Apa itu Shift Swapping & Bagaimana Bisa Menjadi Sekutu Terbesar Anda?

Sebagai pemilik bisnis atau manajer shift, ada beberapa hal yang lebih buruk daripada menerima panggilan menakutkan dari seorang karyawan yang memberi tahu Anda bahwa mereka tidak akan muncul untuk bekerja.

Apakah mereka memperingatkan Anda sehari atau hanya satu jam sebelum giliran kerja mereka, waktunya tidak pernah tepat. Sekarang Anda harus dengan panik memanggil karyawan Anda yang lain untuk mencari cadangan, tetapi tidak ada yang bisa mengambil giliran-sekarang apa? Apakah Anda akan memaksa seseorang dari staf Anda untuk muncul? Itu kemungkinan besar hanya akan meninggalkan Anda dengan karyawan yang kelelahan, moral karyawan yang rendah, dan pada gilirannya, bisnis yang tidak produktif dan pelanggan yang tidak bahagia.

Di sinilah keindahan dari kebijakan pertukaran shift yang tepat berperan.

Sebelum melangkah lebih jauh, Anda perlu mengetahui keuntungan dari shift swap dan bagaimana menjalankan kebijakan shift swapping yang sempurna. Baca terus untuk mempelajari semua itu dan banyak lagi.

Pertama, Apa itu Shift Swapping?

Pertukaran shift adalah ketika satu karyawan menukar tanggal atau waktu shift mereka saat ini dengan tanggal atau waktu shift terjadwal karyawan lain.

Karyawan dapat meminta pertukaran shift untuk sesuatu yang biasa seperti karyawan/mahasiswa paruh waktu yang membutuhkan lebih banyak waktu untuk belajar, atau bisa untuk sesuatu yang serius seperti keadaan darurat keluarga dan apa pun di antaranya. Intinya adalah bahwa pertukaran shift dapat digunakan oleh karyawan mana pun yang kalender pribadinya berbenturan dengan kalender kerja mereka.

4 Alasan Perusahaan Anda Membutuhkan Kebijakan Shift Swap

Jika Anda berpikir bahwa pertukaran shift hanya menguntungkan kehidupan karyawan Anda, pikirkan lagi. Berikut adalah 4 cara seluruh bisnis Anda dapat menjadi lebih produktif sebagai akibat dari pertukaran shift.

Ketika karyawan tahu bahwa pertukaran shift dipersilakan, mereka dapat proaktif dan tepat waktu untuk menemukan penggantinya sendiri.

Mengizinkan karyawan untuk mengambil alih ini membebaskan waktu Anda untuk melakukan tugas lain yang lebih penting. Ini bukan untuk mengatakan Anda tidak akan memiliki keputusan akhir pada permintaan pertukaran shift (ini dibahas lebih lanjut), tetapi itu menghilangkan bagian yang paling memakan waktu dari piring Anda.

Memotong "orang tengah" (Anda) dari persamaan juga akan:

• Hindari miskomunikasi : tidak ada lagi ruang untuk salah tafsir instruksi shift.
• Hemat waktu : menghapus panggilan bolak-balik antara karyawan dan manajer.
• Hemat uang : tidak ada lagi gangguan berarti tidak ada lagi lembur dan biaya tenaga kerja lainnya.

Bisnis tidak pernah berjalan satu arah, tetapi banyak yang tidak menyadari bahwa ini termasuk hubungan yang akan Anda miliki antara Anda dan staf Anda. Ketika Anda menghargai jadwal pribadi masing-masing individu, mereka akan dapat (dan yang lebih penting, ingin ) membawa A-game mereka. Apakah itu terlihat dalam kualitas pekerjaan mereka atau jumlah waktu yang mereka curahkan, Anda akan melihat perbedaan positif.

Karyawan lebih dapat diandalkan ketika mereka memiliki opsi untuk menggunakan pertukaran shift. Mereka dapat mengikuti jadwal yang memudahkan untuk:

• Datang bekerja tepat waktu
• Tetap berkonsentrasi pada tugas
• Bersiaplah untuk shift panjang atau beban kerja yang berat
• Bekerja keras untuk jangka panjang tanpa menyebabkan kelelahan karyawan

Karena COVID-19, pengunduran diri yang besar, dan pencarian keseimbangan kehidupan kerja, menjadi semakin sulit untuk menemukan tenaga kerja yang baik. Karena pertukaran shift memberi karyawan ruang untuk menghormati kehidupan pribadi dan profesional mereka, bisnis Anda akan secara otomatis memiliki keunggulan dibandingkan bisnis lain.

Karyawan yang memiliki keluarga untuk diurus, sekolah, mengandalkan transportasi umum, tinggal jauh dari pekerjaan, atau hambatan lain yang perlu dipertimbangkan, membutuhkan lebih banyak fleksibilitas. Jenis kandidat karyawan ini tidak selalu dapat memprediksi bagaimana hari, minggu, atau bulan mereka akan berjalan dan membutuhkan lebih banyak kelonggaran karenanya. Mampu melayani orang banyak ini akan membuka gerbang ke lebih banyak pilihan tenaga kerja. Menutup pintu bagi orang-orang yang hanya dapat bekerja dengan persyaratan yang ketat menetapkan batasan yang tidak perlu dalam mempekerjakan karyawan yang mungkin menjadi beberapa pekerja Anda yang paling berharga.

Kebahagiaan karyawan tergantung pada lingkungan kerja yang sehat. Ketika tidak ada rencana cadangan yang memadai (seperti pertukaran shift), karyawan cenderung terlalu banyak bekerja. Pertukaran shift membantu karyawan Anda memenuhi bagian jam kerja mereka yang adil tanpa Anda membayar lembur.

Pertukaran shift meredakan ketegangan dan membangun kerja tim, yang juga:

• Meningkatkan moral
• Melibatkan karyawan
• Membangun rasa persaudaraan
• Menghasilkan tingkat retensi yang lebih tinggi

Bagaimana Mendukung Kebijakan Shift Swapping Anda

Memiliki perubahan peristiwa yang tiba-tiba bukanlah kejahatan. Ini hidup, dan itu akan terjadi. Jadi, jika Anda dapat menetapkan kebijakan dan prosedur perusahaan yang jelas sebelum menghabiskan waktu dan uang yang tidak perlu, itu akan menjadi hadiah terbesar bagi Anda. Yang perlu Anda lakukan adalah mencari tahu seperangkat pedoman yang dapat dipatuhi oleh karyawan. Berikut caranya:

Buku pegangan karyawan adalah tempat yang tepat bagi karyawan untuk mereferensikan kebijakan pertukaran shift Anda. Ini adalah platform yang sempurna untuk membawa karyawan melalui petunjuk langkah demi langkah tentang seperti apa pertukaran shift yang khas. Saat karyawan baru bergabung, akan lebih bijaksana untuk membahasnya secara langsung atau memasukkan mereka ke dalam kursus pelatihan perusahaan.

Pastikan Anda mencakup hal-hal berikut:

• Pergeseran tugas: pemberitahuan jumlah 'x' hari yang akan Anda berikan kepada karyawan
• Pengiriman shift swap: jangka waktu yang dapat diterima bagi karyawan untuk meminta pertukaran shift
• Seperti apa proses umum pertukaran shift dari hari ke hari
• Peran yang Anda (atau manajer lain) miliki dalam pertukaran shift (yaitu, persetujuan akhir)
• Akibat dari tidak mengikuti kebijakan pertukaran shift

Meskipun pertukaran shift bukanlah hal yang perlu dihindari, tetap akan lebih baik untuk mencegah karyawan mencapai titik itu. Ini berarti bahwa Anda harus memberi tahu karyawan tentang tanggal dan waktu yang dijadwalkan sedini mungkin.

Selain itu, ini juga akan membantu karyawan untuk melihat kalender satu sama lain. Jika ini terbuka untuk semua orang, karyawan dapat mengetahui siapa alternatif yang mungkin tanpa harus menebak dan membuang waktu menelepon orang.

Sebelum pertukaran shift diselesaikan, terserah Anda untuk memastikan bahwa karyawan baru yang mengambil alih shift memiliki kualifikasi yang sama dengan karyawan asli.

Ini harus ditentukan berdasarkan:

• Perangkat keterampilan
• Tingkat keahlian
• Tahun pengalaman yang relevan

Faktor lain yang mungkin ingin Anda pertimbangkan sebelum memberikan persetujuan akhir adalah lembur karyawan dan juga memeriksa apakah ada cukup anggota staf yang tersedia untuk shift lain. Tidak ada yang tahu informasi ini lebih baik dari Anda atau supervisor lainnya.

Setelah ini melewati Anda adalah jaminan tambahan bahwa tidak ada yang bisa terbang di bawah radar.

Penjadwalan bisa rumit dan membutuhkan komunikasi yang kuat. Untuk alasan ini, karyawan harus memiliki beberapa cara untuk menghubungi Anda atau manajer lain, seperti:

• Obrolan instan
• Surel
• Panggilan telepon

Komunikasi tidak selalu dalam bentuk percakapan tradisional dan obrolan instan:

• Pengumuman di seluruh perusahaan memberi tahu karyawan tentang shift terbuka yang dapat diklaim
• Mengirim pengingat yang ramah dapat memastikan karyawan Anda siap untuk shift yang akan datang

Jika Anda merasa kepala Anda pusing dari seberapa banyak persiapan dan pemeliharaan yang terlibat dalam kebijakan pertukaran shift, maka Anda tidak sendirian. Secara manual mengurus banyak bagian penjadwalan yang bergerak sangat banyak. Namun, dengan teknologi, Anda dapat memiliki semua ini secara otomatis.

Solusi perangkat lunak manajemen tenaga kerja memiliki kemampuan pertukaran shift selain add-on lain seperti alat komunikasi, layanan orientasi untuk pelatihan karyawan, dan tentu saja, penjadwal lengkap.

Connecteam adalah solusi manajemen tenaga kerja lengkap yang mengotomatiskan penjadwalan dan menawarkan fitur pertukaran shift lanjutan. Ini juga memiliki:

• Penjadwal lanjutan: catatan, file, dan lokasi dirinci dan dilampirkan ke setiap shift.
• Kontrol admin: pertukaran shift ditinjau oleh admin untuk persetujuan akhir.
• Shift yang dapat diklaim: karyawan dapat memilih shift yang sesuai dengan keterampilan dan ketersediaan mereka.
• Pengaturan preferensi : menetapkan batasan di mana karyawan dapat mengakses/mendaftar untuk shift.
• Obrolan internal : pengiriman pesan dimungkinkan langsung dari penjadwal itu sendiri.
• Peringatan pengingat: secara otomatis mengirimkan pemberitahuan kepada karyawan sebelum giliran kerja yang akan datang.
• Orientasi: kursus pelatihan dan kuis untuk membantu karyawan mempelajari kebijakan pertukaran shift Anda.
• Dokumentasi: buku pegangan karyawan selalu tersimpan sehingga karyawan dapat merujuk kebijakan perusahaan Anda.

Mengapa Anda Harus Menggeser Swap

Pertukaran shift seperti permainan kursi musik; itu bisa menjadi kacau, dan kadang-kadang benar-benar terasa seperti ada sekelompok karyawan yang berlarian untuk berganti "kursi." Namun, kenyataannya adalah, tidak seperti kursi musik, pertukaran shift adalah proses yang mengurangi kekacauan dan membawa lebih banyak struktur.

Penjadwalan bukanlah hal yang mudah, terutama ketika perubahan menit-menit terakhir datang ke dalam campuran. Shift swapping adalah solusi sederhana yang dapat menangani pembatalan tak terduga ini. Dengan kebijakan dan teknologi perusahaan untuk mengotomatisasi semua proses, Anda dapat yakin bahwa Anda adalah tempat kerja yang berfungsi penuh setiap saat. Connecteam adalah contoh solusi perangkat lunak pertukaran shift yang memungkinkan bisnis ukuran apa pun untuk menjadwalkan secara efektif dengan mudah.

Manfaat dari pertukaran shift tidak terbatas, tetapi menjaga bisnis Anda berjalan lancar adalah yang terbesar dari semuanya!