25 Tipps zur E-Mail-Etikette

Seien Sie nicht voreilig mit Erinnerungen

Geben Sie dem Empfänger je nach Art der Anfrage ein oder zwei Tage Zeit, um zu antworten. Ein Empfänger fühlt sich vielleicht gezüchtigt, wenn er oder sie den ganzen Tag nicht im Büro oder in Besprechungen war.

Überprüfen Sie außerdem Ihren Junk- oder Spam-Ordner, bevor Sie Erinnerungen senden. Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers. Hat sich jemals jemand beschwert, dass er eine Ihrer Nachrichten nicht erhalten hat und Sie gezwungen hat, sich die Mühe zu machen, sie erneut zu senden, nur um dann zu antworten: „Oh, es war in meinem Spam-Ordner.“ Sie waren wahrscheinlich leicht verärgert und dachten: „Warum haben Sie nicht gleich dort nachgesehen?“

Seien Sie vorsichtig mit BCC

BCC steht für Blind Carbon Copy und bedeutet, dass andere die blind kopierte Person auf der Empfängerliste nicht sehen. BCC ist eine gute Etikette, wenn Sie andere Personen in Ihrer Organisation informieren und ihren Namen, Titel oder ihre E-Mail-Adresse davor schützen möchten, beispielsweise an einen Vertriebsmitarbeiter eines externen Anbieters zu gehen. Aber BCC kann eine schlechte Etikette sein, wenn Sie hinterhältig sein und hinter dem Rücken eines Kollegen agieren möchten. Wie werden Sie sich fühlen, wenn Ihr Kollege erfährt, dass sein Chef blind kopiert wurde? Wenn es ihn verärgern könnte, dann benutze es nicht.

Fügen Sie beim Weiterleiten eine persönliche Nachricht hinzu

Wenn Sie es für notwendig halten, eine E-Mail an einen Kollegen weiterzuleiten, fügen Sie oben eine Einführung hinzu, anstatt nur auf „Senden“ zu klicken. Zwingen Sie Mitarbeiter nicht, einen unbekannten E-Mail-Thread ohne Kontext durchzulesen. Erwägen Sie auch, den Titel der Betreffzeile zu ändern, damit er sinnvoller ist.

Fügen Sie die E-Mail-Adresse zuletzt hinzu

Wenn Sie eine brandneue E-Mail entwerfen, beginnen Sie mit dem Betreff und dem Inhalt, bevor Sie E-Mail-Adressen hinzufügen. Dies verhindert, dass Sie es versehentlich zu früh senden und die Zeit aller verschwenden müssen, ihnen zu sagen, dass sie Ihre unvollständige Nachricht ignorieren sollen.

Haben Sie einen klaren Call-to-Action

Was soll der Empfänger ggf. mit Ihrer Nachricht machen? Wenn es nur darum geht, die andere Person zu informieren, dann sag es so. Aber wenn Sie eine Antwort, eine Entscheidung oder etwas anderes erwarten, seien Sie glasklar. Es ist erstaunlich, wie viele E-Mails vage darüber sind, was der Empfänger tun (oder nicht tun) soll.

Fügen Sie Kontaktinformationen hinzu

23 % der E-Mail-Benutzer sagen, dass es eine schlechte Etikette ist, keinen E-Mail-Signaturblock zu haben. Eine professionelle E-Mail-Signatur mit relevanten Informationen lässt Sie nicht nur professioneller aussehen; es macht es auch für die Person, die Sie kontaktieren, einfacher.

Fügen Sie relevante Informationen wie Ihre Telefonnummer, Unternehmenswebsite und Social-Media-Adressen hinzu, damit sie sich bei zusätzlichen Fragen leicht an Sie wenden können. Wenn Ihre E-Mail spezifische Anweisungen für eine Person enthält, Sie anzurufen oder Sie auf andere Weise zu kontaktieren, fügen Sie diese Details ebenfalls in den Textkörper ein.

Bleiben Sie bei Schwarz und Weiß

Einige Personen versuchen, ihren E-Mails mit einzigartigen Farben, Schriftarten oder Designelementen etwas Schwung zu verleihen. Aber das kann einige Empfänger in die Irre führen. Und die Stile, die Sie ansprechen, können es für andere weniger attraktiv machen.

Vermeiden Sie in Ihren E-Mails eindeutige Schriftfarben und Hintergrundmuster. Klassisches Schwarz-Weiß ist am einfachsten zu lesen. Und kombinieren Sie es mit einfachen Schriftarten wie Times New Roman. Dies kann Ihnen dabei helfen, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, egal ob Sie mit Mitarbeitern oder Partnern kommunizieren. .

Begrenzen Sie Ausrufezeichen

Einige verwenden Ausrufezeichen, um Aufregung zu zeigen oder Freundlichkeit auszudrücken. In professionellen E-Mails sollten sie jedoch sparsam eingesetzt werden. Tatsächlich sagen 16 %, dass dieses Satzzeichen inakzeptabel ist, während 48 % nur eines pro E-Mail tolerieren.

Beachten Sie den Ton der E-Mail. Beispielsweise kann eine E-Mail, die aufregende neue Produkte oder Dienstleistungen ankündigt, mehr Platz bieten als eine E-Mail über ein Kommunikationsproblem mit Mitarbeitern. Und dann lesen Sie es am Ende durch, um zu überprüfen, ob es nicht voller übermäßiger Aufregung ist.

Korrektur gelesen

Sie möchten sich nicht die Zeit nehmen, eine großartige E-Mail-Nachricht zu erstellen, die dann mit Rechtschreib- und Grammatikfehlern übersät ist. Nehmen Sie sich vor dem Senden eine Minute Zeit für Korrekturlesen und Rechtschreibprüfung, damit Sie mögliche Fehler erkennen können. Achte auf Rechtschreib- und Grammatikprobleme.

Lesen Sie außerdem Ihre Nachricht durch und denken Sie daran, wie Ihr Empfänger sie lesen wird. Denke über den Ton nach, um sicherzustellen, dass er nicht anders aufgenommen wird.

Gehen Sie dann zurück und vergewissern Sie sich, dass Sie den Namen der Person in Ihrer E-Mail richtig geschrieben haben. Sie können in diesem Fall nicht vorsichtig genug sein. Wählen Sie auch die richtige E-Mail-Adresse – es ist peinlich, an die falschen E-Mail-Konten zu senden.

Wissen, wann man förmlich sein muss

Halten Sie die Dinge formeller mit denen, denen Sie zum ersten Mal eine E-Mail senden. Gehen Sie lieber formeller und professioneller mit Kunden und Vorgesetzten um. Formalität zeigt Respekt und wird weniger wahrscheinlich falsch interpretiert.

Sobald du jemanden besser kennengelernt hast, kannst du weniger förmlich werden. Sie können beispielsweise Vornamen oder einen Spitznamen anstelle von vollständigen Namen verwenden. Oder Sie könnten Ihre Begrüßung verkürzen oder sich bei denen abmelden, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren.

Anhängen nicht vergessen

Es ist ziemlich üblich zu sagen, dass Sie etwas anhängen und dann vergessen, es tatsächlich zu tun. Das lässt Sie nicht nur vergesslich aussehen; Es zwingt den Empfänger auch, sich mit einer Erinnerung zu melden. Also vor dem Absenden nochmal prüfen.

Benennen Sie außerdem Ihre Anhänge entsprechend, wenn es mehrere gibt. Dadurch können sie vermeiden, jedes zu öffnen, um zu sehen, was es ist. Und es kann ihnen sogar helfen, das Öffnen von Anhängen mit Viren oder Malware zu vermeiden. Senden Sie nach Möglichkeit PDFs anstelle von Dateien, für die ein bestimmtes Programm erforderlich ist, damit sie keine Extras herunterladen müssen, um zu sehen, was Sie gesendet haben.

Berücksichtigen Sie verschiedene Kulturen und Sprachen

Möglicherweise korrespondieren Sie manchmal per E-Mail mit Personen aus anderen Kulturen oder mit unterschiedlichem Hintergrund. Denken Sie also daran, wenn Sie Ihre Antworten formulieren, damit niemand beleidigt oder verwirrt wird.

Verwenden Sie beispielsweise einfache, allgemein anerkannte Begriffe anstelle von amerikanisch zentriertem Slang. Wenn Sie regelmäßig mit Teams oder Empfängern in einem bestimmten Land kommunizieren, recherchieren Sie Informationen über diese Kultur, um noch spezifischer zu werden und Missverständnisse zu vermeiden.

Starten Sie eine neue E-Mail-Kette für neue Betreffs

Wenn Sie jemandem, mit dem Sie häufig korrespondieren, E-Mails senden, kann es verlockend sein, nur eine Kette kontinuierlich am Laufen zu halten. Aber das kann es schwierig machen, Ihre Gespräche zu organisieren. Beginnen Sie also für jedes neue Thema eine neue Kette.

Leiten Sie Nachrichten nur dann weiter, wenn dies unbedingt erforderlich ist. Und vermeiden Sie es, auf „Allen antworten“ zu klicken, wenn Sie nur einem oder zwei Empfängern in einer E-Mail-Kette eine Nachricht senden müssen.

Was sind die Gebote und Verbote für geschäftliche E-Mails?

DOS:

• Halten Sie die Geschäftskorrespondenz professionell.
• Verfassen Sie E-Mails, die die Zeit der Menschen respektieren.
• Bleiben Sie beim Thema und kommen Sie auf den Punkt.

Verboten:

• Überbeanspruchen Sie Emojis oder Ausrufezeichen nicht.
• Verwenden Sie keinen Slang mit Kunden oder Geschäftspartnern, die Sie nicht gut kennen.
• Verwenden Sie keine emotionalen Worte.
• Verwenden Sie keinen Sarkasmus und achten Sie auf Humor und Ton, damit Sie beim Senden einer E-Mail nicht versehentlich beleidigt werden.

Was sind die Vorteile der E-Mail-Etikette?

Die Einführung von E-Mail-Etikettenregeln hat fünf Vorteile:

• Professionalität.
• Verbessertes Firmenimage.
• Bessere Reaktion auf Verkaufsnachrichten.
• Organisatorische Effizienz und Zeitersparnis.
• Reduzieren Sie die Haftung am Arbeitsplatz, indem Sie einen unangemessenen Ton oder Fehlinterpretationen vermeiden.

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