25 个电子邮件礼仪提示
已发表: 2021-04-17您可能每天发送数十封电子邮件，但您的邮件是否受到好评？ 您的某些电子邮件是否只是在打勾？ 可能是您违反了一些商务电子邮件礼仪的基本规则。
我们的编辑团队每天会收到和发送数百封电子邮件。 我们已经看到了好的、坏的和丑陋的。 因此，我们提出了商务人士在进行可靠的电子邮件通信时应遵循的电子邮件礼仪指南。
商务电子邮件礼仪指南
以下是您可能希望为自己的小型企业考虑的 25 条电子邮件礼仪指南。
获得称呼和结束权
写有效的电子邮件从正确的称呼和结束开始。 Perkbox Insights 对 1,928 位专业人士的调查发现，与其他人相比，某些电子邮件问候语和结束语确实更受欢迎。 几乎一半的受访者更喜欢以问候语“嗨”开头的电子邮件。 其他受欢迎的问候包括：
- 早上好/下午好 (48%)
- 你好（21%）
- 亲爱的 (20%)
当谈到商业电子邮件的结束语时，受访者更喜欢以下内容：
- 亲切的问候 (69%)
- 感谢或再次感谢 (46%)
- 问候 (31%)
- 提前致谢 (21%)
- 最良好的祝愿 (20%)
结束商务电子邮件的最糟糕方式是什么？ “爱”、“热情”和不使用签字评价了最糟糕的结束方式。
不要让人们悬而未决
确认收到您无法立即收到的消息。 让发件人知道您收到了，并将在稍后回复。 告诉他们什么时候可以期待它。 设置日期和时间并坚持下去。
当您外出度假或离开办公室超过一两天时，请设置外出回复或离开消息，以便人们快速得到确认。 包括您将回到办公室的日期以及您希望回复的时间。 为人们提供紧急事务的替代联系人，以防他们需要立即联系您公司的某个人。
限制首字母缩略词和行话
在您的电子邮件中使用商业缩写和首字母缩略词或行话之前，请考虑收件人的知识。 例如，如果您与不同行业的客户打交道，您可能希望包含比与您的同事更多的信息。 过度使用首字母缩略词会使人们远离对话。
仅在必要时使用“全部回复”
当您收到包含多个人的电子邮件时，您可能会想只回复每个人。 但是，如果消息与收件人无关，这可能会导致收件人浪费大量时间。 如果您的回复传达了敏感的公司信息并且发送给碰巧被复制的客户，这甚至会令人尴尬。 因此，请谨慎行事，仅在绝对必要时才点击“全部回复”。
使用撤消发送功能
某些电子邮件客户端（例如 Gmail）具有一项功能，可让您在 30 秒内取消发送电子邮件。 如果您忘记检查拼写错误或附件，请迅速采取行动，您可以在电子邮件到达另一端之前取消发送并进行更正。
在发送情感信息之前等待 24 小时
如果您发现自己处于想要发送愤怒或情绪激动的电子邮件的情况下，请精心制作您的信息。 在您离开一天以清醒头脑之前，请避免点击发送。 与工作相关的电子邮件应该没有负面情绪。 别人接受情绪化的话语是痛苦的。
避免使用全部大写
调查显示，67% 的人无法忍受 CAPS LOCK，不要对 CAPS LOCK 感到疯狂。 始终使用句子大小写。 大写字母可以增加重点。 但他们也可以给人以尖叫的印象。 考虑使用斜体或颜色来突出显示。
保持简短
大约 29% 的人表示他们不能容忍长电子邮件。 你真的想因为邮件大小而失去近三分之一的读者吗？ 尊重您的团队和业务伙伴的时间。 使用简短的段落和格式，例如使电子邮件易于浏览的要点。
不要使用冗长的电子邮件，而是尝试另一种选择：视频通话、面对面会议或电话。 如果必须采用书面形式，请在附件或共享云文档中创建单独的报告。
清晰的主题行是必须的
主题行应准确反映内容。 明确的主题行是一种礼貌，在打开您的邮件之前告知收件人会发生什么。 不仅如此，它可能会在人们打开您的电子邮件或忽略它之间产生差异。
不要分享机密信息
电子邮件太容易转发和共享，或者意外发送给错误的人。 大多数电子邮件都不是共享机密信息的正确格式。
谨慎使用幽默
您可能会想在电子邮件中添加一点乐趣或幽默。 但如果没有肢体语言，幽默和语气可能很难在电子邮件中破译。 除非您与收件人关系良好，否则切勿使用笑话。
限制表情符号和表情符号
当涉及到表情符号、笑脸和表情符号时，请与朋友和亲密的同事交谈。 客户和销售潜在客户可能会认为他们不专业。