Co to jest zamiana zmian i jak może być Twoim największym sojusznikiem?

Jako właściciel firmy lub kierownik zmiany nie ma rzeczy gorszych niż otrzymanie tego przerażającego telefonu od pracownika z informacją, że nie pojawi się w pracy.

Niezależnie od tego, czy ostrzegają Cię na dzień, czy tylko godzinę przed zmianą, czas nigdy nie jest dobry. Teraz musisz gorączkowo dzwonić do pozostałych pracowników, aby znaleźć kopię zapasową, ale nikt nie może przyjąć zmiany – co teraz? Czy zamierzasz zmusić kogoś ze swojego personelu, aby się pojawił? To najprawdopodobniej spowoduje, że będziesz z wypalonymi pracownikami, niskim morale pracowników, a co za tym idzie, bezproduktywnym biznesem i nieszczęśliwą klientelą.

W tym miejscu w grę wchodzi piękno właściwej polityki zamiany zmian.

Zanim przejdziesz dalej, będziesz chciał poznać zalety zamiany zmian i jak wykonać idealną politykę zamiany zmian. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się tego wszystkiego i nie tylko.

Po pierwsze, co to jest zamiana zmian?

Zamiana zmiany ma miejsce, gdy jeden pracownik zamienia swoją bieżącą datę lub godzinę zmiany na zaplanowaną datę lub godzinę zmiany innego pracownika.

Pracownicy mogą poprosić o zamianę zmiany na coś tak powszechnego, jak pracownik/student w niepełnym wymiarze godzin, który potrzebuje więcej czasu na naukę, lub może to być coś tak poważnego, jak nagły wypadek rodzinny i wszystko pomiędzy. Chodzi o to, że z zamiany zmian może skorzystać każdy pracownik, którego osobisty kalendarz koliduje z kalendarzem pracy.

4 powody, dla których Twoja firma potrzebuje polityki zamiany zmian

Jeśli uważasz, że zamiana zmian przynosi korzyści tylko życiu Twoich pracowników, pomyśl jeszcze raz. Oto 4 sposoby, w jakie cała Twoja firma może stać się bardziej produktywna w wyniku zamiany zmian.

Kiedy pracownicy wiedzą, że zamiany zmian są mile widziane, mogą działać proaktywnie i na czas, aby samodzielnie znaleźć zastępstwo.

Pozwolenie na przejęcie tego przez pracowników uwalnia Twój czas na wykonywanie innych, ważniejszych zadań. Nie oznacza to, że nie będziesz miał ostatniego słowa w sprawie żądań zamiany zmiany (jest to omówione dalej), ale zabiera to najbardziej czasochłonną część z twojego talerza.

Wycięcie „pośrednika” (ty) z równania również spowoduje:

• Unikaj błędnej komunikacji : nie ma miejsca na błędną interpretację instrukcji zmiany.
• Oszczędzaj czas : usuwa połączenia między pracownikami a menedżerami.
• Oszczędzaj pieniądze : nigdy więcej wpadek oznacza koniec nadgodzin i innych kosztów pracy.

Biznes nigdy nie jest ulicą jednokierunkową, ale wielu nie zdaje sobie sprawy, że dotyczy to relacji między Tobą a pracownikami. Kiedy cenisz osobisty harmonogram każdej osoby, będzie ona mogła (a co ważniejsze, chcieć ) wprowadzić swój mecz klasy A. Niezależnie od tego, czy widać to w jakości ich pracy, czy w ilości czasu, jaki poświęcili, zauważysz pozytywną różnicę.

Pracownicy są bardziej niezawodni, gdy mają możliwość skorzystania z zamiany zmian. Mogą trzymać się harmonogramu, który ułatwia:

• Przyjdź do pracy na czas
• Skoncentruj się na zadaniach
• Przygotuj się na długie zmiany lub duże obciążenia
• Pracuj ciężko na dłuższą metę, nie prowadząc do wypalenia zawodowego

W związku z COVID-19, wielką rezygnacją i poszukiwaniem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, coraz trudniej jest znaleźć dobrą pracę. Ponieważ zamiana zmian daje pracownikom przestrzeń do poszanowania życia osobistego i zawodowego, Twoja firma automatycznie uzyska przewagę nad innymi firmami.

Pracownicy, którzy mają rodzinę do opiekowania się, kształcą się, liczą na transport publiczny, mieszkają daleko od pracy lub mają inne przeszkody do rozważenia, potrzebują większej elastyczności. Tego typu kandydaci na pracowników nie zawsze potrafią przewidzieć, jak ułożą się ich dni, tygodnie lub miesiące i potrzebują z tego powodu większej swobody. Możliwość zaspokojenia tego tłumu otworzy bramy dla większej liczby opcji pracy. Zamykanie drzwi przed osobami, które mogą pracować tylko na ściśle określonych warunkach, niepotrzebnie ogranicza zatrudnianie pracowników, którzy mogą stać się jednymi z najcenniejszych pracowników.

Szczęście pracowników zależy od zdrowego środowiska pracy. Gdy nie ma wystarczającego planu tworzenia kopii zapasowych (takich jak zamiana zmian), pracownicy często są przepracowani. Swapy zmianowe pomagają Twojemu pracownikowi wypełnić sprawiedliwy udział godzin bez płacenia za nadgodziny.

Zmiana biegów łagodzi napięcia i buduje pracę zespołową, która również:

• Zwiększa morale
• Angażuje pracowników
• Buduje poczucie koleżeństwa
• Skutkuje wyższymi wskaźnikami retencji

Jak wspierać politykę zamiany zmian?

Nagła zmiana wydarzeń nie jest przestępstwem. To jest życie i to się stanie. Tak więc, jeśli potrafisz ustalić jasne zasady i procedury firmy, zanim będzie to kosztować niepotrzebny czas i pieniądze, byłby to dla ciebie największy prezent. Wszystko, co musisz zrobić, to opracować zestaw wytycznych, których pracownicy mogą przestrzegać. Oto jak:

Podręcznik dla pracowników to świetne miejsce, w którym pracownicy mogą zapoznać się z polityką zamiany zmian. Jest to idealna platforma do przeprowadzania pracowników przez instrukcje krok po kroku dotyczące tego, jak wyglądałaby typowa zamiana zmian. Gdy nowi pracownicy wchodzą na pokład, rozsądnie byłoby omówić to osobiście lub poddać ich firmowemu kursowi szkoleniowemu.

Upewnij się, że obejmujesz:

• Przydziały zmianowe: „x” dni wypowiedzenia, które zapewnisz pracownikom
• Zgłoszenia zamiany zmian: dopuszczalne ramy czasowe, w których pracownicy mogą poprosić o zamianę zmian
• Jak będzie wyglądał ogólny proces zamiany zmian z dnia na dzień
• Rola, którą pełnisz (lub inni menedżerowie) w zamianie zmiany (tj. ostateczne zatwierdzenie)
• Konsekwencje nieprzestrzegania polityki shift swaping

Chociaż zamiany zmian nie są niczym, czego należy się obawiać, nadal najlepiej byłoby uniemożliwić pracownikom dotarcie do tego punktu. Oznacza to, że należy jak najwcześniej informować pracowników o planowanych terminach i godzinach.

Ponadto pomogłoby to również umożliwienie pracownikom wglądu w swoje kalendarze. Jeśli jest to informacja publiczna dla wszystkich, pracownicy mogą dowiedzieć się, kto jest możliwym zastępcą, bez konieczności zgadywania i marnowania czasu na dzwonienie do ludzi.

Zanim zamiana zmian zostanie sfinalizowana, do Ciebie należy upewnienie się, że nowy pracownik przejmujący zmianę ma takie same kwalifikacje, jak pierwotny pracownik.

Należy to ustalić na podstawie:

• Zestaw umiejętności
• Poziom wiedzy
• Lata odpowiedniego doświadczenia

Inne czynniki, które możesz chcieć wziąć pod uwagę przed ostatecznym zatwierdzeniem, to nadgodziny pracowników, a także sprawdzenie, czy jest wystarczająca liczba członków personelu na inne zmiany. Nikt nie zna tych informacji lepiej niż Ty lub inni przełożeni.

Przejście przez to daje dodatkową pewność, że nic nie może przelecieć pod radarem.

Planowanie może być skomplikowane i wymaga silnej komunikacji. Z tego powodu pracownicy powinni mieć wiele sposobów kontaktowania się z Tobą lub innymi menedżerami, na przykład:

• Natychmiastowy czat
• E-mail
• Rozmowy telefoniczne

Komunikacja nie zawsze przybiera tradycyjną formę rozmowy i czatu błyskawicznego:

• Ogłoszenia w całej firmie informują pracowników o otwartych zmianach podlegających roszczeniom
• Wysłanie przyjaznego przypomnienia może zapewnić, że Twoi pracownicy będą gotowi na nadchodzącą zmianę

Jeśli czujesz, że kręci ci się w głowie od tego, jak wiele przygotowań i konserwacji jest zaangażowanych w politykę zamiany zmian, to nie jesteś sam. Ręczne dbanie o wiele ruchomych części harmonogramu jest przytłaczające. Jednak dzięki technologii możesz to wszystko zautomatyzować.

Oprogramowanie do zarządzania pracą, oprócz innych dodatków, takich jak narzędzia komunikacyjne, usługi onboardingu w celu szkolenia pracowników i oczywiście pełny harmonogram, oferuje funkcję wymiany zmian.

Connecteam to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania pracą, które automatyzuje planowanie i oferuje zaawansowane funkcje zmiany pracy. To także ma:

• Zaawansowany harmonogram: notatki, pliki i lokalizacje są szczegółowe i dołączone do każdej zmiany.
• Kontrola administracyjna: zamiany zmian są sprawdzane przez administratorów w celu ostatecznego zatwierdzenia.
• Zmiany podlegające roszczeniom: pracownicy mogą wybierać zmiany, które są odpowiednie do ich umiejętności i dyspozycyjności.
• Ustawienia preferencji : ustaw ograniczenia, w których pracownicy mogą uzyskiwać dostęp/zapisywać się na zmiany.
• Wbudowany czat : wysyłanie wiadomości jest możliwe bezpośrednio z samego harmonogramu.
• Alerty przypominające: automatycznie wysyła powiadomienia do pracowników przed nadchodzącymi zmianami.
• Onboarding: szkolenia i quizy, które pomogą pracownikom poznać zasady dotyczące zamiany zmian.
• Dokumentacja: podręcznik pracownika jest zawsze w aktach, dzięki czemu pracownicy mogą zapoznać się z polityką Twojej firmy.

Dlaczego powinieneś zmienić zamianę

Zmiana zmiany jest jak gra w muzyczne krzesła; może to być chaotyczne, a czasami naprawdę wydaje się, że grupa pracowników biega wokół, aby zmieniać „miejsca”. Jednak w rzeczywistości, w przeciwieństwie do krzeseł muzycznych, zamiana zmian jest procesem, który zmniejsza chaos i nadaje więcej struktury.

Planowanie nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza gdy pojawiają się zmiany w ostatniej chwili. Zmiana zmiany to proste rozwiązanie, które poradzi sobie z tymi nieprzewidzianymi anulowaniami. Dzięki zasadom firmy i technologii automatyzującej wszystkie procesy możesz mieć pewność, że przez cały czas jesteś w pełni funkcjonalnym miejscem pracy. Connecteam to przykład oprogramowania do zamiany zmian, które pozwala firmie dowolnej wielkości na efektywne planowanie z łatwością.

Korzyści płynące z zamiany zmian są nieograniczone, ale największym ze wszystkich jest utrzymanie płynnego działania firmy!