¿Qué es el intercambio de turnos y cómo puede ser su mayor aliado?

Como dueño de un negocio o gerente de turno, hay pocas cosas peores que recibir esa temida llamada de un empleado que le informa que no se presentará a trabajar.

Ya sea que le adviertan un día o solo una hora antes de su turno, el momento nunca es bueno. Ahora solo tiene que llamar frenéticamente a sus otros empleados para encontrar una copia de seguridad, pero nadie puede tomar el turno, ¿y ahora qué? ¿Vas a obligar a alguien de tu personal a presentarse? Lo más probable es que eso solo lo deje con empleados agotados, baja moral de los empleados y, a su vez, un negocio improductivo y una clientela insatisfecha.

Aquí es donde entra en juego la belleza de una política de intercambio de turnos adecuada.

Antes de continuar, querrá conocer las ventajas de un intercambio de turnos y cómo ejecutar la política de intercambio de turnos perfecta. Siga leyendo para aprender todo eso y más.

En primer lugar, ¿qué es el intercambio de turnos?

Un cambio de turno es cuando un empleado cambia la fecha u hora de su turno actual por la fecha u hora de turno programada de otro empleado.

Los empleados pueden solicitar un cambio de turno por algo tan común como un empleado/estudiante de medio tiempo que necesita más tiempo para estudiar, o puede ser por algo tan grave como una emergencia familiar y cualquier cosa intermedia. El punto es que un cambio de turno puede ser utilizado por cualquier empleado cuyo calendario personal coincida con su calendario laboral.

4 razones por las que su empresa necesita una política de intercambio de turnos

Si cree que el intercambio de turnos solo beneficia la vida de sus empleados, piénselo de nuevo. Aquí hay 4 formas en que todo su negocio puede volverse más productivo como resultado del cambio de turnos.

Cuando los empleados saben que los intercambios de turnos son bienvenidos, pueden ser proactivos y oportunos para encontrar un reemplazo ellos mismos.

Permitir que los empleados se hagan cargo de esto libera su tiempo para realizar otras tareas más importantes. Esto no quiere decir que no tendrá la última palabra en las solicitudes de cambio de turno (esto se analiza más adelante), pero le quita la mayor parte del tiempo de su plato.

Eliminar al "intermediario" (usted) de la ecuación también:

• Evite la mala comunicación : no más lugar para malas interpretaciones de las instrucciones de turno.
• Ahorre tiempo : borra las llamadas de ida y vuelta entre empleados y gerentes.
• Ahorre dinero : no más errores significa no más horas extras y otros costos de mano de obra.

Los negocios nunca son una calle de sentido único, pero muchos no se dan cuenta de que esto incluye las relaciones que tendrá entre usted y su personal. Cuando valore el horario personal de cada individuo, podrán (y lo que es más importante, querrán ) llevar su juego A. Ya sea que se vea en la calidad de su trabajo o en la cantidad de tiempo que le han dedicado, notará una diferencia positiva.

Los empleados son más confiables cuando tienen la opción de usar un cambio de turno. Pueden apegarse a un horario que facilita:

• Ven a trabajar a tiempo
• Manténgase concentrado en las tareas
• Prepárese para turnos largos o cargas de trabajo pesadas
• Trabaje duro a largo plazo sin que esto provoque el agotamiento de los empleados

Debido al COVID-19, la gran resignación y la búsqueda del equilibrio entre la vida laboral y personal, cada vez es más difícil encontrar un buen trabajo. Debido a que el intercambio de turnos brinda a los empleados el espacio para honrar tanto su vida personal como profesional, su empresa automáticamente tendrá una ventaja sobre otras empresas.

Los empleados que tienen una familia que cuidar, educación, cuentan con transporte público, viven lejos del trabajo u otros obstáculos a considerar, necesitan más flexibilidad. Estos tipos de candidatos a empleados no siempre pueden predecir cómo se desarrollarán sus días, semanas o meses y necesitan más margen de maniobra debido a ello. Ser capaz de atender a esta multitud abrirá las puertas a más opciones laborales. Cerrar la puerta a las personas que solo pueden trabajar en términos estrictos establece una limitación innecesaria en la contratación de empleados que podrían convertirse en algunos de sus trabajadores más valiosos.

La felicidad de los empleados depende de un ambiente de trabajo saludable. Cuando no hay un plan de respaldo suficiente (como el cambio de turnos), los empleados tienden a estar sobrecargados de trabajo. Los intercambios de turnos ayudan a su empleado a cumplir con su parte justa de horas sin que usted pague horas extras.

El intercambio de turnos alivia las tensiones y fomenta el trabajo en equipo, lo que también:

• aumenta la moral
• Involucra a los empleados
• Genera un sentido de camaradería.
• Da como resultado tasas de retención más altas

Cómo respaldar su política de intercambio de turnos

Tener un cambio repentino de eventos no es un crimen. Es la vida, y sucederá. Por lo tanto, si puede establecer políticas y procedimientos claros de la empresa antes de que le cueste tiempo y dinero innecesarios, ese sería el mejor regalo para usted. Todo lo que necesita hacer es descubrir un conjunto de pautas que los empleados puedan cumplir. Así es cómo:

El manual del empleado es un excelente lugar donde los empleados pueden consultar su política de cambio de turnos. Esta es la plataforma perfecta para guiar a los empleados a través de instrucciones paso a paso sobre cómo sería un cambio de turno típico. A medida que se incorporan nuevos empleados, sería prudente revisarlo en persona o ponerlos en un curso de capacitación de la empresa.

Asegúrese de cubrir lo siguiente:

• Asignaciones de turnos: la cantidad de 'x' días de aviso que proporcionará a los empleados
• Presentaciones de cambio de turno: el plazo aceptable para que los empleados soliciten un cambio de turno
• Cómo será el proceso general de un cambio de turno en el día a día
• El rol que usted (u otros gerentes) tiene en un cambio de turno (es decir, aprobación final)
• Las repercusiones de no seguir la política de intercambio de turnos

Aunque los intercambios de turnos no son nada que evitar, sería mejor evitar que los empleados lleguen a ese punto. Esto significa que debe notificar a los empleados las fechas y horas programadas con la mayor anticipación posible.

Además de esto, también sería útil permitir que los empleados vean los calendarios de los demás. Si esto es público para todos, los empleados pueden averiguar quién es un posible suplente sin tener que adivinar y perder el tiempo llamando a la gente.

Antes de que finalicen los intercambios de turnos, depende de usted asegurarse de que el nuevo empleado que se haga cargo del turno esté tan calificado como el empleado original.

Esto debe determinarse en base a:

• Conjunto de habilidades
• Nivel de experiencia
• Años de experiencia relevante

Otros factores que puede considerar antes de dar su aprobación final son las horas extra de los empleados y también verificar que haya suficientes miembros del personal disponibles para los otros turnos. Nadie conoce esta información mejor que usted u otros supervisores.

Tener este pase a través de usted es una garantía adicional de que nada puede pasar desapercibido.

La programación puede ser complicada y requiere una comunicación sólida. Por esta razón, los empleados deben tener múltiples formas de contactarlo a usted o a otros gerentes, como:

• chat instantáneo
• Correo electrónico
• Llamadas telefónicas

La comunicación no siempre toma la forma tradicional de hablar y chat instantáneo:

• Los anuncios en toda la empresa informan a los empleados sobre los turnos reclamables abiertos
• Enviar un recordatorio amistoso puede garantizar que sus empleados estén listos para un próximo turno

Si siente que la cabeza le da vueltas por la cantidad de preparación y mantenimiento que implica la política de cambio de turnos, entonces no está solo. Cuidar manualmente las muchas partes móviles de la programación es abrumador. Sin embargo, con la tecnología, puede tener todo esto automatizado.

Una solución de software de gestión laboral tiene capacidades de intercambio de turnos además de otros complementos, como herramientas de comunicación, servicios de incorporación para la capacitación de los empleados y, por supuesto, un programador completo.

Connecteam es una solución de gestión laboral todo en uno que automatiza la programación y ofrece funciones avanzadas de intercambio de turnos. También tiene:

• Programador avanzado: las notas, los archivos y las ubicaciones se detallan y se adjuntan a cada turno.
• Controles de administración: los administradores revisan los intercambios de turnos para su aprobación final.
• Turnos reclamables: los empleados pueden escoger y elegir turnos que sean aplicables a sus habilidades y disponibilidad.
• Configuración de preferencias : establezca restricciones sobre qué empleados pueden acceder/registrar turnos.
• Chat incorporado : la mensajería es posible directamente desde el propio programador.
• Alertas de recordatorio: envía automáticamente notificaciones a los empleados antes de los próximos turnos.
• Incorporación: cursos de capacitación y cuestionarios para ayudar a los empleados a conocer su política de cambio de turnos.
• Documentación: el manual del empleado está siempre archivado para que los empleados puedan consultar las políticas de su empresa.

Por qué debería cambiar de turno

Un cambio de turno es como un juego de sillas musicales; puede ser caótico y, a veces, realmente se siente como si hubiera un montón de empleados corriendo para alternar "asientos". Sin embargo, la realidad es que, a diferencia de las sillas musicales, el cambio de turnos es un proceso que reduce el caos y aporta más estructura.

La programación no es tarea fácil, especialmente cuando los cambios de última hora entran en juego. El intercambio de turnos es una solución simple que puede manejar estas cancelaciones imprevistas. Con las políticas de la empresa y la tecnología para automatizar todos los procesos, puede estar seguro de que es un lugar de trabajo completamente funcional en todo momento. Connecteam es un ejemplo de una solución de software de intercambio de turnos que permite a las empresas de cualquier tamaño programar con facilidad y eficacia.

Los beneficios de los intercambios de turnos son infinitos, ¡pero mantener su negocio funcionando sin problemas es el mayor de todos!