Что такое смена смен и как она может стать вашим лучшим союзником?

Для владельца бизнеса или начальника смены мало что может быть хуже, чем получить этот ужасный звонок от сотрудника, сообщающего вам, что он не появится на работе.

Предупреждают ли они вас за день или всего за час до смены, время никогда не бывает удачным. Теперь вам осталось лихорадочно звонить другим сотрудникам, чтобы найти резервную копию, но никто не может взять смену — что теперь? Собираетесь ли вы заставить кого-то из ваших сотрудников явиться? Это, скорее всего, просто оставит вас с выгоревшими сотрудниками, низким моральным духом сотрудников и, в свою очередь, с непродуктивным бизнесом и недовольной клиентурой.

Именно здесь вступает в игру красота правильной политики смены смены.

Прежде чем идти дальше, вам нужно узнать о преимуществах смены смены и о том, как реализовать идеальную политику смены смены. Читайте дальше, чтобы узнать все это и многое другое.

Во-первых, что такое смена смены?

Замена смены — это когда один сотрудник меняет текущую дату или время смены на запланированную дату или время смены другого сотрудника.

Сотрудники могут запросить замену смены для чего-то столь же обычного, как сотрудник/студент, работающий неполный рабочий день, которому нужно больше времени для учебы, или это может быть что-то настолько серьезное, как чрезвычайная ситуация в семье и что-то среднее между ними. Дело в том, что обмен сменами может быть использован любым сотрудником , чей личный календарь не совпадает с рабочим календарем.

4 причины, по которым вашей компании нужна политика смены смен

Если вы думаете, что обмен сменами приносит пользу только жизни ваших сотрудников, подумайте еще раз. Вот 4 способа, которыми весь ваш бизнес может стать более продуктивным в результате обмена сменами.

Когда сотрудники знают, что обмен сменами приветствуется, они могут заранее и своевременно найти замену.

Позволив сотрудникам взять на себя эту ответственность , вы освободите свое время для решения других, более важных задач. Это не означает, что вы не будете иметь решающего голоса в запросах на обмен сменами (это обсуждается далее), но это отнимает у вас самую трудоемкую часть работы.

Исключение «посредника» (вас) из уравнения также:

• Избегайте недопонимания : больше нет места неправильному толкованию инструкций смены.
• Экономьте время : он стирает входящие и исходящие звонки между сотрудниками и менеджерами.
• Экономьте деньги : больше никаких ошибок означает, что больше нет сверхурочных и других трудозатрат.

Бизнес никогда не бывает улицей с односторонним движением, но многие не понимают, что это включает в себя отношения между вами и вашим персоналом. Когда вы цените личное расписание каждого человека, они смогут (и, что более важно, захотят ) показать свою лучшую игру. Независимо от того, видно ли это по качеству их работы или по количеству времени, которое они посвятили, вы заметите положительную разницу.

Сотрудники более надежны, когда у них есть возможность использовать обмен сменами. Они могут придерживаться графика, который позволяет легко:

• Приходи на работу вовремя
• Сосредоточьтесь на задачах
• Будьте готовы к длительным сменам или большим нагрузкам
• Работайте усердно в долгосрочной перспективе, не приводя к выгоранию сотрудников

Из-за COVID-19, большой отставки и поиска баланса между работой и личной жизнью становится все труднее найти хорошую рабочую силу. Поскольку обмен сменами дает сотрудникам возможность уважать как свою личную, так и профессиональную жизнь, ваш бизнес автоматически получит преимущество перед другими предприятиями.

Сотрудникам, которые должны заботиться о семье, учебе, рассчитывают на общественный транспорт, живут далеко от работы или учитывают другие препятствия, нужна большая гибкость. Эти типы кандидатов в сотрудники не всегда могут предсказать, как пройдут их дни, недели или месяцы, и из-за этого им требуется больше свободы действий. Возможность угодить этой толпе откроет двери для большего количества вариантов рабочей силы. Закрытие дверей для людей, которые могут работать только на строгих условиях, устанавливает ненужные ограничения на найм сотрудников, которые могут стать одними из ваших самых ценных работников.

Счастье сотрудников зависит от здоровой рабочей среды. Когда нет достаточного резервного плана (например, при смене), сотрудники, как правило, переутомляются. Обмен сменами помогает вашему сотруднику выполнять свою справедливую долю часов, не платя за сверхурочные.

Обмен сменами снижает напряженность и способствует совместной работе, что также:

• Повышает боевой дух
• Вовлекает сотрудников
• Создает чувство товарищества
• Приводит к более высоким показателям удержания

Как поддерживать политику смены смен

Внезапная смена событий не является преступлением. Это жизнь, и так будет. Итак, если вы сможете установить четкие политики и процедуры компании до того, как это будет стоить вам ненужного времени и денег, это будет для вас величайшим подарком. Все, что вам нужно сделать, это определить набор руководящих принципов, которых сотрудники могут придерживаться. Вот как:

Справочник для сотрудников — отличное место, где сотрудники могут ссылаться на вашу политику смены смен. Это идеальная платформа для ознакомления сотрудников с пошаговыми инструкциями о том, как будет выглядеть типичный обмен сменами. Когда новые сотрудники приходят на борт, было бы разумно обсудить это лично или провести для них курс обучения в компании.

Убедитесь, что вы охватили следующее:

• Задания по сменам: количество дней, за которое вы будете уведомлять сотрудников.
• Заявки на обмен сменами: приемлемые сроки, в течение которых сотрудники могут запросить обмен сменами
• Как будет выглядеть общий процесс смены смены изо дня в день
• Роль, которую вы (или другие менеджеры) играете при обмене сменами (т. е. окончательное утверждение)
• Последствия несоблюдения политики смены смен

Хотя обмен сменами не является чем-то опасным, все же было бы лучше не допустить, чтобы сотрудники дошли до этого момента. Это означает, что вы должны уведомить сотрудников о запланированных датах и ​​времени как можно раньше.

Кроме того, было бы также полезно позволить сотрудникам видеть календари друг друга. Если это общедоступно для всех, сотрудники могут выяснить, кто является возможным заместителем, без необходимости гадать и тратить время на обзвон людей.

Прежде чем обмен сменами будет завершен, вы должны убедиться, что новый сотрудник, принимающий смену, имеет такую ​​​​же квалификацию, что и первоначальный сотрудник.

Это должно определяться на основании:

• Набор навыков
• Уровень знаний
• Годы соответствующего опыта

Другими факторами, которые вы, возможно, захотите рассмотреть, прежде чем дать окончательное утверждение, являются сверхурочная работа сотрудников, а также проверка наличия достаточного количества сотрудников для других смен. Никто не знает эту информацию лучше, чем вы или другие руководители.

Наличие этого прохода через вас является дополнительной гарантией того, что ничто не может остаться незамеченным.

Планирование может быть сложным и требует сильной коммуникации. По этой причине у сотрудников должно быть несколько способов связаться с вами или другими менеджерами, например:

• Мгновенный чат
• Эл. адрес
• Телефонные звонки

Общение не всегда принимает традиционную форму общения и мгновенного чата:

• Общекорпоративные объявления информируют сотрудников об открытых сменах, на которые можно претендовать.
• Отправка дружеского напоминания может гарантировать, что ваши сотрудники готовы к предстоящей смене.

Если вы чувствуете, что у вас кружится голова от того, сколько подготовки и обслуживания связано с политикой обмена сменами, то вы не одиноки. Вручную заботиться о многих движущихся частях планирования непосильно. Однако с помощью технологий вы можете автоматизировать все это.

Программное решение для управления персоналом имеет возможности смены смены в дополнение к другим надстройкам, таким как средства связи, услуги по адаптации для обучения сотрудников и, конечно же, полноценный планировщик.

Connecteam — это комплексное решение для управления трудовыми ресурсами, которое автоматизирует планирование и предлагает расширенные функции смены смен. Он также имеет:

• Расширенный планировщик: заметки, файлы и местоположения детализированы и прикреплены к каждой смене.
• Административный контроль: обмен сменами проверяется администраторами для окончательного утверждения.
• Заявленные смены: сотрудники могут выбирать смены, соответствующие их навыкам и доступности.
• Настройки предпочтений : установите ограничения для сотрудников, которые могут получить доступ/зарегистрироваться на смены.
• Встроенный чат : обмен сообщениями возможен прямо из самого планировщика.
• Оповещения о напоминаниях: автоматически отправляет уведомления сотрудникам перед предстоящими сменами.
• Адаптация: обучающие курсы и викторины, которые помогут сотрудникам изучить вашу политику смены смены.
• Документация: руководство для сотрудников всегда находится в файле, чтобы сотрудники могли ссылаться на политики вашей компании.

Почему вы должны Shift Swap

Обмен сменами похож на игру «музыкальные стулья»; это может быть хаотично, и иногда действительно кажется, что куча сотрудников бегает, чтобы чередовать «места». Однако реальность такова, что, в отличие от музыкальных стульев, смена смен — это процесс, который уменьшает хаос и вносит больше упорядоченности.

Планирование — непростая задача, особенно когда в дело вступают изменения в последнюю минуту. Обмен сменами — это простое решение, которое может справиться с такими непредвиденными отменами. Благодаря политикам и технологиям компании, автоматизирующим все процессы, вы можете быть уверены, что ваше рабочее место всегда будет полностью функциональным. Connecteam — это пример программного решения для обмена сменами, которое позволяет компаниям любого размера с легкостью эффективно планировать свои рабочие дни.

Преимущества обмена сменами безграничны, но бесперебойная работа вашего бизнеса — самая важная из них!