Cara Mengatasi Tanpa Panggilan, Tidak Ada Karyawan

Dengan 55% karyawan AS mendapatkan rasa identitas mereka dari pekerjaan mereka, masuk akal bagi pengusaha untuk berasumsi bahwa pekerja menghargai pekerjaan mereka. Namun, ketidakhadiran adalah masalah $ 225,8 miliar per tahun, dan dalam beberapa kasus, anggota tim bahkan tidak membuat panggilan kehormatan untuk memberi tahu perusahaan bahwa mereka tidak berencana untuk muncul.

Apa itu Karyawan Tanpa Panggilan/Tidak Datang?

Pekerja No-Call/No-Show (NCNS) adalah seseorang yang tidak muncul untuk tugas yang diberikan tanpa memberi tahu majikan mereka. Ini dapat menciptakan kesulitan bagi organisasi mana pun, karena pekerja berebut untuk menutupi pekerjaan karyawan yang tidak hadir, dan para pemimpin dengan panik mencoba menghubungi pekerja untuk mencari tahu apa yang telah terjadi. Karyawan NCNS juga mengambil bagian besar dari produktivitas, dengan kehilangan produktivitas rata-rata 36,6%.

Apakah NCNS merupakan pengabaian pekerjaan?

Tidak selalu. Dalam beberapa kasus, pekerja mungkin tidak muncul untuk bekerja dan mungkin tidak menelepon tetapi masih muncul untuk bekerja selama shift berikutnya. Dalam kasus lain, mereka mungkin hanya menghentikan komunikasi dan secara permanen meninggalkan pekerjaan mereka. Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia mendefinisikan pengabaian pekerjaan sebagai situasi "ketika seorang karyawan tidak melapor untuk bekerja sesuai jadwal dan tidak memiliki niat untuk kembali ke pekerjaan tetapi tidak memberi tahu majikan tentang niatnya untuk berhenti."

Tentu saja, sulit bagi perusahaan untuk mengetahui niat karyawan ketika seorang pekerja melakukan radio silent. Terlebih lagi, tidak ada aturan resmi atau set tentang berapa banyak hari kerja yang harus dilewatkan seorang karyawan agar dianggap sebagai pengabaian pekerjaan. Namun, tiga shift atau hari kerja tanpa komunikasi merupakan indikasi yang baik, dan beberapa negara bagian memberikan definisi tentang apa yang mereka anggap masuk akal.

Bagaimana Menghadapi Karyawan NCNS?

Harus berurusan dengan ketidakhadiran yang tidak terjadwal dari seorang pekerja membuat stres, tetapi penting untuk bekerja secara strategis dan menciptakan tempat kerja di mana kejadian seperti itu cenderung tidak terjadi. Hal ini mungkin. Berikut caranya:

Mungkin tampak jelas bagi Anda bahwa pekerja perlu muncul untuk tugas mereka dan memberi tahu Anda jika ada sesuatu yang mencegah mereka melakukannya, tetapi kebijakan tertulis formal tentang absen kerja membantu menentukan kapan ketidakhadiran kerja yang tidak terjadwal merupakan pengabaian kerja dan memberi tahu pekerja Anda serius tentang NCNS. Ini memastikan pekerja tidak dapat mengatakan bahwa mereka tidak "tahu" tentang kebijakan NCNS. Kebijakan tertulis harus mencakup:

• Seperti apa biasanya mengambil cuti, yang mungkin melibatkan pemberitahuan pekerjaan tentang ketidakhadiran yang diharapkan seminggu atau lebih sebelumnya.
• Definisi NCNS.
• Definisi keadaan darurat yang membuat NCNS dapat diterima.
• Deskripsi tentang kapan karyawan harus menghubungi Anda dalam keadaan darurat—misalnya, dalam waktu 15 menit sejak dimulainya shift.
• Daftar bagaimana karyawan dapat menghubungi Anda.
• Konsekuensi pasti yang dapat diharapkan seorang pekerja setelah pelanggaran pertama, kedua, dan ketiga.
• Pengertian penelantaran pekerjaan dan langkah-langkah yang akan diambil jika NCNS memenuhi persyaratan.
• Persyaratan apa pun, seperti catatan dokter, untuk membuktikan keadaan darurat apa pun yang mengakibatkan NCNS.

Sebelum membagikan kebijakan ketidakhadiran Anda, mintalah pengacara ketenagakerjaan meninjaunya untuk kemungkinan pelanggaran undang-undang negara bagian. Kebijakan NCNS adalah legal, meskipun kebijakan Anda akan memiliki landasan hukum yang lebih kuat jika Anda menerapkannya secara konsisten kepada semua karyawan dan memberi karyawan cukup banyak waktu untuk menghubungi Anda—tidak diakhiri sebelum setidaknya tiga ketidakhadiran NCNS biasanya menempatkan Anda pada landasan yang kokoh.

Saat Anda meluncurkan kebijakan Anda, baik sebagai kebijakan yang berdiri sendiri atau sebagai bagian dari buku pegangan karyawan atau kebijakan kehadiran, pastikan pekerja Anda menandatangani kebijakan tersebut, sehingga Anda memiliki dokumentasi yang telah mereka baca.

Melacak absensi dan keterlambatan karyawan. Catatan tertulis tentang tanggal ketidakhadiran dan perincian tentang ketidakhadiran (termasuk kurangnya komunikasi) dapat membantu organisasi Anda jika seorang pekerja tidak memenuhi persyaratan pekerjaan mereka. Menyimpan catatan yang baik juga membantu Anda jika Anda perlu menulis surat pemutusan hubungan kerja.

Mengenal karyawan dan kekhawatiran mereka juga memberdayakan Anda untuk menghentikan NCNS sebelum dimulai. Mengetahui apakah seorang karyawan sedang berjuang di tempat kerja, misalnya, membantu Anda mendapatkan pelatihan atau bimbingan tambahan sebelum moral pekerja itu berkembang menjadi ketidakhadiran. Jika seorang pekerja adalah pengasuh atau memiliki penyakit serius, Anda mungkin dapat menawarkan pengaturan kerja yang fleksibel atau membuat sistem untuk membantu karyawan mempertahankan produktivitas yang tinggi. Pengaturan kerja yang fleksibel dapat membantu karyawan bekerja dengan kecepatan mereka sendiri, misalnya.

Jika Anda tidak mendapatkan jawaban dari karyawan secara langsung atau memiliki tim yang tidak dapat Anda jangkau dengan mudah, Anda juga dapat menggunakan survei untuk mengetahui denyut nadi organisasi Anda. Survei anonim dapat membantu pekerja mengomunikasikan masalah yang mungkin tidak nyaman mereka tangani secara langsung.

Masalah sebenarnya dengan karyawan yang tidak hadir, tidak ada panggilan, adalah pelanggar berulang, jadi Anda akan ingin mempertimbangkan bagaimana meningkatkan tindakan. Setelah pelanggaran pertama, Anda mungkin ingin menambahkan pemberitahuan tentang pekerja di file pekerjaan mereka, misalnya, dan memberi tahu mereka secara lisan tentang tindakan tersebut. Setelah pelanggaran kedua, Anda mungkin ingin pekerja tersebut mengambil bagian dalam pelatihan untuk meningkatkan komitmen kerja mereka, atau Anda mungkin ingin pekerja tersebut datang ke rapat untuk mencari solusi atas ketidakhadiran.

Selama pelanggaran kedua, jelaskan seberapa dekat karyawan tersebut dengan pemutusan hubungan kerja. Anda mungkin ingin membagikan salinan kebijakan NCNS yang ditandatangani dengan pekerja Anda untuk mengingatkan mereka tentang perjanjian yang telah Anda buat.

Permudah karyawan untuk datang ke kantor dan menghubungi Anda saat mereka perlu

Jika Anda melihat beberapa pelanggaran NCNS, terutama dari lebih dari satu karyawan, Anda mungkin memiliki masalah yang lebih besar di tangan Anda. Anda mungkin ingin bertanya pada diri sendiri:

• Apakah sistem penjadwalan Anda saat ini memudahkan pekerja untuk memberi tahu Anda kapan mereka tersedia untuk bekerja dan meminta ketidakhadiran jika mereka membutuhkannya?
• Apakah sistem penjadwalan Anda tetap fleksibel dan memudahkan Anda untuk mengomunikasikan harapan dan perubahan kerja, bahkan saat pekerja berada di lapangan?
• Apakah Anda memiliki kebijakan untuk mengakomodasi disabilitas dan penyakit kronis?
• Apakah Anda membayar gaji yang kompetitif, atau apakah pekerja tergoda untuk mengambil pekerjaan lain untuk menciptakan upah yang layak?
• Apakah karyawan memiliki pendapat tentang jam kerja mereka dan bagaimana mereka dijadwalkan?
• Apakah Anda memudahkan pekerja untuk menghubungi Anda jika terjadi keadaan darurat—misalnya, apakah ada banyak titik kontak dan beberapa teknologi yang dapat digunakan karyawan sehingga mereka tidak dihadapkan pada sinyal telepon yang sibuk jika mereka perlu melaporkan keadaan darurat?
• Apakah semangat kerja pekerja tinggi atau dapatkah Anda meningkatkan budaya kerja agar pekerja mau ambil bagian?

Jika seorang pekerja tidak muncul untuk tugas, hari Anda akan berjalan jauh lebih lancar jika Anda memiliki Rencana B untuk menutupi pekerjaan karyawan tersebut. Anda mungkin ingin memiliki pekerja panggilan atau kontraktor yang dapat Anda hubungi dengan cepat.

Anda juga ingin mencoba menghubungi karyawan yang tidak hadir untuk mengetahui apakah ada alasan yang sah untuk ketidakhadiran tersebut. Jika ada keadaan darurat keluarga, misalnya, karyawan dapat dilindungi oleh Undang-Undang Cuti Keluarga dan Medis, yang menjamin cuti hingga 12 minggu jika anggota keluarga pekerja sakit parah. Ketika Anda menjangkau pekerja Anda, tetap tenang dan berbicara dari tempat yang memprihatinkan. Sesuatu yang buruk mungkin telah terjadi dan dukungan Anda akan sangat berarti bagi pekerja Anda.

Meskipun tidak ada pemimpin yang ingin memberhentikan karyawan, Anda mungkin ingin membuat templat surat pemutusan hubungan kerja untuk karyawan yang tidak hadir, tidak ada panggilan, jika Anda membutuhkannya. Surat ini harus merujuk pada polis Anda dan memiliki ruang bagi Anda untuk menambahkan tanggal karyawan tersebut menandatangani polis, tanggal ketidakhadiran yang spesifik, dan detail apa pun tentang kurangnya komunikasi.

FAQ

Bisakah Anda memecat karyawan NCNS?

Di Amerika Serikat dan negara-negara lain, sebagian besar pekerjaan adalah pekerjaan “sesuai keinginan”, yang berarti pemberi kerja dapat memecat seorang pekerja untuk alasan apa pun yang tidak melanggar diskriminasi dan undang-undang ketenagakerjaan lainnya. Perjanjian kerja yang ditandatangani oleh pekerja dan majikan biasanya akan menguraikan kapan seorang karyawan dapat dipecat.

Apa alasan bagus untuk no-call no-show?

Ada beberapa alasan bagus untuk ketidakhadiran yang tidak terjadwal dari pekerjaan: Seorang karyawan mungkin memiliki keadaan darurat medis yang tidak memungkinkan mereka untuk masuk kerja atau menghubungi seseorang atau mungkin terjebak dalam lalu lintas atau di lokasi kecelakaan tanpa akses ke telepon. Dalam beberapa kasus, pekerja dapat membuat kesalahan dan salah memahami apa yang diharapkan dari mereka (dan kapan).

Kesimpulan

Setiap manajer atau pemimpin perlu menghadapi situasi NCNS di beberapa titik, dan ketika itu terjadi pada Anda, penting untuk mengambil napas dalam-dalam dan tetap tenang. Lebih baik lagi, miliki rencana untuk mengurangi ketidakhadiran, ciptakan budaya kerja yang lebih kuat, dan bersiaplah untuk keadaan darurat apa pun yang menghalangi pekerja masuk.