25 wskazówek dotyczących etykiety e-mail

Nie spiesz się z przypomnieniami

Daj odbiorcy dzień lub dwa na odpowiedź, w zależności od rodzaju zapytania. Odbiorca może czuć się skarcony, gdy otrzymuje przypomnienie, gdy przez cały dzień był poza biurem lub na spotkaniach.

Ponadto przed wysłaniem przypomnień sprawdź folder śmieci lub spamu. Postaw się na miejscu odbiorcy. Czy ktoś kiedykolwiek narzekał, że nie otrzymał jednej z Twoich wiadomości, zmuszając Cię do zrobienia wszystkiego, aby wysłać ją ponownie, a następnie odpowiedzieć „Och, to było w moim folderze ze spamem”. Prawdopodobnie poczułeś się trochę zirytowany, myśląc: „Dlaczego w ogóle tam nie zajrzałeś?”

Bądź ostrożny z BCC

BCC to skrót od blind carbon copy, a to oznacza, że ​​inni nie widzą osoby skopiowanej na ślepo na liście odbiorców. BCC to dobra etykieta, jeśli chcesz informować inne osoby w Twojej organizacji i chronić ich imię i nazwisko, stanowisko lub adres e-mail przed kontaktem, powiedzmy, z przedstawicielem handlowym zewnętrznego dostawcy. Ale BCC może być złą etykietą, jeśli Twoim celem jest bycie przebiegłym i chodzenie za plecami współpracownika. Jak się poczujesz, jeśli twój współpracownik dowie się, że jego szef był ślepy skopiowany? Jeśli to mogłoby go zdenerwować, nie używaj go.

Dodaj wiadomość osobistą podczas przekazywania

Gdy uznasz, że konieczne jest przesłanie wiadomości e-mail do współpracownika, dodaj wprowadzenie u góry, zamiast po prostu nacisnąć wyślij. Nie zmuszaj współpracowników do czytania nieznanego wątku e-maili bez kontekstu. Zastanów się również nad zmianą tytułu wiersza tematu, aby był bardziej sensowny.

Dodaj adres e-mail jako ostatni

Jeśli przygotowujesz projekt nowej wiadomości e-mail, zacznij od tematu i treści przed dodaniem adresów e-mail. Zapobiegnie to przypadkowemu wysłaniu jej zbyt wcześnie i marnowaniu czasu wszystkich na mówienie im, aby zignorowali niekompletną wiadomość.

Miej wyraźne wezwanie do działania

Co chcesz, żeby odbiorca zrobił z Twoją wiadomością, jeśli w ogóle? Jeśli ma to wyłącznie na celu poinformowanie drugiej osoby, to tak powiedz. Ale jeśli oczekujesz odpowiedzi, decyzji lub czegoś innego, bądź krystalicznie czysty. To zdumiewające, jak wiele e-maili zawiera niejasne informacje o tym, o co proszono odbiorcę (lub czego nie).

Dołącz informacje kontaktowe

Dwadzieścia trzy procent użytkowników poczty e-mail twierdzi, że brak blokady podpisu wiadomości e-mail jest kiepską etykietą. Profesjonalny podpis e-mail z odpowiednimi informacjami nie tylko sprawia, że ​​wyglądasz bardziej profesjonalnie; ułatwia to również osobie, z którą się kontaktujesz.

Dołącz odpowiednie informacje, takie jak numer telefonu, witryna firmy i uchwyty w mediach społecznościowych, aby mogli łatwo się z nimi skontaktować, jeśli mają dodatkowe pytania. Jeśli Twój e-mail zawiera szczegółowe instrukcje, aby dana osoba do Ciebie zadzwoniła lub skontaktowała się z Tobą w inny sposób, podaj również te dane w treści.

Trzymaj się czerni i bieli

Niektóre osoby próbują dodać trochę pizazz do swoich e-maili za pomocą unikalnych kolorów, czcionek lub elementów projektu. Ale może to zepsuć niektórych odbiorców. A style, które do ciebie przemawiają, mogą sprawić, że będzie mniej atrakcyjny dla innych.

Unikaj używania w e-mailach unikalnych kolorów czcionek i wzorów tła. Najłatwiej odczytać klasyczną czerń i biel. I połącz go z podstawowymi czcionkami, takimi jak Times New Roman. Pomoże Ci to zrobić profesjonalne wrażenie, niezależnie od tego, czy komunikujesz się z pracownikami, czy partnerami. .

Limit wykrzykników

Niektórzy używają wykrzykników, aby pokazać podekscytowanie lub przekazać życzliwość. Jednak w profesjonalnej poczcie e-mail należy ich używać oszczędnie. W rzeczywistości 16% twierdzi, że ten znak interpunkcyjny jest niedopuszczalny, podczas gdy 48% toleruje tylko jeden na wiadomość e-mail.

Pamiętaj o tonie e-maila. Na przykład wiadomość e-mail informująca o nowych, ekscytujących produktach lub usługach może zawierać więcej informacji niż wiadomość e-mail o problemie z komunikacją z pracownikami. A potem przeczytaj go na końcu, aby dokładnie sprawdzić, czy nie jest pełen nadmiaru ekscytacji.

Czytać korektę

Nie chcesz poświęcać czasu na stworzenie świetnej wiadomości e-mail tylko po to, aby była zaśmiecona błędami ortograficznymi i gramatycznymi. Poświęć chwilę na korektę i sprawdzenie pisowni przed wysłaniem, aby wyłapać potencjalne błędy. Poszukaj zarówno błędów ortograficznych, jak i gramatycznych.

Dodatkowo przeczytaj swoją wiadomość z myślą o tym, jak przeczyta ją odbiorca. Pomyśl o tonie, aby upewnić się, że nie zostanie odebrany w inny sposób.

Następnie wróć i upewnij się, że poprawnie wpisałeś imię i nazwisko osoby w swoim e-mailu. W tym przypadku nie możesz być zbyt ostrożny. Wybierz również właściwy adres e-mail — wstyd jest wysyłać na niewłaściwe konta e-mail.

Wiedz, kiedy być formalnym

Zachowaj bardziej formalny charakter z tymi, do których wysyłasz e-maile po raz pierwszy. Err po stronie bycia bardziej formalnym i profesjonalnym również w stosunku do klientów i przełożonych. Formalność okazuje szacunek i jest mniej podatna na błędną interpretację.

Kiedy poznasz kogoś więcej, możesz stać się mniej formalny. Na przykład możesz użyć imion lub pseudonimu zamiast pełnych imion. Możesz też skrócić powitanie lub podpisać się z osobami, z którymi regularnie się komunikujesz.

Nie zapomnij dołączyć

Dość często mówi się, że coś przyczepiasz, a potem zapominasz, żeby to zrobić. To nie tylko sprawia, że ​​wyglądasz na zapominalskiego; zmusza również odbiorcę do nawiązania kontaktu z przypomnieniem. Więc dokładnie sprawdź przed wysłaniem.

Ponadto odpowiednio nazwij załączniki, jeśli jest ich kilka. To pozwala im uniknąć otwierania każdego, aby zobaczyć, co to jest. Może nawet pomóc im uniknąć otwierania załączników zawierających wirusy lub złośliwe oprogramowanie. Jeśli to możliwe, wysyłaj pliki PDF zamiast plików wymagających określonego programu, aby nie trzeba było pobierać dodatków, aby zobaczyć, co wysłałeś.

Rozważ różne kultury i języki

Czasami możesz korespondować z osobami z różnych kultur lub środowisk za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dlatego pamiętaj, aby wziąć to pod uwagę podczas tworzenia odpowiedzi, aby nikt się nie obraził ani nie zdezorientował.

Na przykład użyj prostych, powszechnie uznanych terminów zamiast slangu amerykańskiego. Jeśli regularnie komunikujesz się z zespołami lub odbiorcami w określonym kraju, zapoznaj się z informacjami o tej kulturze, aby uzyskać jeszcze bardziej szczegółowe informacje i uniknąć nieporozumień.

Rozpocznij nowy łańcuch e-mail dla nowych tematów

Wysyłając e-maile do kogoś, z kim często korespondujesz, kuszące może być ciągłe nieprzerwane działanie tylko jednego łańcucha. Ale może to utrudnić uporządkowanie rozmów. Rozpocznij więc nowy łańcuch dla każdego nowego przedmiotu.

W ten sam sposób przesyłaj wiadomości tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. I unikaj klikania odpowiedzi na wszystkie, gdy potrzebujesz tylko wysłać wiadomość do jednego lub dwóch odbiorców w łańcuchu e-mail.

Jakie są nakazy i zakazy dotyczące biznesowej poczty e-mail?

Dos:

• Utrzymuj profesjonalną korespondencję biznesową.
• Twórz e-maile, które szanują czas ludzi.
• Trzymaj się tematu i przejdź do sedna.

Nie wolno:

• Nie nadużywaj emotikonów ani wykrzykników.
• Nie używaj slangu w stosunku do klientów lub partnerów biznesowych, których nie znasz dobrze.
• Nie używaj emocjonalnych słów.
• Nie używaj sarkazmu i bądź ostrożny z humorem i tonem, aby przypadkowo nie urazić, gdy wysyłasz wiadomość e-mail.

Jakie są zalety etykiety e-mailowej?

Istnieje pięć zalet przyjęcia zasad etykiety e-mail:

• Profesjonalizm.
• Poprawa wizerunku firmy.
• Lepsza reakcja na wiadomości sprzedażowe.
• Sprawność organizacyjna i oszczędność czasu.
• Zmniejsz odpowiedzialność w miejscu pracy, unikając niewłaściwego tonu lub błędnej interpretacji.

Więcej wskazówek dotyczących etykiety:

Wskazówki dotyczące etykiety biurowej

Etykieta spotkania online

Obraz: Depositphotos