Vardiya Değiştirme Nedir ve Nasıl En Büyük Müttefikiniz Olabilir?

Bir işletme sahibi veya vardiya yöneticisi olarak, bir çalışandan işe gelmeyeceklerini bildiren o korkunç aramayı almaktan daha kötü birkaç şey vardır.

Sizi vardiyalarından bir gün önce veya sadece bir saat önce uyarıyorlarsa, zamanlama asla iyi değildir. Şimdi, bir destek bulmak için diğer çalışanlarınızı çılgınca aramakla kaldınız, ancak kimse vardiyayı alamaz - şimdi ne olacak? Personelinizden birini gelmeye zorlayacak mısınız? Bu büyük olasılıkla sizi tükenmiş çalışanlar, düşük çalışan morali ve karşılığında verimsiz bir iş ve mutsuz müşteri ile baş başa bırakacaktır.

Uygun bir vardiya takas politikasının güzelliği burada devreye giriyor.

Daha ileri gitmeden önce, vardiya değişiminin avantajlarını ve mükemmel vardiya değiştirme politikasının nasıl uygulanacağını bilmek isteyeceksiniz. Tüm bunları ve daha fazlasını öğrenmek için okumaya devam edin.

Öncelikle Shift Swap Nedir?

Vardiya değişimi, bir çalışanın mevcut vardiya tarihini veya saatini başka bir çalışanın planlanmış vardiya tarihi veya saati ile değiştirmesidir.

Çalışanlar, çalışmak için daha fazla zamana ihtiyaç duyan yarı zamanlı bir çalışan/öğrenci gibi yaygın bir şey için vardiya değişimi talep edebilir veya bu, ailevi bir acil durum ve aradaki herhangi bir şey gibi ciddi bir şey için olabilir. Mesele şu ki, kişisel takvimi çalışma takvimiyle çakışan herhangi bir çalışan tarafından bir vardiya değişimi kullanılabilir.

Şirketinizin Vardiya Değiştirme Politikasına İhtiyacı Olan 4 Neden

Vardiya değişiminin yalnızca çalışanlarınızın yaşamlarına fayda sağladığını düşünüyorsanız, tekrar düşünün. İşte vardiya değişiminin bir sonucu olarak tüm işinizin daha üretken hale gelmesinin 4 yolu.

Çalışanlar vardiya değişiminin hoş karşılandığını bildiklerinde, proaktif olabilirler ve yenilerini kendileri bulma konusunda zamanında olabilirler.

Çalışanların bunun sorumluluğunu üstlenmesine izin vermek, diğer, daha önemli görevleri üstlenmek için zaman kazanmanızı sağlar. Bu, vardiya değişimi taleplerinde son sözü söylemeyeceğiniz anlamına gelmez (bu konu ileride tartışılacaktır), ancak tabağınızdaki en çok zaman alan kısmı ortadan kaldırmaktadır.

"Orta adamı" (sizi) denklemden çıkarmak ayrıca:

• Yanlış iletişimden kaçının : Vardiya talimatlarının yanlış yorumlanmasına artık yer yok.
• Zamandan tasarruf edin: çalışanlar ve yöneticiler arasındaki ileri geri çağrıları siler.
• Tasarruf edin : daha fazla hata olmaması, fazla mesai ve diğer işçilik maliyetlerinin ortadan kalkması anlamına gelir.

İş asla tek yönlü bir yol değildir, ancak birçoğu bunun sizinle çalışanlarınız arasındaki ilişkileri içerdiğini anlamıyor. Her bireyin kişisel programına değer verdiğinizde, A-oyunlarını getirebilecekler (ve daha da önemlisi, isteyecekler ). Bu, ister işlerinin kalitesinde ister ayırdıkları zaman miktarında görülsün, olumlu bir fark göreceksiniz.

Çalışanlar, vardiya takası kullanma seçeneğine sahip olduklarında daha güvenilirdir. Aşağıdakileri kolaylaştıran bir programa bağlı kalabilirler:

• işe zamanında gel
• Görevlere konsantre olun
• Uzun vardiyalara veya ağır iş yüklerine hazırlanın
• Çalışanların tükenmesine yol açmadan uzun süre çok çalışın

COVID-19, büyük istifa ve iş-yaşam dengesi arayışları nedeniyle iyi iş gücü bulmak giderek zorlaştı. Vardiya değişimi, çalışanlara hem kişisel hem de profesyonel yaşamlarını onurlandırma fırsatı verdiğinden, işletmeniz otomatik olarak diğer işletmelere göre üstün olacaktır.

Bakmakla yükümlü olduğu bir ailesi olan, eğitim gören, toplu taşımaya güvenen, işten veya dikkate alınması gereken diğer engellerden uzakta yaşayan çalışanların daha fazla esnekliğe ihtiyacı vardır. Bu tür çalışan adayları, günlerinin, haftalarının veya aylarının nasıl sonuçlanacağını her zaman tahmin edemez ve bu nedenle daha fazla boşluğa ihtiyaç duyar. Bu kalabalığa hitap edebilmek, daha fazla işgücü seçeneğinin kapılarını açacaktır. Kapıyı yalnızca katı şartlarla çalışabilecek insanlara kapatmak, en değerli çalışanlarınızdan biri olabilecek çalışanları işe alma konusunda gereksiz bir sınırlama getirir.

Çalışan mutluluğu sağlıklı bir çalışma ortamına bağlıdır. Yeterli bir yedekleme planı olmadığında (vardiya değişimi gibi), çalışanlar aşırı çalışma eğilimindedir. Vardiya değişimleri, çalışanınızın fazla mesai ücreti ödemeden adil saat paylarını yerine getirmesine yardımcı olur.

Vardiya değişimi, gerilimleri azaltır ve ekip çalışması oluşturur; bu da aynı zamanda:

• Morali artırır
• Çalışanları meşgul eder
• Bir dostluk duygusu oluşturur
• Daha yüksek tutma oranlarıyla sonuçlanır

Vardiya Değiştirme Politikanızı Nasıl Destekleyebilirsiniz?

Ani bir olay değişikliğine sahip olmak suç değildir. Hayat bu ve olacak. Bu nedenle, gereksiz zaman ve paraya mal olmadan önce net şirket politikaları ve prosedürleri belirleyebilirseniz, bu size en büyük hediye olacaktır. Yapmanız gereken tek şey, çalışanların uyabileceği bir dizi yönerge bulmaktır. İşte nasıl:

Çalışan el kitabı, çalışanların vardiya değiştirme politikanıza başvurabileceği harika bir yerdir. Bu, çalışanlara tipik bir vardiya değişiminin nasıl görüneceğine ilişkin adım adım talimatlar vermek için mükemmel bir platformdur. Yeni çalışanlar aramıza katıldıkça, bunu bizzat gözden geçirmek veya onları bir şirket eğitim kursuna sokmak akıllıca olacaktır.

Aşağıdakileri kapsadığınızdan emin olun:

• Vardiya atamaları: Çalışanlara vereceğiniz 'x' gün miktarı bildirimi
• Vardiya değişimi gönderimleri: Çalışanların vardiya değişimi talep etmeleri için kabul edilebilir zaman dilimi
• Vardiya değişiminin genel süreci günden güne nasıl görünecek?
• Sizin (veya diğer yöneticilerin) bir vardiya değişiminde sahip olduğunuz rol (yani, nihai onay)
• Vardiya değiştirme politikasına uymamanın sonuçları

Vardiya değişimlerinden çekinilecek bir şey olmasa da, çalışanların bu noktaya gelmesini önlemek yine de en iyisi olacaktır. Bu, çalışanlarınızı planladıkları tarih ve saatler hakkında mümkün olduğunca önceden bilgilendirmeniz gerektiği anlamına gelir.

Bunun da ötesinde, çalışanların birbirlerinin takvimlerini görmelerine de yardımcı olur. Bu herkese açıksa, çalışanlar insanları arayarak zaman kaybetmeden ve tahmin etmeye gerek kalmadan olası bir alternatifin kim olduğunu anlayabilir.

Vardiya değişimleri sonuçlanmadan önce, vardiyayı devralan yeni çalışanın ilk çalışan kadar nitelikli olmasını sağlamak size kalmıştır.

Bu, aşağıdakilere göre belirlenmelidir:

• Yetenek Seti
• uzmanlık düzeyi
• Yılların ilgili deneyimi

Nihai onayınızı vermeden önce göz önünde bulundurmak isteyebileceğiniz diğer faktörler, çalışanın fazla mesai yapması ve diğer vardiyalar için yeterli personel olup olmadığını kontrol etmektir. Bu bilgiyi sizden veya diğer denetçilerden daha iyi kimse bilemez.

Bunun sizden geçmesi, hiçbir şeyin radarın altında uçmayacağına dair bir güvence sağlar.

Planlama karmaşık olabilir ve güçlü iletişim gerektirir. Bu nedenle, çalışanların sizinle veya diğer yöneticilerle iletişim kurmak için aşağıdakiler gibi birden çok yolu olmalıdır:

• Anında sohbet
• E-posta
• Telefon çağrıları

İletişim her zaman geleneksel konuşma ve anlık sohbet biçimini almaz:

• Şirket çapında duyurular, çalışanların açık talep edilebilir vardiyaları bilmesini sağlar
• Dostça bir hatırlatma göndermek, çalışanlarınızın yaklaşan bir vardiya için hazır olmasını sağlayabilir

Vardiya değiştirme politikasına ne kadar hazırlık ve bakımın dahil olduğu konusunda başınızın döndüğünü hissediyorsanız, yalnız değilsiniz. Çizelgelemenin birçok hareketli parçasıyla manuel olarak ilgilenmek bunaltıcıdır. Ancak, teknoloji ile tüm bunları otomatik hale getirebilirsiniz.

Bir iş gücü yönetimi yazılımı çözümü, iletişim araçları, çalışan eğitimi için işe alım hizmetleri ve tabii ki tam bir planlayıcı gibi diğer eklentilere ek olarak vardiya değiştirme yeteneklerine sahiptir.

Connecteam, zamanlamayı otomatikleştiren ve gelişmiş vardiya değiştirme özellikleri sunan hepsi bir arada bir iş gücü yönetimi çözümüdür. Ayrıca .... sahip:

• Gelişmiş zamanlayıcı: notlar, dosyalar ve konumlar ayrıntılıdır ve her vardiyaya eklenir.
• Yönetici kontrolleri: vardiya takasları, nihai onay için yöneticiler tarafından incelenir.
• Hak talebinde bulunulabilir vardiyalar: çalışanlar, becerilerine ve uygunluklarına uygun vardiyaları seçebilir ve seçebilir.
• Tercih ayarları : çalışanların vardiyalara erişebileceği/kaydolabileceği kısıtlamaları ayarlayın.
• Yerleşik sohbet : Doğrudan zamanlayıcının kendisinden mesajlaşma mümkündür.
• Hatırlatma uyarıları: Yaklaşan vardiyalardan önce çalışanlara otomatik olarak bildirim gönderir.
• Alıştırma: Çalışanların vardiya değiştirme politikanızı öğrenmelerine yardımcı olacak eğitim kursları ve testler.
• Belgeler: Çalışanların şirket politikalarınıza başvurabilmeleri için çalışan el kitabı her zaman dosyada bulunur.

Neden Değiştirmelisiniz?

Vardiya değişimi, müzikli sandalye oyunu gibidir; kaotik olabilir ve bazen gerçekten de "koltuk" değiştirmek için etrafta koşuşturan bir grup çalışan varmış gibi geliyor. Ancak gerçek şu ki, müzikli sandalyelerin aksine vardiya değiştirme, kaosu azaltan ve daha fazla yapı getiren bir süreçtir.

Özellikle son dakika değişiklikleri işin içine girdiğinde, zamanlama kolay bir iş değildir. Vardiya değişimi, bu öngörülemeyen iptallerin üstesinden gelebilecek basit bir çözümdür. Tüm süreçleri otomatikleştirecek şirket politikaları ve teknolojisi ile her zaman tam işlevsel bir iş yeri olduğunuzdan emin olabilirsiniz. Connecteam, her büyüklükteki işletmenin kolaylıkla etkin bir şekilde planlama yapmasına olanak tanıyan bir vardiya değiştirme yazılım çözümünün bir örneğidir.

Vardiya takaslarının faydaları sonsuzdur, ancak işinizin sorunsuz yürümesini sağlamak hepsinden en büyüğüdür!