PTO vs. Krankheitszeit: Was ist der Unterschied?

Bezahlte Freizeit (PTO) und Krankheitszeit sind wesentliche Elemente Ihres Leistungspakets für Arbeitnehmer. Sie ziehen talentierte Mitarbeiter an, reduzieren Mitarbeiter-Burnout und können die Ausbreitung von Krankheiten verhindern.

Bevor sie Entscheidungen treffen, müssen HR-Experten die Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Freizeit verstehen. Wichtige Punkte, die es zu verstehen gilt, sind, wofür PTO und Krankheitszeit verwendet werden, welche Richtlinien damit einhergehen und welche Gesetze sie befolgen müssen.

Mitarbeiter können PTO aus jedem Grund verwenden, während Krankenzeit nur für Situationen verwendet werden sollte, die mit Krankheit verbunden sind. Es wird also einen Unterschied in der maximalen Anzahl freier Tage pro Jahr geben, ob sie übertragen werden, und andere Faktoren.

Schauen wir uns an, was Krankenstand und PTO sind und welche Unterschiede es gibt.

Was ist Zapfwelle?

PTO steht für bezahlte Freizeit, kann aber auch für persönliche Freizeit verwendet werden. PTO ist eine Anzahl von Tagen pro Jahr, die Mitarbeiter freinehmen können und trotzdem ihr reguläres Gehalt oder ihren Lohn erhalten.

Mitarbeiter können aus jedem Grund PTO nehmen – einige häufige sind:

• Urlaub machen
• Zeit mit Familie und Freunden verbringen
• Kinderbetreuung
• Einhaltung nationaler oder religiöser Feiertage

Ihr Mitarbeiter kann Anspruch auf PTO haben oder nicht, je nachdem, wie lange er für Ihr Unternehmen gearbeitet hat und wie die Bedingungen seines Vertrags aussehen. Es gibt zwei Haupttypen von PTO, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten können:

1. Aufgelaufene PTO : Mit dieser Option wächst die PTO-Prämie der Mitarbeiter im Laufe der Zeit allmählich an. Beispielsweise kann ein Arbeitnehmer alle drei Monate fünf PTO-Tage sammeln. Mitarbeiter können nicht mehr als ihre aufgelaufene Anzahl bezahlter Tage freinehmen. Oft wird die angesammelte PTO von Jahr zu Jahr übertragen, und es gibt eine maximale Anzahl an angesammelten PTO-Tagen, die eine Person zu jedem Zeitpunkt haben kann.
2. Banked PTO: Die PTO-Bank ist eine festgelegte Anzahl von PTO-Tagen pro Jahr, die Mitarbeiter nach Belieben nutzen können. Sie können jedoch begrenzen, wie viele freie Tage jemand in den ersten drei Monaten nehmen darf. Jedes Jahr wird die Anzahl der PTO-Tage zurückgesetzt, und Arbeitgeber können die Übertragung nicht genutzter PTO-Tage untersagen, um Arbeitnehmer zu ermutigen, sich freizunehmen. Dies wird als Use-it-or-lose-it-Richtlinie bezeichnet.

Was ist Krankheitszeit?

Krankheitszeit oder Krankheitsurlaub ist eine krankheitsbedingte Abwesenheit von der Arbeit und kann bezahlt oder unbezahlt sein. Wenn Ihr Unternehmen dem Familien- und Krankenurlaubsgesetz (FMG) unterliegt, müssen Sie Ihren Mitarbeitern nach Bundesrecht unbezahlten Krankenurlaub gewähren. Ein bezahlter Krankenstand ist nach Bundesgesetz nicht erforderlich. Überprüfen Sie die örtlichen Landesgesetze auf Vorschriften zu bezahltem und unbezahltem Krankenurlaub.

Jemand kann Krankheitszeit nutzen, weil er:

• Eine Verletzung erlitten
• Plötzlich Übelkeit
• Habe eine chronische Krankheit
• In ärztlicher Behandlung sind
• Brauchen Sie einen Tag der psychischen Gesundheit
• Sie pflegen einen kranken Angehörigen

Ähnlich wie bei der PTO kann die Krankheitszeit zwei Formen annehmen:

1. Aufgelaufene Krankheitszeit: Mitarbeiter verdienen mit der Zeit mehr Krankheitstage. Dies wird häufig für bezahlten Krankenstand verwendet. Eine übliche Rückstellung sind 0,5 bezahlte Krankheitstage pro geleistetem Monat – in diesem Fall kann ein Arbeitnehmer in den ersten sechs Monaten des Jahres nicht mehr als drei bezahlte Tage frei nehmen.
2. Krankenstand: Mitarbeiter erhalten eine festgelegte Anzahl an Krankheitstagen pro Jahr, die bei Bedarf genutzt werden können. Diese können bezahlt, unbezahlt oder eine Mischung sein. Sie können wählen, ob ungenutzte Krankheitstage als allgemeine Richtlinie auf das nächste Jahr übertragen werden sollen, aber Sie möchten möglicherweise Diskretion basierend auf den Gesundheitsumständen der einzelnen Personen praktizieren.

Wie unterscheiden sich PTO und Krankheitszeit?

Der Hauptunterschied zwischen Krankheitszeit und PTO besteht darin, dass Sie für Krankheitszeit krank sein müssen oder sich um jemanden kümmern müssen, der krank ist, während Sie für PTO aus jedem Grund frei nehmen können. Manchmal können Mitarbeiter PTO-Tage für Krankheitstage verwenden, aber die beiden werden im Allgemeinen getrennt gehalten.

Hier sind weitere wichtige Unterschiede bei der Betrachtung von PTO- und Krankheitszeiten.

Bezahlt vs. unbezahlt

Krankheitszeit kann bezahlt oder unbezahlt sein, und eine Mischung aus beidem in Ihrem Leistungspaket für Arbeitnehmer kann Ihnen helfen, Ihre Unternehmensfinanzen zu kontrollieren. Wenn Sie unbezahlte Krankheitstage einbeziehen, müssen Sie nicht für die gesamte Dauer eines krankheitsbedingten Urlaubs bezahlen. Im Gegensatz dazu handelt es sich bei PTO um versunkene Kosten – Sie zahlen für diese Tage, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter frei nimmt oder nicht.

Ungenutzte Zapfwelle vs. Krankheitszeit

Sie können verschiedene Übertragungsrichtlinien für ungenutzte PTO- und Krankenzeit auswählen. Beispielsweise können Sie eine „Use-it-or-lose-it“-Richtlinie auf Krankheitszeiten anwenden, wenn Sie es für angemessen halten, dass Mitarbeiter jedes Jahr die gleiche Anzahl von Krankheitstagen haben. Umgekehrt können Sie eine Übertragungsrichtlinie für PTO haben, damit Mitarbeiter in einem bestimmten Jahr mehr Zeit für persönliche Reisen oder Studien sammeln können.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es üblich, seine verbleibenden PTO-Tage auszuzahlen, aber ungewöhnlicher ist es, ungenutzte Krankheitstage auszuzahlen. Es gibt jedoch keine Bundesgesetze dazu, sodass Sie wählen können, ob Sie eines oder beides auszahlen möchten. Staatliche Gesetze verlangen möglicherweise, dass Sie ungenutzte PTO auszahlen, wenn Mitarbeiter ausscheiden, wobei einige eine Ausnahmeregelung vorsehen, wenn sie weniger als eine bestimmte Zeit beschäftigt waren.

Unbegrenzte Freizeit

Unbegrenzte Freistellung, auch offene Urlaubsregelung genannt, bedeutet, dass Mitarbeiter jederzeit so viele PTO-Tage nehmen können, wie sie möchten, solange sie ihre Aufgaben in der gewünschten Qualität erledigen. Dies trägt zur Steigerung der Kreativität und Produktivität der Mitarbeiter bei und ist gleichzeitig ein attraktiver Arbeitsplatzvorteil für potenzielle Mitarbeiter.

Für die meisten Mitarbeiter ist eine unbegrenzte PTO sinnvoller als eine unbegrenzte Krankheitszeit, da sie für Familienzeit, Urlaub und Entspannung genutzt werden kann. Für Mitarbeiter mit Behinderungen oder anderen chronischen Erkrankungen können Sie jedoch im Einzelfall einen erhöhten Krankenstand vereinbaren.

Zulassungskriterien und Richtlinien

PTO und Krankheitszeit haben unterschiedliche Anspruchskriterien und Richtlinien. Beispielsweise kann für Krankschreibungen eine Begründung und ein ärztliches Attest verlangt werden, nicht aber für PTO. Auch die Art und Weise, wie Mitarbeiter PTO oder Krankheitszeit beantragen, kann unterschiedlich sein – ein zweiwöchiger Urlaub muss möglicherweise zwei Monate im Voraus vom Management genehmigt werden, während Krankheitszeit in einem medizinischen Notfall vor Ort gewährt werden kann.

PTO vs. Urlaub und Krankheitszeit

Der Unterschied zwischen PTO und Urlaubszeit besteht darin, dass PTO nicht nur Urlaubstage, sondern auch andere Arten von Freizeit umfasst. Urlaub ist in der Regel ein großer Teil der PTO, aber die Mitarbeiter sparen oft ein paar Tage für einmalige Ereignisse, wie z. B. kurzfristige Kinderbetreuung und Juryarbeit.

Die Trennung von Krankheitszeit und PTO hilft, Ihre Belegschaft zu unterstützen. Mitarbeiter buchen PTO-Tage möglicherweise schnell für den Urlaub und planen möglicherweise nicht im Voraus für eine unerwartete Krankheit. Wenn die PTO-Bank leer ist und der Mitarbeiter krank ist, arbeitet er möglicherweise, während er krank ist, was seine Produktivität und sein Wohlbefinden beeinträchtigt und auch andere krank machen könnte.

Berücksichtigen Sie außerdem unterschiedliche Richtlinien für die Urlaubszeit im Vergleich zu anderen Arten von PTO. Das liegt daran, dass die Urlaubszeit mehrere Tage oder Wochen dauern kann und es in dieser Zeit schwieriger ist, Ihre Mitarbeiter zu erreichen. Beispielsweise könnten Sie Urlauber bitten, Aufgaben an einen Zeitarbeiter zu übergeben und ihre Firmengeräte im Büro zu lassen. Außerdem könnten Sie speziell für den Urlaub eine „Use-it-or-lose-it“-Richtlinie haben, um Burnout bei Mitarbeitern vorzubeugen.

Stellen Sie sicher, dass Sie über Ressourcen verfügen, um Urlaub und Krankenstand zu verwalten, damit Ihr Geschäft wie gewohnt läuft und Abwesenheiten in der Terminplanung und Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden. Abwesenheitstracker-Apps wie Connecteam können helfen, die Freizeit mit minimaler Unterbrechung zu verwalten, und geben Ihnen einen hilfreichen Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams.

Was ist das Gesetz über PTO vs. Krankheitszeit?

Es gibt keine Bundesgesetze, die Unternehmen verpflichten, bezahlte Freizeit oder bezahlten Krankenurlaub anzubieten. Es gibt jedoch Gesetze auf Bundesebene, die zu unbezahltem Krankenurlaub beraten, einschließlich des FMLA und des Americans with Disabilities Act (ADA).

Nach dem FMLA haben Arbeitnehmer Anspruch auf bis zu 12 Wochen unbezahlten Krankenurlaub pro Jahr, wenn sie in den letzten 12 Monaten mindestens 1.250 Stunden für Sie gearbeitet haben. Sie schulden einem Mitarbeiter unbezahlten Krankenstand, wenn Sie mindestens 50 Mitarbeiter im Umkreis von 75 Meilen um die Arbeitsstätte des Mitarbeiters beschäftigen.

Das ADA schreibt nicht ausdrücklich unbezahlten Krankenstand vor, fordert Arbeitgeber jedoch auf, erforderlichenfalls angemessene Vorkehrungen für behinderte Arbeitnehmer zu treffen, solange dies nicht zu einer „unzumutbaren Härte“ führt. Diese Vorkehrungen können Krankheitstage umfassen, und die Leitlinien gelten für Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern.

In bestimmten Fällen verlangen staatliche Gesetze von Arbeitgebern, dass sie eine Mindestanzahl von Tagen pro Jahr für PTO oder bezahlten/unbezahlten Krankenurlaub anbieten. Einige Staaten schreiben vor, dass der Krankenstand separat vom PTO angeboten werden muss. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre staatlichen Arbeitsgesetze zu überprüfen und einzuhalten.

Fazit

Wenn Sie den Unterschied zwischen PTO und Krankheitszeit kennen, können Sie die am besten geeigneten Richtlinien in Ihrem Leistungspaket für Arbeitnehmer erstellen. Während PTO die Auszeit aus irgendeinem Grund, wie Urlaub oder Geschworenendienst, einschließt, ist die Krankheitszeit streng auf Situationen beschränkt, in denen der Mitarbeiter krank ist oder sich um jemanden kümmert, der krank ist.

Die anderen Hauptunterschiede zwischen Krankheitszeit und PTO bestehen darin, dass Krankheitszeit bezahlt oder unbezahlt sein kann, während PTO immer bezahlt wird, und Nachweise wie ein ärztliches Attest für Krankschreibungen erforderlich sein können.

Sie können eine Übertragsrichtlinie für ungenutzte PTO-Tage verwenden, damit die Mitarbeiter flexibler mit ihrer persönlichen Zeit umgehen können, aber dies kann für den Krankenstand weniger sinnvoll sein.