25 Suggerimenti sull'etichetta e-mail

Pubblicato: 2021-04-17

Probabilmente invii dozzine di email al giorno, ma i tuoi messaggi sono ben ricevuti? Alcune delle tue e-mail stanno solo spuntando le persone? Potrebbe essere che stai infrangendo alcune regole cardinali dell'etichetta e-mail aziendale.

La nostra redazione riceve e invia centinaia di e-mail al giorno. Abbiamo visto il buono, il brutto e il cattivo. Quindi, abbiamo escogitato linee guida sull'etichetta e-mail che gli uomini d'affari dovrebbero seguire per comunicazioni e-mail solide.

Linee guida sull'etichetta dell'e-mail aziendale

Ecco 25 linee guida sull'etichetta e-mail che potresti voler prendere in considerazione per la tua piccola impresa.

Ottieni il saluto e la chiusura giusta

La scrittura di e-mail efficaci inizia con il saluto e la chiusura corretti. Un sondaggio Perkbox Insights condotto su 1.928 professionisti ha rilevato che esiste una reale preferenza per alcuni saluti e chiusure e-mail rispetto ad altri. Quasi la metà degli intervistati preferisce le e-mail che iniziano con il saluto "Ciao". Altri saluti popolari includono:

  • Buongiorno/pomeriggio (48%)
  • Ciao (21%)
  • Caro (20%)

Quando si tratta di chiudere le espressioni per le e-mail aziendali, gli intervistati hanno preferito quanto segue:

  • Cordiali saluti (69%)
  • Grazie o ancora grazie (46%)
  • Saluti (31%)
  • Grazie in anticipo (21%)
  • I migliori auguri (20%)

E qual è il modo peggiore per terminare le e-mail aziendali? "Love", "Warmly" e l'utilizzo di nessuna approvazione hanno valutato i modi peggiori per chiudere.

Non lasciare le persone in sospeso

Conferma la ricezione dei messaggi a cui non riesci a raggiungere subito. Fai sapere al mittente che l'hai ricevuto e ti risponderà in un secondo momento. Dì loro quando aspettarselo. Imposta una data e un'ora e rispettale.

Quando vai in vacanza o fuori dall'ufficio per più di un giorno o due, imposta una risposta fuori sede o un messaggio di assenza in modo che le persone ricevano un rapido riconoscimento. Includi la data in cui tornerai in ufficio e quando prevedi di rispondere. Fornisci alle persone un contatto alternativo per questioni urgenti nel caso abbiano bisogno di contattare immediatamente qualcuno nella tua azienda.

Limitare acronimi e gergo

Prima di utilizzare abbreviazioni aziendali e acronimi o gergo nelle tue e-mail, considera la conoscenza del destinatario. Se hai a che fare con clienti in diversi settori, ad esempio, potresti voler includere più informazioni di quelle che avresti con i tuoi colleghi. L'uso eccessivo di acronimi esclude le persone dalla conversazione.

Usa "Rispondi a tutti" solo quando necessario

rispondi a tutte le e-mail cartone animato

Quando ricevi e-mail che includono più persone, potresti essere tentato di rispondere a tutti. Ma questo può comportare una notevole perdita di tempo per i destinatari se il messaggio non è rilevante per loro. Può anche essere imbarazzante se la tua risposta trasmette informazioni aziendali sensibili e arriva a un cliente che viene copiato. Quindi fai attenzione e premi "rispondi a tutti" solo quando è assolutamente necessario.

Usa la funzione Annulla invio

Alcuni client di posta elettronica come Gmail hanno una funzione che ti consentirà di annullare l'invio di un'e-mail per un massimo di 30 secondi. Se hai dimenticato di controllare gli errori di battitura o un allegato, agisci rapidamente e puoi annullare l'invio dell'e-mail prima che arrivi all'altra estremità e apportare correzioni.

Attendi 24 ore prima di inviare messaggi emotivi

Se ti trovi mai in una situazione in cui sei tentato di inviare un'e-mail arrabbiata o emotiva, crea il tuo messaggio. Evita di premere invio finché non ti allontani per un giorno per schiarirti le idee. Le email relative al lavoro dovrebbero essere prive di emozioni negative. È doloroso per gli altri ricevere parole emotive.

Evita di usare tutte le maiuscole

Non impazzire con il BLOC MAIUSC poiché il 67% delle persone non può tollerarlo secondo il sondaggio. Usa sempre la maiuscola. Le lettere maiuscole possono aggiungere enfasi. Ma possono anche sembrare urlanti. Prendi in considerazione l'utilizzo del corsivo o di un colore per evidenziare.

Tienilo corto

Circa il 29% delle persone afferma di non tollerare email lunghe. Vuoi davvero perdere quasi un terzo dei lettori solo a causa della dimensione del messaggio? Rispetta il tempo del tuo team e dei tuoi colleghi di lavoro. Usa paragrafi brevi e formattazioni come punti elenco che rendono le email facili da sfogliare.

Invece di una lunga e-mail, prova un'alternativa: una videochiamata, una riunione faccia a faccia o una telefonata. Se deve essere in forma scritta, crea un rapporto separato in un allegato o in un documento cloud condiviso.

Una chiara riga dell'oggetto è un must

Le righe dell'oggetto devono riflettere accuratamente il contenuto. Una riga dell'oggetto chiara è una cortesia che informa il destinatario su cosa aspettarsi prima di aprire il messaggio. Inoltre, potrebbe fare la differenza tra le persone che aprono la tua email o la ignorano.

Non condividere informazioni riservate

Le e-mail sono fin troppo facili da inoltrare e condividere o da inviare accidentalmente alla persona sbagliata. La maggior parte dei messaggi di posta elettronica non è il formato adatto per condividere informazioni riservate.

Usa l'umorismo con cautela

Potresti essere tentato di aggiungere un po' di divertimento o umorismo alle tue e-mail. Ma senza il linguaggio del corpo, l'umorismo e il tono possono essere difficili da decifrare nelle e-mail. Non usare mai battute a meno che tu non abbia un buon rapporto con il destinatario.

Limita Emoji ed emoticon

Quando si tratta di emoji, emoticon ed emoticon, mantienili per le conversazioni con gli amici e i colleghi di lavoro più stretti. I clienti e i potenziali clienti potrebbero considerarli poco professionali.

Non essere frettoloso con i promemoria

Concedi a un destinatario un giorno o due per rispondere, a seconda del tipo di richiesta. Un destinatario può sentirsi castigato ricevendo un promemoria quando è stato fuori dall'ufficio o alle riunioni tutto il giorno.

Inoltre, prima di inviare promemoria, controlla la tua cartella di posta indesiderata o spam. Mettiti nei panni del destinatario. Qualcuno si è mai lamentato di non aver ricevuto uno dei tuoi messaggi, costringendoti a fare di tutto per inviarlo di nuovo, solo per poi rispondere "Oh, era nella mia cartella spam". Probabilmente ti sei sentito leggermente infastidito, pensando: "Perché non hai guardato lì in primo luogo?"

Fai attenzione con BCC

BCC sta per copia carbone cieca e significa che gli altri non vedono la persona copiata in cieco nell'elenco dei destinatari. BCC è una buona etichetta se vuoi informare altre persone nella tua organizzazione e proteggere il loro nome, titolo o indirizzo e-mail dall'andare, ad esempio, a un rappresentante di vendita per un fornitore esterno. Ma BCC può essere una cattiva etichetta se il tuo scopo è essere subdolo e andare alle spalle di un collega. Come ti sentiresti se il tuo collega venisse a sapere che il suo capo è stato copiato alla cieca? Se può turbarlo, allora non usarlo.

Aggiungi un messaggio personale durante l'inoltro

Quando ritieni necessario inoltrare un'e-mail a un collega, aggiungi un'introduzione in alto invece di premere semplicemente invia. Non forzare gli associati a leggere un thread di posta elettronica sconosciuto senza contesto. Considera anche di cambiare il titolo della riga dell'oggetto in modo che abbia più senso.

Aggiungi l'ultimo indirizzo e-mail

Se stai redigendo una nuova email, inizia con l'oggetto e il contenuto prima di aggiungere gli indirizzi email. Ciò ti impedirà di inviarlo accidentalmente troppo presto e di dover perdere tempo a dire a tutti di ignorare il tuo messaggio incompleto.

Avere un chiaro invito all'azione

Cosa vuoi che faccia il destinatario del tuo messaggio, se non altro? Se è puramente per informare l'altra persona, allora dichiaralo. Ma se ti aspetti una risposta, una decisione o un'altra cosa, sii chiarissimo. È incredibile quante e-mail siano vaghe su ciò che viene chiesto di fare (o non fare) al destinatario.

Includi informazioni di contatto

Il 23% degli utenti di posta elettronica afferma che è una cattiva etichetta non avere un blocco della firma e-mail. Una firma e-mail professionale con informazioni rilevanti non solo ti fa sembrare più professionale; rende anche più facile per la persona che stai contattando.

Includi informazioni rilevanti come il tuo numero di telefono, il sito web dell'azienda e gli handle dei social media in modo che possano contattarti facilmente in caso di domande extra. Se la tua e-mail include istruzioni specifiche per consentire a una persona di chiamarti o contattarti in un altro modo, includi anche quei dettagli nel corpo.

Attenersi al bianco e nero

Alcune persone cercano di aggiungere un po' di vivacità alle loro e-mail con colori, caratteri o elementi di design unici. Ma questo può fregare alcuni destinatari nel modo sbagliato. E gli stili che ti piacciono potrebbero renderlo meno attraente per gli altri.

Evita di utilizzare colori di carattere e motivi di sfondo unici nelle tue e-mail. Il classico bianco e nero è il più facile da leggere. E abbinalo a caratteri di base come Times New Roman. Questo può aiutarti a fare un'impressione professionale, sia che tu stia comunicando con dipendenti o partner. .

Limita i punti esclamativi

Alcuni usano i punti esclamativi per mostrare eccitazione o trasmettere cordialità. Tuttavia, dovrebbero essere usati con parsimonia nell'e-mail professionale. In effetti, il 16% afferma che questo segno di punteggiatura è inaccettabile mentre il 48% ne tollererà solo uno per email.

Tieni a mente il tono dell'e-mail. Ad esempio, un'e-mail che annuncia nuovi interessanti prodotti o servizi può contenere più di un'e-mail su un problema di comunicazione con i dipendenti. E poi leggilo alla fine per ricontrollare che non sia pieno di eccitazione eccessiva.

Correggi le bozze

Non vuoi perdere tempo a creare un ottimo messaggio di posta elettronica solo per averlo disseminato di errori di ortografia e grammatica. Prenditi un minuto per correggere e controllare l'ortografia prima di inviare in modo da poter rilevare eventuali errori. Cerca sia problemi di ortografia che grammaticali.

Inoltre, leggi il tuo messaggio pensando a come lo leggerà il destinatario. Pensa al tono per assicurarti che non venga preso in modo diverso.

Quindi torna indietro e assicurati di aver digitato correttamente il nome della persona nella tua e-mail. Non puoi essere troppo attento in questo caso. Scegli anche l'indirizzo e-mail corretto: è imbarazzante inviare agli account e-mail sbagliati.

Sapere quando essere formale

Mantieni le cose più formali con coloro a cui invii un'e-mail per la prima volta. Err dal lato di essere più formale e professionale anche con clienti e superiori. La formalità mostra rispetto ed è meno probabile che venga interpretata erroneamente.

Una volta che conosci qualcuno di più, puoi diventare meno formale. Ad esempio, potresti usare i nomi o un soprannome invece dei nomi completi. Oppure potresti abbreviare il tuo saluto o firmare con coloro con cui comunichi regolarmente.

Non dimenticare di allegare

È abbastanza comune dire che stai allegando qualcosa e poi dimentichi di farlo davvero. Questo non ti fa solo sembrare smemorato; costringe anche il destinatario a contattare con un promemoria. Quindi ricontrolla prima di inviare.

Inoltre, denominare gli allegati in modo appropriato se ce ne sono diversi. Ciò consente loro di evitare di aprirli per vedere di cosa si tratta. E può anche aiutarli a evitare di aprire allegati con virus o malware. Se possibile, invia PDF anziché file che richiedono un programma specifico in modo che non debbano scaricare extra per vedere cosa hai inviato.

Considera culture e lingue diverse

A volte potresti corrispondere via e-mail con persone di culture o background diversi. Quindi assicurati di considerarlo quando crei le tue risposte in modo che nessuno si offenda o si confonda.

Ad esempio, usa termini semplici e ampiamente riconosciuti invece di uno slang incentrato sull'americano. Se comunichi regolarmente con team o destinatari in un determinato paese, cerca informazioni su quella cultura per diventare ancora più specifico ed evitare problemi di comunicazione.

Avvia una nuova catena di posta elettronica per nuovi soggetti

Quando invii frequentemente un'e-mail a qualcuno con cui corrispondi, può essere allettante mantenere solo una catena in corso. Ma questo può rendere difficile mantenere organizzate le conversazioni. Quindi inizia una nuova catena per ogni nuovo soggetto.

Allo stesso modo, inoltra i messaggi solo quando è assolutamente necessario. Ed evita di premere Rispondi a tutti quando hai solo bisogno di inviare messaggi a uno o due destinatari su una catena di posta elettronica.

Cosa sono le cose da fare e da non fare nell'e-mail aziendale?

Cose da fare:

  • Mantieni la corrispondenza commerciale professionale.
  • Scrivi email che rispettino il tempo delle persone.
  • Attenersi all'argomento e arrivare al punto.

Cosa non fare:

  • Non abusare di emoji o punti esclamativi.
  • Non usare lo slang con clienti o colleghi di lavoro che non conosci bene.
  • Non usare parole emotive.
  • Non usare il sarcasmo e fai attenzione all'umorismo e al tono in modo da non offendere inavvertitamente quando invii un'e-mail.

Quali sono i vantaggi dell'etichetta e-mail?

Ci sono cinque vantaggi nell'adottare le regole dell'etichetta e-mail:

  • Professionalità.
  • Immagine aziendale migliorata.
  • Migliore risposta ai messaggi di vendita.
  • Efficienza organizzativa e risparmio di tempo.
  • Ridurre la responsabilità sul posto di lavoro evitando toni impropri o interpretazioni errate.

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Immagine: Depositphotos

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