Как бороться с отсутствием звонков и неявкой сотрудников

Поскольку 55% ​​работников в США получают представление о своей идентичности благодаря своей работе, работодателям имеет смысл предположить, что работники ценят свою занятость. Тем не менее, невыходы на работу обходятся в 225,8 миллиарда долларов в год, и в некоторых случаях члены команды даже не звонят из вежливости, чтобы сообщить компании, что они не планируют появляться на работе.

Что такое незвонящий/неявившийся сотрудник?

Работник, не звонящий/не явившийся (NCNS), — это человек, который не появляется на назначенных обязанностях, не сообщив об этом своему работодателю. Это может создать проблемы для любой организации, так как рабочие изо всех сил стараются прикрыть работу отсутствующих сотрудников, а руководители отчаянно пытаются связаться с работником, чтобы узнать, что произошло. Сотрудники NCNS также сильно страдают от производительности: средняя потеря производительности составляет 36,6%.

Является ли NCNS отказом от работы?

Не всегда. В некоторых случаях работники могут не приходить на работу и не звонить, но все же приходить на работу в следующую смену. В других случаях они могут просто прекратить общение и навсегда уйти с работы. Общество управления человеческими ресурсами определяет увольнение с работы как ситуацию, «когда работник не явился на работу в соответствии с графиком и не имеет намерения возвращаться на работу, но не уведомляет работодателя о своем намерении уволиться».

Конечно, компании трудно узнать о намерениях сотрудника, когда тот молчит по радио. Более того, не существует официального или установленного правила о том, сколько рабочих дней должен пропустить сотрудник, чтобы это считалось увольнением с работы. Тем не менее, три смены или рабочие дни без связи являются хорошим признаком, и некоторые штаты дают определения того, что они считают разумным.

Как вести себя с сотрудниками NCNS?

Необходимость иметь дело с незапланированным отсутствием работника вызывает стресс, но важно работать стратегически и создать рабочее место, где такие события с меньшей вероятностью произойдут. Это возможно. Вот как:

Вам может показаться очевидным, что работники должны приходить на работу для выполнения своих обязанностей и сообщать вам, если что-то мешает им это сделать, но формальная, письменная политика в отношении отсутствия на работе помогает определить, когда незапланированное отсутствие на работе представляет собой отказ от работы, и позволяет работникам знать об этом. вы серьезно относитесь к NCNS. Это гарантирует, что работники не смогут сказать, что они «не знали» о политике NCNS. Письменная политика должна включать:

• Как обычно должен выглядеть выходной, который может включать в себя уведомление об ожидаемом отсутствии на работе за неделю или больше.
• Определение NCNS.
• Определение чрезвычайной ситуации, которое делает NCNS приемлемым.
• Описание того, когда сотрудник должен связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации, например, в течение 15 минут после начала смены.
• Список способов, с помощью которых сотрудник может связаться с вами.
• Точные последствия, которые работник может ожидать после первого, второго и третьего нарушения.
• Определение отказа от работы и шаги, которые будут предприняты, если NCNS соответствует требованиям.
• Любые требования, такие как записи врачей, подтверждающие любую чрезвычайную ситуацию, которая приводит к NCNS.

Прежде чем поделиться своей политикой невыхода на работу, попросите юриста по трудоустройству просмотреть ее на предмет возможных нарушений законов штата. Политики NCNS являются законными, хотя ваша политика будет иметь более прочную юридическую основу, если вы последовательно применяете ее ко всем сотрудникам и даете сотрудникам достаточное количество времени, чтобы связаться с вами — не прерывая по крайней мере три отсутствия NCNS, как правило, ставит вас на твердую почву.

Когда вы запускаете свою политику, либо как отдельную, либо как часть руководства для сотрудников или политики посещаемости, убедитесь, что ваши работники подписывают политику, чтобы у вас была документация, которую они прочитали.

Следите за отсутствием и опозданием сотрудников. Письменные записи о датах отсутствия и сведения об отсутствии (включая отсутствие связи) могут помочь вашей организации, если один работник не соответствует требованиям своей работы. Ведение хороших записей также поможет вам, если вам когда-нибудь понадобится написать письмо о расторжении договора.

Знакомство с сотрудниками и их проблемами также дает вам возможность остановить NCNS до того, как она начнется. Например, знание того, испытывает ли сотрудник проблемы на работе, поможет вам получить дополнительное обучение или наставничество до того, как моральный дух этого работника перерастет в невыход на работу. Если работник занимается уходом или серьезно болен, вы можете предложить гибкий график работы или создать систему, помогающую сотруднику поддерживать высокую производительность. Например, гибкий график работы может помочь сотрудникам работать в своем собственном темпе.

Если вы не получаете ответы от сотрудников напрямую или у вас есть команда, с которой трудно связаться, вы также можете использовать опросы, чтобы узнать пульс вашей организации. Анонимные опросы могут помочь работникам сообщать о проблемах, которые им неудобно решать лично.

Настоящая проблема с неявками и не звонящими сотрудниками — это рецидивисты, поэтому вам следует подумать о том, как усилить действие. Например, после первого правонарушения вы можете добавить уведомление о работнике в его трудовую книжку и устно сообщить ему о действии. После второго правонарушения вы можете захотеть, чтобы работник принял участие в обучении, чтобы повысить его приверженность работе, или вы можете захотеть, чтобы работник появлялся на собраниях, чтобы найти решение проблемы невыхода на работу.

Во время второго нарушения дайте понять, насколько близок сотрудник к увольнению. Вы можете поделиться копией подписанной политики NCNS со своим работником, чтобы напомнить ему о заключенном вами соглашении.

Сделайте так, чтобы сотрудникам было легко появляться на работе и связываться с вами, когда им нужно

Если вы заметили несколько нарушений NCNS, особенно от более чем одного сотрудника, у вас может быть более серьезная проблема. Вы можете спросить себя:

• Ваша текущая система планирования позволяет работникам сообщать вам, когда они доступны для работы, и запрашивать отсутствие, если им это нужно?
• Остается ли ваша система планирования гибкой и позволяет ли вам сообщать о рабочих ожиданиях и изменениях, даже когда работники находятся в поле?
• Есть ли у вас политика приспособления к инвалидности и хроническим заболеваниям?
• Вы платите конкурентоспособную заработную плату или у работников возникает соблазн взяться за другую работу, чтобы обеспечить себе прожиточный минимум?
• Имеют ли сотрудники право голоса в отношении рабочего времени и расписания?
• Упростите ли вы сотрудникам возможность связаться с вами в случае чрезвычайной ситуации — например, есть ли несколько точек контакта и несколько технологий, которые сотрудники могут использовать, чтобы они не сталкивались с сигналом «занято», если им нужно сообщить о чрезвычайной ситуации?
• Высок ли моральный дух рабочих или вы можете улучшить культуру труда, чтобы рабочие захотели принять участие?

Если работник не появляется на работе, ваш день будет проходить гораздо более гладко, если у вас есть план Б, чтобы скрыть работу сотрудника. Вы можете захотеть иметь дежурных работников или подрядчиков, с которыми можно быстро связаться.

Вы также можете попытаться связаться с отсутствующим сотрудником, чтобы выяснить, есть ли законная причина неявки. Например, в случае чрезвычайной ситуации в семье работник может быть защищен Законом об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, который гарантирует отпуск продолжительностью до 12 недель, если член семьи работника серьезно болен. Когда вы обращаетесь к своему работнику, сохраняйте спокойствие и говорите с точки зрения беспокойства. Возможно, произошло что-то ужасное, и ваша поддержка будет много значить для вашего работника.

Хотя ни один руководитель не хочет увольнять сотрудников, вы можете создать шаблон письма об увольнении для постоянных сотрудников, которые не звонят и не появляются, на случай, если вам это когда-нибудь понадобится. В этом письме должна быть ссылка на вашу политику, и в нем должно быть место для добавления даты, когда сотрудник подписал политику, конкретные даты отсутствия и любые подробности об отсутствии связи.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уволить сотрудника NCNS?

В Соединенных Штатах и ​​​​других странах большая часть работы осуществляется «по желанию», что означает, что работодатель может уволить работника по любой причине, которая не нарушает дискриминацию и другие законы о занятости. В трудовом договоре, подписанном работником и работодателем, обычно указывается, когда работник может быть уволен.

Какая уважительная причина для неявки без звонка?

Есть несколько веских причин для незапланированного отсутствия на работе: у сотрудника может быть неотложная медицинская помощь, которая не позволяет ему прийти на работу или связаться с кем-либо, или он может застрять в пробке или на месте происшествия без доступа к телефону. В некоторых случаях работники могут ошибаться и неправильно понимать, что от них ожидается (и когда).

Вывод

Каждому менеджеру или лидеру в какой-то момент придется иметь дело с ситуацией NCNS, и когда это происходит с вами, важно сделать глубокий вдох и сохранять спокойствие. А еще лучше иметь план по сокращению прогулов, созданию более сильной рабочей культуры и быть готовым к любой чрезвычайной ситуации, из-за которой работник не может прийти.