10 Zahlungsbedingungen für Freiberufler, die in Ihrem Vertrag enthalten sein sollten

Langjährige Freiberufler haben dies auf die harte Tour gelernt und werden es Ihnen immer wieder sagen: Haben Sie einen Vertrag mit Ihrem Kunden, der relevante Zahlungsbedingungen für Freiberufler enthält.

Das Arbeiten ohne Vertrag erfordert im Streitfall Ärger. Ein Vertrag schafft Vertrauen beim Kunden, legt klare Erwartungen, Bedingungen und Konditionen fest, die die Projektergebnisse diktieren.

Nach Abschluss Ihres Projekts senden Sie Ihrem Kunden eine Rechnung zur Zahlung. Die rechtzeitige und vollständige Zahlung dieser Rechnung hängt sowohl von der Qualität Ihrer Arbeit als auch von den Zahlungsbedingungen ab, die Sie in Ihren Vertrag aufgenommen haben. Sehen wir uns zehn Zahlungsbedingungen an, die Sie kennen und in Ihren Vertrag aufnehmen sollten.

Zahlungsbedingungen für Freiberufler kennenlernen

Freelancing ist Ihr Geschäft, und wie alle Unternehmen, die einen Cashflow von ihren Kunden benötigen, um Rechnungen zu bezahlen und Gewinne zu erzielen, benötigen auch Sie einen regelmäßigen Cashflow von Ihren Kunden. Während Sie durch das Erheben Ihrer Rechnung bezahlt werden, ist Ihre Rechnung nur so gut wie die Zahlungsbedingungen für Freiberufler in Ihrem Vertrag.

Wenn der Kunde Ihre Zahlung ohne klar definierte Zahlungsbedingungen verzögern möchte, muss er lediglich Ihre Lieferung kritisieren und die Bedingungen neu aushandeln.

Da die Zahlungsbedingungen entweder nicht im Vertrag enthalten oder vage sind, steht Ihr Wort gegen ihres. Ratet mal, wer in dieser Dynamik gewinnen und verlieren wird?

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Deshalb müssen Sie klare und präzise Zahlungsbedingungen in Ihren Vertrag aufnehmen. Sie müssen Bedingungen einschließen, die Bereiche wie die Abnahme der Qualität der Leistungen, die Zahlungsfrist, Aufschläge für verspätete Zahlungen und Rabatte für vorzeitige Zahlungen abdecken, um nur einige zu nennen.

Klar definierte Zahlungsbedingungen für Freiberufler helfen Ihnen, einen stetigen Cashflow aufrechtzuerhalten und ermöglichen es Ihnen, wie alle kommerziellen Unternehmen, ein Budget zu erstellen und Finanzprognosen zu erstellen.

Anders ausgedrückt, der Erfolg Ihres Unternehmens hängt von den Zahlungsbedingungen für Rechnungen ab, die Sie in Ihren Vertrag aufnehmen.

Lassen Sie uns nun einen Blick auf zehn allgemeine Zahlungsbedingungen werfen, die Sie verstehen und in Ihren Kundenvertrag aufnehmen sollten.

1. Abnahme des Projektabschlusses

Dies ist zwar kein zahlungsbezogener Begriff, wirkt sich jedoch direkt auf die Sicherstellung einer rechtzeitigen und vollständigen Zahlung aus. Stellen Sie nach Ihrem Projekt sicher, dass Sie vom Kunden eine Bestätigung über die Zufriedenheit mit der Lieferzeit und der Qualität Ihrer Arbeit erhalten. Erinnerst du dich an den pingeligen Client von oben?

Wir wollen ihnen die Tür verschließen. Natürlich werden nicht alle Kunden so sein. Die Mehrheit zahlt gemäß den vereinbarten Bedingungen. Wie alle Unternehmen es jedoch tun würden, geht es darum, Ihr Risiko abzusichern.

2. Verkaufsdauer

Die Vertragslaufzeit umfasst die Bedingungen, die Sie und Ihr Kunde vereinbaren, um das Projekt abzuschließen. Diese Bedingungen decken Bereiche wie Preise, Gesamtkosten, Lieferzeit, Zahlungsmethode und Zahlungstermin ab. Diese Bedingungen sind auch ein wesentlicher Bestandteil jeder Rechnung.

Kurz gesagt, es deckt alle Erwartungen von Ihnen und Ihrem Kunden ab und beseitigt das Potenzial für Missverständnisse und Meinungsverschiedenheiten auf der ganzen Linie.

Beide Parteien haben klare Erwartungen und stimmen dem zu. Verkaufsbedingungen sind im internationalen Handel weit verbreitet (denken Sie an die Arbeit für einen ausländischen Kunden). Sie können dafür eine gebrauchsfertige E-Mail-Vorlage erstellen, die Ihnen bei der Verwaltung mehrerer Clients hilft.

3. Netto 7, 15, 30, 60, 90

Kommen wir zum Kern der Zahlungsbedingungen. Die oben genannten Bedingungen sind einige der am häufigsten verwendeten Zahlungsbedingungen für Freiberufler. Sie geben die Zeit zwischen Rechnungsdatum und Zahlungsdatum an. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie arbeiten 30 Tage netto. Nun, wenn Ihre Rechnung vom 1. April datiert ist, würden Sie erwarten, vor dem 30. April bezahlt zu werden.

Die von Ihnen gewählten Zahlungsbedingungen für Freiberufler werden von mehreren Faktoren beeinflusst, darunter die Gesamtkosten des Projekts, die Projektdauer und Ihr eigener Cashflow-Bedarf.

Im Allgemeinen haben längere, prominentere und hochbudgetäre Projekte eine längere Zahlungsfrist, während kürzere und kostengünstigere Projekte einen kürzeren Zahlungszyklus haben.

Sie sollten angeben, wann die 30-Tage-Frist beginnt. Das ist in der Regel das Datum, an dem Sie die Rechnung eingereicht haben.

4. Bedingungen für vorzeitige Zahlung

Angenommen, Ihr ausgehandeltes Zahlungsziel beträgt 30 Tage netto, dh 30 Tage ab Rechnungsdatum. Möchten Sie früher bezahlt werden? Dazu müssen Sie dem Kunden einen Anreiz bieten, früher als im vereinbarten Zeitraum zu zahlen.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Anreiz für vorzeitige Zahlung in Ihren Vertrag aufnehmen. Ein Begriff wie 2/10 netto 30 bedeutet, dass die Rechnung zwar in 30 Tagen fällig ist, der Kunde jedoch 2 % Skonto erhält, wenn er sich für eine Zahlung in 10 Tagen entscheidet. Auch hier hängen die von Ihnen angebotenen Bedingungen von Ihren Bedürfnissen ab.

Wenn Sie über einen stabilen Cashflow verfügen und eine vorzeitige Zahlung nur geringfügig helfen würde, könnten Sie einen Skonto von 2 % für vorzeitige Zahlung anbieten. Wenn Sie jedoch knapp bei Kasse sind, könnten Sie einen höheren Rabattprozentsatz für vorzeitige Zahlungen anbieten. Mit 5/7 netto 30 bieten Sie dem Kunden 5 % Skonto bei Zahlung innerhalb von sieben Tagen.

Sie können den Begriff auch umformulieren, um ihn klarer zu machen. Daher funktioniert sogar so etwas wie „Bitte zahlen Sie innerhalb von 7 Tagen, um 5 Prozent zu sparen“.

5. Bedingungen für verspätete Zahlung

Zahlungsverzug ist ein wiederkehrendes Problem für viele Freiberufler, die auf eine pünktliche Zahlung angewiesen sind, um einen stetigen Cashflow aufrechtzuerhalten und ihre Rechnungen zu bezahlen. Wenn ein Teil Ihrer Zahlungen verspätet ist, bedeutet dies, dass Sie ständig aus eigener Tasche zahlen müssen, um Ihren Verpflichtungen nachzukommen. Eine effektive Möglichkeit, pünktliche Zahlungen sicherzustellen, besteht darin, in Ihrem Vertrag eine Gebühr für verspätete Zahlung anzugeben.

Bei einer Säumnisgebühr handelt es sich in der Regel um monatliche Zinsen, die Sie für den überfälligen Zeitraum berechnen. Beginnen Sie mit Recherchen, um zu sehen, wie viel Zinsen Sie in Ihrem Staat legal verlangen können.

Besprechen Sie als Nächstes mit Ihrem Kunden und informieren Sie ihn über Ihre Richtlinien für verspätete Zahlungen. Sobald dies erledigt ist, können Sie damit beginnen, diese Klausel in alle Ihre Verträge und Rechnungen einzubauen.

Die Zahlungsverzugsklausel in Ihrem Vertrag kann eine einfache Aussage sein wie: „Ich weiß Ihr Geschäft zu schätzen. Die vollständige Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen fällig. Für alle verspäteten Zahlungen fallen jedoch 1,5 % Zinsen pro Monat auf verspätete Rechnungen an.“

Der beste Weg, um Zahlungsverzug zu vermeiden, ist natürlich eine regelmäßige Nachverfolgung mit Ihrem Kunden. Kontaktieren Sie den Kunden eine Woche vor Fälligkeit Ihrer Zahlung als Erinnerung. Eine wöchentliche Nachverfolgung ist ein Muss, bis die Rechnung bezahlt ist, wenn die Zahlung mehr als eine Woche im Verzug ist.

6. Zinsrechnung

Wir haben einige der Herausforderungen gesehen, mit denen ein Freiberufler aufgrund verspäteter Zahlungen konfrontiert ist. Was sind die Folgen, wenn ein Kunde die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt?

Wenn der Kunde mit Zahlungen in Verzug gerät, müssen Sie eine Zinsrechnung erstellen. Denken Sie daran, dass Sie bei der Berechnung der Zinsen für die verspätete Zahlung nur die Anzahl der Tage berechnen, die die Zahlung überfällig ist.

Angenommen, Sie berechnen einen Zinssatz von 5 % für alle verspäteten Rechnungen, und ein Kunde, dem 1.500 $ in Rechnung gestellt werden, ist 60 Tage im Verzug. Sie würden einfach 60 durch 365 teilen und das Ergebnis mit 0,05 (5 % Zinsen) und dann mit 1.500 (dem Rechnungswert, für den Sie Zinsen berechnen) multiplizieren. Die Zinsbelastung würde 12,33 $ für die 20 Tage betragen.

(60/365)*0,05*1.500 = 12,33 $

Jetzt müssten Sie die Rechnung mit 1.512,33 $ neu ausstellen. Denken Sie daran, dass eine Zinsrechnung sowohl eine Mahnung an eine überfällige Zahlung als auch eine überarbeitete Rechnung ist, die die entsprechenden Zinsgebühren und das Abrechnungsdatum enthält. Als Vorgang versenden Sie diese Rechnungen jeden Monat mit der angepassten Kalkulation.

7. EOM

EOM ist die Abkürzung für das Ende des Monats. Diese Zahlungsfrist für Freiberufler bedeutet, dass Sie am oder vor dem Ende des Monats bezahlt werden, in dem Sie die Rechnung erstellt haben.

Obwohl es den Vorteil hat, jeden vorhersehbaren Geldzufluss am Ende jedes Monats sicherzustellen, wird es nicht bei allen Ihren Kunden funktionieren.

Sie könnten auch Situationen haben, in denen EOM möglicherweise nicht praktikabel ist. Angenommen, Sie haben am 27. April eine Rechnung gestellt. Sie geben Ihrem Kunden nur drei Tage Zeit, um Ihre Zahlungen zu erhalten und zu verarbeiten. Wenn wir nur die Zeit berücksichtigen, die der Kunde benötigt, um interne Zahlungsgenehmigungen einzuholen, ist dies nicht sehr machbar.

Wenn Sie Ihre Rechnungen jedoch normalerweise zu Beginn eines jeden Monats versenden, funktioniert diese Zahlungsfrist, da Sie dem Kunden jetzt 25-30 Tage Zeit geben, Ihre Rechnung zu bearbeiten und zu bezahlen. Verwenden Sie dies daher am besten, wenn Sie Ihre Rechnungen immer innerhalb der ersten Woche eines jeden Monats senden. Verwenden Sie eine E-Mail-Software, um die Häufigkeit festzulegen.

Eine weitere Variante dieses Begriffs ist die wiederkehrende Rechnungsstellung, die wir uns als nächstes ansehen werden.

8. Wiederkehrende Rechnungsstellung

Unternehmen und Freiberufler, die an langfristigen Projekten mit demselben Kunden beteiligt sind, können sich überlegen, an diesem Begriff zu arbeiten. Dies sind in der Regel Rechnungen für laufende Dienstleistungen wie SEO und Website-Optimierung, Webhosting und Gastbeitragsdienste.

In der Regel stellen sich die Rechnungen jeden Monat auf denselben Betrag und sind wie eine monatliche Mitgliedschaft oder ein Abonnement. Wiederkehrende Rechnungen sorgen für Stabilität Ihres Cashflows.

Dies macht die Prognose zu einer einfachen Übung und spart Ihnen die Zeit, die Rechnungen jeden Monat zu erstellen und an Ihren Kunden zu senden. Die monatliche Zahlung reduziert die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsverzögerungen und macht Ihnen das Leben leichter.

Es ist einfach, wiederkehrende Rechnungen mit der online verfügbaren Rechnungssoftware einzurichten. In der Regel müssen Sie die folgenden Informationen eingeben:

• Die Daten Ihres Kunden
• Details zu den Produkten/Dienstleistungen, die Sie verkaufen, wie Preis, Menge und Wert.
• Die Rechnungshäufigkeit, das Startdatum, die Anzahl der Vorkommen und die Sendeoptionen.

Sobald Sie Ihre wiederkehrende Rechnung eingerichtet und geplant haben, können Sie mit der Software den Versandmodus entweder manuell oder automatisch auswählen.

Durch die manuelle Auswahl können Sie die Rechnung vor dem Versand schnell scannen und berücksichtigen typische Situationen wie Preisänderungen, Vertragsende oder zum Beispiel, Ihr Kunde ist für einen Monat verreist.

9. Zahlungsweise

Heutzutage stehen mehrere physische und digitale Optionen zur Verfügung, und Freiberufler tun gut daran, Zahlungen über mehrere Optionen zu akzeptieren und einzurichten. Jeder Kunde hat unterschiedliche Bedürfnisse und bevorzugt unterschiedliche Zahlungsmethoden. Wenn Sie sich für eine große Auswahl anmelden, haben Sie die Flexibilität, mit verschiedenen Kunden umzugehen.

Indem Sie es Ihren Kunden leicht machen, Sie zu bezahlen, werden Sie Ihren Kunden gegenüber entgegenkommender erscheinen, und es wird dazu beitragen, pünktlich bezahlt zu werden. Insgesamt eine bessere Erfahrung für Ihren Kunden.

Einige der gängigen Zahlungsmethoden, die Sie sich ansehen sollten, sind:

Bargeld und Schecks: Bargeld- und Scheckzahlungen sind heutzutage selten, und Sie werden wahrscheinlich nicht viele Kunden finden, die dies verwenden. Ausnahmen sind Old-School-Kunden und Fälle, in denen der Rechnungsbetrag gering ist. Die meisten Kunden würden heute eine digitale Zahlungsmethode verwenden.

Kreditkarten: Viele Unternehmen verwenden Firmenkreditkarten, um Geschäftsrechnungen zu begleichen. Die Verwendung von Kreditkarten gibt dem Unternehmen ein zusätzliches Zahlungsfenster über Ihre Zahlungsfrist hinaus. Angenommen, Sie arbeiten mit 30-Tage-Bedingungen und das Kreditkartenunternehmen gibt dem Kunden 40 Tage Zeit, um die Zahlung zu leisten. Ihr Kunde zahlt Ihnen in 30 Tagen, aber sein Abfluss beträgt 70 Tage. Diese Anordnung hilft dem Cashflow.

Kreditkarten berechnen Ihnen eine Gebühr, aber diese Option kann Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden.

Automated Clearing House: ACH-Überweisungen sind elektronische Überweisungen. Dazu gehören die direkte Einzahlung auf Ihr Konto und mehrere Online-Optionen wie PayPal, WePay und Stripe. Bei ACH-Überweisungen erhalten Sie das Geld normalerweise innerhalb von ein oder zwei Stunden, nachdem der Kunde die Zahlung getätigt hat.

Banküberweisungen: Banküberweisungen sind Anbieter, zu denen Western Union und Transferwise gehören. Hier überweist der Kunde das Geld an den Anbieter und gibt Ihnen eine Überweisungsnummer. Sie gehen zur nächsten Filiale, geben die Nummer an, zeigen einen Ausweis vor und holen Ihre Zahlung ab. Sie können auch so eingerichtet werden, dass das Geld direkt an Ihre Bank überwiesen wird. Die Gebühren können sich jedoch summieren, insbesondere wenn es sich um eine kleine oder einmalige Zahlung handelt. Informieren Sie sich über die besten Optionen für Ihre Region (und die Ihrer Kunden).

Sie können mehrere Zahlungsmethoden einrichten, verwalten und verfolgen. Wenn Sie gerade erst anfangen, freiberuflich zu arbeiten, ist die Einrichtung eines Bankkontos der erste Schritt, dann können Sie Ihr Konto mit verschiedenen Online-Zahlungsplattformen verknüpfen.

Sie müssen ein Konto bei allen Zahlungs-Gateways erstellen, die Sie anbieten möchten. Eröffnen Sie auch Händlerkonten mit gängigen Kreditkarten. Stellen Sie sicher, dass Sie die von Ihnen akzeptierten Zahlungsmethoden auf Ihren Rechnungen angeben.

10. Factoring-Dienstleistungen

Ok, wenn es um die Zahlungsbedingungen für Freiberufler geht, ist dies keine für Ihren Vertrag, aber es ist eine Karte, um aus dem Gefängnis herauszukommen, für Situationen, mit denen alle Freiberufler von Zeit zu Zeit konfrontiert sind.

Jeder Freiberufler kennt Situationen, in denen dringend Gelder benötigt werden und Rechnungen entweder nicht fällig sind oder in Verzug geraten. Was tun Sie in dieser Situation? Rechnungs-Factoring ist eine praktikable Option, wenn Sie Geld für dringende und unerwartete Rechnungen benötigen oder sogar Ihr freiberufliches Geschäft ausbauen möchten. Seien Sie sehr vorsichtig und wissen Sie, worauf Sie sich einlassen, bevor Sie diesen Weg gehen.

Dabei übergeben Sie Ihre Rechnung an ein Factoring-Unternehmen, das Ihnen innerhalb von etwa einem Tag bis zu 85 % des Rechnungsbetrags auszahlt. Dies ist praktisch, wenn Sie in einer Klemme stecken und Löcher in Ihrem Cashflow stopfen müssen.

Natürlich erheben die Factoring-Unternehmen eine Gebühr und achten darauf, dass Sie das Kleingedruckte lesen.

Factoring-Dienste wie BlueVine erheben eine Gebühr von 0,5 % des Rechnungswerts pro Woche. Bei den meisten Factoring-Diensten können Ihre Kunden jedoch weiterhin Zahlungen unter Ihrem Firmennamen leisten.

Einpacken

Wenn Sie die Zahlungsbedingungen für Freiberufler in Betracht ziehen, die in Ihren Dienstleistungsvertrag aufgenommen werden sollen, denken Sie immer daran, höflich zu sein, die Bedingungen kurz und klar zu halten und Anreize für vorzeitige Zahlungen zu bieten.

Bewältigen Sie potenzielle Zahlungsverzögerungen mit Zinsgebühren und geben Sie dem Kunden die Flexibilität, aus einer Vielzahl von Zahlungsoptionen zu wählen.

Mit klaren, prägnanten und konsistenten Zahlungsbedingungen erhöhen Sie die Chancen, pünktlich bezahlt zu werden. Und das ist Ihr primäres Ziel, nicht wahr? Rechnung wie am Schnürchen, sei es wöchentlich, vierzehntägig oder monatlich. Machen Sie die Rechnungsstellung zu einer Priorität.

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Matt Diggity ist ein Experte für Suchmaschinenoptimierung und Gründer und CEO von Diggity Marketing, The Search Initiative, Authority Builders und LeadSpring LLC. Er ist auch der Gastgeber der Chiang Mai SEO Conference.
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