25 советов по этикету электронной почты

Не спешите с напоминаниями

Дайте получателю ответ в течение дня или двух, в зависимости от типа запроса. Получатель может почувствовать себя наказанным, получив напоминание о том, что его или ее не было в офисе или на собраниях весь день.

Кроме того, прежде чем отправлять напоминания, пожалуйста, проверьте папку нежелательной почты или спама. Поставьте себя на место получателя. Кто-нибудь когда-нибудь жаловался, что не получил одно из ваших сообщений, вынуждая вас приложить все усилия, чтобы отправить его повторно, только для того, чтобы затем ответить: «О, оно было в моей папке для спама». Вероятно, вы почувствовали легкое раздражение, подумав: «Почему вы вообще не посмотрели туда?»

Будьте осторожны с BCC

BCC расшифровывается как «слепая копия», и это означает, что другие не видят человека, скопированного вслепую, в списке получателей. Скрытая копия является хорошим этикетом, если вы хотите проинформировать других людей в вашей организации и защитить их имя, должность или адрес электронной почты от обращения, скажем, к торговому представителю стороннего поставщика. Но BCC может быть плохим этикетом, если ваша цель состоит в том, чтобы быть коварным и действовать за спиной коллеги. Что вы почувствуете, если ваш коллега узнает, что его босс был скопирован вслепую? Если это может расстроить его, то не используйте его.

Добавить личное сообщение при пересылке

Если вы считаете необходимым переслать электронное письмо коллеге, добавьте введение вверху, а не просто нажмите «Отправить». Не заставляйте сотрудников читать незнакомую ветку электронной почты без контекста. Также рассмотрите возможность изменения заголовка строки темы, чтобы он имел больше смысла.

Добавьте адрес электронной почты последним

Если вы создаете новое электронное письмо, начните с темы и содержания, прежде чем добавлять адреса электронной почты. Это убережет вас от случайной отправки сообщения слишком рано и от необходимости тратить время на то, чтобы проигнорировать ваше незавершенное сообщение.

Имейте четкий призыв к действию

Что вы хотите, чтобы получатель сделал с вашим сообщением? Если это чисто для информирования другого человека, то так и заявите. Но если вы ожидаете ответа, решения или чего-то еще, будьте кристально чисты. Удивительно, как много электронных писем расплывчато о том, что получателя просят сделать (или не сделать).

Включить контактную информацию

Двадцать три процента пользователей электронной почты считают отсутствие блока подписи электронной почты нарушением этикета. Профессиональная подпись электронной почты с соответствующей информацией не только делает вас более профессиональным; это также облегчает жизнь человеку, с которым вы связываетесь.

Включите соответствующую информацию, такую ​​как ваш номер телефона, веб-сайт компании и адреса социальных сетей, чтобы они могли легко связаться, если у них возникнут дополнительные вопросы. Если ваше электронное письмо содержит конкретные инструкции для человека, чтобы позвонить вам или связаться с вами другим способом, включите эти данные в тело письма.

Придерживайтесь черного и белого

Некоторые люди пытаются добавить изюминку в свои электронные письма с помощью уникальных цветов, шрифтов или элементов дизайна. Но это может раздражать некоторых получателей. И стили, которые нравятся вам, могут сделать их менее привлекательными для других.

Избегайте использования уникальных цветов шрифта и фоновых рисунков в ваших электронных письмах. Классический черно-белый текст читается легче всего. И сочетайте его с базовыми шрифтами, такими как Times New Roman. Это может помочь вам произвести профессиональное впечатление, общаетесь ли вы с сотрудниками или партнерами. .

Ограничение восклицательных знаков

Некоторые используют восклицательные знаки, чтобы показать волнение или выразить дружелюбие. Однако их следует использовать с осторожностью в профессиональной электронной почте. На самом деле, 16% говорят, что этот знак препинания неприемлем, а 48% допустят только один в электронном письме.

Помните о тоне письма. Например, электронное письмо с объявлением о новых интересных продуктах или услугах может содержать больше, чем электронное письмо о проблеме общения с сотрудниками. А затем прочитайте его в конце, чтобы еще раз убедиться, что он не переполнен чрезмерным волнением.

Корректура

Вы не хотите тратить время на создание отличного сообщения электронной почты только для того, чтобы оно было завалено орфографическими и грамматическими ошибками. Потратьте минуту на корректуру и проверку орфографии перед отправкой, чтобы вы могли обнаружить любые потенциальные ошибки. Ищите как орфографические, так и грамматические проблемы.

Кроме того, прочитайте свое сообщение, помня о том, как его прочитает получатель. Подумайте о тоне, чтобы убедиться, что он не будет воспринят иначе.

Затем вернитесь и убедитесь, что вы правильно написали имя человека в своем письме. В этом случае нельзя быть слишком осторожным. Также выберите правильный адрес электронной почты — неловко отправлять на неправильные учетные записи электронной почты.

Знайте, когда быть формальным

Будьте более формальными с теми, кому вы отправляете электронное письмо в первый раз. Ошибайтесь в том, чтобы быть более формальным и профессиональным с клиентами и начальством. Формальности демонстрируют уважение и с меньшей вероятностью могут быть неверно истолкованы.

Как только вы узнаете кого-то больше, вы можете стать менее формальным. Например, вы можете использовать имена или псевдонимы вместо полных имен. Или вы можете сократить свое приветствие или попрощаться с теми, с кем вы регулярно общаетесь.

Не забудьте прикрепить

Довольно часто говорят, что вы что-то прикрепляете, а потом забываете это сделать. Это не просто заставляет вас выглядеть забывчивым; это также заставляет получателя связаться с напоминанием. Так что перепроверяйте перед отправкой.

Кроме того, назовите свои вложения соответствующим образом, если их несколько. Это позволяет им не открывать каждый, чтобы увидеть, что это такое. И это может даже помочь им избежать открытия вложений с вирусами или вредоносными программами. Если возможно, отправляйте PDF-файлы вместо файлов, для которых требуется специальная программа, чтобы им не нужно было загружать дополнительные файлы, чтобы увидеть, что вы отправили.

Учитывайте разные культуры и языки

Иногда вы можете переписываться с людьми из разных культур или происхождения по электронной почте. Поэтому обязательно учитывайте это при составлении своих ответов, чтобы никто не обиделся и не смутился.

Например, используйте простые, широко известные термины вместо американского сленга. Если вы регулярно общаетесь с командами или получателями в определенной стране, изучите информацию об этой культуре, чтобы получить еще больше информации и избежать недопонимания.

Начать новую цепочку электронной почты для новых субъектов

Когда вы отправляете электронное письмо кому-то, с кем вы часто переписываетесь, может возникнуть соблазн постоянно поддерживать только одну цепочку. Но это может затруднить организацию ваших разговоров. Так что начните новую цепочку для каждого нового предмета.

Точно так же пересылайте сообщения только в случае крайней необходимости. И не нажимайте «Ответить всем», когда вам нужно отправить сообщение только одному или двум получателям в цепочке электронной почты.

Что можно и чего нельзя делать в деловой электронной почте?

Дос:

• Ведите деловую переписку профессионально.
• Составляйте электронные письма, которые уважают время людей.
• Придерживайтесь темы и переходите к сути.

Не:

• Не злоупотребляйте смайликами или восклицательными знаками.
• Не используйте сленг с клиентами или деловыми партнерами, которых вы плохо знаете.
• Не используйте эмоциональные слова.
• Не используйте сарказм и будьте осторожны с юмором и тоном, чтобы ненароком не оскорбить человека при отправке электронного письма.

Каковы преимущества электронного этикета?

Есть пять преимуществ принятия правил этикета электронной почты:

• Профессионализм.
• Улучшение имиджа компании.
• Лучший ответ на сообщения о продажах.
• Организационная эффективность и экономия времени.
• Снижайте ответственность на рабочем месте, избегая ненадлежащего тона или неправильного толкования.

Еще советы по этикету:

Советы по офисному этикету

Этикет онлайн-встреч

Изображение: Depositphotos