25 E-posta Görgü Kuralları İpuçları

Hatırlatmalarda Acele Etmeyin

Soruşturma türüne bağlı olarak, alıcıya yanıt vermesi için bir veya iki gün verin. Bir alıcı, tüm gün ofis dışındayken veya toplantılardayken bir hatırlatma alarak azarlanmış hissedebilir.

Ayrıca hatırlatıcı göndermeden önce lütfen önemsiz veya spam klasörünüzü kontrol edin. Kendinizi alıcının yerine koyun. Mesajlarınızdan birini almadığından şikayet eden oldu mu, sizi tekrar göndermek için yolunuzdan çıkmaya zorladı, ancak ardından “Ah, spam klasörümdeydi” yanıtını verdi. Muhtemelen biraz rahatsız oldunuz, “Neden ilk etapta oraya bakmadınız?” Diye düşündünüz.

BCC'ye Dikkat Edin

BCC, kör karbon kopya anlamına gelir ve bu, başkalarının kör kopyalanan kişiyi alıcı listesinde görmediği anlamına gelir. BCC, kuruluşunuzdaki diğer kişileri bilgilendirmek ve adlarını, unvanlarını veya e-posta adreslerini örneğin bir dış satıcının satış temsilcisine gitmekten korumak istiyorsanız iyi bir görgü kurallarıdır. Ancak amacınız sinsi olmak ve bir iş arkadaşınızın arkasından gitmekse, BCC kötü bir görgü kuralları olabilir. İş arkadaşınız patronunun kör kopyalandığını öğrenirse nasıl hissedersiniz? Onu üzecekse, o zaman kullanmayın.

Yönlendirirken Kişisel Bir Mesaj Ekleyin

Bir iş arkadaşınıza bir e-posta iletmeyi gerekli bulduğunuzda, göndere basmak yerine en üste bir tanıtım ekleyin. Ortakları, bağlam olmadan tanıdık olmayan bir e-posta ileti dizisini okumaya zorlamayın. Ayrıca konu başlığını daha anlamlı olacak şekilde değiştirmeyi düşünün.

E-posta Adresini En Son Ekle

Yepyeni bir e-posta taslağı hazırlıyorsanız, e-posta adresleri eklemeden önce konu ve içerikle başlayın. Bu, yanlışlıkla çok erken göndermenizi ve eksik mesajınızı görmezden gelmelerini söyleyerek herkesin zamanını boşa harcamanızı önleyecektir.

Net Bir Harekete Geçirici Mesajınız Olsun

Herhangi bir şey varsa, alıcının mesajınızla ne yapmasını istiyorsunuz? Sadece diğer kişiyi bilgilendirmek için ise, o zaman belirtin. Ancak bir cevap, bir karar veya başka bir şey bekliyorsanız, çok net olun. Alıcıdan ne yapması (veya yapmaması) istendiği konusunda ne kadar çok e-postanın belirsiz olması şaşırtıcı.

İletişim Bilgilerini Ekle

E-posta kullanıcılarının yüzde yirmi üçü, bir e-posta imza bloğuna sahip olmamanın kötü bir görgü kuralları olduğunu söylüyor. İlgili bilgileri içeren profesyonel bir e-posta imzası, yalnızca daha profesyonel görünmenizi sağlamaz; ayrıca iletişim kurduğunuz kişinin işini kolaylaştırır.

Ekstra soruları olduğunda kolayca ulaşabilmeleri için telefon numaranız, şirket web siteniz ve sosyal medya hesaplarınız gibi ilgili bilgileri ekleyin. E-postanız, bir kişinin sizi araması veya sizinle başka bir şekilde iletişim kurması için özel talimatlar içeriyorsa, bu ayrıntıları da gövdeye ekleyin.

Siyah Beyaz'a sadık kalın

Bazı kişiler, benzersiz renkler, yazı tipleri veya tasarım öğeleriyle e-postalarına biraz heyecan katmaya çalışır. Ancak bu, bazı alıcıları yanlış şekilde ovabilir. Ve size hitap eden stiller, onu başkaları için daha az çekici hale getirebilir.

E-postalarınızda benzersiz yazı tipi renkleri ve arka plan desenleri kullanmaktan kaçının. Klasik siyah beyaz, okunması en kolay olanıdır. Ve bunu Times New Roman gibi temel yazı tipleriyle eşleştirin. Bu, ister çalışanlarla ister ortaklarla iletişim kuruyor olun, profesyonel bir izlenim bırakmanıza yardımcı olabilir. .

Ünlem İşaretlerini Sınırla

Bazıları heyecanı göstermek veya samimiyeti iletmek için ünlem işaretleri kullanır. Ancak, profesyonel e-postalarda dikkatli bir şekilde kullanılmaları gerekir. Aslında, %16'sı bu noktalama işaretinin kabul edilemez olduğunu söylerken, %48'i e-posta başına yalnızca bir tane tolere edeceğini söylüyor.

E-postanın tonunu aklınızda bulundurun. Örneğin, heyecan verici yeni ürünleri veya hizmetleri duyuran bir e-posta, bir çalışan iletişim sorunuyla ilgili bir e-postadan daha fazlasını içerebilir. Ve sonra aşırı heyecan dolu olup olmadığını iki kez kontrol etmek için sonuna kadar okuyun.

Düzeltme yapmak

Sadece yazım ve dil bilgisi hatalarıyla dolup taşması için harika bir e-posta mesajı oluşturmak için zaman harcamak istemezsiniz. Olası hataları yakalayabilmeniz için göndermeden önce bir dakikanızı ayırın ve yazım denetimi yapın. Hem yazım hem de dilbilgisi sorunlarına bakın.

Ek olarak, alıcınızın onu nasıl okuyacağını düşünerek mesajınızı okuyun. Farklı bir şekilde anlaşılmadığından emin olmak için tonu düşünün.

Ardından geri dönün ve e-postanızda kişinin adını doğru yazdığınızdan emin olun. Bu durumda çok dikkatli olamazsın. Ayrıca uygun e-posta adresini seçin - yanlış e-posta hesaplarına göndermek utanç verici.

Ne Zaman Resmi Olacağınızı Bilin

İlk kez e-posta gönderdiğiniz kişilerle işleri daha resmi tutun. Müşteriler ve üstler ile daha resmi ve profesyonel olma tarafında da hata yapın. Formalite saygı gösterir ve yanlış yorumlanma olasılığı daha düşüktür.

Birini daha fazla tanıdıktan sonra, daha az resmileşebilirsin. Örneğin, tam adlar yerine ilk adlar veya bir takma ad kullanabilirsiniz. Veya selamınızı kısaltabilir veya düzenli olarak iletişim kurduğunuz kişilerle imza atabilirsiniz.

Eklemeyi Unutma

Bir şey eklediğinizi söylemek ve sonra gerçekten yapmayı unutmak oldukça yaygındır. Bu sadece sizi unutkan göstermez; ayrıca alıcıyı bir hatırlatıcıyla ulaşmaya zorlar. Bu yüzden göndermeden önce iki kez kontrol edin.

Ek olarak, birden fazla varsa eklerinizi uygun şekilde adlandırın. Bu, ne olduğunu görmek için her birini açmaktan kaçınmalarını sağlar. Ayrıca virüs veya kötü amaçlı yazılım içeren ekleri açmaktan kaçınmalarına bile yardımcı olabilir. Mümkünse, belirli bir program gerektiren dosyalar yerine PDF'ler gönderin, böylece ne gönderdiğinizi görmek için ekstraları indirmelerine gerek kalmaz.

Farklı Kültürleri ve Dilleri Düşünün

Bazen e-posta yoluyla farklı kültürlerden veya geçmişlerden kişilerle yazışabilirsiniz. Bu nedenle, yanıtlarınızı hazırlarken kimsenin gücenmemesi veya kafasının karışmaması için bunu göz önünde bulundurduğunuzdan emin olun.

Örneğin, Amerikan merkezli argo yerine basit, yaygın olarak tanınan terimler kullanın. Belirli bir ülkedeki ekipler veya alıcılarla düzenli olarak iletişim kuruyorsanız, daha da spesifik olmak ve yanlış iletişimi önlemek için o kültür hakkında bilgi araştırın.

Yeni Konular için Yeni Bir E-posta Zinciri Başlatın

Sık görüştüğünüz birine e-posta gönderirken, yalnızca bir zinciri sürekli olarak devam ettirmek cazip gelebilir. Ancak bu, konuşmalarınızı düzenli tutmayı zorlaştırabilir. Bu yüzden her yeni konu için yeni bir zincir başlatın.

Aynı şekilde, mesajları yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda iletin. Ve bir e-posta zincirinde yalnızca bir veya iki alıcıya mesaj göndermeniz gerektiğinde tümünü yanıtla düğmesine basmaktan kaçının.

İş e-postasının yapılması ve yapılmaması gerekenler nelerdir?

Doz:

• İş yazışmalarını profesyonel tutun.
• İnsanların zamanına saygı duyan e-postalar oluşturun.
• Konuya bağlı kalın ve konuya gelin.

Yapılmayacaklar:

• Emojileri veya ünlem işaretlerini aşırı kullanmayın.
• İyi tanımadığınız müşteriler veya iş ortaklarıyla argo kullanmayın.
• Duygusal kelimeler kullanmayın.
• Bir e-posta gönderirken istemeden rahatsız etmemek için alaycılık kullanmayın ve mizah ve üslup konusunda dikkatli olun.

E-posta görgü kurallarının faydaları nelerdir?

E-posta görgü kuralları kurallarını benimsemenin beş avantajı vardır:

• Profesyonellik.
• Geliştirilmiş şirket imajı.
• Satış mesajlarına daha iyi yanıt.
• Organizasyonel verimlilik ve zaman tasarrufu.
• Uygunsuz ses tonu veya yanlış yorumlamadan kaçınarak işyeri sorumluluğunu azaltın.

Daha fazla görgü kuralları ipucu:

Ofis Görgü İpuçları

Çevrimiçi Toplantı Görgü Kuralları

Resim: Depositphotos