Prise de force vs congé de maladie : quelle est la différence ?

Les congés payés (PTO) et les congés de maladie sont des éléments essentiels de votre ensemble d'avantages sociaux. Ils attirent des recrues talentueuses, réduisent l'épuisement professionnel des employés et peuvent prévenir la propagation des maladies.

Avant de prendre des décisions, les professionnels des RH doivent comprendre les différences entre ces deux types de congés. Les points clés à comprendre sont à quoi servent les prises de force et les congés de maladie, les politiques qui les accompagnent et les lois qu'ils doivent respecter.

Les employés peuvent utiliser la prise de force pour n'importe quelle raison, tandis que les congés de maladie ne doivent être utilisés que pour des situations impliquant une maladie. Ainsi, il y aura une différence dans le nombre maximum de jours de congé par an, s'ils sont reportés et d'autres facteurs.

Regardons ce que sont les congés de maladie par rapport à la prise de force et les différences entre eux.

Qu'est-ce que la prise de force ?

PTO signifie congés payés, mais peut également être utilisé pour désigner des congés personnels. Le PTO est une allocation de jours par an que les employés peuvent décoller et continuer à recevoir leur salaire ou salaire régulier.

Les employés peuvent prendre la prise de force pour n'importe quelle raison, dont certaines courantes :

• Partir en vacances
• Passer du temps avec la famille et les amis
• Garde d'enfants
• Observer des fêtes nationales ou religieuses

Votre employé peut ou non avoir droit au PTO, selon la durée de son expérience avec votre entreprise et les termes de son contrat. Il existe deux principaux types de PTO que vous pouvez proposer aux employés :

1. Prise de force accumulée : avec cette option, l'indemnité de prise de force des employés augmente progressivement au fil du temps. Par exemple, un travailleur peut accumuler cinq jours de prise de force tous les trois mois. Les employés ne peuvent pas prendre plus que leur nombre accumulé de jours de congé payés. Souvent, les PTO accumulés sont reportés d'année en année et il y a un nombre maximum de jours de PTO accumulés qu'une personne peut avoir à tout moment.
2. PTO en banque : La banque de PTO est un nombre fixe de jours de PTO par an, que les employés peuvent utiliser à volonté. Vous pouvez toutefois limiter le nombre de jours de congé qu'une personne peut prendre au cours de ses trois premiers mois. Chaque année, le nombre de jours de prise de force se réinitialise et les employeurs peuvent interdire le report des jours de prise de force non utilisés pour inciter les employés à prendre des congés. C'est ce qu'on appelle une politique d'utilisation ou de perte.

Qu'est-ce que le temps de maladie ?

Le temps de maladie, ou congé de maladie, est un arrêt de travail pour cause de maladie et peut être rémunéré ou non. Si votre entreprise est soumise à la loi FMLA (Family and Medical Leave Act), vous devez, en vertu de la loi fédérale, accorder des congés de maladie non payés à vos employés. Les congés de maladie payés ne sont pas requis en vertu de la loi fédérale. Vérifiez les lois locales de l'État pour connaître les réglementations sur les congés de maladie payés et non payés.

Quelqu'un peut utiliser ses congés de maladie parce qu'il :

• A subi une blessure
• Se sentir soudainement malade
• Avoir une maladie chronique
• reçoivent un traitement médical
• Besoin d'une journée de santé mentale
• Vous vous occupez d'un parent malade

Semblable à la prise de force, les congés de maladie peuvent prendre deux formes :

1. Congés de maladie accumulés : les employés gagnent plus de jours de maladie avec le temps. Ceci est souvent utilisé pour les congés de maladie payés. Une accumulation courante est de 0,5 jours de maladie payés par mois travaillé. Dans ce cas, un employé ne peut pas prendre plus de trois jours de congé payés au cours des six premiers mois de l'année.
2. Congés de maladie accumulés : les employés bénéficient d'un nombre fixe de jours de maladie par an, qui peuvent être utilisés chaque fois que nécessaire. Ceux-ci peuvent être payés, non payés ou un mélange. Vous pouvez choisir si les jours de maladie non utilisés sont reportés à l'année suivante en tant que politique générale, mais vous souhaiterez peut-être faire preuve de discrétion en fonction des circonstances de santé des individus.

En quoi la prise de force et le temps de maladie sont-ils différents ?

La principale différence entre les congés de maladie et la prise de force est que, pour les congés de maladie, vous devez être malade ou vous occuper de quelqu'un qui l'est, alors que pour la prise de force, vous pouvez vous absenter pour n'importe quelle raison. Parfois, les employés peuvent utiliser les jours de prise de force pour les congés de maladie, mais les deux sont généralement séparés.

Voici d'autres différences importantes lors de l'examen de la prise de force par rapport aux congés de maladie.

Payé vs non payé

Les congés de maladie peuvent être rémunérés ou non, et le fait d'avoir un mélange des deux dans votre ensemble d'avantages sociaux peut vous aider à contrôler les finances de votre entreprise. Si vous intégrez des congés de maladie non rémunérés, vous n'avez pas à payer pour toute la durée d'un congé pour raisons de santé. En revanche, le PTO est un coût irrécupérable - vous payez pour ces jours, que l'employé prenne ou non des congés.

Prise de force inutilisée vs congé de maladie

Vous pouvez choisir différentes politiques de report pour les prises de force inutilisées et les congés de maladie. Par exemple, vous pouvez appliquer une politique d'utilisation ou de perte aux congés de maladie, si vous pensez qu'il est raisonnable que les employés aient le même nombre de jours de maladie chaque année. À l'inverse, vous pouvez avoir une politique de report pour le PTO afin de permettre aux employés d'accumuler plus de temps libre pour des voyages personnels ou des études au cours d'une année spécifique.

Lorsqu'un employé part, il est courant de payer ses jours de prise de force restants, mais plus inhabituel de payer les congés de maladie non utilisés. Cependant, il n'y a pas de lois fédérales à ce sujet, vous pouvez donc choisir de payer l'un ou l'autre ou les deux. Les lois des États peuvent vous obliger à payer la prise de force non utilisée lorsque les employés partent, certaines prévoyant une exemption s'ils ont été employés pendant un certain laps de temps.

Temps libre illimité

Également appelée politique de congés ouverts, les congés illimités signifient que les employés peuvent prendre autant de jours de prise de force qu'ils le souhaitent, à tout moment, tant qu'ils accomplissent leurs tâches avec la qualité souhaitée. Cela contribue à améliorer la créativité et la productivité du personnel tout en agissant comme un avantage professionnel attrayant pour les recrues potentielles.

Pour la plupart des employés, la prise de force illimitée est plus utile que les congés de maladie illimités, car elle peut être utilisée pour le temps en famille, les vacances et la détente. Cependant, vous pouvez organiser une augmentation des congés de maladie au cas par cas pour les employés handicapés ou souffrant d'autres problèmes de santé chroniques.

Critères d'éligibilité et politiques

La prise de force et les congés de maladie ont des critères d'éligibilité et des politiques différents. Par exemple, fournir une raison et une note du médecin peut être nécessaire pour les congés de maladie, mais pas pour la prise de force. La façon dont les employés demandent une prise de force par rapport aux congés de maladie peut également différer - des vacances de deux semaines peuvent nécessiter l'approbation de la direction deux mois à l'avance, tandis que les congés de maladie peuvent être accordés sur place en cas d'urgence médicale.

Prise de force vs vacances et temps de maladie

La différence entre le PTO et le temps de vacances est que le PTO inclut non seulement les jours de vacances mais aussi d'autres types de congés. Les vacances ont tendance à représenter une grande partie de la prise de force, mais les employés réservent souvent quelques jours pour des événements ponctuels, comme la garde d'enfants de dernière minute et la fonction de juré.

Séparer les congés de maladie des prises de force aide à soutenir votre main-d'œuvre. Les employés peuvent réserver rapidement des jours de prise de force pour les vacances et ne pas planifier à l'avance une maladie imprévue. Si la banque de prises de force est vide et que l'employé est malade, il peut travailler alors qu'il est malade, ce qui réduira sa productivité et son bien-être et pourrait également rendre d'autres malades.

En outre, envisagez des politiques différentes pour les vacances par rapport aux autres types de prise de force. En effet, les vacances peuvent durer plusieurs jours ou semaines et il sera plus difficile de joindre vos employés pendant cette période. Par exemple, vous pouvez demander aux employés en vacances de confier des tâches à un employé temporaire et de laisser les appareils de leur entreprise au bureau. En outre, vous pourriez avoir une politique d'utilisation ou de perte spécifiquement pour les vacances, afin de décourager l'épuisement professionnel des employés.

Assurez-vous d'avoir des ressources en place pour gérer les vacances et les congés de maladie, afin que votre entreprise fonctionne comme d'habitude et que les absences soient reflétées dans les horaires et la paie. Les applications de suivi des absences comme Connecteam peuvent aider à gérer les congés avec un minimum de perturbations, vous donnant un aperçu utile de la disponibilité de votre équipe.

Quelle est la loi sur la prise de force par rapport aux congés de maladie ?

Aucune loi fédérale n'oblige les entreprises à offrir des congés payés ou des congés de maladie payés. Il existe cependant des lois fédérales sur les congés de maladie non payés, notamment la FMLA et l'Americans with Disabilities Act (ADA).

En vertu de la FMLA, les travailleurs ont droit à jusqu'à 12 semaines de congé de maladie non payé par an s'ils ont travaillé au moins 1 250 heures pour vous au cours des 12 derniers mois. Vous devez un congé de maladie non payé à un employé si vous employez au moins 50 personnes dans un rayon de 75 milles du lieu de travail de l'employé.

L'ADA n'impose pas explicitement les congés de maladie non payés, mais elle demande aux employeurs de faire des aménagements raisonnables pour les employés handicapés si nécessaire, tant que cela ne cause pas de "contrainte excessive". Ces aménagements peuvent inclure des congés de maladie et les conseils s'appliquent aux entreprises de plus de 15 employés.

Dans certains cas, la loi de l'État oblige les employeurs à offrir un nombre minimum de jours par an pour la prise de force ou les congés de maladie payés/non payés. Certains États exigent que les congés de maladie soient offerts séparément de la prise de force. Il est de votre responsabilité de vérifier et de vous conformer aux lois du travail de votre État.

Conclusion

Connaître la différence entre la prise de force et les congés de maladie vous aidera à créer les politiques les plus appropriées dans votre ensemble d'avantages sociaux. Bien que la prise de force comprenne les congés pour quelque raison que ce soit, comme les vacances ou les fonctions de juré, les congés de maladie sont strictement limités aux situations où l'employé est malade ou s'occupe d'une personne malade.

Les autres principales différences entre les congés de maladie et les congés de maladie sont que les congés de maladie peuvent être payés ou non alors que les congés de maladie sont toujours payés, et des preuves telles qu'une note du médecin peuvent être exigées pour les congés de maladie.

Vous pouvez utiliser une politique de report pour les jours de prise de force non utilisés afin que les employés puissent être plus flexibles avec leur temps personnel, mais cela peut avoir moins de sens pour les congés de maladie.