25メールのエチケットのヒント
公開: 2021-04-17あなたはおそらく1日に数十通の電子メールを送信しますが、あなたのメッセージは好評ですか？ あなたの電子メールのいくつかは人々を怒らせているだけですか？ ビジネスメールのエチケットの基本的なルールに違反している可能性があります。
私たちの編集チームは、1日に何百ものメールを送受信します。 私たちは良いもの、悪いもの、そして醜いものを見てきました。 そこで、ビジネスマンが確実な電子メール通信を行うために従うべき電子メールエチケットのガイドラインを作成しました。
ビジネスメールのエチケットガイドライン
ここにあなたがあなた自身の中小企業のために考慮したいと思うかもしれない25の電子メールエチケットガイドラインがあります。
敬礼と締めくくりを正しくする
効果的なメールを書くことは、適切な敬礼と締めくくりから始まります。 1,928人の専門家を対象としたPerkboxInsightsの調査では、特定の電子メールの挨拶と締めくくりが他の電子メールよりも実際に好まれていることがわかりました。 調査対象者のほぼ半数が、「こんにちは」という挨拶で始まるメールを好みます。 その他の人気のある挨拶は次のとおりです。
- おはよう/午後（48％）
- こんにちは（21％）
- 親愛なる（20％）
ビジネスメールの締めくくりの表現に関して、調査回答者は次のことを好みました。
- よろしくお願いします（69％）
- ありがとうまたはもう一度感謝（46％）
- よろしく（31％）
- よろしくお願いします（21％）
- よろしくお願いします（20％）
そして、ビジネスメールを終わらせるための最悪の方法は何ですか？ 「愛」、「暖かく」、そしてサインオフを使用しないことは、閉じるための最悪の方法を評価しました。
人々をぶら下げたままにしないでください
すぐに届かないメッセージの受信を確認します。 送信者に、あなたがそれを受け取ったことを知らせてください。後日返信します。 いつそれを期待するかを彼らに伝えてください。 日付と時刻を設定し、それに固執します。
休暇や不在に1日か2日以上行く場合は、不在時の返信または不在メッセージを設定して、人々がすぐに確認できるようにします。 あなたがオフィスに戻る予定の日付とあなたが返答する予定の時期を含めてください。 緊急の問題について、すぐに社内の誰かに連絡する必要がある場合に備えて、別の連絡先を提供します。
頭字語と専門用語を制限する
電子メールでビジネスの略語や頭字語または専門用語を使用する前に、受信者の知識を考慮してください。 たとえば、さまざまな業界のクライアントと取引している場合は、同僚よりも多くの情報を含めることができます。 頭字語を使いすぎると、人々は会話から外れます。
必要な場合にのみ「全員に返信」を使用してください
複数の人が含まれるメールを受け取った場合、全員に返信したくなるかもしれません。 ただし、メッセージが受信者に関連していない場合、これは受信者にとって多くの無駄な時間をもたらす可能性があります。 あなたの返信が会社の機密情報を伝え、それがたまたまコピーされたクライアントに届くと、それは恥ずかしいことですらあります。 したがって、注意を払い、絶対に必要な場合にのみ「全員に返信」を押してください。
送信取り消し機能を使用する
Gmailなどの一部のメールクライアントには、最大30秒間メールの送信を取り消すことができる機能があります。 タイプミスや添付ファイルの確認を忘れた場合は、迅速に対応し、相手に届く前にメールの送信をキャンセルして修正することができます。
感情的なメッセージを送信する前に24時間待ちます
怒ったり感情的なメールを送信したくなるような状況に陥った場合は、メッセージを作成してください。 頭をすっきりさせるために1日離れるまで、送信を押さないでください。 仕事に関連する電子メールには、否定的な感情がないようにする必要があります。 他の人が感情的な言葉を受け取るのは辛いです。
オールキャップスの使用は避けてください
調査によると、67％の人がCAPS LOCKに耐えられないので、CAPSLOCKに夢中にならないでください。 常に文の大文字小文字を使用してください。 大文字は強調を加えることができます。 しかし、彼らは悲鳴を上げることもあります。 強調表示には斜体または色を使用することを検討してください。
短くしてください
約29％の人が、長いメールは許容できないと答えています。 メッセージサイズだけで読者のほぼ3分の1を本当に失いたいですか？ チームや仕事仲間の時間を尊重します。 短い段落と箇条書きなどの書式設定を使用して、メールを簡単に読み飛ばせるようにします。
長いメールの代わりに、ビデオハングアウト、対面会議、電話などの方法を試してください。 書面である必要がある場合は、添付ファイルまたは共有クラウドドキュメントに別のレポートを作成します。
明確な件名は必須です
件名は内容を正確に反映している必要があります。 明確な件名は、メッセージを開く前に受信者に何を期待するかを知らせる礼儀です。 それ以上に、それはあなたの電子メールを開く人々とそれを無視する人々の間の違いを生むかもしれません。
機密情報を共有しないでください
電子メールは、転送して共有したり、誤って間違った人に送信したりするのが非常に簡単です。 ほとんどの電子メールメッセージは、機密情報を共有するための適切な形式ではありません。
注意してユーモアを使用する
メールにちょっとした楽しみやユーモアを加えたくなるかもしれません。 しかし、ボディーランゲージがなければ、ユーモアと口調は電子メールで解読するのが難しい場合があります。 受信者との良好な関係がない限り、ジョークは絶対に使用しないでください。
絵文字と絵文字を制限する
絵文字、スマイリー、絵文字については、友人や親しい同僚との会話を続けてください。 顧客や販売の見込み客は、彼らを専門家ではないと見なすかもしれません。