Shift Swapping คืออะไร & จะเป็นพันธมิตรที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณได้อย่างไร?

ในฐานะเจ้าของธุรกิจหรือผู้จัดการกะ มีบางสิ่งที่แย่ไปกว่าการได้รับโทรศัพท์จากพนักงานที่ทำให้คุณรู้ว่าพวกเขาจะไม่มาทำงาน

ไม่ว่าพวกเขาจะเตือนคุณหนึ่งวันหรือหนึ่งชั่วโมงก่อนการเปลี่ยนแปลง จังหวะเวลาก็ไม่เคยดี ตอนนี้คุณเหลือแต่การโทรหาพนักงานคนอื่น ๆ ของคุณเพื่อค้นหาข้อมูลสำรอง แต่ไม่มีใครสามารถเปลี่ยนกะได้ - แล้วอะไรล่ะ คุณจะบังคับให้พนักงานของคุณแสดงตัวหรือไม่? เป็นไปได้มากว่าจะทำให้คุณมีพนักงานที่หมดไฟในการทำงาน ขวัญกำลังใจของพนักงานต่ำ และในทางกลับกัน ธุรกิจที่ไม่ก่อผลและลูกค้าที่ไม่มีความสุข

นี่คือจุดเริ่มต้นของนโยบายการแลกเปลี่ยนกะที่เหมาะสม

ก่อนดำเนินการใดๆ ต่อไป คุณจะต้องทราบข้อดีของ shift swap และวิธีดำเนินการตามนโยบาย shift swapping ที่สมบูรณ์แบบ อ่านเพื่อเรียนรู้ทั้งหมดนั้นและอีกมากมาย

ประการแรก Shift Swap คืออะไร?

การแลกเปลี่ยนกะคือเมื่อพนักงานคนหนึ่งเปลี่ยนวันที่หรือเวลากะปัจจุบันของพวกเขาเป็นวันที่หรือเวลากะที่กำหนดไว้ของพนักงานคนอื่น

พนักงานสามารถขอเปลี่ยนกะได้สำหรับบางสิ่งที่เหมือนกัน เช่น พนักงานหรือนักเรียนนอกเวลาที่ต้องการเวลาเรียนมากกว่านี้ หรืออาจทำเพื่อบางสิ่งที่ร้ายแรง เช่น เหตุฉุกเฉินในครอบครัวและเรื่องอื่นๆ ในระหว่างนั้น ประเด็นคือ พนักงานคนใดก็ได้ ที่ปฏิทินส่วนตัวขัดแย้งกับปฏิทินงานสามารถใช้การสลับกะได้

4 เหตุผลที่บริษัทของคุณต้องการนโยบายการแลกเปลี่ยนกะ

หากคุณคิดว่าการแลกเปลี่ยนกะจะเป็นประโยชน์ต่อชีวิตพนักงานของคุณเท่านั้น ให้คิดใหม่อีกครั้ง ต่อไปนี้คือ 4 วิธีที่ทำให้ทั้งธุรกิจของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นอันเป็นผลมาจากการแลกเปลี่ยนกะ

เมื่อพนักงานรู้ว่าสามารถแลกเปลี่ยนกะได้ พวกเขาสามารถดำเนินการในเชิงรุกและทันเวลาในการค้นหาบุคคลทดแทนด้วยตนเอง

การอนุญาตให้พนักงานรับผิดชอบสิ่งนี้ จะทำให้คุณมีเวลา ทำงานอื่นที่สำคัญกว่า นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่ได้รับคำสั่งสุดท้ายในคำขอเปลี่ยนกะ

การตัด “ชายกลาง” (คุณ) ออกจากสมการจะยัง:

• หลีกเลี่ยงการสื่อสาร ที่ผิดพลาด : ไม่มีที่ว่างสำหรับการตีความคำสั่งกะ
• ประหยัดเวลา : ลบการโทรไปมาระหว่างพนักงานและผู้จัดการ
• ประหยัดเงิน : ไม่ต้องยุ่งยากอีกต่อไป หมายความว่าไม่ต้องทำงานล่วงเวลาและค่าแรงอื่นๆ อีกต่อไป

ธุรกิจไม่ใช่ถนนคนเดินรถทางเดียว แต่หลายคนไม่ทราบว่าสิ่งนี้รวมถึงความสัมพันธ์ที่คุณมีระหว่างคุณและพนักงานของคุณ เมื่อคุณเห็นคุณค่าของตารางเวลาส่วนตัวของแต่ละคนแล้ว พวกเขาจะสามารถ (และที่สำคัญกว่านั้นคือ ต้องการ ) นำเกม A ของพวกเขามาใช้ ไม่ว่าจะเห็นในคุณภาพงานของพวกเขาหรือตามระยะเวลาที่พวกเขาทุ่มเท คุณจะสังเกตเห็นความแตกต่างในเชิงบวก

พนักงานมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นเมื่อพวกเขามีตัวเลือกในการใช้กะ พวกเขาสามารถยึดติดกับตารางเวลาที่ทำให้ง่ายต่อการ:

• มาทำงานตรงเวลา
• จดจ่ออยู่กับงาน
• เตรียมความพร้อมสำหรับกะยาวหรืองานหนัก
• ทำงานหนักในระยะยาวโดยไม่ทำให้พนักงานหมดไฟ

เนื่องจากสถานการณ์โควิด-19 การลาออกครั้งใหญ่ และการแสวงหาสมดุลระหว่างชีวิตและงาน ทำให้หาแรงงานดีๆ ได้ยากขึ้น เนื่องจากการแลกเปลี่ยนกะทำให้พนักงานมีที่ว่างในการให้เกียรติทั้งชีวิตส่วนตัวและการงาน ธุรกิจของคุณจะมีความได้เปรียบเหนือธุรกิจอื่นๆ โดยอัตโนมัติ

พนักงานที่มีครอบครัวต้องดูแล ให้การศึกษา พึ่งพาระบบขนส่งสาธารณะ อยู่ห่างไกลจากที่ทำงาน หรือมีสิ่งกีดขวางอื่นๆ ที่ต้องพิจารณา ต้องการความยืดหยุ่นมากกว่านี้ ผู้สมัครพนักงานประเภทนี้ไม่สามารถคาดเดาได้ว่าวัน สัปดาห์ หรือเดือนของพวกเขาจะค่อยๆ ขยายออกไปอย่างไรและต้องการเวลามากขึ้นด้วยเหตุนี้ ความสามารถในการรองรับฝูงชนนี้จะเปิดประตูสู่ทางเลือกด้านแรงงานมากขึ้น การปิดประตูให้กับผู้ที่สามารถทำงานได้ในเงื่อนไขที่เข้มงวดเท่านั้น ทำให้เกิดข้อจำกัดที่ไม่จำเป็นในการจ้างพนักงานที่อาจกลายเป็นพนักงานที่มีค่าที่สุดของคุณ

ความสุขของพนักงานขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีต่อสุขภาพ เมื่อไม่มีแผนสำรองเพียงพอ (เช่น การเปลี่ยนกะ) พนักงานมักจะทำงานหนักเกินไป การแลกเปลี่ยนกะช่วยให้พนักงานของคุณบรรลุส่วนแบ่งชั่วโมงที่ยุติธรรมโดยที่คุณไม่ต้องจ่ายค่าล่วงเวลา

การแลกเปลี่ยนกะช่วยลดความตึงเครียดและสร้างการทำงานเป็นทีม ซึ่งยัง:

• เสริมขวัญกำลังใจ
• ดึงดูดพนักงาน
• สร้างความเป็นกันเอง
• ส่งผลให้อัตราการคงอยู่สูงขึ้น

วิธีสนับสนุนนโยบายการสลับกะของคุณ

การเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหันไม่ใช่อาชญากรรม มันคือชีวิตและมันจะเกิดขึ้น ดังนั้น หากคุณสามารถกำหนดนโยบายและขั้นตอนของบริษัทที่ชัดเจนได้ ก่อนที่คุณจะเสียเวลาและเงินโดยไม่จำเป็น นั่นจะเป็นของขวัญที่ยิ่งใหญ่ที่สุดสำหรับคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือหาชุดแนวทางปฏิบัติที่พนักงานสามารถปฏิบัติตามได้ โดยใช้วิธีดังนี้:

คู่มือพนักงานเป็นที่ที่ดีที่พนักงานสามารถอ้างอิงนโยบายการแลกเปลี่ยนกะของคุณได้ นี่เป็นแพลตฟอร์มที่สมบูรณ์แบบในการแนะนำพนักงานทีละขั้นตอนเกี่ยวกับลักษณะการแลกเปลี่ยนกะโดยทั่วไป เมื่อพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน จะเป็นการดีที่จะไปสอบด้วยตนเองหรืออบรมหลักสูตรฝึกอบรมของบริษัท

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้:

• การมอบหมายกะ: จำนวนวันที่คุณจะต้องแจ้ง 'x' ให้กับพนักงาน
• การส่ง Shift swap: กรอบเวลาที่ยอมรับได้สำหรับพนักงานในการขอเปลี่ยนกะ
• กระบวนการทั่วไปของการแลกเปลี่ยนกะจะมีลักษณะอย่างไรในแต่ละวัน
• บทบาทที่คุณ (หรือผู้จัดการคนอื่น) มีในการแลกเปลี่ยนกะ (เช่น การอนุมัติขั้นสุดท้าย)
• ผลของการไม่ปฏิบัติตามนโยบายการเปลี่ยนกะ

แม้ว่าการแลกเปลี่ยนกะจะไม่ใช่เรื่องน่าอาย แต่ก็ยังเป็นการดีที่สุดที่จะป้องกันไม่ให้พนักงานไปที่จุดนั้น ซึ่งหมายความว่าคุณควรแจ้งให้พนักงานทราบวันและเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าให้มากที่สุด

นอกจากนี้ ยังช่วยให้พนักงานเห็นปฏิทินของกันและกันอีกด้วย หากเป็นสาธารณะสำหรับทุกคน พนักงานสามารถค้นหาได้ว่าใครคือทางเลือกอื่น โดยไม่ต้องเดาและเสียเวลาโทรหาคนอื่น

ก่อนที่การแลกเปลี่ยนกะจะเสร็จสิ้น ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ที่เข้ารับช่วงต่อนั้นมีคุณสมบัติเหมือนกับพนักงานเดิม

ควรพิจารณาจาก:

• ชุดทักษะ
• ระดับความเชี่ยวชาญ
• ปีของประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง

ปัจจัยอื่นๆ ที่คุณอาจต้องพิจารณาก่อนอนุมัติขั้นสุดท้าย ได้แก่ การทำงานล่วงเวลาของพนักงาน และตรวจสอบว่ามีพนักงานเพียงพอสำหรับกะอื่นๆ ไม่มีใครรู้ข้อมูลนี้ดีไปกว่าคุณหรือหัวหน้างานคนอื่นๆ

การส่งผ่านสิ่งนี้จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าไม่มีอะไรสามารถบินได้ภายใต้เรดาร์

การจัดกำหนดการอาจซับซ้อนและต้องมีการสื่อสารที่รัดกุม ด้วยเหตุผลนี้ พนักงานควรมีหลายวิธีในการติดต่อคุณหรือผู้จัดการอื่นๆ เช่น:

• แชททันที
• อีเมล
• โทรศัพท์

การสื่อสารไม่ได้อยู่ในรูปแบบของการพูดคุยและการแชทแบบทันทีเสมอไป:

• การประกาศทั่วทั้งบริษัททำให้พนักงานทราบถึงกะที่ยังเปิดอยู่ได้
• การส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณพร้อมสำหรับกะที่จะเกิดขึ้น

หากคุณรู้สึกว่าการเตรียมตัวและการบำรุงรักษาเกี่ยวข้องกับนโยบายการเปลี่ยนกะมากน้อยเพียงใด แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว การดูแลส่วนต่างๆ ที่เคลื่อนไหวของการจัดกำหนดการด้วยตนเองเป็นเรื่องที่ล้นหลาม อย่างไรก็ตาม ด้วยเทคโนโลยี คุณสามารถทำให้ทุกอย่างเป็นแบบอัตโนมัติได้

โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการแรงงานมีความสามารถในการแลกเปลี่ยนกะนอกเหนือจากส่วนเสริมอื่นๆ เช่น เครื่องมือสื่อสาร บริการปฐมนิเทศสำหรับการฝึกอบรมพนักงาน และแน่นอนว่าเป็นตัวกำหนดตารางเวลาเต็มรูปแบบ

Connecteam เป็นโซลูชันการจัดการแรงงานแบบครบวงจรที่จัดกำหนดการอัตโนมัติและนำเสนอคุณสมบัติการแลกเปลี่ยนกะขั้นสูง นอกจากนี้ยังมี:

• ตัว กำหนดตารางเวลาขั้นสูง: บันทึกย่อ ไฟล์ และตำแหน่งมีรายละเอียดและแนบมากับแต่ละกะ
• การควบคุมของผู้ดูแลระบบ: การสลับกะจะได้รับการตรวจสอบโดยผู้ดูแลระบบเพื่อขออนุมัติขั้นสุดท้าย
• กะที่อ้างสิทธิ์ได้: พนักงานสามารถเลือกกะที่เหมาะสมกับทักษะและความพร้อมใช้งานของพวกเขาได้
• การตั้งค่าการ กำหนดลักษณะ : กำหนดข้อจำกัดที่พนักงานสามารถเข้าถึง/ลงทะเบียนสำหรับกะ
• แชทในตัว : ส่งข้อความได้โดยตรงจากตัวกำหนดตารางเวลา
• เตือนความจำ: ส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงานโดยอัตโนมัติก่อนการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
• การเริ่มต้นใช้งาน : หลักสูตรฝึกอบรมและแบบทดสอบเพื่อช่วยให้พนักงานเรียนรู้นโยบายการแลกเปลี่ยนกะของคุณ
• เอกสารประกอบ: คู่มือพนักงานอยู่ในไฟล์เสมอ เพื่อให้พนักงานสามารถอ้างอิงนโยบายบริษัทของคุณได้

ทำไมคุณควรเปลี่ยน Swap

การแลกเปลี่ยนกะก็เหมือนเกมเก้าอี้ดนตรี มันอาจจะวุ่นวาย และบางครั้งมันก็รู้สึกเหมือนมีพนักงานจำนวนมากวิ่งไปรอบๆ เพื่อ "นั่ง" สำรอง อย่างไรก็ตาม ความจริงก็คือ การเปลี่ยนกะเป็นกระบวนการที่ลดความโกลาหลและทำให้เกิดโครงสร้างที่มากขึ้น ซึ่งต่างจากเก้าอี้ดนตรี

การจัดกำหนดการไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายเข้ามาผสมผสาน การเปลี่ยนกะเป็นวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ ที่สามารถจัดการกับการยกเลิกที่คาดไม่ถึงเหล่านี้ได้ ด้วยนโยบายของบริษัทและเทคโนโลยีที่ทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณจึงมั่นใจได้ว่าเป็นสถานที่ทำงานเต็มรูปแบบตลอดเวลา Connecteam เป็นตัวอย่างของโซลูชันซอฟต์แวร์สลับกะที่ช่วยให้ธุรกิจทุกขนาดสามารถกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างง่ายดาย

ประโยชน์ของ shift swap นั้นไม่มีที่สิ้นสุด แต่การทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นนั้นเป็นสิ่งที่ยิ่งใหญ่ที่สุด!