什么是换档以及它如何成为您最好的盟友？

作为企业主或轮班经理，没有什么比接到员工可怕的电话让您知道他们不会来上班更糟糕的了。

无论他们是在轮班前一天还是仅在轮班前一小时警告您，时机都不是很好。 现在你只能疯狂地打电话给你的其他员工寻找替补，但没有人可以接班——现在怎么办？ 你要强迫员工中的某个人出现吗？ 这很可能只会让您的员工精疲力竭，员工士气低落，进而导致企业效率低下和客户不满意。

这就是适当的轮班互换政策发挥作用的地方。

在继续之前，您需要了解换班的优势以及如何执行完美的换班政策。 继续阅读以了解所有这些以及更多信息。

首先，什么是换档？

轮班交换是指一名员工将其当前轮班日期或时间换成另一名员工的预定轮班日期或时间。

员工可以要求轮班调换，比如需要更多时间学习的兼职员工/学生，也可以是家庭紧急情况等严重的事情，以及介于两者之间的任何事情。 关键是任何个人日历与其工作日历冲突的员工都可以使用轮班交换。

您的公司需要换班政策的 4 个原因

如果您认为换班只会让员工的生活受益，那就再想一想。 这里有 4 种方法可以让您的整个企业通过换班变得更有效率。

当员工知道欢迎换班时，他们可以主动及时地自己寻找替代人选。

让员工负责这件事可以让您腾出时间来承担其他更重要的任务。 这并不是说您对换班请求没有最终决定权（这将在后面进一步讨论），但它确实消除了您盘子中最耗时的部分。

将“中间人”（你）从等式中剔除也会：

• 避免误传：不再有对班次指令产生误解的余地。
• 节省时间：它消除了员工和经理之间的来回通话。
• 省钱：没有更多的错误意味着没有更多的加班费和其他人工成本。

商业从来都不是单向的，但许多人没有意识到这包括你和你的员工之间的关系。 当您重视每个人的个人日程安排时，他们将能够（更重要的是，想要）带来他们的 A-game。 无论是从他们的工作质量还是从他们投入的时间来看，你都会注意到一个积极的差异。

当员工可以选择使用轮班交换时，他们会更加可靠。 他们可以坚持一个容易做到的时间表：

• 准时来上班
• 专注于任务
• 为长时间轮班或繁重的工作做好准备
• 长期努力工作，不会导致员工倦怠

由于 COVID-19、大辞职以及对工作与生活平衡的追求，找到好的劳动力变得越来越困难。 因为轮班为员工提供了尊重个人和职业生活的空间，所以您的企业将自动比其他企业更具优势。

需要照顾家庭、上学、依靠公共交通、远离工作场所或需要考虑其他障碍的员工需要更大的灵活性。 这些类型的员工候选人不能总是预测他们的日子、几周或几个月的发展方式，因此需要更多的回旋余地。 能够迎合这群人将为更多的劳动力选择打开大门。 对只能按严格条件工作的人关闭大门会对雇用可能成为您最有价值的员工的员工造成不必要的限制。

员工的幸福取决于健康的工作环境。 当没有足够的后备计划（如轮班调换）时，员工往往会过度劳累。 轮班交换可帮助您的员工在不支付加班费的情况下完成他们应得的工作时间。

换班可以缓解紧张局势并建立团队合作，这还：

• 鼓舞士气
• 吸引员工
• 建立友情
• 导致更高的保留率

如何支持您的换班政策

事件的突然变化不是犯罪。 这就是生活，它会发生。 因此，如果您能在花费不必要的时间和金钱之前制定明确的公司政策和程序，那将是给您的最大礼物。 您需要做的就是找出一套员工可以遵守的准则。 就是这样：

员工手册是员工可以参考您的换班政策的好地方。 这是一个完美的平台，可以让员工逐步了解典型的换班情况。 当新员工加入时，最好亲自检查或让他们参加公司培训课程。

确保您涵盖以下内容：

• 轮班分配：您将提供给员工的“x”天通知
• 换班提交：员工请求换班的可接受时间范围
• 日常换班的一般流程是什么样的
• 您（或其他经理）在轮班调换中的角色（即最终批准）
• 不遵守换班政策的后果

尽管轮班调换没有什么可回避的，但最好还是防止员工达到这一点。 这意味着您应该尽可能提前通知员工他们的预定日期和时间。

最重要的是，它还有助于让员工看到彼此的日历。 如果这对每个人都是公开的，那么员工可以找出谁是可能的替代者，而不必猜测和浪费时间打电话给别人。

在轮班调换完成之前，您需要确保接班的新员工与原员工一样合格。

这应根据以下因素确定：

• 技能
• 专业水平
• 多年相关经验

在最终批准之前，您可能需要考虑的其他因素是员工加班，以及检查是否有足够的员工可用于其他轮班。 没有人比您或其他主管更了解这一信息。

让这个通过你可以增加保证，没有任何东西可以在雷达下飞行。

调度可能很复杂，需要强有力的沟通。 因此，员工应该有多种联系您或其他经理的方式，例如：

• 即时聊天
• 电子邮件
• 电话

交流并不总是采用传统的谈话和即时聊天形式：

• 公司范围内的公告让员工知道公开的可索赔班次
• 发送友好提醒可以确保您的员工为即将到来的轮班做好准备

如果您对轮班交换政策涉及的大量准备和维护感到头晕目眩，那么您并不孤单。 手动处理调度的许多移动部分是压倒性的。 但是，借助技术，您可以将所有这些自动化。

劳动力管理软件解决方案除了具有其他附加功能外，还具有轮班交换功能，例如通信工具、员工培训的入职服务，当然还有一个完整的调度程序。

Connecteam 是一种一体化的劳动力管理解决方案，可自动调度并提供高级换班功能。 它也有：

• 高级调度程序：注释、文件和位置详细并附加到每个班次。
• 管理员控制：换班由管理员审核以供最终批准。
• 可申请轮班：员工可以选择适合其技能和可用性的轮班。
• 偏好设置：设置员工可以访问/注册轮班的限制。
• 内置聊天：可以直接从调度程序本身发送消息。
• 提醒警报：在即将到来的轮班之前自动向员工发送通知。
• 入职：培训课程和测验，以帮助员工了解您的换班政策。
• 文档：员工手册始终存档，以便员工可以参考贵公司的政策。

为什么你应该换档

换班就像抢椅子游戏。 它可能很混乱，有时确实感觉有一群员工跑来跑去交替“座位”。 然而，现实情况是，与音乐椅不同，换班是一个减少混乱并带来更多结构的过程。

调度不是一件容易的事，尤其是在最后一分钟的变化中。 班次交换是一种简单的解决方案，可以处理这些不可预见的取消。 借助公司政策和技术来自动化所有流程，您可以确保您始终是一个功能齐全的工作场所。 Connecteam 是轮班交换软件解决方案的一个示例，它允许任何规模的企业轻松有效地安排时间。

换班的好处是无穷无尽的，但让您的业务平稳运行是最大的好处！