วิธีรับมือเมื่อไม่รับสาย ไม่แสดงตัวพนักงาน

ด้วย 55% ของพนักงานในสหรัฐฯ รับรู้ถึงอัตลักษณ์จากการทำงาน จึงเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลที่นายจ้างจะถือว่าคนงานให้ความสำคัญกับการจ้างงานของตน อย่างไรก็ตาม การขาดงานเป็นปัญหามูลค่า 225.8 พันล้านดอลลาร์ต่อปี และในบางกรณี สมาชิกในทีมไม่แม้แต่จะโทรหาเพื่อแจ้งให้บริษัททราบว่าพวกเขาไม่ได้วางแผนที่จะปรากฏตัว

พนักงานที่ไม่รับสาย/ไม่แสดงตัวคืออะไร?

พนักงาน No-Call/No-Show (NCNS) คือคนที่ไม่ปรากฏตัวตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายโดยไม่แจ้งให้นายจ้างทราบ สิ่งนี้สามารถสร้างความทุกข์ให้กับองค์กรใด ๆ เนื่องจากพนักงานพยายามแย่งชิงงานของพนักงานที่ขาดงาน และผู้นำพยายามติดต่อคนงานอย่างเมามันเพื่อค้นหาว่าเกิดอะไรขึ้น พนักงานของ NCNS ยังใช้ประโยชน์จากประสิทธิภาพการทำงานเพียงเล็กน้อย โดยสูญเสียผลผลิตเฉลี่ย 36.6%

NCNS ถือเป็นการละทิ้งงานหรือไม่?

ไม่เสมอ. ในบางกรณี พนักงานอาจไม่มาทำงานและอาจไม่โทรมาแต่ยังคงมาทำงานในช่วงกะต่อไป ในกรณีอื่นๆ พวกเขาอาจเพียงแค่หยุดการสื่อสารและออกจากงานอย่างถาวร Society for Human Resource Management กำหนดให้การละทิ้งงานเป็นสถานการณ์ "เมื่อพนักงานไม่รายงานการทำงานตามกำหนดเวลาและไม่มีความตั้งใจที่จะกลับไปทำงานแต่ไม่ได้แจ้งให้นายจ้างทราบถึงความตั้งใจที่จะลาออก"

แน่นอน เป็นเรื่องยากสำหรับบริษัทที่จะทราบเจตนาของพนักงานเมื่อพนักงานเงียบทางวิทยุ ยิ่งไปกว่านั้น ไม่มีกฎเกณฑ์หรือกฎเกณฑ์เกี่ยวกับจำนวนวันทำงานที่พนักงานต้องพลาดจึงจะถือว่าสละงาน สามกะหรือวันทำงานโดยไม่มีการสื่อสารเป็นเครื่องบ่งชี้ที่ดี และบางรัฐให้คำจำกัดความของสิ่งที่พวกเขาพิจารณาว่าสมเหตุสมผล

จะจัดการกับพนักงาน NCNS ได้อย่างไร?

การต้องรับมือกับการขาดงานโดยไม่ได้กำหนดเวลาจากคนงานนั้นเป็นเรื่องที่เครียด แต่สิ่งสำคัญคือต้องทำงานอย่างมีกลยุทธ์และสร้างสถานที่ทำงานที่เหตุการณ์ดังกล่าวไม่ค่อยเกิดขึ้น มันเป็นไปได้. โดยใช้วิธีดังนี้:

อาจดูเหมือนชัดเจนสำหรับคุณว่าผู้ปฏิบัติงานจำเป็นต้องแสดงตัวเพื่อปฏิบัติหน้าที่และแจ้งให้คุณทราบหากมีสิ่งใดขัดขวางไม่ให้พวกเขาทำเช่นนั้น แต่นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับการหยุดงานจะช่วยกำหนดว่าเมื่อใดที่การขาดงานโดยไม่ได้กำหนดไว้ถือเป็นการละทิ้งงานและแจ้งให้พนักงานทราบ คุณจริงจังกับ NCNS ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคนงานไม่สามารถพูดได้ว่าพวกเขา "ไม่รู้" เกี่ยวกับนโยบาย NCNS นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรควรรวมถึง:

• โดยทั่วไปแล้วการหยุดงานควรมีลักษณะอย่างไร ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการแจ้งงานที่คาดว่าจะขาดงานล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์หรือนานกว่านั้น
• คำจำกัดความของ กศน.
• คำจำกัดความของเหตุฉุกเฉินที่ทำให้ NCNS ยอมรับได้
• คำอธิบายว่าเมื่อใดที่พนักงานต้องติดต่อคุณในกรณีฉุกเฉิน—เช่น ภายใน 15 นาทีของการเริ่มต้นกะ
• รายการวิธีที่พนักงานสามารถติดต่อคุณได้
• ผลที่ตามมาแน่นอนที่คนงานสามารถคาดหวังได้หลังจากการกระทำผิดครั้งแรก ครั้งที่สอง และครั้งที่สาม
• คำจำกัดความของการละทิ้งงานและขั้นตอนที่จะดำเนินการหาก NCNS ตรงตามข้อกำหนด
• ข้อกำหนดใดๆ เช่น บันทึกของแพทย์ เพื่อพิสูจน์เหตุฉุกเฉินใดๆ ที่ส่งผลให้เกิด NCNS

ก่อนที่จะแบ่งปันนโยบายการขาดงานของคุณ ให้ทนายความด้านการจ้างงานตรวจสอบการละเมิดกฎหมายของรัฐที่อาจเกิดขึ้น นโยบายของ NCNS นั้นถูกกฎหมาย แม้ว่านโยบายของคุณจะอยู่บนพื้นฐานทางกฎหมายที่แน่นแฟ้นมากขึ้น หากคุณนำไปใช้กับพนักงานทุกคนอย่างสม่ำเสมอและให้เวลากับพนักงานในการติดต่อคุณอย่างยุติธรรม—ไม่เลิกจ้างก่อนการขาดงาน NCNS อย่างน้อยสามครั้งมักจะทำให้คุณรู้สึกมั่นคง

เมื่อคุณเริ่มใช้นโยบาย ไม่ว่าจะเป็นแบบแยกส่วนหรือเป็นส่วนหนึ่งของคู่มือพนักงานหรือนโยบายการเข้างาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณลงนามในนโยบาย เพื่อให้คุณมีเอกสารประกอบที่พวกเขาได้อ่านแล้ว

ติดตามการขาดงานและการมาสายของพนักงาน บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรของวันที่ขาดงานและรายละเอียดเกี่ยวกับการขาดงาน (รวมถึงการขาดการสื่อสาร) สามารถช่วยองค์กรของคุณได้หากมีผู้ปฏิบัติงานไม่ตรงตามข้อกำหนดของงาน การเก็บบันทึกที่ดียังช่วยคุณได้หากคุณต้องการเขียนจดหมายบอกเลิกจ้าง

การทำความรู้จักพนักงานและข้อกังวลของพวกเขายังช่วยให้คุณหยุด NCNS ได้ก่อนที่จะเริ่ม การรู้ว่าพนักงานมีปัญหาในการทำงานหรือไม่ เช่น ช่วยให้คุณได้รับการฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือการให้คำปรึกษาก่อนที่ขวัญกำลังใจของพนักงานคนนั้นจะพัฒนาไปสู่การขาดงาน หากพนักงานเป็นผู้ดูแลหรือมีอาการป่วยหนัก คุณอาจสามารถเสนอการจัดเตรียมงานที่ยืดหยุ่นหรือสร้างระบบเพื่อช่วยให้พนักงานรักษาประสิทธิภาพการทำงานสูงได้ การจัดการงานที่ยืดหยุ่นสามารถช่วยให้พนักงานทำงานตามจังหวะของตนเองได้ เป็นต้น

หากคุณไม่ได้รับคำตอบจากพนักงานโดยตรง หรือมีทีมที่คุณไม่สามารถติดต่อได้ คุณยังสามารถใช้แบบสำรวจเพื่อจับจังหวะในองค์กรของคุณ แบบสำรวจที่ไม่ระบุชื่อสามารถช่วยให้พนักงานสื่อสารปัญหาที่พวกเขาอาจรู้สึกไม่สบายใจที่จะพูดถึงตัวต่อตัว

ปัญหาที่แท้จริงของพนักงานที่ไม่มาแสดงตัวและไม่รับสายคือผู้ที่ทำผิดซ้ำ ดังนั้นคุณจะต้องพิจารณาว่าจะยกระดับการดำเนินการอย่างไร หลังจากการทำผิดครั้งแรก คุณอาจต้องการเพิ่มคำบอกกล่าวเกี่ยวกับคนงานในแฟ้มการจ้างงานของพวกเขา ตัวอย่างเช่น และบอกพวกเขาด้วยวาจาเกี่ยวกับการกระทำนั้น หลังจากทำผิดครั้งที่ 2 คุณอาจต้องการให้คนงานมีส่วนร่วมในการฝึกอบรมเพื่อปรับปรุงความมุ่งมั่นในการทำงานของพวกเขา หรือคุณอาจต้องการให้พนักงานปรากฏตัวในที่ประชุมเพื่อหาวิธีแก้ไขปัญหาการขาดงาน

ในระหว่างการละเมิดครั้งที่สอง ให้ชัดเจนว่าพนักงานใกล้จะเลิกจ้างมากเพียงใด คุณอาจต้องการแบ่งปันสำเนานโยบาย NCNS ที่ลงนามกับพนักงานของคุณเพื่อเตือนพวกเขาถึงข้อตกลงที่คุณทำขึ้น

ทำให้พนักงานมาทำงานและติดต่อคุณได้ง่ายเมื่อต้องการ

หากคุณสังเกตเห็นการละเมิด NCNS หลายครั้ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งจากพนักงานมากกว่าหนึ่งคน คุณอาจมีปัญหาใหญ่ในมือคุณ คุณอาจต้องการถามตัวเอง:

• ระบบการจัดกำหนดการปัจจุบันของคุณทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถบอกคุณได้ง่ายว่าเมื่อใดที่พวกเขาพร้อมสำหรับการทำงานและขอลางานหากพวกเขาต้องการหรือไม่?
• ระบบการจัดตารางเวลาของคุณมีความยืดหยุ่นและช่วยให้คุณสื่อสารความคาดหวังและการเปลี่ยนแปลงในการทำงานได้ง่ายแม้ในขณะที่พนักงานอยู่ในภาคสนามหรือไม่?
• คุณมีนโยบายรองรับผู้ทุพพลภาพและโรคเรื้อรังหรือไม่?
• คุณกำลังจ่ายเงินเดือนที่แข่งขันได้ หรือลูกจ้างถูกล่อลวงให้ทำงานอื่นเพื่อสร้างค่าครองชีพหรือไม่?
• พนักงานมีชั่วโมงทำงานและกำหนดเวลาหรือไม่?
• คุณช่วยให้พนักงานติดต่อคุณในกรณีฉุกเฉินได้ง่ายหรือไม่ ตัวอย่างเช่น มีจุดติดต่อหลายจุดและเทคโนโลยีที่พนักงานสามารถใช้ได้เพื่อไม่ให้ต้องเผชิญกับสัญญาณโทรศัพท์ที่พลุกพล่านหากจำเป็นต้องรายงานเหตุฉุกเฉินหรือไม่
• ขวัญกำลังใจของพนักงานสูงหรือคุณสามารถปรับปรุงวัฒนธรรมการทำงานเพื่อให้คนงานต้องการมีส่วนร่วมได้หรือไม่?

หากพนักงานไม่ปรากฏตัวเพื่อปฏิบัติหน้าที่ วันของคุณจะราบรื่นมากขึ้นหากคุณมีแผน B ที่ครอบคลุมงานของพนักงาน คุณอาจต้องการจ้างคนงานหรือผู้รับเหมาที่สามารถติดต่อได้อย่างรวดเร็ว

คุณจะต้องพยายามติดต่อพนักงานที่หายไปเพื่อดูว่ามีเหตุผลอันสมควรหรือไม่ในการไม่ปรากฏตัว หากมีเหตุฉุกเฉินในครอบครัว เช่น พนักงานอาจได้รับการคุ้มครองโดยพระราชบัญญัติการลาเพื่อครอบครัวและการรักษาพยาบาล ซึ่งรับประกันการลางานสูงสุด 12 สัปดาห์หากสมาชิกในครอบครัวของคนงานป่วยหนัก เมื่อคุณเอื้อมมือออกไปหาคนงานของคุณ ให้สงบสติอารมณ์และพูดจากที่ที่คุณกังวล สิ่งเลวร้ายอาจเกิดขึ้นและการสนับสนุนของคุณจะมีความหมายอย่างมากต่อคนงานของคุณ

ในขณะที่ไม่มีผู้นำคนใดต้องการเลิกจ้างพนักงาน คุณอาจต้องการสร้างเทมเพลตของจดหมายบอกเลิกจ้างสำหรับพนักงานที่ไม่รับสายและไม่มาแสดงตัวซ้ำ ในกรณีที่คุณต้องการ จดหมายฉบับนี้ควรอ้างอิงถึงนโยบายของคุณและมีพื้นที่ให้คุณเพิ่มวันที่ที่พนักงานลงนามในนโยบาย วันที่ขาดงานที่เฉพาะเจาะจง และรายละเอียดใดๆ เกี่ยวกับการขาดการสื่อสาร

คำถามที่พบบ่อย

คุณสามารถไล่พนักงาน NCNS ออกได้หรือไม่?

ในสหรัฐอเมริกาและประเทศอื่นๆ งานส่วนใหญ่เป็นการจ้างงานแบบ "ตามใจชอบ" ซึ่งหมายความว่านายจ้างสามารถไล่คนงานออกได้ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดๆ ก็ตาม ซึ่งไม่ละเมิดการเลือกปฏิบัติและกฎหมายการจ้างงานอื่นๆ ข้อตกลงในการจ้างงานที่ลงนามโดยคนงานและนายจ้างมักจะสรุปว่าเมื่อไรที่ลูกจ้างสามารถถูกไล่ออกได้

เหตุผลที่ดีในการไม่รับสายคืออะไร

มีเหตุผลดีๆ บางประการสำหรับการขาดงานโดยไม่ได้กำหนดเวลา: พนักงานอาจมีเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์ที่ไม่อนุญาตให้พวกเขาเข้ามาทำงานหรือติดต่อใครซักคน หรืออาจติดอยู่ในการจราจรหรือในที่เกิดเหตุโดยไม่ได้รับโทรศัพท์ ในบางกรณี พนักงานอาจทำผิดพลาดและเข้าใจผิดว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขา (และเมื่อใด)

บทสรุป

ผู้จัดการหรือผู้นำทุกคนจะต้องจัดการกับสถานการณ์ NCNS ในบางจุด และเมื่อมันเกิดขึ้นกับคุณ สิ่งสำคัญคือต้องหายใจเข้าลึก ๆ และสงบสติอารมณ์ ยังดีกว่า มีแผนเพื่อลดการขาดงาน สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เข้มแข็ง และเตรียมพร้อมสำหรับเหตุฉุกเฉินของพนักงานที่จะป้องกันไม่ให้คนงานเข้ามา