วิธีการพิมพ์ซองจดหมาย

คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตป้ายชื่อที่บันทึกได้ใน Word เป็นเอกสาร ใน Word ให้เปิดใหม่ ในแถบค้นหา ให้พิมพ์ ป้ายชื่อ คุณจะเห็นตัวเลือกมากมาย ป้อนที่อยู่ของคุณที่นั่น และบันทึกแต่ละหน้าเป็นเอกสารคำ ครั้งต่อไปคุณต้องส่งจดหมาย เพียงเปลี่ยนกระดาษเครื่องพิมพ์เป็นแผ่นป้าย เลือกหน้าเอกสารที่บันทึกไว้ล่วงหน้าจากแม่แบบที่อยู่ของคุณและกดพิมพ์บนแท็บไฟล์

คุณอาจต้องการสร้างหน้าป้ายชื่อสำหรับที่อยู่ผู้ส่งของคุณ

เคล็ดลับ: จะดีกว่าไหมถ้าคุณสามารถสร้างป้ายกำกับที่มีทั้งที่อยู่สำหรับคืนสินค้าและที่อยู่สำหรับลูกค้าของคุณ คุณสามารถ. มีแผ่นป้ายชื่อซึ่งมีเพียงหกป้ายเท่านั้น ป้ายแต่ละป้ายมีขนาดใหญ่พอที่จะใส่ที่อยู่ผู้ส่ง ที่มุมซ้ายบน และที่อยู่ปลายทาง

วิธีการทำ Mail Merge สำหรับฉลากซองจดหมาย

เมื่อต้องการทำจดหมายเวียน คุณจะต้องมีที่อยู่ของคุณอยู่ในรายการ Excel แล้ว ในรายการ Excel ที่อยู่แต่ละแห่งควรมีชื่อ บริษัท หรือบุคคล ที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ หากคุณกำลังสร้างรายการใน Excel ให้ใช้ส่วนหัวสำหรับข้อมูลนั้น

มีรายการ Excel แล้วหรือยัง? ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการใช้งานผ่านแท็บการส่งจดหมายสำหรับ Mail Merge:

เปิดเอกสาร Word เปล่า ไปที่แท็บการส่งจดหมาย และเลือกเริ่มจดหมายเวียน จากตรงนั้น คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลง เลือกป้ายกำกับ จากนั้นเลือกประเภท (ขนาด) ของป้ายกำกับที่คุณจะใช้

กลับไปที่แท็บตัวเลือกการส่งจดหมาย คราวนี้ เลือกเลือกผู้รับ จากตรงนั้น คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลง และคุณจะเลือกใช้รายการที่มีอยู่ เมื่อคุณเลือกแล้ว Windows File Explorer จะปรากฏขึ้น เลือกไฟล์ของคุณแล้วคลิกเปิด

ตอนนี้หน้าต่าง Select Table จะปรากฏขึ้น ตรวจดูข้อมูลในกล่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าได้ทำเครื่องหมายที่ช่องข้าง "แถวแรกของข้อมูลมีคอลัมน์ส่วนหัว" เลือกรายการของคุณแล้วคลิกตกลง

เลือกป้ายกำกับแรกของคุณ กลับไปที่แท็บตัวเลือกการส่งจดหมาย แล้วคลิกช่องที่อยู่ หน้าต่างแทรกช่องที่อยู่จะปรากฏขึ้น คลิกที่ช่องการแข่งขัน ตรวจสอบข้อมูลและคลิกตกลง คุณจะได้รับตัวอย่างก่อนพิมพ์ หากดูดีให้คลิกตกลง

กลับไปที่แท็บตัวเลือกการส่งจดหมาย คราวนี้เลือกอัปเดตป้ายกำกับ คำว่า Address Block ควรปรากฏในแต่ละป้ายกำกับ กลับไปที่ Mailings แล้วเลือก Finish and Merge จะมีเมนูแบบเลื่อนลง เลือกแก้ไขเอกสารแต่ละรายการ ถัดไป หน้าต่างผสานกับเอกสารใหม่จะปรากฏขึ้น เลือกทั้งหมดแล้วคลิกตกลง พิมพ์.

วิธีพิมพ์ซองจดหมายใน Google Docs

ภายใน Google Drive ให้ไปที่ Google Docs จากที่นั่น ไปที่ค้นหาเทมเพลต แล้วเลือกซองจดหมายจากแกลเลอรีเทมเพลต คุณจะมีตัวเลือกซองจดหมายมากมาย

ตอนนี้คุณจะสร้างเทมเพลตซองจดหมายของคุณ ใช้ OpenOffice (หรือเครื่องมือที่คล้ายกัน) อัปโหลดเอกสารไปที่ Google Drive แล้วเปิดด้วย Google Docs ช่องที่อยู่แต่ละช่องจะปรากฏเป็นกล่องโต้ตอบ

พิมพ์ข้อมูลสำหรับกล่องโต้ตอบที่อยู่ผู้ส่งและกล่องโต้ตอบที่อยู่จัดส่ง พิมพ์ซองจดหมาย ตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจากแต่ละกล่องโต้ตอบอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องบนซองจดหมาย

วิธีผสานหรือสร้างรายการที่อยู่ใน Google Docs

เมื่อใช้ Google รายการที่อยู่ของคุณมักจะอยู่ในสเปรดชีตหรือ Google ชีต จาก Google Docs ให้ไปที่และเลือก Add On จากตรงนั้น คุณสามารถเลือก Avery Easy Merge ได้

Avery เป็นผู้ผลิตฉลากที่อยู่ที่ติดอันดับต้นๆ ติดตั้ง Avery Easy Merge Add On

หากคุณยังไม่มีรายการที่อยู่ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับได้ เมื่อคุณติดตั้ง Avery Add On แล้ว ให้เปิด Google Doc ใหม่ คลิก Add On แล้วค้นหาและเลือก Avery ในหน้าจอถัดไป คุณจะเห็นส่วนที่เรียกว่า ส่วนหัวของคอลัมน์

ภายใต้ ส่วนหัวของคอลัมน์ ให้คลิกที่แต่ละรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในป้ายกำกับ เช่น ชื่อ เมือง ฯลฯ ทุกครั้งที่คุณคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ ส่วนหัวจะปรากฏในป้ายกำกับเปล่า การทำงานภายในป้ายกำกับ คุณสามารถย้ายส่วนหัวของคอลัมน์ เลือกว่าจะจัดข้อมูลให้อยู่ตรงกลางหรือปล่อยให้ชิดซ้าย เป็นต้น ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดรูปแบบฉลากให้ปรากฏตามที่คุณต้องการให้มองบนซองจดหมายได้

ใช้โปรแกรมอะไรพิมพ์ซองจดหมาย?

มีโปรแกรมพิมพ์ซองจดหมายเพิ่มเติมนอกเหนือจาก Word และ Google Docs

• เครื่อง ทำ ซองจดหมาย นี่เป็นหนึ่งในโปรแกรมที่ใช้พิมพ์ซองจดหมายได้ง่ายที่สุด คุณจะใช้ PDF ที่มีเทมเพลตอยู่แล้วพร้อมที่สำหรับพิมพ์ข้อมูลสำหรับที่อยู่ผู้ส่งและที่อยู่ในการจัดส่ง คุณยังสามารถเลือกขนาดซองจดหมายได้โดยใช้ PDF และคุณสามารถเลือกตัวเลือกสำหรับรูปแบบตัวอักษรได้โดยใช้ปุ่มแบบอักษร เมื่อคุณใส่ข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดของ PDF แล้ว ให้เลือก พิมพ์ซองจดหมาย
• โสมคอน . นี่เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมง่ายๆ สำหรับการพิมพ์ซองจดหมาย มีหนึ่งขนาดซองจดหมายสำหรับขนาด ซองจดหมายธุรกิจ #10 กรอกข้อมูลในช่องว่างของแต่ละกล่องและพิมพ์ซองจดหมาย
• ปรับ แต่ง นี่เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ฟรีที่นำคุณทีละขั้นตอนผ่านตัวเลือกซองจดหมาย
• เครื่องพิมพ์ ซอง จดหมาย SSuite นี่เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ฟรีพร้อมคำแนะนำที่ง่ายต่อการปฏิบัติและตัวเลือกการออกแบบซองจดหมายมากมาย
• เครื่องพิมพ์ซองจดหมายดาต้าแว ร์ นี่เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ฟรีที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลลงในกล่องข้อความพร้อมข้อมูลที่อยู่ได้ ง่ายต่อการใส่กล่องที่อยู่และมีตัวเลือกการออกแบบมากมาย
• เครื่องพิมพ์ของคุณ เครื่องพิมพ์บางรุ่นมีไดรเวอร์การพิมพ์ภายในเป็นคุณลักษณะ ซึ่งให้ผู้ใช้เลือกซองจดหมายเป็นวัตถุที่จะพิมพ์โดยใช้แท็บตัวเลือกการพิมพ์ ในกรณีนี้ คุณจะต้องปรับขนาดกระดาษและตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณวางซองจดหมายลงในถาดอย่างถูกต้อง ไดรเวอร์การพิมพ์อาจนำคุณผ่านตัวเลือกแท็บตัวเลือกการพิมพ์ตลอดกระบวนการ ตั้งแต่ขนาดหน้าไปจนถึงคลิกพิมพ์

ฉันจะสร้างเทมเพลตซองจดหมายได้อย่างไร

ตัวเลือกซองจดหมายรวมถึงการสร้างเทมเพลตที่คุณบันทึกและนำกลับมาใช้ใหม่ วิธีสร้างเทมเพลตซองจดหมายก็เหมือนกันโดยใช้ Word หรือ Publisher แต่ละโปรแกรมมีตัวเลือกสำหรับรูปแบบและขนาด

ใช้โปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง เปิดเอกสารแล้วเลือกใหม่ ภายในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น คุณจะเห็นคำว่า ค้นหาเทมเพลตออนไลน์ ภายในกล่องนั้น ให้พิมพ์ซองจดหมาย คุณจะเห็นตัวเลือกมากมาย แต่ละคนจะมีหน้าต่างข้อความสำหรับพิมพ์ที่อยู่สำหรับส่งคืนและจัดส่ง

ทำไมเครื่องพิมพ์ของฉันไม่พิมพ์ซองจดหมาย

บางครั้งคุณคลิกพิมพ์และโครงการพิมพ์ซองจดหมายไม่ทำงาน หากคุณรู้สึกว่าได้ทำตามคำแนะนำ อาจถึงเวลาขอความช่วยเหลือโดยสอบถามช่างเทคนิคสนับสนุนเครื่องพิมพ์ เครื่องพิมพ์ทั้งหมดมีตัวเลือกและข้อกำหนดเฉพาะของงาน ก่อนโทร คุณสามารถขอความช่วยเหลือได้จากเว็บไซต์ของเครื่องพิมพ์

ในขณะเดียวกัน ต่อไปนี้คือคำแนะนำในการแก้ไขปัญหาโดยย่อ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เปลี่ยนขนาดกระดาษเป็นขนาดของขนาดซองจดหมาย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ป้อนขนาดของขนาดซองจดหมายไม่ถูกต้อง
• ตรวจสอบว่าเครื่องพิมพ์ของคุณไม่ได้ส่งบันทึกข้อผิดพลาดเช่น “กระดาษหมด” อาจเป็นเพราะคุณใส่ซองจดหมายเพียงซองเดียวในการเข้าถึงถาด ซองเดียวเบามาก จดไม่ได้ เปิดช่องถาดและวางซองจดหมายสูงสุดสิบซอง ระวังอย่าให้เกินความสูงของตัวกำหนดแนวปึกกระดาษบนถาด
• ข้อผิดพลาดอาจเป็นการวางซองจดหมาย ขอบของซองจดหมายไม่ชิดกับด้านข้างของถาดเครื่องพิมพ์ หรือขอบไม่ชิดกับด้านที่ถูกต้องของถาดเครื่องพิมพ์ ซองจดหมายอาจจะด้านบนลงหรือเติมเงิน
• โดยทั่วไป หากใช้เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ท ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซองคว่ำหน้าลง การใช้เครื่องพิมพ์เลเซอร์ควรหงายหน้าขึ้น ตำแหน่งที่วางขอบซองจดหมายจะแตกต่างกันในเครื่องพิมพ์แต่ละประเภท

ภาพ: Depositphotos