Come gestire i dipendenti senza chiamata, senza presentazione

Con il 55% dei dipendenti statunitensi che traggono il proprio senso di identità dal proprio lavoro, ha senso per i datori di lavoro presumere che i lavoratori apprezzino il proprio lavoro. Tuttavia, l'assenteismo è un problema di 225,8 miliardi di dollari all'anno e, in alcuni casi, i membri del team non fanno nemmeno una chiamata di cortesia per far sapere a un'azienda che non hanno intenzione di presentarsi.

Che cos'è un dipendente che non chiama/non si presenta?

Un lavoratore No-Call/No-Show (NCNS) è qualcuno che non si presenta per i compiti assegnati senza informare il proprio datore di lavoro. Ciò può creare disagio per qualsiasi organizzazione, poiché i lavoratori si affrettano a coprire il lavoro dei dipendenti assenti e i leader cercano freneticamente di contattare il lavoratore per scoprire cosa è successo. I dipendenti NCNS prendono anche un grosso morso dalla produttività, con una perdita media di produttività del 36,6%.

NCNS costituisce abbandono del lavoro?

Non sempre. In alcuni casi, i lavoratori potrebbero non presentarsi al lavoro e potrebbero non chiamare ma comunque presentarsi al lavoro durante il turno successivo. In altri casi, possono semplicemente interrompere la comunicazione e lasciare definitivamente il lavoro. La Society for Human Resource Management definisce l'abbandono del lavoro come una situazione "in cui un dipendente non si presenta al lavoro come programmato e non ha intenzione di tornare al lavoro ma non notifica al datore di lavoro la sua intenzione di licenziarsi".

Naturalmente, è difficile per un'azienda conoscere le intenzioni di un dipendente quando un lavoratore passa in silenzio alla radio. Inoltre, non esiste una regola ufficiale o fissa su quante giornate lavorative debbano mancare a un dipendente perché possa essere considerato abbandono del lavoro. Tuttavia, tre turni o giorni lavorativi senza comunicazione sono una buona indicazione e alcuni stati forniscono definizioni di ciò che considerano ragionevole.

Come trattare con i dipendenti NCNS?

Avere a che fare con un'assenza non programmata di un lavoratore è stressante, ma è importante lavorare in modo strategico e creare un luogo di lavoro in cui è meno probabile che tali eventi accadano. È possibile. Ecco come:

Può sembrarti ovvio che i lavoratori debbano presentarsi per le loro mansioni e farti sapere se qualcosa gli impedisce di farlo, ma una politica scritta e formale sulle assenze dal lavoro aiuta a definire quando un'assenza di lavoro non programmata costituisce abbandono del lavoro e fa sapere ai lavoratori sei serio su NCNS. Garantisce che i lavoratori non possano dire di non "sapere" di una politica NCNS. Una politica scritta dovrebbe includere:

• Come dovrebbe essere l'aspetto tipico delle ferie, il che può comportare la notifica al lavoro delle assenze previste con una settimana o più di anticipo.
• Una definizione di NCNS.
• Una definizione di emergenza che renda accettabile un NCNS.
• Una descrizione di quando il dipendente deve contattarti in caso di emergenza, ad esempio entro 15 minuti dall'inizio di un turno.
• Un elenco di come il dipendente può contattarti.
• Le esatte conseguenze che un lavoratore può aspettarsi dopo una prima, una seconda e una terza infrazione.
• Una definizione di abbandono del lavoro e i passaggi che verranno presi se un NCNS soddisfa il requisito.
• Qualsiasi requisito, come le note dei medici, per dimostrare qualsiasi emergenza che si traduce in un NCNS.

Prima di condividere la tua politica sull'assenteismo, chiedi a un avvocato del lavoro di esaminarla per eventuali potenziali violazioni delle leggi statali. Le politiche NCNS sono legali, anche se la tua politica sarà su basi legali più solide se la applichi in modo coerente a tutti i dipendenti e dai ai dipendenti una buona quantità di tempo per contattarti, non terminare prima di almeno tre assenze NCNS di solito ti mette su un terreno solido.

Quando avvii la tua polizza, come parte autonoma o come parte di un manuale per i dipendenti o di una politica di presenza, assicurati che i tuoi dipendenti firmino la polizza, in modo da avere la documentazione che l'hanno letta.

Tieni traccia delle assenze e dei ritardi dei dipendenti. Registrazioni scritte delle date delle assenze e dettagli sulle assenze (inclusa la mancanza di comunicazione) possono aiutare la tua organizzazione se un lavoratore non soddisfa i propri requisiti di lavoro. Tenere buoni registri ti aiuta anche se hai bisogno di scrivere una lettera di licenziamento.

Conoscere i dipendenti e le loro preoccupazioni ti consente anche di interrompere l'NCNS prima che inizi. Sapere se un dipendente sta lottando sul lavoro, ad esempio, ti aiuta a ottenere una formazione aggiuntiva o un tutoraggio prima che il morale di quel lavoratore si evolva in assenteismo. Se un lavoratore è un caregiver o ha una malattia grave, potresti essere in grado di offrire modalità di lavoro flessibili o creare un sistema per aiutare il dipendente a mantenere un'elevata produttività. Ad esempio, un'organizzazione del lavoro flessibile può aiutare i dipendenti a lavorare al proprio ritmo.

Se non ricevi risposte direttamente dai dipendenti o hai un team che non riesci a raggiungere facilmente, puoi anche utilizzare i sondaggi per monitorare il polso della tua organizzazione. I sondaggi anonimi possono aiutare i lavoratori a comunicare problemi che potrebbero non sentirsi a proprio agio nell'affrontare di persona.

Il vero problema con i dipendenti che non si sono presentati o che non sono stati convocati sono i recidivi, quindi vorrai considerare come intensificare l'azione. Dopo un primo reato, potresti voler aggiungere un avviso sul lavoratore nella sua cartella di lavoro, ad esempio, e parlargli verbalmente dell'azione. Dopo un secondo reato, potresti voler che il lavoratore partecipi alla formazione per migliorare il suo impegno lavorativo, oppure potresti voler che il lavoratore si presenti alle riunioni per trovare una soluzione all'assenteismo.

Durante una seconda violazione, chiarire quanto sia vicino al licenziamento il dipendente. Potresti voler condividere una copia della politica NCNS firmata con il tuo lavoratore per ricordare loro l'accordo che hai stipulato.

Consenti ai dipendenti di presentarsi al lavoro e di contattarti quando necessario

Se noti più violazioni dell'NCNS, in particolare da parte di più di un dipendente, potresti avere un problema più grande tra le mani. Potresti chiederti:

• Il tuo attuale sistema di pianificazione consente ai lavoratori di dirti facilmente quando sono disponibili per lavoro e di richiedere un'assenza se ne hanno bisogno?
• Il tuo sistema di pianificazione rimane flessibile e ti consente di comunicare facilmente le aspettative e i cambiamenti del lavoro, anche quando i lavoratori sono sul campo?
• Avete una polizza per l'accoglienza di disabilità e malattie croniche?
• Stai pagando uno stipendio competitivo o i lavoratori sono tentati di accettare altri lavori per creare un salario di sussistenza?
• I dipendenti hanno voce in capitolo sull'orario di lavoro e su come sono programmati?
• Consenti ai lavoratori di contattarti in caso di emergenza, ad esempio, ci sono più punti di contatto e più tecnologie che i dipendenti possono utilizzare in modo che non debbano trovarsi di fronte a un segnale telefonico occupato se devono segnalare un'emergenza?
• Il morale dei lavoratori è alto o puoi migliorare la cultura del lavoro in modo che i lavoratori vogliano partecipare?

Se un lavoratore non si presenta per i doveri, la tua giornata scorrerà molto più agevolmente se hai un piano B per coprire il lavoro del dipendente. Potresti voler avere lavoratori a chiamata o appaltatori che puoi contattare rapidamente.

Dovrai anche provare a contattare il dipendente assente per scoprire se esiste un motivo legittimo per la mancata presentazione. In caso di emergenza familiare, ad esempio, il dipendente può essere tutelato dalla legge sui congedi familiari e medici, che garantisce congedi fino a 12 settimane se il familiare di un lavoratore è gravemente malato. Quando contatti il ​​tuo lavoratore, mantieni la calma e parla da un luogo che ti preoccupa. Potrebbe essere successo qualcosa di terribile e il tuo supporto significherà molto per il tuo lavoratore.

Anche se nessun leader vuole licenziare i dipendenti, potresti voler creare un modello di lettera di licenziamento per i dipendenti ripetuti senza chiamata, nel caso in cui ne avessi bisogno. Questa lettera dovrebbe fare riferimento alla tua polizza e avere uno spazio per aggiungere la data in cui il dipendente ha firmato la polizza, le date di assenza specifiche e qualsiasi dettaglio sulla mancanza di comunicazione.

Domande frequenti

Puoi licenziare un dipendente NCNS?

Negli Stati Uniti e in altri paesi, la maggior parte del lavoro è "a volontà", il che significa che un datore di lavoro può licenziare un lavoratore per qualsiasi motivo che non violi la discriminazione e altre leggi sul lavoro. Il contratto di lavoro firmato dal lavoratore e dal datore di lavoro di solito delineerà quando un dipendente può essere licenziato.

Qual è una buona ragione per una mancata presentazione?

Ci sono alcune buone ragioni per un'assenza dal lavoro non programmata: un dipendente potrebbe avere un'emergenza medica che non gli consente di entrare al lavoro o contattare qualcuno o potrebbe essere bloccato nel traffico o sulla scena di un incidente senza accesso a un telefono. In alcuni casi, i lavoratori possono commettere un errore e fraintendere cosa ci si aspetta da loro (e quando).

Conclusione

Ogni manager o leader dovrà affrontare una situazione NCNS a un certo punto, e quando succede a te è importante fare un respiro profondo e mantenere la calma. Meglio ancora, avere un piano in atto per ridurre l'assenteismo, creare una cultura del lavoro più forte ed essere pronti per qualsiasi emergenza dei dipendenti che impedisca a un lavoratore di entrare.