Qu'est-ce que l'échange de quarts de travail et comment peut-il être votre meilleur allié ?

En tant que propriétaire d'entreprise ou chef de quart, il y a peu de choses pires que de recevoir cet appel redouté d'un employé vous informant qu'il ne se présentera pas au travail.

Qu'ils vous avertissent un jour ou juste une heure avant leur quart de travail, le timing n'est jamais bon. Maintenant, vous n'avez plus qu'à appeler frénétiquement vos autres employés pour trouver un remplaçant, mais personne ne peut prendre le relais - et maintenant ? Allez-vous forcer quelqu'un de votre personnel à se présenter ? Cela va très probablement vous laisser avec des employés épuisés, un moral bas des employés et, par conséquent, une entreprise improductive et une clientèle mécontente.

C'est là que la beauté d'une politique d'échange de quarts de travail appropriée entre en jeu.

Avant d'aller plus loin, vous voudrez connaître les avantages d'un échange d'équipe et comment exécuter la politique d'échange d'équipe parfaite. Lisez la suite pour apprendre tout cela et plus encore.

Tout d'abord, qu'est-ce que le Shift Swapping ?

Un échange de quart de travail se produit lorsqu'un employé échange la date ou l'heure de son quart de travail actuel contre la date ou l'heure de quart de travail prévue d'un autre employé.

Les employés peuvent demander un échange de quart de travail pour quelque chose d'aussi courant qu'un employé/étudiant à temps partiel ayant besoin de plus de temps pour étudier, ou cela peut être pour quelque chose d'aussi grave qu'une urgence familiale et n'importe quoi entre les deux. Le fait est qu'un échange de quarts de travail peut être utilisé par tout employé dont le calendrier personnel est en conflit avec son calendrier de travail.

4 raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'une politique d'échange de quarts

Si vous pensez que l'échange de quarts ne profite qu'à la vie de vos employés, détrompez-vous. Voici 4 façons dont toute votre entreprise peut devenir plus productive grâce à l'échange de quarts de travail.

Lorsque les employés savent que les échanges de quarts sont les bienvenus, ils peuvent être proactifs et opportuns pour trouver eux-mêmes un remplaçant.

Permettre aux employés de s'en occuper vous libère du temps pour entreprendre d'autres tâches plus importantes. Cela ne veut pas dire que vous n'aurez pas le dernier mot sur les demandes d'échange de quarts (ceci est discuté plus loin), mais cela enlève la partie la plus chronophage de votre assiette.

Éliminer "l'homme du milieu" (vous) de l'équation permettra également :

• Evitez les malentendus : plus de place pour les mauvaises interprétations des consignes d'équipe.
• Gain de temps : il efface les allers-retours entre collaborateurs et managers.
• Économisez de l'argent : plus de conneries signifie plus d'heures supplémentaires et autres coûts de main-d'œuvre.

Les affaires ne sont jamais à sens unique, mais beaucoup ne réalisent pas que cela inclut les relations que vous aurez entre vous et votre personnel. Lorsque vous tenez compte de l'emploi du temps personnel de chaque individu, ils pourront (et plus important encore, voudront ) apporter leur meilleur jeu. Que ce soit dans la qualité de leur travail ou dans le temps qu'ils ont consacré, vous remarquerez une différence positive.

Les employés sont plus fiables lorsqu'ils ont la possibilité d'utiliser un échange de quarts. Ils peuvent s'en tenir à un horaire qui leur permet de :

• Venez travailler à l'heure
• Restez concentré sur les tâches
• Préparez-vous à de longs quarts de travail ou à de lourdes charges de travail
• Travailler dur sur le long terme sans que cela n'entraîne l'épuisement professionnel des employés

En raison du COVID-19, de la grande démission et de la recherche d'un équilibre travail-vie personnelle, il est devenu de plus en plus difficile de trouver une bonne main-d'œuvre. Parce que l'échange de quarts donne aux employés la possibilité d'honorer à la fois leur vie personnelle et professionnelle, votre entreprise aura automatiquement l'avantage sur les autres entreprises.

Les employés qui ont une famille à charge, des études, qui comptent sur les transports en commun, vivent loin du travail ou d'autres obstacles à prendre en compte, ont besoin de plus de flexibilité. Ces types de candidats employés ne peuvent pas toujours prédire comment leurs journées, semaines ou mois se dérouleront et ont besoin de plus de latitude à cause de cela. Pouvoir répondre à cette foule ouvrira les portes à plus d'options de travail. Fermer la porte aux personnes qui ne peuvent travailler que dans des conditions strictes impose une limitation inutile à l'embauche d'employés qui pourraient devenir certains de vos travailleurs les plus précieux.

Le bonheur des employés dépend d'un environnement de travail sain. Lorsqu'il n'y a pas de plan de sauvegarde suffisant (comme l'échange de quarts de travail), les employés ont tendance à être surchargés de travail. Les échanges de quarts aident votre employé à remplir sa juste part d'heures sans que vous ayez à payer des heures supplémentaires.

L'échange de quarts de travail atténue les tensions et renforce le travail d'équipe, ce qui :

• Remonte le moral
• Engage les employés
• Crée un sentiment de camaraderie
• Résultats dans des taux de rétention plus élevés

Comment soutenir votre politique d'échange de quarts de travail

Avoir un changement soudain d'événements n'est pas un crime. C'est la vie, et ça arrivera. Donc, si vous pouvez définir des politiques et des procédures d'entreprise claires avant que cela ne vous coûte du temps et de l'argent inutiles, ce serait le plus beau cadeau pour vous. Tout ce que vous avez à faire est de définir un ensemble de directives auxquelles les employés peuvent adhérer. Voici comment:

Le manuel de l'employé est un excellent endroit où les employés peuvent consulter votre politique d'échange de quarts de travail. Il s'agit de la plate-forme idéale pour guider les employés à travers des instructions étape par étape sur ce à quoi ressemblerait un échange de quarts de travail typique. Au fur et à mesure que de nouveaux employés arrivent, il serait sage de les revoir en personne ou de les faire suivre une formation en entreprise.

Assurez-vous de couvrir les éléments suivants :

• Affectations de quart de travail : le nombre de x jours de préavis que vous donnerez aux employés
• Soumissions d'échange de quart : le délai acceptable pour les employés pour demander un échange de quart
• À quoi ressemblera le processus général d'un échange de quarts de travail au jour le jour
• Le rôle que vous (ou d'autres responsables) avez dans un échange de quarts (c'est-à-dire l'approbation finale)
• Les répercussions du non-respect de la politique d'échange de quarts

Bien que les échanges de quarts de travail ne soient pas à craindre, il serait toujours préférable d'empêcher les employés d'en arriver là. Cela signifie que vous devez informer les employés de leurs dates et heures prévues aussi longtemps à l'avance que possible.

En plus de cela, cela aiderait également à permettre aux employés de voir les calendriers des autres. Si cela est public pour tout le monde, les employés peuvent déterminer qui est un remplaçant possible sans avoir à deviner et à perdre du temps à appeler les gens.

Avant que les échanges de quarts ne soient finalisés, il vous appartient de vous assurer que le nouvel employé qui reprend le quart de travail est tout aussi qualifié que l'employé d'origine.

Celle-ci doit être déterminée en fonction :

• Ensemble de compétences
• Niveau d'expertise
• Années d'expérience pertinente

D'autres facteurs que vous voudrez peut-être prendre en compte avant de donner votre approbation finale sont les heures supplémentaires des employés et également la vérification qu'il y a suffisamment de membres du personnel disponibles pour les autres quarts de travail. Personne ne connaît cette information mieux que vous ou d'autres superviseurs.

Avoir ce passage à travers vous est une assurance supplémentaire que rien ne peut voler sous le radar.

La planification peut être compliquée et nécessite une communication solide. Pour cette raison, les employés doivent avoir plusieurs moyens de vous contacter ou de contacter d'autres responsables, tels que :

• Discussion instantanée
• E-mail
• Appels téléphoniques

La communication ne prend pas toujours la forme traditionnelle de la conversation et du chat instantané :

• Des annonces à l'échelle de l'entreprise informent les employés des quarts de travail réclamables ouverts
• L'envoi d'un rappel amical peut garantir que vos employés sont prêts pour un quart de travail à venir

Si vous sentez que la tête tourne à cause de la quantité de préparation et d'entretien qu'implique la politique d'échange de quarts de travail, alors vous n'êtes pas seul. S'occuper manuellement des nombreuses parties mobiles de la planification est écrasant. Cependant, avec la technologie, vous pouvez automatiser tout cela.

Une solution logicielle de gestion de la main-d'œuvre a des capacités d'échange de quarts en plus d'autres modules complémentaires tels que des outils de communication, des services d'intégration pour la formation des employés et, bien sûr, un planificateur complet.

Connecteam est une solution de gestion de la main-d'œuvre tout-en-un qui automatise la planification et offre des fonctionnalités avancées d'échange d'équipes. Cela a aussi:

• Planificateur avancé : les notes, les fichiers et les emplacements sont détaillés et joints à chaque quart de travail.
• Contrôles administratifs : les échanges de quarts de travail sont examinés par les administrateurs pour approbation finale.
• Quarts réclamables : les employés peuvent choisir des quarts de travail qui s'appliquent à leurs compétences et à leur disponibilité.
• Paramètres de préférence : définissez des restrictions sur lesquelles les employés peuvent accéder/s'inscrire aux quarts de travail.
• Chat intégré : la messagerie est possible directement depuis le planificateur lui-même.
• Alertes de rappel : envoie automatiquement des notifications aux employés avant les quarts de travail à venir.
• Onboarding : formations et quiz pour aider les employés à comprendre votre politique d'échange de quarts de travail.
• Documentation : le manuel de l'employé est toujours dans le dossier afin que les employés puissent se référer aux politiques de votre entreprise.

Pourquoi devriez-vous changer d'échange

Un échange de quarts de travail est comme un jeu de chaises musicales ; cela peut être chaotique, et parfois on a vraiment l'impression qu'il y a un tas d'employés qui courent pour alterner les «sièges». Cependant, la réalité est que, contrairement aux chaises musicales, l'échange de quarts de travail est un processus qui atténue le chaos et apporte plus de structure.

La planification n'est pas une tâche facile, surtout lorsque des changements de dernière minute entrent en jeu. Le Shift swapping est une solution simple qui permet de gérer ces annulations imprévues. Grâce aux politiques et à la technologie de l'entreprise pour automatiser tous les processus, vous pouvez être sûr d'être un lieu de travail entièrement fonctionnel à tout moment. Connecteam est un exemple de solution logicielle d'échange d'équipes qui permet aux entreprises de toutes tailles de planifier efficacement et facilement.

Les avantages des échanges de quarts de travail sont infinis, mais assurer le bon fonctionnement de votre entreprise est le plus important de tous !