25 de sfaturi privind eticheta prin e-mail

Nu vă grăbiți cu mementourile

Oferiți unui destinatar o zi sau două pentru a răspunde, în funcție de tipul de întrebare. Un destinatar se poate simți pedepsit de primirea unui memento atunci când a fost în afara biroului sau la întâlniri toată ziua.

De asemenea, înainte de a trimite mementouri, vă rugăm să verificați dosarul de mesaje nedorite sau spam. Pune-te în locul destinatarului. S-a plâns cineva vreodată că nu a primit unul dintre mesajele dvs., forțându-vă să faceți tot posibilul să-l retrimiteți, doar ca apoi să răspundeți „Oh, a fost în dosarul meu de spam”. Probabil te-ai simțit ușor enervat, gândindu-te: „De ce nu te-ai uitat acolo în primul rând?”

Fii atent cu BCC

BCC înseamnă o copie oarbă de carbon și înseamnă că alții nu văd persoana copiată oarbă pe lista de destinatari. BCC este o etichetă bună dacă doriți să informați alte persoane din organizația dvs. și să le protejați numele, titlul sau adresa de e-mail de la, să zicem, un reprezentant de vânzări pentru un furnizor extern. Dar CCC poate fi o etichetă proastă, dacă scopul tău este să fii viclean și să mergi pe la spatele unui coleg. Cum te vei simți dacă colegul tău va afla că șeful lui a fost copiat în orb? Dacă l-ar putea supăra, atunci nu-l folosi.

Adăugați un mesaj personal la redirecționare

Când considerați că este necesar să redirecționați un e-mail către un coleg, adăugați o introducere în partea de sus în loc să apăsați pe trimitere. Nu forțați asociații să citească un fir de e-mail necunoscut fără context. Luați în considerare, de asemenea, modificarea titlului liniei de subiect, astfel încât să aibă mai mult sens.

Adăugați ultima adresă de e-mail

Dacă redactați un e-mail nou-nouț, începeți cu subiectul și conținutul înainte de a adăuga adrese de e-mail. Acest lucru vă va împiedica să îl trimiteți accidental prea devreme și să pierdeți timpul tuturor spunându-le să ignore mesajul incomplet.

Aveți un îndemn clar la acțiune

Ce vrei să facă destinatarul cu mesajul tău, dacă este ceva? Dacă este doar pentru a informa cealaltă persoană, atunci spuneți. Dar dacă așteptați un răspuns, o decizie sau un alt lucru, fiți clar. Este uimitor cât de multe e-mailuri sunt vagi despre ceea ce i se cere să facă (sau să nu facă) destinatarului.

Includeți informații de contact

Douăzeci și trei la sută dintre utilizatorii de e-mail spun că este o etichetă slabă să nu aibă un bloc de semnătură de e-mail. O semnătură de e-mail profesională cu informații relevante nu te face doar să arăți mai profesionist; de asemenea, facilitează persoana pe care o contactați.

Includeți informații relevante, cum ar fi numărul dvs. de telefon, site-ul web al companiei și adresele de rețele sociale, astfel încât aceștia să poată contacta cu ușurință dacă au întrebări suplimentare. Dacă e-mailul dvs. include instrucțiuni specifice pentru ca o persoană să vă sune sau să vă contacteze în alt mod, includeți și acele detalii în text.

Rămâneți la alb și negru

Unii indivizi încearcă să adauge ceva pizazz la e-mailurile lor cu culori, fonturi sau elemente de design unice. Dar acest lucru poate freca unii destinatari în mod greșit. Iar stilurile care te atrag ar putea să-l facă mai puțin atrăgător pentru alții.

Evitați să utilizați culori unice de font și modele de fundal în e-mailurile dvs. Alb-negru clasic este cel mai ușor de citit. Și asociați-l cu fonturi de bază precum Times New Roman. Acest lucru vă poate ajuta să faceți o impresie profesională, indiferent dacă comunicați cu angajații sau partenerii. .

Limitați punctele de exclamare

Unii folosesc semnele exclamării pentru a arăta entuziasm sau pentru a transmite prietenie. Cu toate acestea, ar trebui să fie utilizate cu moderație în e-mailurile profesionale. De fapt, 16% spun că acest semn de punctuație este inacceptabil, în timp ce 48% vor tolera doar unul pe e-mail.

Ține cont de tonul e-mailului. De exemplu, un e-mail care anunță noi produse sau servicii interesante poate include mai mult decât un e-mail despre o problemă de comunicare a angajaților. Și apoi citiți-l la sfârșit pentru a verifica din nou dacă nu este plin de entuziasm în exces.

Verificați

Nu doriți să vă faceți timp pentru a crea un mesaj de e-mail grozav doar pentru a-l împrăștia cu greșeli de ortografie și gramaticale. Acordați-vă un minut pentru a corecta și a verifica ortografia înainte de a trimite, astfel încât să puteți detecta eventualele erori. Căutați atât problemele de ortografie, cât și cele gramaticale.

În plus, citiți mesajul dvs. cu gândul la modul în care îl va citi destinatarul. Gândiți-vă la ton pentru a vă asigura că nu este luat într-un mod diferit.

Apoi reveniți și asigurați-vă că ați scris corect numele persoanei în e-mailul dvs. Nu poți fi prea atent în acest caz. De asemenea, alegeți adresa de e-mail potrivită - este jenant să trimiteți către conturile de e-mail greșite.

Aflați când să fiți formal

Păstrați lucrurile mai formale cu cei pe care îi trimiteți prin e-mail pentru prima dată. Err pe partea de a fi mai formal și mai profesionist, de asemenea, cu clienții și superiorii. Formalitatea arată respect și este mai puțin probabil să fie interpretată greșit.

Odată ce cunoști mai mult pe cineva, poți deveni mai puțin formal. De exemplu, ați putea folosi prenume sau o poreclă în loc de nume complete. Sau ați putea să vă scurtați salutul sau să vă închideți cu cei cu care comunicați în mod regulat.

Nu uitați să atașați

Este destul de comun să spui că atașezi ceva și apoi să uiți să o faci. Acest lucru nu te face doar să arăți uituc; de asemenea, forțează destinatarul să contacteze cu un memento. Așa că verificați înainte de a trimite.

În plus, denumiți atașamentele în mod corespunzător dacă există mai multe. Acest lucru le permite să evite deschiderea fiecăruia pentru a vedea ce este. Și îi poate ajuta chiar să evite deschiderea atașamentelor cu viruși sau malware. Dacă este posibil, trimiteți PDF-uri în loc de fișiere care necesită un anumit program, astfel încât să nu fie nevoie să descarce suplimentar pentru a vedea ce ați trimis.

Luați în considerare diferite culturi și limbi

Uneori, puteți coresponde cu persoane din culturi sau medii diferite prin e-mail. Așa că asigurați-vă că luați în considerare acest lucru atunci când vă creați răspunsurile, astfel încât nimeni să nu fie ofensat sau confuz.

De exemplu, folosiți termeni simpli, recunoscuți pe scară largă în loc de argou centrat pe american. Dacă comunicați în mod regulat cu echipe sau destinatari dintr-o anumită țară, căutați informații despre acea cultură pentru a deveni și mai precis și pentru a evita greșelile de comunicare.

Începeți un lanț de e-mail nou pentru subiecte noi

Când trimiteți e-mailuri cuiva cu care corespondați frecvent, poate fi tentant să mențineți un singur lanț continuu. Dar acest lucru poate face dificilă menținerea conversațiilor organizate. Deci, începeți un lanț nou pentru fiecare subiect nou.

În același sens, redirecționați mesajele numai atunci când este absolut necesar. Și evitați să apăsați pe Răspundeți la toate atunci când trebuie să trimiteți mesaje doar unuia sau doi destinatari dintr-un lanț de e-mail.

Ce sunt ce face și ce nu ale e-mailului de afaceri?

Doar:

• Păstrați corespondența de afaceri profesională.
• Compune e-mailuri care respectă timpul oamenilor.
• Rămâneți la subiect și ajungeți la subiect.

Nu:

• Nu folosiți în exces emoji-urile sau semnele de exclamare.
• Nu folosiți argou cu clienți sau parteneri de afaceri pe care nu îi cunoașteți bine.
• Nu folosi cuvinte emoționale.
• Nu folosi sarcasmul și fii atent la umor și ton, pentru a nu jigni din neatenție atunci când trimiți un e-mail.

Care sunt beneficiile etichetei prin e-mail?

Există cinci avantaje în adoptarea regulilor de etichetă prin e-mail:

• Profesionalism.
• Imaginea companiei îmbunătățită.
• Răspuns mai bun la mesajele de vânzări.
• Eficiență organizațională și economie de timp.
• Reduceți răspunderea la locul de muncă prin evitarea tonului necorespunzător sau a interpretării greșite.

Mai multe sfaturi de etichetă:

Sfaturi de etichetă la birou

Eticheta întâlnirii online

Imagine: Depositphotos