automatizada: Las transferencias ACH son transferencias electrónicas de fondos. Esto incluye depósito directo a su cuenta y múltiples opciones en línea como PayPal, WePay y Stripe. Con las transferencias ACH, generalmente obtiene los fondos con una o dos horas de que el cliente realice el pago.

Transferencias bancarias: las transferencias bancarias son proveedores que incluyen Western Union y Transferwise. Aquí el cliente transfiere los fondos al proveedor y te da un número de transferencia. Te diriges a la sucursal más cercana, das el número, muestras algún comprobante de identificación y cobras tu pago. También se pueden configurar para que los fondos se transfieran directamente a su banco. Sin embargo, las tarifas pueden acumularse, especialmente si se trata de un pago pequeño o único. Investigue las mejores opciones para su región (y la de su cliente).

Puede configurar, mantener y rastrear múltiples métodos de pago. Si recién está comenzando a trabajar por cuenta propia, configurar una cuenta bancaria es el primer paso, luego puede vincular su cuenta a diferentes plataformas de pago en línea.

Deberá crear una cuenta con todas las pasarelas de pago que le gustaría ofrecer. Además, abra cuentas comerciales con las principales tarjetas de crédito. Asegúrate de mencionar los métodos de pago que aceptas en tus facturas.

10. Servicios de factoraje

Ok, cuando se trata de términos de pago independientes, este no es uno para su contrato, pero es una tarjeta para salir de la cárcel para situaciones que todos los trabajadores independientes enfrentan de vez en cuando.

Todos los autónomos se han enfrentado a situaciones en las que se necesitan fondos con urgencia y las facturas no vencen o se retrasan. ¿Que haces en esta situacion? El factoraje de facturas es una opción viable si necesita dinero para facturas urgentes e inesperadas o incluso para hacer crecer su negocio independiente. Sea muy cauteloso y sepa en lo que se está metiendo antes de tomar esta ruta.

Esto implica entregar su factura a una empresa de factoraje que le pagará hasta el 85% del valor de la factura en aproximadamente un día. Esto es útil cuando está atrapado en un aprieto y necesita tapar agujeros en su flujo de efectivo.

Por supuesto, las empresas de factoraje cobrarán una tarifa y se asegurarán de que lea la letra pequeña.

Los servicios de factoraje como BlueVine cobran una tarifa del 0,5 % del valor de la factura por semana. Sin embargo, la mayoría de los servicios de factoring permitirán que sus clientes continúen realizando pagos a nombre de su empresa.

Terminando

Al considerar los términos de pago freelance para incluir en su contrato de servicio, recuerde siempre ser cortés, mantener los términos concisos y claros, y ofrecer incentivos por pagos anticipados.

Aborde los posibles pagos atrasados ​​con cargos por intereses y brinde al cliente la flexibilidad de elegir entre una amplia gama de opciones de pago.

Con términos de pago claros, concisos y consistentes, aumenta las posibilidades de que le paguen a tiempo. Y ese es su objetivo principal, ¿no es así? Facture como un reloj, ya sea semanal, quincenal o mensual. Haga de la facturación una prioridad.

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Matt Diggity es un experto en optimización de motores de búsqueda y fundador y director ejecutivo de Diggity Marketing, The Search Initiative, Authority Builders y LeadSpring LLC. También es el anfitrión de la Conferencia SEO de Chiang Mai.
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