内部コミュニケーション戦略を作成して実装する方法

中小企業であろうと大企業であろうと、従業員がすべて同じ建物にいる場合でも、世界中に散らばっている場合でも、成功するには非常に優れた社内コミュニケーションが必要です。効果的なコミュニケーションは、会社の成功に大きな直接的な影響を与えます。 これは少し多忙に聞こえるかもしれませんが、効果的な内部コミュニケーションが実際に成功につながるということです。

いいえ、コミュニケーションは単なる会社の発表、電子メール、またはソーシャル投稿ではありません. また、情報を管理および配布するだけではありません。 代わりに、会社での地位や時間に関係なく、すべての従業員と会社の間で継続的な対話が行われ、コミュニティの感覚が生まれます。

効果的な社内コミュニケーションがない場合、何が期待できますか?

• 低い生産性レベル
• 従業員エンゲージメントが低い
• 低い従業員経験
• ゴシップとデマ
• 従業員が混乱してイライラすると離職率が高くなる

コミュニケーションは会社のバックボーンであり、利益を維持するものです。

社内コミュニケーション戦略が必要な理由

効率的な内部コミュニケーション戦略がなければ、最初の計画で何を達成しようとしているのかについての透明性のある記録が欠けてしまいます。 さらに、内部コミュニケーション戦略は、組織内の強みまたは弱みの領域を浮き彫りにします。

統計は、内部コミュニケーション戦略を利用することの重要性を裏付けています。

• Gallup は、従業員のエンゲージメントが高い企業は生産性が 20% 向上していることを発見しました。
• Culture IQ は、従業員のエンゲージメントが高い組織のパフォーマンスが 200% 向上することを学びました
• ウィリス タワー ワトソンのレポートによると、社内コミュニケーション戦略を実施している企業は、そうでない企業よりも株主への総利益が 47% 高いことがわかりました。
• Gallup State of the American Workplace のレポートによると、労働者の 70% 近くが仕事に専念できず、組織は毎年 4,500 億から 5,500 億ドルの損失を被っています。

では、どうすればそれを成し遂げることができますか？ 以下にいくつかの手順をリストしますが、詳細をお探しの場合は、もう少し下にスクロールして、効果的な社内コミュニケーション戦略を作成するための完全な概要を取得してください.

• いつでも好きなときにメッセージを送るだけではなく、最新のオープンなコミュニケーションを提供して従業員を活性化することです。
• 誰も無視しないでください。すべての従業員がメッセージを認識している必要があります。 このようにして、従業員とのつながりを維持し、信頼を築きます。
• マネージャーが従業員のニーズに適応し、結果としてモチベーションを高めることができるように、従業員から貴重なフィードバックを得ることができます。
• オープンなコミュニケーションを促進すると、従業員はより個人的な価値を感じ、パフォーマンスにプラスの効果をもたらします。
• 会社の目標とコミュニケーション戦略は一致している必要があります。 このような場合、従業員が会社の目標を達成することに熱心に取り組んでいると感じているため、生産性レベルが向上することがわかります。

本当に優れた社内コミュニケーション戦略を実行するのは大変な作業のように聞こえるかもしれませんが、結果をもたらす計画を実行するのは実際には簡単です。 内部コミュニケーション戦略に何が含まれているか自問していますか? 心配しないでください。結果を確認するために計画に含める必要があるものを正確に概説しました。これについては後で詳しく説明します。 以下は、内部コミュニケーション戦略を実装するために必要な手順の概要です。手順ごとの手順を含むより詳細な概要に興味がある場合は、読み進めてください。

• ビジネスの現在の状況 – どのような種類のコンテンツをどのくらいの頻度で送信していますか? 逆に、伝えていないコンテンツはどれですか?
• ビジネスやコミュニケーションの目標など、何を達成したいですか? 従業員を引き付け、会社を誇りに思うようにするなどです。
• あなたの聴衆を知ってください！ あなたのメッセージは誰に向けたものですか？
• メッセージを伝える最良の方法は何ですか? メール、掲示板、ソーシャル メディア、社内コミュニケーション アプリなど。これは、視聴者が誰であるかによって異なります。
• メッセージを送信するのに最適な時期はいつですか?
• 従業員はどのようにコンテンツに関与し、フィードバックを送信できますか?
• 進捗状況をどのように測定しますか?

内部コミュニケーション戦略は単なる戦術のリストではないことを覚えておいてください。 代わりに、戦術は全体的な計画の不可欠な部分であり、ビジネス目標を達成するために何を計画しているかを反映する必要があります.

社内コミュニケーション戦略は、従業員の新しい手順の支援、会社の重要な問題への対処、従業員のデリケートなトピックへの対応、事故削減キャンペーン、生産性の向上など、さまざまな方法で役立ちます。 達成する必要があるものが何であれ、次の指標を使用して戦略を立ててください。

社内コミュニケーション戦略に含めるもの:

1. パフォーマンスを測定し、自問する

• 高価値アクティビティと低価値アクティビティとは?
• 目標、KPI、および期待に対するパフォーマンスはどうでしたか?
• マネージャー、下位層の従業員、および顧客からフィードバックを取得します。
• 失敗したキャンペーンと戦略を見てください。何が悪かったのでしょうか?

ビジネス目標を定義すると、その有効性を判断するために何を測定しているのかを理解できるようにベースラインを設定し、目標を設定すると、社内コミュニケーション戦略の定義に関して管理が容易になります。

内部コミュニケーションを正確に測定する方法がまだわからない場合は、無料のガイドが役立ちます。 社内コミュニケーション戦略を効果的に測定できるように、各プロセスを段階的に説明します。

2. エンゲージメントを促進する最も効果的なツールは何ですか?

• 常に配信するチャネルはどれですか? そして、どのツールがそのチャネルを最適化しますか?
• 聴衆はどのように情報を受け取りたいですか? 彼らはビデオと簡単なメッセージのどちらを好みますか?
• 最もトラフィックを促進するツールまたはチャネルは?

たとえば、エンゲージメントを促進し、メッセージを共有する際に最適なツールを定義できる方法がいくつかあります。

• 対面式のコミュニケーション:個人的なつながりを作りたい場合。その関係を築き、エンゲージメントを向上させ、フィードバックを得るために、少なくとも月に 1 回行う必要があります。
• チーム ミーティング:オフィスの士気を向上させ、チーム ビルディングのゲームや演習でチーム間のより良い協力関係を確立しながら、チームからフィードバックを得ることができます。
• ビデオ:ストーリーを伝え、ビジュアル プレゼンテーションを共有してメッセージをさらに伝えることができます。
• 社内ソーシャル メディア:文化と信頼関係を築くことができます。
• 従業員向けアプリ:隙間はありません。常にすべての従業員と関わり、従業員と一緒にいることができます。
  • チームと簡単にコミュニケーションをとるためのチャネルを作成します。チャネルは、場所、役職、部門などから作成できます。
  • すべての仕事上のコミュニケーションは 1 か所に保存され、従業員の個人用ストレージ スペースとは別に保管されます
  • すべてのコミュニケーションはリアルタイムで行われるため、エンゲージメントと生産性を次のレベルに引き上げることができます
  • すべてのデータは実用的であるため、メッセージを読んだ人、読んでいない人にリマインダーを送信した人、アンケートやライブ投票の結果を受け取ったときに理解した人など、ループ内にいることができます。

実際、従業員コミュニケーション アプリは、コミュニケーションとエンゲージメントを改革するためにほとんどの企業で使用されています。

3. オーディエンスを特定して理解する

• 彼らの好き嫌いや興味は何ですか？
• どのメッセージが最も注目を集めていますか?

これは、若い人から年配の人までさまざまな従業員のチームを管理している場合に特に重要です。 若い世代のほとんどはテクノロジーに精通しているため、彼らが最も効率的に作業できる場所に手を差し伸べる必要がありますが、チームの年配の人たちでさえ、よりスマートに作業するには適切なツールが必要であることを忘れないでください。

さらに、適切な量の注目を集めるために、メッセージを送信する適切なタイミングを理解する必要があります。 朝？ 昼食後？ 3時のクラッシュ中？

4. SWOT（強み、弱み、機会、脅威）の見直し

• 強み: これらは会社の内部の肯定的な属性であり、あなたがコントロールできる範囲内にあります。
• 弱み: あなたの強みを弱め、成功するために改善する必要がある負の要因.
• 機会: ビジネス環境における外部要因であり、成功にも貢献する可能性があります。
• 脅威: コントロールできない外部要因。 脅威が発生した場合に対処するための緊急時対応計画の導入を検討してください。

SWOTメソッドを使用すると、社内コミュニケーション戦略の長所と短所を明確に調べることができるため、利用可能な機会を活用し、将来の脅威に取り組むことができます.

5. メッセージを作成する

関連する聴衆に何を言う必要があるかを正確に説明するときは、重要な詳細を見逃さないでください。

• 何：決定は何ですか？ どういう意味ですか？ 何が原因ですか？
• なぜ: なぜそれが正しい決定なのか?
• 場所: どこ/どの場所が影響を受けますか? 詳細情報はどこで入手できますか?
• いつ: これはいつ行われますか?
• 方法: メッセージはどのように実装されますか? コミュニケーションは社内外でどのように流れますか?
• だれ: 誰が決定を下したのですか? 誰が担当していますか？ それは誰に影響を与えますか？

メッセージやその目的さえ理解していなければ、従業員は間違いなく「メッセージを理解」できないため、メッセージは具体的にしてください。

6.SMARTゴールを設定する

SMART 目標は、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、時間に基づいています。 例えば、

• 具体的: 誰もが理解できるように、達成したいことを簡単な言葉で定義します。
• 測定可能: マイルストーンと目標を作成して、進捗状況を追跡できるようにします。
• 達成可能: 野心的でありながら、管理可能で現実的な目標を維持します。
• 関連性: チームを発展させ、ビジネス モデルにつなげる目標を作成します。
• 時間ベース: 特定のタイムラインを作成して、順調に進むようにします。

SMART 目標を作成することで、メッセージを伝え続ける可能性が高くなり、従業員がメッセージに反応する可能性も大幅に高まります。

内部コミュニケーション戦略の結論

内部コミュニケーション戦略は、あなたの頭に浮かぶ最後のものかもしれませんが、チーム全体を同じページに保ち、顧客に最高のサービスを提供し、会社を次のレベルに引き上げることができるため、ビジネスのバックボーンです.

上記で強調した内部コミュニケーション戦略を実装することにより、組織と従業員にとって最適な内部コミュニケーション戦略を開発できます。 また、内部コミュニケーション戦略と同様に、物事は流動的であるため、継続的に戦略を微調整することをお勧めします。

最後のヒントは、最新のコミュニケーション トレンドを常に把握しておくことです。これにより、常に一歩先を行くことができます。