25 conseils d'étiquette pour les e-mails

Ne vous précipitez pas avec les rappels

Donnez à un destinataire un jour ou deux pour répondre, selon le type de demande. Un destinataire peut se sentir réprimandé en recevant un rappel lorsqu'il a été absent du bureau ou en réunion toute la journée.

De plus, avant d'envoyer des rappels, veuillez vérifier votre dossier de courrier indésirable ou de spam. Mettez-vous à la place du destinataire. Quelqu'un s'est-il déjà plaint de ne pas avoir reçu l'un de vos messages, vous obligeant à faire tout votre possible pour le renvoyer, pour ensuite répondre "Oh, c'était dans mon dossier spam". Vous vous êtes probablement senti légèrement ennuyé en pensant : « pourquoi n'as-tu pas regardé là-bas en premier lieu ?

Soyez prudent avec BCC

BCC signifie copie carbone invisible et cela signifie que les autres ne voient pas la personne copiée en aveugle sur la liste des destinataires. Cci est une bonne étiquette si vous souhaitez informer d'autres personnes de votre organisation et empêcher leur nom, titre ou adresse e-mail d'aller, par exemple, à un représentant commercial d'un fournisseur extérieur. Mais BCC peut être une mauvaise étiquette si votre but est d'être sournois et d'aller dans le dos d'un collègue. Comment vous sentirez-vous si votre collègue apprend que son patron a été copié à l'aveugle ? Si cela peut le contrarier, alors ne l'utilisez pas.

Ajouter un message personnel lors du transfert

Lorsque vous jugez nécessaire de transférer un e-mail à un collègue, ajoutez une introduction en haut au lieu de simplement appuyer sur envoyer. Ne forcez pas les associés à lire un fil de discussion inconnu sans contexte. Pensez également à modifier le titre de la ligne d'objet pour qu'il ait plus de sens.

Ajouter l'adresse e-mail en dernier

Si vous rédigez un tout nouvel e-mail, commencez par l'objet et le contenu avant d'ajouter des adresses e-mail. Cela vous évitera de l'envoyer accidentellement trop tôt et de faire perdre du temps à tout le monde en leur disant d'ignorer votre message incomplet.

Avoir un appel clair à l'action

Que voulez-vous que le destinataire fasse de votre message, le cas échéant ? Si c'est uniquement pour informer l'autre personne, alors dites-le. Mais si vous attendez une réponse, une décision ou autre chose, soyez limpide. C'est incroyable de voir combien de courriels sont vagues sur ce que le destinataire est invité à faire (ou à ne pas faire).

Inclure les informations de contact

Vingt-trois pour cent des utilisateurs de messagerie déclarent que l'absence de bloc de signature de courrier électronique est une mauvaise étiquette. Une signature électronique professionnelle avec des informations pertinentes ne vous donne pas seulement l'air plus professionnel ; cela facilite également la tâche de la personne que vous contactez.

Incluez des informations pertinentes telles que votre numéro de téléphone, le site Web de votre entreprise et les identifiants des réseaux sociaux afin qu'ils puissent facilement vous contacter s'ils ont des questions supplémentaires. Si votre e-mail contient des instructions spécifiques pour qu'une personne vous appelle ou vous contacte d'une autre manière, incluez également ces détails dans le corps.

Tenez-vous en au noir et blanc

Certaines personnes essaient d'ajouter du piquant à leurs e-mails avec des couleurs, des polices ou des éléments de conception uniques. Mais cela peut frotter certains destinataires dans le mauvais sens. Et les styles qui vous plaisent peuvent le rendre moins attrayant pour les autres.

Évitez d'utiliser des couleurs de police et des motifs d'arrière-plan uniques dans vos e-mails. Le noir et blanc classique est le plus facile à lire. Et associez-le à des polices de base comme Times New Roman. Cela peut vous aider à faire une impression professionnelle, que vous communiquiez avec des employés ou des partenaires. .

Limiter les points d'exclamation

Certains utilisent des points d'exclamation pour montrer leur enthousiasme ou leur convivialité. Cependant, ils doivent être utilisés avec parcimonie dans la messagerie professionnelle. En effet, 16% disent que ce signe de ponctuation est inacceptable alors que 48% n'en toléreront qu'un seul par email.

Gardez à l'esprit le ton de l'e-mail. Par exemple, un e-mail annonçant de nouveaux produits ou services passionnants peut contenir plus qu'un e-mail concernant un problème de communication avec les employés. Et puis lisez-le à la fin pour vérifier qu'il n'est pas rempli d'excitation excessive.

Relire

Vous ne voulez pas prendre le temps de rédiger un excellent message électronique pour le voir jonché de fautes d'orthographe et de grammaire. Prenez une minute pour relire et vérifier l'orthographe avant d'envoyer afin de détecter les erreurs potentielles. Recherchez les problèmes d'orthographe et de grammaire.

De plus, lisez votre message en pensant à la façon dont votre destinataire le lira. Pensez au ton pour vous assurer qu'il n'est pas pris d'une manière différente.

Ensuite, revenez en arrière et assurez-vous que vous avez correctement épelé le nom de la personne dans votre e-mail. Vous ne pouvez pas être trop prudent dans ce cas. Choisissez également la bonne adresse e-mail - il est embarrassant d'envoyer aux mauvais comptes de messagerie.

Savoir quand être formel

Gardez les choses plus formelles avec ceux que vous envoyez par e-mail pour la première fois. Pécher par excès d'être plus formel et professionnel avec les clients et les supérieurs également. La formalité montre le respect et est moins susceptible d'être mal interprétée.

Une fois que vous apprenez à mieux connaître quelqu'un, vous pouvez devenir moins formel. Par exemple, vous pouvez utiliser des prénoms ou un surnom au lieu de noms complets. Ou vous pouvez raccourcir votre message d'accueil ou signer avec ceux avec qui vous communiquez régulièrement.

N'oubliez pas de joindre

Il est assez courant de dire que vous joignez quelque chose et d'oublier de le faire. Cela ne vous donne pas seulement l'air oublieux; cela oblige également le destinataire à tendre la main avec un rappel. Vérifiez donc bien avant l'envoi.

De plus, nommez vos pièces jointes de manière appropriée s'il y en a plusieurs. Cela leur permet d'éviter d'ouvrir chacun pour voir de quoi il s'agit. Et cela peut même les aider à éviter d'ouvrir des pièces jointes contenant des virus ou des logiciels malveillants. Si possible, envoyez des PDF au lieu de fichiers nécessitant un programme spécifique afin qu'ils n'aient pas besoin de télécharger des extras pour voir ce que vous avez envoyé.

Considérez différentes cultures et langues

Vous pouvez parfois correspondre par e-mail avec des personnes de cultures ou d'horizons différents. Assurez-vous donc d'en tenir compte lors de la rédaction de vos réponses afin que personne ne soit offensé ou confus.

Par exemple, utilisez des termes simples et largement reconnus au lieu de l'argot centré sur l'Amérique. Si vous communiquez régulièrement avec des équipes ou des destinataires dans un pays particulier, recherchez des informations sur cette culture pour être encore plus précis et éviter les malentendus.

Démarrer une nouvelle chaîne d'e-mails pour de nouveaux sujets

Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un avec qui vous correspondez fréquemment, il peut être tentant de ne maintenir qu'une seule chaîne en continu. Mais cela peut rendre difficile l'organisation de vos conversations. Commencez donc une nouvelle chaîne pour chaque nouveau sujet.

Dans le même ordre d'idées, ne transférez les messages que lorsque cela est absolument nécessaire. Et évitez de répondre à tous lorsque vous n'avez besoin d'envoyer un message qu'à un ou deux destinataires sur une chaîne de messagerie.

Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire en matière de messagerie professionnelle ?

À faire :

• Gardez la correspondance commerciale professionnelle.
• Rédigez des e-mails qui respectent le temps des gens.
• Tenez-vous en au sujet et allez droit au but.

À ne pas faire :

• N'abusez pas des emojis ou des points d'exclamation.
• N'utilisez pas d'argot avec des clients ou des associés que vous ne connaissez pas bien.
• N'utilisez pas de mots émotionnels.
• N'utilisez pas de sarcasme et soyez prudent avec l'humour et le ton afin de ne pas offenser par inadvertance lorsque vous envoyez un e-mail.

Quels sont les avantages de l'étiquette des e-mails ?

Il y a cinq avantages à adopter les règles d'étiquette des e-mails :

• Professionnalisme.
• Amélioration de l'image de l'entreprise.
• Meilleure réponse aux messages de vente.
• Efficacité organisationnelle et gain de temps.
• Réduisez la responsabilité sur le lieu de travail en évitant un ton inapproprié ou une interprétation erronée.

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