Ce qu'il faut inclure dans votre contrat de référencement (liste de contrôle gratuite)

Un contrat de marketing peut faire ou défaire n'importe quel accord. Pas seulement pour obtenir les signatures sur la ligne pointillée, mais comme un accord contraignant qui donne aux deux parties une opportunité égale de montrer ce qu'elles peuvent offrir. En utilisant un contrat de référencement, le sentiment est le même, mais les détails qui entrent dans un contrat de référencement sont légèrement différents.

Avec les contrats de référencement, les détails concernent moins la légalité que la définition des rôles, des objectifs et des attentes de votre agence et de votre client. Chaque élément de votre contrat doit être bien pensé pour vous assurer de ne manquer aucun détail important.

Voici tout ce que vous devez inclure lors de la rédaction de votre contrat de référencement, ainsi qu'une liste de contrôle comme guide :

1. Les points forts de votre agence

Chaque agence de marketing numérique a des atouts qui la distinguent de ses concurrents. Vous pouvez réitérer ces points forts et la valeur de travailler avec vous en ajoutant ces détails sur vous ou votre agence dans votre contrat de référencement. Dans un contrat de services de référencement typique, cette section couvre souvent les éléments suivants :

Bref historique

Fournir un bref historique de votre agence ou de votre expérience en marketing numérique est un moyen de renforcer la crédibilité lors de la présentation de vos services de référencement géré dans un contrat. Cela aide les clients à comprendre qu'ils concluent un accord avec une entreprise légitime.

Proposition de valeur

Écrire votre proposition de valeur dans le contrat de référencement n'est pas seulement pour montrer ce qui vous différencie des autres, mais aussi pour fournir aux clients la valeur qu'ils peuvent obtenir s'ils vous embauchent. Une proposition de valeur solide, combinée aux références de votre équipe, peut rappeler aux clients pourquoi obtenir vos services de référencement est une excellente option.

2. Rôles et processus établis

En ce qui concerne leurs campagnes de référencement, les clients se demandent souvent qui fournira le travail à faire et comment cela sera accompli. En tant que fournisseur de services de marketing numérique, vous devez être clair à ce sujet dès le départ. Lorsque vous structurez votre modèle de contrat de référencement, assurez-vous que cette section peut fournir des informations claires sur les points suivants :

• Qui va gérer la campagne ?
• Quelles sont les attentes entre le client et l'agence ?
• Comment le client va-t-il avancer avec vos campagnes ?

Rôle de l'agence

Soyez transparent sur qui et quoi sera impliqué dans la campagne de référencement. Fournissez un compte rendu détaillé de votre méthodologie de référencement, comme votre flux de travail et les outils que vous utilisez. Cela aide les clients à comprendre ce qu'ils peuvent attendre de votre agence en termes de travail effectué.

Rôle du client

Dans une campagne de référencement réussie, le travail ne se fait pas en silo. Cela signifie que les responsabilités dans l'obtention des résultats sont à double sens. Vos clients doivent également faire leur part pour assurer le succès de leur référencement, ce que cette section couvre dans votre contrat de référencement. Spécifiez ce dont vous aurez besoin de la part du client, comme l'accès aux informations d'identification à ses propriétés en ligne, le logo utilisé pour son entreprise et un formulaire d'admission dûment rempli avec tous les détails de son entreprise.

3. Description des tâches

Bien que vous ayez probablement déjà expliqué certaines parties de ce qui se passe dans une campagne lorsque vous parlez aux clients et que vous leur vendez du référencement, il est important de décrire ce que le travail implique lorsqu'ils commencent. Fournir une description des tâches dans votre contrat de référencement vous permet de spécifier la couverture d'un projet lors de votre embauche.

Étendue et description des travaux concernés

C'est là que vous énumérez les stratégies que vous recommanderez et que vous vous engagez à fournir à vos clients. Chaque section doit contenir une brève description de ce que la stratégie vise à accomplir et comment cela peut contribuer à leur succès en matière de référencement.

Certains contrats de référencement fournissent des détails techniques sur leurs stratégies. Cependant, il est préférable de limiter le verbiage à des termes que vos clients peuvent facilement comprendre lors de la rédaction de votre contrat. Cela élimine les questions de va-et-vient entre vous et vos clients, leur permettant de se concentrer sur les détails importants à la place.

Livrables

Cela devrait inclure les livrables que vous enverrez aux clients, tels que l'audit de votre site Web, le rapport de référencement, le rapport d'analyse concurrentielle, le rapport de recherche de mots clés, le contenu créé pour leurs activités de référencement, le rapport de création de liens et d'autres actifs pouvant nécessiter leur approbation. Notez que les livrables peuvent varier selon la solution SEO que vous choisissez pour votre client.

4. Calendrier des livrables

Les clients s'attendront toujours à ce que les services qu'ils paient soient rapides, il est donc important d'être clair sur le moment de la livraison dans votre contrat de référencement. Cela leur donnera une vue de l'orientation de leur campagne et de ce à quoi ils peuvent s'attendre à chaque étape.

Chronologie des travaux à exécuter

Lors de la rédaction de vos modèles de contrat de référencement, assurez-vous d'inclure le calendrier de votre campagne de référencement. Cela devrait spécifier l'heure et la date des livrables une fois la campagne lancée, les phases spécifiques qui seront réalisées et la date prévue d'achèvement des services qu'ils ont acquis auprès de vous. Lorsque vous pouvez leur envoyer le travail plus tôt que prévu dans le contrat, cela peut laisser une bonne impression sur les clients.

La personne responsable des travaux

Dans le calendrier, assurez-vous d'indiquer qui sera responsable des travaux. Par exemple, la recherche de mots-clés et la création de liens seront gérées par des spécialistes du référencement, tandis que la création de contenu sera confiée à des rédacteurs et des éditeurs. Cela montre que vous avez la bonne désignation des tâches nécessitant des compétences spécialisées.

5. Rapports

En ce qui concerne les services de référencement, la transparence est un aspect que les agences et leurs clients apprécient. Montrer que vos solutions peuvent produire des résultats est essentiel pour établir la crédibilité de votre entreprise de référencement et la confiance de vos clients. Lors de la rédaction de tout accord de marketing numérique, assurez-vous d'inclure une clause qui couvre les rapports. Cette section doit décrire les éléments suivants :

Calendrier et livraison des rapports

À quelle fréquence les clients recevront-ils des rapports de votre part ? Quelle forme de communication sera utilisée pour envoyer le rapport? Si ces détails ne sont pas clairs et que l'accord est signé, vous pouvez rencontrer des problèmes et permettre aux clients de penser que vous ne répondez pas aux attentes que vous avez tous les deux définies. Dans le contrat, il devrait y avoir une partie expliquant le calendrier et le mode de livraison de vos rapports SEO, accords de niveau de service, contrats SEO et autres documents justificatifs que votre client pourrait avoir besoin d'examiner.

Détails inclus dans le rapport et les pièces justificatives

L'un des objectifs de votre contrat est de fournir une documentation sur les attentes de votre agence. Les détails inclus dans le rapport et les pièces justificatives doivent être clairement expliqués pour éviter toute confusion. Pour faciliter la compréhension de vos rapports par vos clients, joignez une liste des définitions des termes techniques couverts dans vos documents.

6. Conditions de paiement

Livrer le paiement à temps est essentiel au bon fonctionnement d'une entreprise de référencement, et vos clients doivent le comprendre. Les spécialistes du marketing numérique créent des modèles de contrat SEO qui ont des conditions claires en ce qui concerne les paiements. Dans cette section, les points saillants doivent inclure un échéancier pour votre facture, les conditions concernant les paiements en retard et anticipés, les frais supplémentaires et le mode de paiement proposé par votre agence.

Paiements en retard

À quand remonte la dernière fois que vous avez payé une facture de carte de crédit au-delà de sa date d'échéance ? Avez-vous constaté des frais pour retard de paiement ? Les entreprises imposent souvent une pénalité pour retard de paiement afin de décourager les clients de ne pas respecter leurs échéances et de préserver leur trésorerie. La même chose peut être appliquée lorsque vous vendez des services de référencement. Assurez-vous que votre contrat comporte une clause sur les frais qu'ils peuvent encourir s'ils ne respectent pas le délai de paiement.

Paiements anticipés

L'ajout de conditions de paiement anticipé peut vous aider à éviter les retards de paiement et donner aux clients l'assurance d'effectuer une partie du travail jusqu'à ce qu'ils aient réglé la totalité de leur facture. Ceci est courant chez les agences qui veulent s'assurer que les clients ne retiennent pas leurs paiements jusqu'à la fin du projet. Votre contrat de service SEO doit inclure une clause qui explique ce qui suit :

• Pourcentage de l'acompte nécessaire
• Pourcentage de travail qui sera réalisé après réception de l'acompte
• Calendrier de facturation

Frais supplémentaires

Votre contrat doit également couvrir les cas où les clients obtiennent des services spécifiques en dehors de leur plan de référencement actuel. Ces services supplémentaires seront-ils ajoutés à leur facture pour leur plan de référencement ? Ou y aura-t-il une facture séparée pour ces services ? Vous devez les définir clairement dans votre contrat afin que les clients ne soient pas confondus une fois que vous les avez facturés.

7. Durée du contrat SEO

Spécifier la durée de l'accord vous permet d'établir deux choses : l'urgence pour les clients de signer le contrat et votre pouvoir discrétionnaire d'apporter des modifications en dehors du calendrier du projet. En ajoutant cette section, vous pouvez déterminer ce qui suit :

Date de début et de fin du contrat

Il est important d'avoir une date précise à laquelle les termes du contrat entreront en vigueur. Certaines agences utilisent des contrats à durée déterminée qui incluent une date de début et de fin. Cela s'applique principalement à des projets ponctuels. Cependant, si vous choisissez de mettre en œuvre le renouvellement automatique de votre contrat, cela devrait fournir des détails sur le moment où l'accord sera renouvelé - que ce soit mensuellement, trimestriellement ou annuellement. Les contrats à renouvellement automatique sont idéaux pour les campagnes de référencement en raison de l'optimisation continue que les sites Web doivent effectuer pour se classer.

Motifs de fin de contrat

Votre contrat de référencement doit inclure des détails sur les situations qui peuvent justifier la fin d'un contrat. Cela peut être pour les raisons suivantes :

• Tous les éléments couverts par le service de référencement ont été remplis
• Violation de l'accord par toute partie impliquée
• Accord mutuel entre votre agence et le client pour mettre fin à la prestation
• Les situations qui rendent impossible l'exécution des tâches ou des engagements spécifiés dans l'accord

Conseil de pro : fixez une période minimale de trois mois pour le contrat, car cela vous offre une fenêtre pour démontrer les résultats de vos efforts de référencement.

8. Réglementation sur les suspensions de contrat

De nombreuses agences de marketing numérique n'ont pas de pauses contractuelles. Cependant, certaines agences proposent cette option pour offrir à leurs clients plus de flexibilité lorsqu'ils travaillent avec eux. Si vous envisagez de faire la même chose, il est important d'être clair sur ce qu'est une pause de contrat et en quoi consiste le processus. Lors de la rédaction de votre contrat de marketing numérique, assurez-vous que les détails suivants sont expliqués :

Conditions lors de la suspension d'un contrat

Définissez des conditions sur le moment où un client peut suspendre un contrat. Par exemple, un client ne peut suspendre l'accord qu'en raison de circonstances imprévisibles qui affectent ses opérations. Il est également important d'avoir une période de préavis avant de faire une pause - 30 jours, 60 jours, etc. Cela vous donne la possibilité d'ajuster les délégations de tâches et de vous préparer aux pertes financières dues à la suspension temporaire.

Il devrait également y avoir une clause indiquant combien de temps un contrat peut rester suspendu. Sinon, vous devrez spécifier ce qu'il advient du contrat si le client dépasse le délai minimum de mise en pause.

Reprendre un contrat suspendu

Les clients qui décident de reprendre leur contrat avec vous doivent savoir ce que le processus implique et ce qu'il adviendra de leurs campagnes de référencement. Obtiennent-ils le même gestionnaire de compte ? Qui s'occupera des tâches? Si vous avez augmenté les prix, le client paiera-t-il le même prix pour vos services ? Votre contrat de référencement doit aborder ces points.

9. Conditions de résiliation

Un contrat peut prendre fin d'un commun accord entre vous et votre client ou en raison d'un manquement à l'une des conditions énoncées. Dans ce cas, il est important d'avoir une clause de résiliation pour établir les conditions que les deux parties (votre agence et votre client) doivent suivre à la fin du contrat. Fournissez des détails clairs sur les exigences et ce qui est attendu des deux parties pour éviter les malentendus et assurer une transition en douceur du travail.

Avis de résiliation du contrat SEO

Votre contrat doit indiquer le délai de préavis que le client doit fournir avant de résilier le contrat. Quel type d'avis fournira-t-il (écrit ou verbal) ? Quels détails doivent être inclus dans l'avis? Expliquer les détails de l'avis de résiliation peut aider votre équipe à se préparer aux changements à la fin du contrat.

Procédure de résiliation du contrat

Cela devrait décrire le processus de transition à la fin du contrat. Assurez-vous d'indiquer quels actifs seront remis au client, qui supervisera la transition et la date à laquelle le processus de transition devrait être terminé.

10. Propriété des actifs ou des travaux livrés

L'une des principales préoccupations des clients lorsqu'ils travaillent avec des agences ou des spécialistes du marketing numérique est la propriété des livrables (créations, contenu, site Web et comptes). Lors de la rédaction de votre contrat de services SEO, il devrait y avoir une section qui explique qui possède quoi et comment la propriété sera transférée.

Transfert de propriété des actifs

Vous devez également garder à l'esprit la fin. Demandez comment les comptes créés seront transférés une fois les travaux terminés ? Qui sera le propriétaire légitime de ces comptes ? Qui sera autorisé à utiliser les comptes, les graphiques ou le contenu créé ? Assurez-vous que ces questions sont abordées dans les contrats de référencement que vous enverrez aux clients.

Représentations d'entreprises sur les actifs

Lorsque la propriété des actifs a été transférée, cela signifie que le client doit vous dégager de toute responsabilité et vous protéger en cas de réclamations découlant de l'utilisation de ces actifs. Il s'agit d'un aspect important de votre contrat pour protéger votre agence de référencement des litiges juridiques.

11. Détails juridiques et définitions

Votre contrat de référencement devrait comporter des contingences juridiques conçues pour servir de couche de sécurité supplémentaire pour vous et votre client. Les bases importantes que vous devez couvrir dans cette section sont :

Clause de confidentialité

Toutes les informations et communications doivent être tenues dans la plus stricte confidentialité pour éviter les problèmes qui pourraient compromettre la qualité de votre travail, les résultats et la sécurité des deux parties. Cette clause de confidentialité ne devrait s'appliquer qu'aux informations exclusives qui ne sont pas : a) généralement connues du public ; b) développé indépendamment par une partie à l'accord ou par un tiers ; c) soumis à des procédures judiciaires. Plus important encore, cela fournit les conditions au cas où l'une des parties soussignées violerait la clause de confidentialité.

Responsabilité sur les changements apportés aux actifs

Les clients apporteront probablement des modifications aux blogs, aux conceptions ou aux créations que vous envoyez. Dans ces cas, vous devez affirmer que vous n'êtes pas responsable des changements et des effets qui pourraient survenir par la suite. Cela vous protège des problèmes potentiels ou des réclamations qui peuvent nécessiter un travail supplémentaire de votre part.

Règlement des différends (facultatif)

Ajoutez des dispositions qui expliquent les étapes de résolution des différends ou des problèmes qui peuvent survenir. Cette section doit décrire le délai de résolution du différend et les actions ultérieures nécessaires si les deux parties ne parviennent pas à une résolution.

IMPORTANT : Nous vous recommandons fortement de demander une assistance juridique pour cette section de votre contrat de référencement afin de vous assurer que vous avez couvert tous les éléments importants.

Préparez votre contrat de référencement

Les termes des contrats de référencement peuvent varier d'une agence à l'autre, mais l'essentiel est plus ou moins le même. Ce modèle de contrat de référencement vous fournit une base rapide pour établir un accord qui vous place, vous et vos clients, sur la même longueur d'onde. Cela sert plus qu'un simple document détaillant vos engagements à fournir des résultats, mais met également en évidence les éléments importants dans la construction d'une relation commerciale durable.

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