So drucken Sie einen Umschlag

Veröffentlicht: 2021-04-03

Sie haben Druckoptionen zum Erstellen eines adressierten Umschlags. Am gebräuchlichsten ist Microsoft Word.

Sie können ein Computerprogramm auswählen, um eine Adresse auf einen einzelnen Umschlag zu drucken, den Sie in das Papierzufuhrfach Ihres Druckers einlegen. Oder Sie können einen Seriendruck erstellen und Adressen auf ein Blatt Klebeetiketten drucken, die Sie in das Papierzufuhrfach Ihres Druckers einlegen. Anschließend befestigen Sie jedes Etikett an einem Umschlag.

Jede dieser Druckoptionen hat ihre Vor- und Nachteile. Einige Kleinunternehmer sind der Meinung, dass die Direktdruckmethode als Teil ihrer Direktmailingdienste auf einem Umschlag professioneller aussieht. Einige ziehen es vor, Etiketten für ihre E-Mail-Marketing-Ideen zu verwenden. Natürlich ist es eine Frage Ihrer persönlichen Präferenz, sich zu entscheiden, nachdem Sie alle Optionen recherchiert haben.

Umschläge drucken: Was Sie wissen sollten, bevor Sie beginnen

Sie können in Ihrem Drucker keine Umschläge verwenden, die eine Klammer haben.

Sie sollten vorsichtig sein, wenn Sie Umschläge verwenden, die hitzeempfindlich sind. Die hitzeempfindliche Warnung gilt insbesondere für Laserjetdrucker. Wenn Sie einen Laserjet haben, sollten Sie keine Umschläge mit Selbstklebeverschluss verwenden. Der „selbstklebende“ ist definiert als „kann ohne Lecken oder Benetzen versiegelt werden“. Das heißt, Sie sollten Umschläge verwenden, die durch Lecken oder Benetzen verschlossen sind.

Bedrucken Sie den Umschlag niemals mit geöffneter Lasche. Der Klebstoff auf der Klappe kann sich im Inneren des Druckers ansammeln.

Wie drucke ich einen Umschlag? Druckoptionen

Wenn Sie die Adresse direkt auf die Umschläge drucken, können Sie in den meisten Fällen nur einen einzelnen Umschlag bedrucken. Bei einigen Druckerfächern können Sie jedoch bis zu zehn Umschläge gleichzeitig einlegen. Diese Funktion wird am häufigsten verwendet, um die geschäftliche Rücksendeadresse auf den Umschlägen vorzudrucken. Im Inneren des Druckerfachs sehen Sie an einer Seite Rautenmarkierungen für die Begrenzung der Stapelhöhe.

Wenn Sie sich für die Verwendung von Etiketten entscheiden, können Sie in der Regel 30 auf einmal drucken. Sie können den Seriendruck verwenden, um Adressen aus Excel abzurufen. Wenn Sie keine Adressen in Excel haben, können Sie Vorlagen für die Adressetiketten auf Dokumenten erstellen und alle Informationen eingeben. Sobald Sie die Vorlagen gespeichert haben, sind die Dokumentseiten immer da und bereit zum Drucken. Sie können weiße oder transparente Etiketten wählen.

Jede Methode kann mit Word durchgeführt werden. Welche Methode Sie wählen, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben ab und kann auch davon abhängen, welche Art von Drucker und Druckertreiber Sie haben. Jeder Druckertreibertyp kann unterschiedliche Druckoptionen und Anweisungen haben.

Ohne eine gültige Absenderadresse auf den Umschlägen haben Sie keine Möglichkeit zu wissen, ob eine Sendung ihren Bestimmungsort erreicht hat oder nicht. Egal für welche Druckoptionen Sie sich entscheiden, die Absenderadresse ist eines der wichtigsten Elemente auf einem Briefumschlag. Wie würden Sie sonst Feedback bekommen?

Der Seriendruck mag entmutigend erscheinen, da er aus mehreren Schritten besteht, aber er erspart es, dass jemand all diese Adressen eintippt. Der Seriendruck wird verwendet, um Adressen auf Etiketten zu drucken, es sei denn, ein Drucker hat eine spezielle Schublade für Umschläge, die ein Massenladen ermöglicht.

So drucken Sie einen Umschlag in Microsoft Word

Bevor Sie Optionen aus den verschiedenen verfügbaren Umschlaggrößen auswählen oder Ihre Auswahl in das Papiereingabefach Ihres bevorzugten Druckers legen, müssen Sie entscheiden, mit welcher Software Sie Ihr Umschlagformat erstellen möchten. Von allen Optionen ist Microsoft Word die am häufigsten verwendete. So verwenden Sie Word in Windows 10 zum Einrichten der Seite zum Drucken von Umschlägen.

1. Geben Sie Ihre Rücksendeadresse ein

Öffnen Sie Word und wählen Sie unter Datei Optionen. Gehen Sie von dort zu Erweitert. Scrollen Sie im angezeigten Menü zu Allgemein. Geben Sie Ihre Rücksendeadresse in das Feld für die Postanschrift ein. Sie können eine andere Schriftart wählen, wenn Sie möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Postanschrift und nicht die physische Adresse verwenden (falls diese unterschiedlich ist). Word speichert die Absenderadresse automatisch. OK klicken.

2. Wählen Sie „Umschläge“ auf der Registerkarte „Sendungen“.

Wählen Sie auf der Registerkarte „Mailing“ in der Gruppe „Erstellen“ die Option „Umschlagoptionen“.

3. Wechseln Sie zur Registerkarte Umschlagoptionen

Auf der Registerkarte "Umschlagoptionen" stehen Ihnen viele Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Die Standardgröße für Geschäftsumschläge ist 10.

4. Wählen Sie die Umschlaggröße

Wählen Sie die Umschlaggröße, die Sie für Ihr Mailing verwenden werden. Meistens werden Sie 10 für den traditionellen Geschäftsumschlag auswählen. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Maß für die Umschlaggröße auswählen. Wählen Sie Benutzerdefiniert als Umschlaggröße, die Höhe ist die „kurze Seite“ des Umschlags und die Länge die „lange Seite“ des Umschlags.

5. Wählen Sie im Dialogfeld auf der Registerkarte „Druckoptionen“ aus

Die Art und Weise, wie der Umschlag in das Druckerfach eingelegt wird, ist von Drucker zu Drucker unterschiedlich. Da Ihr Computer höchstwahrscheinlich bereits mit Ihrem Drucker verbunden ist, sollten Sie beim Auswählen der Schaltfläche Umschläge ein Bild sehen, das die Platzierung des Umschlags darstellt. Zum Beispiel mit dem Gesicht nach unten oder mit dem Gesicht nach oben, links oder rechts. Achten Sie auf die Linien, die die Position der Umschlagklappe anzeigen.

6. Was kommt als nächstes?

Legen Sie einen Umschlag ein und schließen Sie das Fach. Geben Sie eine Adresse ein und drucken Sie den Umschlag testweise aus. Überprüfen Sie den Umschlag und stellen Sie sicher, dass die Adresse nicht auf dem Kopf steht.

So drucken Sie Adressen auf Etiketten

Gehen Sie zurück zu Word und wählen Sie auf der Registerkarte „Sendungen“ die Option „Etiketten“. Die am häufigsten verwendete Etikettengröße hat 30 Etiketten auf einer Seite. Jedes Etikett ist ein Zoll lang und 2,63 Zoll hoch. Umschlaggrößen spielen keine Rolle, wenn Sie Etiketten verwenden.

Wenn Sie die Registerkarte Etiketten verwenden, finden Sie in dem sich öffnenden Fenster eine Liste. Sie können den Markennamen der Etiketten einschließlich Typ und Produktnummer eingeben. Mit diesen Informationen wird automatisch eine Vorlage erstellt, die Sie verwenden können, sodass Sie die Informationen ganz einfach in das Lieferadressenfeld eingeben können. Sie können jede Adressseite speichern.

Sie können auch eine speicherbare Etikettenvorlage in Word als Dokument erstellen. Öffnen Sie in Word Neu. Geben Sie in der Suchleiste Labels ein. Sie sehen eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten. Geben Sie dort Ihre Adressen ein und speichern Sie jede Seite als Word-Dokument. Das nächste Mal müssen Sie ein Mailing machen. Tauschen Sie einfach das Druckerpapier gegen die Etikettenblätter aus, wählen Sie eine vorgespeicherte Dokumentseite aus Ihren Adressvorlagen und klicken Sie auf der Registerkarte „Datei“ auf „Drucken“.

Sie können auch eine Seite mit Etiketten für Ihre Absenderadresse erstellen.

TIPP: Wäre es nicht hilfreich, wenn Sie ein Etikett erstellen könnten, das sowohl Ihre Rücksendeadresse als auch die Adresse Ihres Kunden enthält? Sie können. Es gibt Etikettenbögen, die nur sechs Etiketten enthalten. Jedes Etikett ist groß genug, um die Rücksendeadresse in der oberen linken Ecke sowie die Zieladresse anzugeben.

So führen Sie einen Seriendruck für Umschlagetiketten durch

Um einen Seriendruck durchzuführen, müssen Sie Ihre Adressen bereits in einer Excel-Liste haben. Auf der Excel-Liste sollte jede Adresse vollständig sein mit Firmen- oder Einzelnamen, Adresse, Stadt, Staat und Postleitzahl. Wenn Sie eine Liste in Excel erstellen, verwenden Sie Headers für diese Informationen.

Schon die Excel-Liste erhalten? Hier sind die Schritte, die Sie über die Registerkarte „Sendungen“ für einen Seriendruck verwenden müssen:

Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument. Wechseln Sie zur Registerkarte Mailings und wählen Sie Seriendruck starten aus. Von dort aus sehen Sie ein Dropdown-Menü. Wählen Sie Etiketten. Wählen Sie dann die Art (Größe) der Etiketten, die Sie verwenden möchten.

Gehen Sie zurück zur Registerkarte Mailing-Optionen. Wählen Sie dieses Mal Empfänger auswählen. Von dort aus sehen Sie ein Dropdown-Menü und wählen „Vorhandene Liste verwenden“. Sobald Sie das ausgewählt haben, wird der Windows-Datei-Explorer angezeigt. Wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.

Nun erscheint das Fenster Tabelle auswählen. Sehen Sie sich die Informationen in den Kästchen an und vergewissern Sie sich, dass die entsprechenden Kästchen angekreuzt sind, um mit den Informationen übereinzustimmen. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Kontrollkästchen neben „Erste Datenzeile enthält Kopfspalten“ aktiviert ist. Wählen Sie Ihre Liste aus und klicken Sie auf OK.

Wählen Sie Ihr erstes Etikett aus. Gehen Sie zurück zur Registerkarte Mailing-Optionen und klicken Sie auf Adressblock. Das Fenster Adressblock einfügen erscheint. Klicken Sie auf Übereinstimmungsfelder. Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie auf OK. Sie erhalten eine Druckvorschau. Wenn das gut aussieht, klicken Sie auf OK.

Gehen Sie zurück zur Registerkarte Mailing-Optionen. Wählen Sie diesmal Labels aktualisieren. Die Wörter Adressblock sollten auf jedem Etikett erscheinen. Gehen Sie jetzt zurück zu Mailings und wählen Sie Finish and Merge. Es wird ein Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie Einzelne Dokumente bearbeiten. Als nächstes erscheint das Fenster „In neues Dokument zusammenführen“. Wählen Sie Alle und klicken Sie auf OK. Drucken.

So drucken Sie einen Umschlag in Google Docs

Gehen Sie in Google Drive zu Google Docs. Gehen Sie von dort zu Vorlage suchen und wählen Sie Umschlag aus der Vorlagengalerie. Sie haben eine Reihe von Umschlagoptionen.

Jetzt erstellen Sie Ihre Umschlagvorlage. Laden Sie mit OpenOffice (oder einem ähnlichen Tool) ein Dokument auf Google Drive hoch und öffnen Sie es mit Google Docs. Jedes Adressfeld wird als Dialogfeld angezeigt.

Geben Sie die Informationen für das Dialogfeld „Rücksendeadresse“ und das Dialogfeld „Lieferadresse“ ein. Drucken Sie den Umschlag. Überprüfen Sie, ob sich die Informationen aus jedem Dialogfeld an der richtigen Stelle auf dem Umschlag befinden.

So führen Sie eine Adressliste in Google Docs zusammen oder erstellen sie

Wenn Sie Google verwenden, befindet sich Ihre Adressliste normalerweise in einer Tabelle oder einem Google-Blatt. Gehen Sie in Google Docs zu und wählen Sie Add-Ons. Von dort aus können Sie Avery Easy Merge auswählen.

Avery ist der führende Hersteller von selbstklebenden Adressetiketten. Installieren Sie das Avery Easy Merge-Add-On.

Wenn Sie noch keine Adressliste haben, können Sie Labels erstellen. Nachdem Sie das Avery Add-On installiert haben, öffnen Sie ein neues Google-Dokument. Klicken Sie auf Add-Ons, suchen Sie nach Avery und wählen Sie es aus. Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie einen Abschnitt namens Spaltenüberschriften.

Klicken Sie unter Spaltenüberschriften auf jede einzelne, die Sie dem Etikett hinzufügen möchten, z. B. Name, Stadt usw. Jedes Mal, wenn Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken, wird die Überschrift im leeren Etikett angezeigt. Wenn Sie innerhalb des Etiketts arbeiten, können Sie die Spaltenüberschriften verschieben und beispielsweise die Informationen zentrieren oder linksbündig lassen. Auf diese Weise können Sie die Etiketten so formatieren, dass sie so aussehen, wie Sie es auf den Umschlägen bevorzugen.

Mit welchem Programm bedrucke ich Briefumschläge?

Neben Word und Google Docs gibt es weitere Briefumschlagdruckprogramme.

Umschlaghersteller . Dies ist eines der am einfachsten zu verwendenden Programme zum Drucken eines Umschlags. Sie verwenden einfach ein PDF, das bereits mit Stellen versehen ist, um die Informationen für die Rücksendeadresse und die Lieferadresse einzugeben. Über das PDF können Sie auch die Größe der Umschläge auswählen. Und Sie können die Optionen für den Schriftstil mit der Schriftart-Schaltfläche auswählen. Nachdem Sie alle Felder der PDF-Datei ausgefüllt haben, wählen Sie „Umschlag drucken“.
Somacon . Dies ist ein weiteres einfaches Programm zum Drucken von Umschlägen. Es gibt eine Umschlaggröße für Abmessungen, den Business-Umschlag Nr. 10. Füllen Sie die Lücken in jedem Kästchen aus und drucken Sie den Umschlag aus.
Zwicken . Dies ist ein kostenloses Softwareprogramm, das Sie Schritt für Schritt durch die Umschlagoptionen führt.
SSuite Briefumschlagdrucker . Dies ist ein kostenloses Softwareprogramm mit leicht verständlichen Anweisungen und vielen Gestaltungsmöglichkeiten für Briefumschläge.
Dataware-Umschlagdrucker . Dies ist ein kostenloses Softwareprogramm, mit dem der Benutzer ein Textfeld mit Adressinformationen ausfüllen kann. Das Adressfeld ist einfach zu befüllen und es gibt viele Gestaltungsmöglichkeiten.
Ihr Drucker. Einige Drucker haben als Funktion einen internen Druckertreiber, der es dem Benutzer ermöglicht, Umschlag als das zu druckende Objekt auszuwählen, indem er eine Druckoptionsregisterkarte verwendet. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie das Papierformat anpassen und sicherstellen, dass Sie den Umschlag richtig in das Fach einlegen. Der Druckertreiber führt Sie möglicherweise durch die Optionen auf der Registerkarte „Druckoptionen“ durch den gesamten Prozess, von der Seitengröße bis zum Klicken auf „Drucken“.

Wie erstelle ich eine Umschlagvorlage?

Zu den Umschlagoptionen gehört das Erstellen einer Vorlage, die Sie speichern und wiederverwenden können. Die Vorgehensweise zum Erstellen einer Umschlagvorlage mit Word oder Publisher ist dieselbe. Jedes Programm hat Optionen für Stil und Größe.

Öffnen Sie mit einem der beiden Programme ein Dokument und wählen Sie Neu. In dem angezeigten Fenster sehen Sie die Wörter Nach Online-Vorlage suchen. Geben Sie in diesem Feld Envelope ein. Sie sehen eine Reihe von Optionen. Jedes hat ein Textfenster zum Eingeben der Rücksende- und Lieferadresse.

Warum druckt mein Drucker keine Umschläge?

Manchmal klicken Sie auf Drucken, und das Druckprojekt für Umschläge funktioniert nicht. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Anweisungen befolgt haben, ist es möglicherweise an der Zeit, Hilfe zu suchen, indem Sie einen Drucker-Supporttechniker fragen. Alle Drucker haben spezifische Aufgabenoptionen und Anforderungen. Bevor Sie anrufen, können Sie auch auf der Website der Druckerei nach Hilfe suchen.

In der Zwischenzeit finden Sie hier eine kurze Anleitung zur Fehlerbehebung:

Stellen Sie sicher, dass Sie das Papierformat auf die Abmessungen des Umschlagformats geändert haben.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Abmessungen der Umschlaggröße nicht falsch eingegeben haben.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Drucker Ihnen keine Fehlermeldung wie „Kein Papier“ sendet. Dies kann daran liegen, dass Sie nur einen Umschlag in den Schachtzugang eingelegt haben. Dieser einzelne Umschlag ist so leicht, dass er nicht registriert wird. Öffnen Sie den Schachtzugang und stapeln Sie bis zu zehn Umschläge, wobei Sie darauf achten, die Höhenstapelführung am Schacht nicht zu überschreiten.
Der Fehler kann in der Kuvertplatzierung liegen. Die Kante des Umschlags liegt nicht fest an der Seite des Druckerfachs an. Oder die Kante liegt nicht an der richtigen Seite des Druckerfachs an. Der Umschlag kann von oben nach unten oder von oben nach oben sein.
Wenn Sie einen Tintenstrahldrucker verwenden, achten Sie am häufigsten darauf, dass der Umschlag mit der Vorderseite nach unten zeigt. Bei Verwendung eines Laserdruckers sollte es mit der Vorderseite nach oben sein. Wo die Kuvertkante platziert wird, ist bei jedem Druckertyp unterschiedlich.

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