Jak radzić sobie z pracownikami bez połączenia, bez pokazu

Ponieważ 55% pracowników w USA czerpie poczucie tożsamości ze swojej pracy, pracodawcy powinni zakładać, że pracownicy cenią swoje zatrudnienie. Jednak absencja to problem 225,8 miliardów dolarów rocznie, a w niektórych przypadkach członkowie zespołu nawet nie dzwonią grzecznościowo, aby poinformować firmę, że nie planują się pojawiać.

Co to jest pracownik „no-call/no-show”?

Pracownik No-Call/No-Show (NCNS) to osoba, która nie pojawia się na przydzielonych obowiązkach bez powiadomienia o tym pracodawcy. Może to spowodować stres dla każdej organizacji, ponieważ pracownicy starają się opisać pracę nieobecnych pracowników, a liderzy gorączkowo próbują skontaktować się z pracownikiem, aby dowiedzieć się, co się stało. Pracownicy NCNS również mocno niszczą produktywność, przy średniej utracie produktywności wynoszącej 36,6%.

Czy NCNS oznacza porzucenie pracy?

Nie zawsze. W niektórych przypadkach pracownicy mogą nie stawić się do pracy i nie dzwonić, ale nadal przychodzić do pracy podczas następnej zmiany. W innych przypadkach mogą po prostu przerwać komunikację i na stałe odejść z pracy. Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi definiuje rezygnację z pracy jako sytuację „kiedy pracownik nie zgłasza się do pracy zgodnie z planem i nie ma zamiaru powrotu do pracy, ale nie powiadamia pracodawcy o swoim zamiarze rezygnacji”.

Oczywiście trudno jest firmie poznać intencje pracownika, gdy ten wycisza radio. Co więcej, nie ma żadnej oficjalnej ani ustalonej zasady określającej, ile dni roboczych pracownik musi przegapić, aby uznać to za porzucenie pracy. Jednak trzy zmiany lub dni robocze bez komunikacji są dobrą wskazówką, a niektóre stany podają definicje tego, co uważają za rozsądne.

Jak postępować z pracownikami NCNS?

Konieczność radzenia sobie z nieplanowaną nieobecnością pracownika jest stresująca, ale ważne jest, aby pracować strategicznie i stworzyć miejsce pracy, w którym takie zdarzenia są mniej prawdopodobne. To jest możliwe. Oto jak:

Może wydawać Ci się oczywiste, że pracownicy muszą stawić się do wykonywania swoich obowiązków i poinformować Cię, jeśli coś im to uniemożliwia, ale formalna, pisemna polityka dotycząca nieobecności w pracy pomaga określić, kiedy nieplanowana nieobecność w pracy oznacza porzucenie pracy i informuje pracowników poważnie myślisz o NCNS. Dzięki temu pracownicy nie mogą powiedzieć, że nie „wiedzieli” o polityce NCNS. Pisemna polityka powinna zawierać:

• Jak zwykle powinno wyglądać wzięcie wolnego, co może wiązać się z powiadomieniem pracy o spodziewanych nieobecnościach z tygodniowym lub większym wyprzedzeniem.
• Definicja NCNS.
• Definicja sytuacji wyjątkowej, która sprawia, że ​​NCNS jest akceptowalny.
• Opis, kiedy pracownik musi się z Tobą skontaktować w nagłym przypadku — na przykład w ciągu 15 minut od rozpoczęcia zmiany.
• Lista, w jaki sposób pracownik może się z Tobą skontaktować.
• Dokładne konsekwencje, jakich pracownik może się spodziewać po pierwszym, drugim i trzecim wykroczeniu.
• Definicja porzucenia pracy i kroki, które zostaną podjęte, jeśli NCNS spełni wymóg.
• Wszelkie wymagania, takie jak notatki lekarskie, w celu udowodnienia sytuacji awaryjnej skutkującej powstaniem NCNS.

Zanim udostępnisz swoją politykę nieobecności, poproś prawnika ds. zatrudnienia, aby sprawdził ją pod kątem ewentualnych naruszeń prawa stanowego. Zasady NCNS są zgodne z prawem, ale Twoja polityka będzie miała bardziej solidną podstawę prawną, jeśli zastosujesz ją konsekwentnie do wszystkich pracowników i zapewnisz pracownikom odpowiednią ilość czasu na skontaktowanie się z Tobą — nie wygaśnięcie przed co najmniej trzema nieobecnościami w NCNS zwykle stawia Cię na solidnych podstawach.

Kiedy wprowadzasz polisę jako samodzielną lub jako część podręcznika pracownika lub polityki obecności, upewnij się, że Twoi pracownicy podpiszą polisę, aby mieć dokumentację, że ją przeczytali.

Śledź nieobecności i spóźnienia pracowników. Pisemne zapisy dat nieobecności i szczegóły dotyczące nieobecności (w tym brak komunikacji) mogą pomóc Twojej organizacji, jeśli jeden pracownik nie spełnia wymagań związanych z pracą. Prowadzenie dobrych ewidencji pomaga również, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał napisać list wypowiedzenia.

Poznanie pracowników i ich obaw umożliwia również zatrzymanie NCNS przed jego rozpoczęciem. Na przykład wiedza, czy pracownik ma problemy w pracy, pomaga uzyskać dodatkowe szkolenie lub opiekę mentora, zanim morale pracownika przekształci się w absencję. Jeśli pracownik jest opiekunem lub cierpi na poważną chorobę, możesz zaoferować elastyczne warunki pracy lub stworzyć system, który pomoże pracownikowi utrzymać wysoką produktywność. Na przykład elastyczny układ pracy może pomóc pracownikom pracować we własnym tempie.

Jeśli nie otrzymujesz odpowiedzi bezpośrednio od pracowników lub masz zespół, do którego nie możesz łatwo dotrzeć, możesz również skorzystać z ankiet, aby zbadać puls swojej organizacji. Anonimowe ankiety mogą pomóc pracownikom w komunikowaniu problemów, z którymi mogą nie czuć się komfortowo, zajmując się osobiście.

Prawdziwy problem z pracownikami, którzy się nie zjawiają i nie są wzywani, to wielokrotni przestępcy, więc warto zastanowić się, jak eskalować działania. Po pierwszym wykroczeniu możesz na przykład dodać zawiadomienie o pracowniku w jego aktach zatrudnienia i ustnie powiedzieć mu o tym działaniu. Po drugim wykroczeniu możesz chcieć, aby pracownik wziął udział w szkoleniu, aby zwiększyć jego zaangażowanie w pracę, lub możesz chcieć, aby pracownik pojawił się na spotkaniach, aby znaleźć rozwiązanie dotyczące nieobecności.

Podczas drugiego naruszenia wyjaśnij, jak blisko pracownika jest rozwiązanie. Możesz udostępnić kopię podpisanej polityki NCNS swojemu pracownikowi, aby przypomnieć mu o zawartej umowie.

Ułatw pracownikom przychodzenie do pracy i kontaktowanie się z Tobą w razie potrzeby

Jeśli zauważysz wiele naruszeń NCNS, zwłaszcza ze strony więcej niż jednego pracownika, możesz mieć większy problem. Możesz zadać sobie pytanie:

• Czy Twój obecny system planowania ułatwia pracownikom informowanie Cię, kiedy są dostępni do pracy i zgłaszanie nieobecności, jeśli tego potrzebują?
• Czy Twój system planowania pozostaje elastyczny i ułatwia komunikowanie oczekiwań i zmian dotyczących pracy, nawet gdy pracownicy są w terenie?
• Czy masz polisę dotyczącą przyjmowania osób niepełnosprawnych i chorób przewlekłych?
• Czy płacisz konkurencyjne wynagrodzenie, czy też pracownicy są kuszeni do podjęcia innej pracy, aby zapewnić sobie godziwą płacę?
• Czy pracownicy mają coś do powiedzenia na temat godzin pracy i rozkładu zajęć?
• Czy ułatwiasz pracownikom kontaktowanie się z Tobą w nagłych wypadkach — na przykład, czy istnieje wiele punktów kontaktowych i wiele technologii, z których mogą korzystać pracownicy, aby nie mieli do czynienia z sygnałem zajętości telefonu w razie konieczności zgłoszenia sytuacji awaryjnej?
• Czy morale pracowników jest wysokie, czy możesz poprawić kulturę pracy, aby pracownicy chcieli brać udział?

Jeśli pracownik nie pojawi się na obowiązkach, Twój dzień będzie przebiegał znacznie sprawniej, jeśli masz Plan B na pokrycie pracy pracownika. Możesz chcieć mieć dyżurnych pracowników lub wykonawców, z którymi możesz się szybko skontaktować.

Będziesz chciał również spróbować skontaktować się z nieobecnym pracownikiem, aby dowiedzieć się, czy istnieje uzasadniony powód niestawienia się. Na przykład w przypadku nagłej sytuacji rodzinnej pracownik może być chroniony przez ustawę o urlopach rodzinnych i medycznych, która zapewnia urlopy do 12 tygodni, jeśli członek rodziny pracownika jest poważnie chory. Kiedy już skontaktujesz się z pracownikiem, zachowaj spokój i mów z niepokojącego miejsca. Mogło się wydarzyć coś strasznego, a Twoje wsparcie będzie wiele znaczyło dla Twojego pracownika.

Chociaż żaden lider nie chce zwalniać pracowników, możesz chcieć stworzyć szablon listu z wypowiedzeniem dla pracowników, którzy nie chodzą po raz kolejny, na wypadek, gdybyś kiedykolwiek tego potrzebował. List ten powinien odnosić się do Twojej polisy i zawierać miejsce na dodanie daty podpisania przez pracownika polisy, konkretnych dat nieobecności oraz wszelkich szczegółów dotyczących braku komunikacji.

Często zadawane pytania

Czy można zwolnić pracownika NCNS?

W Stanach Zjednoczonych i innych krajach większość pracy to zatrudnienie „do woli”, co oznacza, że ​​pracodawca może zwolnić pracownika z dowolnego powodu, który nie narusza dyskryminacji i innych przepisów prawa pracy. Umowa o pracę podpisana przez pracownika i pracodawcę zwykle określa, kiedy pracownik może zostać zwolniony.

Jaki jest dobry powód, by nie stawić się na wezwanie?

Istnieje kilka dobrych powodów nieplanowanej nieobecności w pracy: Pracownik może mieć nagły wypadek, który uniemożliwia mu przyjście do pracy lub skontaktowanie się z kimś lub może utknąć w korku lub na miejscu wypadku bez dostępu do telefonu. W niektórych przypadkach pracownicy mogą popełnić błąd i nie zrozumieć, czego się od nich oczekuje (i kiedy).

Wniosek

Każdy menedżer lub lider będzie musiał w pewnym momencie poradzić sobie z sytuacją NCNS, a kiedy to się zdarzy, ważne jest, aby wziąć głęboki oddech i zachować spokój. Co więcej, miej plan ograniczenia absencji, stwórz silniejszą kulturę pracy i bądź gotowy na każdą sytuację pracowniczą, która powstrzymuje pracownika przed przyjściem.