25 個電子郵件禮儀提示
已發表: 2021-04-17您可能每天發送數十封電子郵件，但您的郵件是否受到好評？ 您的某些電子郵件是否只是在打勾？ 可能是您違反了一些商務電子郵件禮儀的基本規則。
我們的編輯團隊每天會收到和發送數百封電子郵件。 我們已經看到了好的、壞的和醜陋的。 因此，我們提出了商務人士在進行可靠的電子郵件通信時應遵循的電子郵件禮儀指南。
商務電子郵件禮儀指南
以下是您可能希望為自己的小型企業考慮的 25 條電子郵件禮儀指南。
獲得稱呼和結束權
寫有效的電子郵件從正確的稱呼和結束開始。 Perkbox Insights 對 1,928 位專業人士的調查發現，與其他人相比，某些電子郵件問候語和結束語確實更受歡迎。 幾乎一半的受訪者更喜歡以問候語“嗨”開頭的電子郵件。 其他受歡迎的問候包括：
- 早上好/下午好 (48%)
- 你好（21%）
- 親愛的 (20%)
當談到商業電子郵件的結束語時，受訪者更喜歡以下內容：
- 親切的問候 (69%)
- 感謝或再次感謝 (46%)
- 問候 (31%)
- 提前致謝 (21%)
- 最良好的祝愿 (20%)
結束商務電子郵件的最糟糕方式是什麼？ “愛”、“熱情”和不使用簽字評價了最糟糕的結束方式。
不要讓人們懸而未決
確認收到您無法立即收到的消息。 讓發件人知道您收到了，並將在稍後回复。 告訴他們什麼時候可以期待它。 設置日期和時間並堅持下去。
當您外出度假或離開辦公室超過一兩天時，請設置外出回复或離開消息，以便人們快速得到確認。 包括您將回到辦公室的日期以及您希望回复的時間。 為人們提供緊急事務的替代聯繫人，以防他們需要立即聯繫您公司的某個人。
限制首字母縮略詞和行話
在您的電子郵件中使用商業縮寫和首字母縮略詞或行話之前，請考慮收件人的知識。 例如，如果您與不同行業的客戶打交道，您可能希望包含比與您的同事更多的信息。 過度使用首字母縮略詞會使人們遠離對話。
僅在必要時使用“全部回复”
當您收到包含多個人的電子郵件時，您可能會想只回复每個人。 但是，如果消息與收件人無關，這可能會導致收件人浪費大量時間。 如果您的回复傳達了敏感的公司信息並且發送給碰巧被複製的客戶，這甚至會令人尷尬。 因此，請謹慎行事，僅在絕對必要時才點擊“全部回复”。
使用撤消發送功能
某些電子郵件客戶端（例如 Gmail）具有一項功能，可讓您在 30 秒內取消發送電子郵件。 如果您忘記檢查拼寫錯誤或附件，請迅速採取行動，您可以在電子郵件到達另一端之前取消發送並進行更正。
在發送情感信息之前等待 24 小時
如果您發現自己處於想要發送憤怒或情緒激動的電子郵件的情況下，請精心製作您的信息。 在您離開一天以清醒頭腦之前，請避免點擊發送。 與工作相關的電子郵件應該沒有負面情緒。 別人接受情緒化的話語是痛苦的。
避免使用全部大寫
調查顯示，67% 的人無法忍受 CAPS LOCK，不要對 CAPS LOCK 感到瘋狂。 始終使用句子大小寫。 大寫字母可以增加重點。 但他們也可以給人以尖叫的印象。 考慮使用斜體或顏色來突出顯示。
保持簡短
大約 29% 的人表示他們不能容忍長電子郵件。 你真的想因為郵件大小而失去近三分之一的讀者嗎？ 尊重您的團隊和業務夥伴的時間。 使用簡短的段落和格式，例如使電子郵件易於瀏覽的要點。
不要使用冗長的電子郵件，而是嘗試另一種選擇：視頻通話、面對面會議或電話。 如果必須採用書面形式，請在附件或共享雲文檔中創建單獨的報告。
清晰的主題行是必須的
主題行應準確反映內容。 明確的主題行是一種禮貌，在打開您的郵件之前告知收件人會發生什麼。 不僅如此，它可能會在人們打開您的電子郵件或忽略它之間產生差異。
不要分享機密信息
電子郵件太容易轉發和共享，或者意外發送給錯誤的人。 大多數電子郵件都不是共享機密信息的正確格式。
謹慎使用幽默
您可能會想在電子郵件中添加一點樂趣或幽默。 但如果沒有肢體語言，幽默和語氣可能很難在電子郵件中破譯。 除非您與收件人關係良好，否則切勿使用笑話。
限製表情符號和表情符號
當涉及到表情符號、笑臉和表情符號時，請與朋友和親密的同事交談。 客戶和銷售潛在客戶可能會認為他們不專業。