Che cos'è lo scambio di turno e come può essere il tuo più grande alleato?

Come imprenditore o manager di turno, ci sono poche cose peggiori che ricevere quella temuta chiamata da un dipendente che ti informa che non si presenterà al lavoro.

Che ti stiano avvisando un giorno o solo un'ora prima del loro turno, il tempismo non è mai buono. Ora devi chiamare freneticamente gli altri dipendenti per trovare un backup, ma nessuno può fare il turno, e adesso? Hai intenzione di costringere qualcuno del tuo staff a presentarsi? Molto probabilmente questo ti lascerà con dipendenti esauriti, un morale basso dei dipendenti e, a sua volta, un'attività improduttiva e una clientela infelice.

È qui che entra in gioco la bellezza di una corretta politica di cambio turno.

Prima di andare oltre, ti consigliamo di conoscere i vantaggi di uno scambio di turno e come eseguire la perfetta politica di scambio di turno. Continua a leggere per scoprire tutto questo e altro ancora.

Innanzitutto, cos'è lo scambio di turno?

Uno scambio di turno è quando un dipendente scambia la data o l'ora del turno corrente con la data o l'ora programmate del turno di un altro dipendente.

I dipendenti possono richiedere uno scambio di turno per qualcosa di comune come un dipendente/studente part-time che ha bisogno di più tempo per studiare, oppure può essere per qualcosa di grave come un'emergenza familiare e qualsiasi altra via di mezzo. Il punto è che uno scambio di turno può essere utilizzato da qualsiasi dipendente il cui calendario personale si scontra con il proprio calendario di lavoro.

4 motivi per cui la tua azienda ha bisogno di una politica di cambio turno

Se pensi che lo scambio di turni avvantaggia solo la vita dei tuoi dipendenti, ripensaci. Ecco 4 modi in cui l'intera azienda può diventare più produttiva grazie al cambio di turno.

Quando i dipendenti sanno che i cambi di turno sono i benvenuti, possono essere proattivi e tempestivi nel trovare loro stessi un sostituto.

Consentire ai dipendenti di occuparsi di questo libera il tuo tempo per svolgere altri compiti più importanti. Questo non vuol dire che non avrai l'ultima parola sulle richieste di cambio turno (questo è discusso più avanti), ma toglie la parte che richiede più tempo dal tuo piatto.

Tagliare "l'uomo intermedio" (tu) fuori dall'equazione anche:

• Evita gli errori di comunicazione : non c'è più spazio per interpretazioni errate delle istruzioni di turno.
• Risparmia tempo : cancella le chiamate avanti e indietro tra dipendenti e manager.
• Risparmia denaro : niente più pasticci significa niente più straordinari e altri costi di manodopera.

Gli affari non sono mai una strada a senso unico, ma molti non si rendono conto che questo include le relazioni che avrai tra te e il tuo personale. Quando apprezzi il programma personale di ogni individuo, sarà in grado (e, cosa più importante, vorrà ) portare il suo gioco A. Sia che si tratti della qualità del loro lavoro o della quantità di tempo che hanno dedicato, noterai una differenza positiva.

I dipendenti sono più affidabili quando hanno la possibilità di utilizzare uno scambio di turno. Possono attenersi a un programma che rende facile:

• Vieni a lavorare in tempo
• Rimani concentrato sui compiti
• Prepararsi per turni lunghi o carichi di lavoro pesanti
• Lavora sodo a lungo termine senza che ciò porti al burnout dei dipendenti

A causa del COVID-19, della grande rassegnazione e della ricerca dell'equilibrio tra lavoro e vita privata, è diventato sempre più difficile trovare una buona manodopera. Poiché lo scambio di turni offre ai dipendenti lo spazio per onorare la propria vita personale e professionale, la tua azienda avrà automaticamente un vantaggio rispetto ad altre attività.

I dipendenti che hanno una famiglia di cui occuparsi, che vanno a scuola, che contano sui mezzi pubblici, vivono lontano dal lavoro o altri ostacoli da considerare, hanno bisogno di maggiore flessibilità. Questi tipi di candidati dipendenti non possono sempre prevedere come andranno i loro giorni, settimane o mesi e per questo hanno bisogno di più margine di manovra. Essere in grado di soddisfare questa folla aprirà le porte a più opzioni di lavoro. Chiudere la porta a persone che possono lavorare solo a condizioni rigorose pone un'inutile limitazione all'assunzione di dipendenti che potrebbero diventare alcuni dei tuoi lavoratori più preziosi.

La felicità dei dipendenti dipende da un ambiente di lavoro sano. Quando non c'è un piano di riserva sufficiente (come lo scambio di turni), i dipendenti tendono a essere oberati di lavoro. I cambi di turno aiutano i tuoi dipendenti a svolgere la loro giusta quota di ore senza che tu paghi per gli straordinari.

Lo scambio di turni allenta le tensioni e costruisce il lavoro di squadra, che inoltre:

• Aumenta il morale
• Coinvolge i dipendenti
• Costruisce un senso di cameratismo
• Si traduce in tassi di conservazione più elevati

Come supportare la tua politica di cambio turno

Avere un improvviso cambiamento di eventi non è un crimine. È la vita, e accadrà. Quindi, se puoi definire politiche e procedure aziendali chiare prima che ti costi tempo e denaro inutili, questo sarebbe il regalo più grande per te. Tutto quello che devi fare è capire una serie di linee guida a cui i dipendenti possono aderire. Ecco come:

Il manuale del dipendente è un ottimo posto in cui i dipendenti possono fare riferimento alla tua politica di cambio turno. Questa è la piattaforma perfetta per guidare i dipendenti attraverso istruzioni dettagliate su come sarebbe un tipico cambio turno. Quando nuovi dipendenti entrano a bordo, sarebbe saggio esaminarlo di persona o sottoporli a un corso di formazione aziendale.

Assicurati di coprire quanto segue:

• Incarichi di turno: la "x" quantità di giorni di preavviso che fornirai ai dipendenti
• Invii di cambio turno: il periodo di tempo accettabile per i dipendenti per richiedere uno scambio di turno
• Come sarà il processo generale di cambio turno giorno per giorno
• Il ruolo che tu (o altri manager) avete in uno scambio di turno (cioè, approvazione finale)
• Le ripercussioni del mancato rispetto della politica di cambio turno

Sebbene i cambi di turno non siano nulla da evitare, sarebbe comunque meglio impedire ai dipendenti di arrivare a quel punto. Ciò significa che dovresti notificare ai dipendenti le date e gli orari programmati il ​​più in anticipo possibile.

Inoltre, consentirebbe ai dipendenti di vedere i calendari degli altri. Se questo è pubblico per tutti, i dipendenti possono capire chi è un possibile sostituto senza dover indovinare e perdere tempo a chiamare le persone.

Prima che i cambi di turno siano finalizzati, spetta a te assicurarti che il nuovo dipendente che assume il turno sia qualificato quanto il dipendente originale.

Questo dovrebbe essere determinato in base a:

• Insieme di abilità
• Livello di competenza
• Anni di esperienza rilevante

Altri fattori che potresti voler considerare prima di dare la tua approvazione finale sono gli straordinari dei dipendenti e anche il controllo che ci siano abbastanza membri del personale disponibili per gli altri turni. Nessuno conosce queste informazioni meglio di te o di altri supervisori.

Avere questo passaggio attraverso di te è una garanzia aggiuntiva che nulla può volare sotto il radar.

La pianificazione può essere complicata e richiede una forte comunicazione. Per questo motivo, i dipendenti dovrebbero avere diversi modi per contattare te o altri manager, come ad esempio:

• Chat istantanea
• E-mail
• Chiamate telefoniche

La comunicazione non assume sempre la forma tradizionale di conversazione e chat istantanea:

• Gli annunci a livello aziendale informano i dipendenti di turni aperti a richiesta
• L'invio di un promemoria amichevole può garantire che i tuoi dipendenti siano pronti per un turno imminente

Se senti che ti gira la testa da quanta preparazione e manutenzione sono coinvolte nella politica di cambio turno, allora non sei solo. Prendersi cura manualmente delle molte parti mobili della pianificazione è travolgente. Tuttavia, con la tecnologia, puoi automatizzare tutto questo.

Una soluzione software per la gestione del lavoro ha funzionalità di cambio turno oltre ad altri componenti aggiuntivi come strumenti di comunicazione, servizi di inserimento per la formazione dei dipendenti e, naturalmente, un programmatore completo.

Connecteam è una soluzione all-in-one per la gestione del lavoro che automatizza la pianificazione e offre funzionalità avanzate di cambio turno. Ha anche:

• Pianificazione avanzata: note, file e posizioni sono dettagliati e allegati a ogni turno.
• Controlli dell'amministratore: i cambi di turno vengono esaminati dagli amministratori per l'approvazione finale.
• Turni rivendicabili: i dipendenti possono scegliere i turni applicabili alle loro capacità e disponibilità.
• Impostazioni delle preferenze: imposta le restrizioni alle quali i dipendenti possono accedere/iscriversi ai turni.
• Chat integrata : la messaggistica è possibile direttamente dallo scheduler stesso.
• Avvisi di promemoria: invia automaticamente notifiche ai dipendenti prima dei turni imminenti.
• Onboarding: corsi di formazione e quiz per aiutare i dipendenti ad apprendere la tua politica di cambio turno.
• Documentazione: il manuale del dipendente è sempre in archivio in modo che i dipendenti possano fare riferimento alle politiche aziendali.

Perché dovresti cambiare turno

Uno scambio di turno è come un gioco di sedie musicali; può essere caotico e a volte sembra davvero che ci siano un gruppo di dipendenti che corrono per alternare "posti". Tuttavia, la realtà è che, a differenza delle sedie musicali, lo scambio di turno è un processo che riduce il caos e porta più struttura.

La pianificazione non è un'impresa facile, soprattutto quando entrano in gioco le modifiche dell'ultimo minuto. Lo scambio di turno è una soluzione semplice in grado di gestire queste cancellazioni impreviste. Con le politiche e la tecnologia aziendali per automatizzare tutti i processi, puoi essere certo di essere un luogo di lavoro completamente funzionale in ogni momento. Connecteam è un esempio di una soluzione software per lo scambio di turni che consente alle aziende di qualsiasi dimensione di pianificare in modo efficace e semplice.

I vantaggi dei cambi di turno sono infiniti, ma mantenere la tua attività senza intoppi è il più grande di tutti!