Comment gérer les employés sans appel ni présentation

Avec 55 % des employés américains qui tirent leur identité de leur travail, il est logique que les employeurs supposent que les travailleurs apprécient leur emploi. Pourtant, l'absentéisme est un problème de 225,8 milliards de dollars par an et, dans certains cas, les membres de l'équipe ne font même pas d'appel de courtoisie pour faire savoir à une entreprise qu'ils ne prévoient pas de se présenter.

Qu'est-ce qu'un employé sans appel/non-présentation ?

Un travailleur No-Call/No-Show (NCNS) est une personne qui ne se présente pas aux tâches assignées sans en informer son employeur. Cela peut créer de la détresse pour n'importe quelle organisation, car les travailleurs se bousculent pour couvrir le travail des employés absents, et les dirigeants essaient frénétiquement de contacter le travailleur pour savoir ce qui s'est passé. Les employés du NCNS pèsent également lourd dans la productivité, avec une perte de productivité moyenne de 36,6 %.

Le NCNS constitue-t-il un abandon d'emploi ?

Pas toujours. Dans certains cas, les travailleurs peuvent ne pas se présenter au travail et ne pas appeler, mais se présenter quand même au travail lors de leur prochain quart de travail. Dans d'autres cas, ils peuvent simplement arrêter la communication et quitter définitivement leur emploi. La Society for Human Resource Management définit l'abandon d'emploi comme une situation "lorsqu'un employé ne se présente pas au travail comme prévu et n'a pas l'intention de retourner au travail mais n'informe pas l'employeur de son intention de démissionner".

Bien sûr, il est difficile pour une entreprise de connaître les intentions d'un employé lorsqu'un travailleur se tait. De plus, il n'y a pas de règle officielle ou établie sur le nombre de jours de travail qu'un employé doit manquer pour que cela soit considéré comme un abandon d'emploi. Cependant, trois quarts de travail ou jours de travail sans communication sont une bonne indication, et certains États fournissent des définitions de ce qu'ils considèrent comme raisonnable.

Comment traiter avec les employés du NCNS ?

Faire face à une absence imprévue d'un travailleur est stressant, mais il est important de travailler de manière stratégique et de créer un lieu de travail où de tels événements sont moins susceptibles de se produire. C'est possible. Voici comment:

Il peut vous sembler évident que les travailleurs doivent se présenter à leurs fonctions et vous faire savoir si quelque chose les empêche de le faire, mais une politique formelle et écrite sur les absences du travail aide à définir quand une absence au travail imprévue constitue un abandon de travail et permet aux travailleurs de savoir vous êtes sérieux au sujet du NCNS. Cela garantit que les travailleurs ne peuvent pas dire qu'ils n'étaient pas « au courant » d'une politique du NCNS. Une politique écrite devrait inclure :

• À quoi devrait ressembler généralement le fait de prendre un congé, ce qui peut impliquer de notifier au travail les absences prévues une semaine ou plus à l'avance.
• Une définition du NCNS.
• Une définition d'une urgence qui rend un NCNS acceptable.
• Une description du moment où l'employé doit vous contacter en cas d'urgence, par exemple, dans les 15 minutes suivant le début d'un quart de travail.
• Une liste de la façon dont l'employé peut vous contacter.
• Les conséquences exactes auxquelles un travailleur peut s'attendre après une première, une deuxième et une troisième infraction.
• Une définition de l'abandon du travail et les mesures qui seront prises si un NCNS satisfait à l'exigence.
• Toutes les exigences, telles que les notes des médecins, pour prouver toute urgence entraînant un NCNS.

Avant de partager votre politique d'absentéisme, demandez à un avocat du travail de l'examiner pour toute violation potentielle des lois de l'État. Les politiques du NCNS sont légales, bien que votre politique repose sur une base juridique plus solide si vous l'appliquez de manière cohérente à tous les employés et accordez aux employés suffisamment de temps pour vous contacter. Ne pas mettre fin avant au moins trois absences du NCNS vous place généralement sur un terrain solide.

Lorsque vous lancez votre politique, que ce soit de manière autonome ou dans le cadre d'un manuel de l'employé ou d'une politique de présence, assurez-vous que vos employés signent la politique, afin que vous ayez la documentation qu'ils l'ont lue.

Suivez les absences et les retards des employés. Des registres écrits des dates d'absence et des détails sur les absences (y compris le manque de communication) peuvent aider votre organisation si un travailleur ne répond pas aux exigences de son poste. Garder de bons dossiers vous aide également si jamais vous avez besoin d'écrire une lettre de résiliation.

Apprendre à connaître les employés et leurs préoccupations vous permet également d'arrêter le NCNS avant qu'il ne commence. Savoir si un employé a des difficultés au travail, par exemple, vous aide à obtenir une formation ou un mentorat supplémentaire avant que le moral de cet employé ne se transforme en absentéisme. Si un travailleur est un soignant ou souffre d'une maladie grave, vous pourrez peut-être proposer des modalités de travail flexibles ou créer un système pour aider l'employé à maintenir une productivité élevée. Un régime de travail flexible peut aider les employés à travailler à leur propre rythme, par exemple.

Si vous n'obtenez pas de réponses directement des employés ou si vous avez une équipe que vous ne pouvez pas facilement joindre, vous pouvez également utiliser des sondages pour prendre le pouls de votre organisation. Les sondages anonymes peuvent aider les travailleurs à communiquer les problèmes qu'ils ne se sentent peut-être pas à l'aise d'aborder en personne.

Le vrai problème avec les employés qui ne se présentent pas et qui n'appellent pas, ce sont les récidivistes, vous voudrez donc réfléchir à la manière d'intensifier l'action. Après une première infraction, vous voudrez peut-être ajouter un avis sur le travailleur dans son dossier d'emploi, par exemple, et lui faire part verbalement de l'action. Après une deuxième infraction, vous voudrez peut-être que le travailleur participe à une formation pour améliorer son engagement au travail, ou vous voudrez peut-être que le travailleur se présente aux réunions pour trouver une solution à l'absentéisme.

Lors d'une deuxième violation, indiquez clairement à quel point l'employé est proche du licenciement. Vous voudrez peut-être partager une copie de la politique NCNS signée avec votre travailleur pour lui rappeler l'accord que vous avez conclu.

Permettez aux employés de se présenter facilement au travail et de vous contacter lorsqu'ils en ont besoin

Si vous remarquez plusieurs violations du NCNS, en particulier de la part de plusieurs employés, vous pouvez avoir un problème plus important entre vos mains. Vous voudrez peut-être vous demander :

• Votre système de planification actuel permet-il aux travailleurs de vous dire facilement quand ils sont disponibles pour travailler et de demander une absence s'ils en ont besoin ?
• Votre système de planification reste-t-il flexible et vous permet-il de communiquer facilement les attentes et les changements de travail, même lorsque les travailleurs sont sur le terrain ?
• Avez-vous une politique d'adaptation aux handicaps et aux maladies chroniques ?
• Payez-vous un salaire compétitif ou les travailleurs sont-ils tentés de prendre un autre travail pour créer un salaire décent ?
• Les employés ont-ils leur mot à dire sur les heures de travail et sur la façon dont ils sont planifiés ?
• Faites-vous en sorte qu'il soit facile pour les travailleurs de vous contacter en cas d'urgence ? Par exemple, y a-t-il plusieurs points de contact et plusieurs technologies que les employés peuvent utiliser afin qu'ils ne soient pas confrontés à un signal téléphonique occupé s'ils doivent signaler une urgence ?
• Le moral des travailleurs est-il élevé ou pouvez-vous améliorer la culture de travail pour que les travailleurs veuillent participer ?

Si un travailleur ne se présente pas à ses tâches, votre journée se déroulera beaucoup plus facilement si vous avez un plan B pour couvrir le travail de l'employé. Vous voudrez peut-être avoir des travailleurs ou des entrepreneurs sur appel que vous pourrez contacter rapidement.

Vous voudrez également essayer de contacter l'employé absent pour savoir s'il existe une raison légitime à la non-présentation. En cas d'urgence familiale, par exemple, l'employé peut être protégé par la loi sur le congé familial et médical, qui garantit des congés pouvant aller jusqu'à 12 semaines si un membre de la famille d'un travailleur est gravement malade. Lorsque vous tendez la main à votre travailleur, restez calme et parlez d'un lieu qui vous préoccupe. Quelque chose de terrible s'est peut-être produit et votre soutien signifiera beaucoup pour votre travailleur.

Bien qu'aucun dirigeant ne veuille licencier des employés, vous pouvez créer un modèle de lettre de licenciement pour les employés répétés sans appel ni présentation, au cas où vous en auriez besoin. Cette lettre doit faire référence à votre politique et avoir un espace pour que vous ajoutiez la date à laquelle l'employé a signé la politique, les dates d'absence spécifiques et tout détail sur le manque de communication.

FAQ

Pouvez-vous licencier un employé du NCNS ?

Aux États-Unis et dans d'autres pays, la plupart des emplois sont des emplois "à volonté", ce qui signifie qu'un employeur peut licencier un travailleur pour toute raison qui ne viole pas la discrimination et d'autres lois sur l'emploi. Le contrat de travail signé par le travailleur et l'employeur indiquera généralement quand un employé peut être licencié.

Quelle est une bonne raison pour un no-call no-show ?

Il existe de bonnes raisons pour une absence imprévue du travail : un employé peut avoir une urgence médicale qui ne lui permet pas de se rendre au travail ou de contacter quelqu'un ou peut être coincé dans la circulation ou sur les lieux d'un accident sans accès à un téléphone. Dans certains cas, les travailleurs peuvent faire une erreur et mal comprendre ce qu'on attend d'eux (et quand).

Conclusion

Chaque manager ou dirigeant devra faire face à une situation NCNS à un moment donné, et lorsque cela vous arrive, il est important de respirer profondément et de rester calme. Mieux encore, ayez un plan en place pour réduire l'absentéisme, créer une culture de travail plus forte et être prêt pour toute urgence d'employé qui empêche un travailleur d'entrer.