25 نصيحة حول آداب البريد الإلكتروني

لا تكن مسرعًا مع التذكيرات

امنح المستلم يومًا أو يومين للرد ، اعتمادًا على نوع الاستفسار. قد يشعر المستلم بالتوبيخ من خلال تلقي تذكير عندما يكون خارج المكتب أو في الاجتماعات طوال اليوم.

أيضًا ، قبل إرسال التذكيرات ، يرجى التحقق من مجلد البريد العشوائي أو البريد العشوائي. ضع نفسك مكان المستلم. هل اشتكى أي شخص من عدم تلقيه إحدى رسائلك ، مما يجبرك على الخروج عن طريقك لإعادة إرسالها ، فقط بعد ذلك للرد "أوه ، لقد كان في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها". ربما شعرت بالانزعاج قليلاً ، وفكرت ، "لماذا لم تنظر هناك في المقام الأول؟"

كن حذرًا مع BCC

BCC تعني نسخة كربونية عمياء وهذا يعني أن الآخرين لا يرون الشخص المكفوف المنسوخ في قائمة المستلمين. يعد BCC آدابًا جيدة إذا كنت ترغب في إبلاغ الأشخاص الآخرين في مؤسستك وحماية اسمهم أو لقبهم أو عنوان بريدهم الإلكتروني من الذهاب ، على سبيل المثال ، إلى مندوب مبيعات لبائع خارجي. لكن يمكن أن يكون BCC آدابًا سيئة إذا كان هدفك هو أن تكون مراوغًا وتذهب وراء ظهر زميل في العمل. كيف ستشعر إذا علم زميلك في العمل أن رئيسه كان أعمى منسوخًا؟ إذا كان يمكن أن يزعجه ، فلا تستخدمه.

أضف رسالة شخصية عند إعادة التوجيه

عندما تجد أنه من الضروري إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى زميل في العمل ، أضف مقدمة في الأعلى بدلاً من مجرد الضغط على إرسال. لا تجبر زملائك على قراءة سلسلة رسائل بريد إلكتروني غير مألوفة بدون سياق. ضع في اعتبارك أيضًا تغيير عنوان سطر الموضوع بحيث يكون أكثر منطقية.

أضف عنوان البريد الإلكتروني الأخير

إذا كنت تقوم بصياغة بريد إلكتروني جديد تمامًا ، فابدأ بالموضوع والمحتوى قبل إضافة عناوين البريد الإلكتروني. سيمنعك هذا من إرسالها عن طريق الخطأ في وقت مبكر جدًا ، واضطرارك إلى إضاعة وقت الجميع في إخبارهم بتجاهل رسالتك غير المكتملة.

لديك دعوة واضحة للعمل

ماذا تريد أن يفعل المستلم برسالتك ، إن وجدت؟ إذا كان الأمر يتعلق بإبلاغ الشخص الآخر فقط ، فاذكر ذلك. لكن إذا كنت تتوقع ردًا أو قرارًا أو أي شيء آخر ، فكن واضحًا تمامًا. إنه لأمر مدهش عدد رسائل البريد الإلكتروني الغامضة بشأن ما يُطلب من المستلم فعله (أو لا يفعله).

قم بتضمين معلومات الاتصال

يقول ثلاثة وعشرون بالمائة من مستخدمي البريد الإلكتروني إن عدم وجود حظر لتوقيع البريد الإلكتروني يعتبر من الآداب السيئة. توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي مع المعلومات ذات الصلة لا يجعلك تبدو أكثر احترافًا فحسب ؛ كما أنه يسهل الأمر على الشخص الذي تتصل به.

قم بتضمين المعلومات ذات الصلة مثل رقم هاتفك وموقع الشركة على الويب ومقابض الوسائط الاجتماعية حتى يتمكنوا من الوصول بسهولة إذا كانت لديهم أسئلة إضافية. إذا تضمن بريدك الإلكتروني تعليمات محددة لشخص ما للاتصال بك أو الاتصال بك بطريقة أخرى ، فقم بتضمين هذه التفاصيل في النص أيضًا.

التمسك بالأبيض والأسود

يحاول بعض الأفراد إضافة بعض الإثارة إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بألوان أو خطوط أو عناصر تصميم فريدة. لكن هذا يمكن أن يفرك بعض المستلمين بطريقة خاطئة. والأنماط التي تروق لك قد تجعلها أقل جاذبية للآخرين.

تجنب استخدام ألوان الخطوط وأنماط الخلفية الفريدة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. الكلاسيكية بالأبيض والأسود هي الأسهل في القراءة. وقم بإقرانها بالخطوط الأساسية مثل Times New Roman. يمكن أن يساعدك ذلك في تكوين انطباع احترافي ، سواء كنت تتواصل مع موظفين أو شركاء. .

حد نقاط التعجب

يستخدم البعض علامات التعجب لإظهار الإثارة أو التعبير عن الود. ومع ذلك ، يجب استخدامها باعتدال في البريد الإلكتروني الاحترافي. في الواقع ، يقول 16٪ أن علامة الترقيم هذه غير مقبولة بينما 48٪ سيتحملون علامة ترقيم واحدة فقط لكل بريد إلكتروني.

ضع في اعتبارك لهجة البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، قد تستوعب رسالة بريد إلكتروني تعلن عن منتجات أو خدمات جديدة ومثيرة أكثر من رسالة بريد إلكتروني حول مشكلة اتصال الموظف. ثم اقرأها في النهاية للتحقق مرة أخرى من أنها ليست مليئة بالإثارة الزائدة.

صحح بروفات الطباعة

لا تريد أن تأخذ الوقت الكافي لإنشاء رسالة بريد إلكتروني رائعة فقط لجعلها مليئة بالأخطاء الإملائية والنحوية. خصص دقيقة من الوقت للتدقيق والتدقيق الإملائي قبل الإرسال حتى تتمكن من اكتشاف أي أخطاء محتملة. ابحث عن كل من المسائل الإملائية والنحوية.

بالإضافة إلى ذلك ، اقرأ رسالتك واضعًا في اعتبارك كيف سيقرأها المستلم. فكر في النغمة للتأكد من عدم أخذها بطريقة مختلفة.

ثم عد وتأكد من كتابة اسم الشخص بشكل صحيح في بريدك الإلكتروني. لا يمكنك أن تكون حذرا للغاية في هذه الحالة. اختر أيضًا عنوان البريد الإلكتروني المناسب - من المحرج الإرسال إلى حسابات البريد الإلكتروني الخاطئة.

اعرف متى تكون رسميًا

اجعل الأمور أكثر رسمية مع من تراسلهم عبر البريد الإلكتروني لأول مرة. خطأ من ناحية أن تكون أكثر رسمية ومهنية مع العملاء والرؤساء أيضًا. تُظهر الإجراءات الشكلية الاحترام ويقل احتمال إساءة تفسيرها.

بمجرد التعرف على شخص ما أكثر ، يمكنك أن تصبح أقل رسمية. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الأسماء الأولى أو لقب بدلاً من الأسماء الكاملة. أو يمكنك اختصار التحية أو التوقيع مع من تتواصل معهم بانتظام.

لا تنسى أن تعلق

من الشائع إلى حد ما أن تقول إنك تقوم بربط شيء ما ثم تنسى القيام به بالفعل. هذا لا يجعلك تبدو نسيًا فحسب ؛ كما أنه يفرض على المستلم التواصل مع تذكير. لذا تحقق مرتين قبل الإرسال.

بالإضافة إلى ذلك ، قم بتسمية المرفقات الخاصة بك بشكل مناسب إذا كان هناك العديد منها. هذا يسمح لهم بتجنب فتح كل واحد لمعرفة ما هو عليه. ويمكن أن يساعدهم أيضًا في تجنب فتح المرفقات التي تحتوي على فيروسات أو برامج ضارة. إذا أمكن ، أرسل ملفات PDF بدلاً من الملفات التي تتطلب برنامجًا معينًا حتى لا يحتاجوا إلى تنزيل إضافات لمعرفة ما أرسلته.

فكر في الثقافات واللغات المختلفة

قد تتواصل أحيانًا مع أفراد من ثقافات أو خلفيات مختلفة عبر البريد الإلكتروني. لذا تأكد من مراعاة ذلك عند صياغة ردودك حتى لا يشعر أي شخص بالإهانة أو الارتباك.

على سبيل المثال ، استخدم مصطلحات بسيطة ومعروفة على نطاق واسع بدلاً من العامية التي تركز على أمريكا. إذا كنت تتواصل بانتظام مع فرق أو مستلمين في بلد معين ، فابحث عن معلومات حول هذه الثقافة لتكون أكثر تحديدًا وتجنب سوء التواصل.

ابدأ سلسلة بريد إلكتروني جديدة لموضوعات جديدة

عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تتواصل معه بشكل متكرر ، قد يكون من المغري الاستمرار في استمرار سلسلة واحدة فقط. لكن هذا قد يجعل من الصعب الحفاظ على تنظيم محادثاتك. لذا ابدأ سلسلة جديدة لكل موضوع جديد.

على نفس المنوال ، قم بإعادة توجيه الرسائل فقط عند الضرورة القصوى. وتجنب ضرب الرد على الكل عندما تحتاج فقط إلى إرسال رسالة إلى مستلم واحد أو اثنين على سلسلة بريد إلكتروني.

ما الذي يجب فعله وما لا يجب عمله في البريد الإلكتروني للأعمال؟

دوس:

• لا تحافظ على المراسلات المهنية.
• اكتب رسائل بريد إلكتروني تحترم وقت الناس.
• لا تلتزم بالموضوع وتصل إلى النقطة.

المحاذير:

• لا تفرط في استخدام الرموز التعبيرية أو علامات التعجب.
• لا تستخدم اللغة العامية مع العملاء أو زملاء العمل الذين لا تعرفهم جيدًا.
• لا تستخدم كلمات عاطفية.
• لا تستخدم السخرية ، وكن حذرًا مع الدعابة والنبرة حتى لا تسيء عن غير قصد عند إرسال بريد إلكتروني.

ما هي فوائد آداب البريد الإلكتروني؟

هناك خمس مزايا لاعتماد قواعد آداب البريد الإلكتروني:

• احترافية.
• تحسين صورة الشركة.
• استجابة أفضل لرسائل المبيعات.
• الكفاءة التنظيمية وتوفير الوقت.
• تقليل المسؤولية في مكان العمل عن طريق تجنب اللهجة غير اللائقة أو التفسير الخاطئ.

المزيد من نصائح الإتيكيت:

نصائح آداب المكتب

آداب الاجتماع عبر الإنترنت

الصورة: Depositphotos