促进工作场所合规性的 10 种方法

作为合规官，您有责任在您的组织中营造合规文化。 合规对于为您的员工提供安全的工作环境至关重要。 它还可以防止您的组织因违反任何规章制度而受到处罚。

但这说起来容易做起来难。 合规疲劳、自满和缺乏员工敬业度会使合规团队的工作充满挑战。

但是，您可以采取一些措施来确保员工在工作中遵守法律和道德规范。 在本文中，我们探讨了在工作场所培养合规性的 10 种方法。

什么是工作场所的合规性？

合规意味着您的组织遵守适用于它的任何外部法律和法规。 其中包括联邦、州和地方各级的法律法规。 内部政策、实践和培训都支持合规性。

工作环境中的合规性会影响组织的所有级别和领域。 它还涵盖了广泛的主题。 其中，业务需要遵守周围的法律法规

• 就业
• 反歧视
• 健康和安全
• 税
• 数据保护
• 环境保护。

更广泛地说，合规意味着一个组织及其员工以适当和道德的方式行事。 从本质上讲，合规意味着做正确的事。

工作场所合规的例子包括

• 根据职业安全与健康管理局 (OSHA) 的标准展示危险海报
• DEI 防止歧视培训
• 安全地存储员工的个人信息，以保护他们免受数据泄露。

有效的合规性对于员工身心健康的安全至关重要。 它降低了工作场所受伤的风险。 它还可以防止欺凌、骚扰或歧视事件。

合规性还可以确保您的组织避免违反任何法律或法规。 这些违规行为可能导致法律处罚，包括罚款和名誉损害。

但是，鼓励组织中的合规性不仅仅是偶尔的一小时培训课程。 您可以通过以下方式将合规性融入您的工作场所文化。

创建合规文化的 10 种方法

谈到合规性，最好的起点是最高层。 好的管理者以身作则。 因此，领导者必须表明他们对合规工作场所实践的承诺。

不应有单独的领导标准。 如果期望员工表现出某些行为，那么管理层也应该如此。

领导负责塑造可接受的行为。 当他们这样做时，这会对组织的其他部分产生涓滴效应。

公司领导做出表率，员工就会效仿。 例如，当合规培训开始时，管理层应该在他们的团队之前或与他们的团队一起完成。 这鼓励员工参与。

领导层传达合规的价值也很重要。 开始这样做的一个好方法是重新制定合规性。

许多员工将合规视为套在脖子上的球链。 相反，领导层应该解释合规性如何帮助为每个人营造一个安全的工作环境。 他们还可以强调它如何有助于创建一个负责任的、盈利的企业。

确保管理层了解他们在创建合规文化方面的作用的重要性。 他们还需要了解有关合规性的关键信息。 然后他们可以帮助在整个组织中传达这一点。

公司文化建立在核心价值观之上。 它们为价值驱动的文化奠定了基础，这种文化鼓励员工做正确的事。 因此，您必须明确定义公司价值观以支持合规文化。

做到这一点的价值观包括正直、诚实、透明、信任、尊重和问责制。

这些价值观有助于指导您的业务战略实现合规性。 更重要的是，他们确保合规性不仅仅是“勾选复选框”活动。

它们充当路线图，指导员工的决策和行动。 它们还展示了定期的小规模合规行为如何融入大局。

虽然每个人都需要注意合规性，但他们如何做到这一点可能因他们的角色而异。 员工以不同的方式和不同的层次负责合规。 这就是为什么你不应该采用一刀切的训练方法。

反而， 您可能需要调整您的合规培训计划以适应不同类型的员工。

例如，管理层可能需要来自实习生的不同合规培训。 管理层需要对合规性有全面的了解，包括更深入的法律理解。

另一方面，实习生只需要知道他们在组织工作期间需要遵守的基本规定。

为了适应这一点，您可以将以管理为重点的培训纳入领导力计划。 将以员工为中心的培训纳入您的入职计划和定期持续培训课程。

您还可以围绕合规性调整信息以适合您的目标受众。 这确保员工了解对他们的期望。

请记住，无论员工的类型如何，您都需要定期为员工提供合规培训。 有时这是法律要求的。 即使不是，您也应该考虑这样做以加强预期标准。

法律法规也在不断更新。 定期审查您的培训计划以反映这些变化非常重要。

仅仅提到“合规”往往会引起呻吟作为回应。 员工不想坐在另一个过时的培训视频前。 重要的是要让您的员工愉快地接受合规性。

首先，改变您的培训交付方式。 您可以通过视频或在线形式亲自或以小组形式亲自提供合规培训。

使合规培训更有趣的一种方法是将其与其他团队建设活动结合起来。 或者，您可以围绕午餐或下午茶安排一天的培训。

让这一天具有双重目的使合规培训更具吸引力。 这增加了您的员工参与其中的可能性。

此外，确保您的培训材料是最新的。 您的员工应该能够随时轻松访问它们。 在您的入职培训、员工手册和内联网中包含任何相关的合规规定。

合规性也应在实际意义上易于获得。 考虑如何为您的员工减少合规的实际障碍。

例如，为鼓励员工穿戴个人防护装备 (PPE)，您可以在每辆公司车辆中配备备件。 这样，您的无办公桌员工始终可以访问设备并且更有可能使用它。

奖励是认可和鼓励工作场所合规行为的好方法。

努力找出工作场所合规的例子并公开承认它们。 这样做会激励员工遵守规定。 它积极地强化了获得认可的员工的行为。

当其他员工看到某人因其行为而受到奖励时，他们更有可能效仿。 它还表明合规性是您组织中的优先事项。

公平一致地奖励和认可合规性非常重要。 例如，如果您开始每月颁发合规奖，请定义确定获胜者的标准。 如果某些员工将您的努力视为偏袒，奖励可能会产生相反的效果并影响员工的士气。

绩效评估使您可以定期与员工联系。 您可以利用这个机会加强公司对合规性的期望。

在绩效评估期间，确认员工是否已完成所需的培训。 此外，与他们讨论他们如何在工作中塑造合规文化。

花时间讨论这一点传达了合规的重要性。 它让您的员工有机会反思他们如何塑造合规性以及他们需要对其行为做出的任何改变。

通过将合规纳入绩效评估，它与年度奖金或晋升之间建立了直接联系。 这鼓励了个人对合规性的问责。

据麦肯锡称，经常听到“不要这样做”或“不要那样做”会削弱人们的信任。 因此，在提供培训或一般性地讨论合规性时，请积极地构建它。 这可以与您的员工建立信任并鼓励他们的支持。

您可以通过关注员工应该采取的积极行为而不是他们不应该采取的行为来做到这一点。

解释合规措施背后的目的也很重要。 当员工了解合规的原因时，他们更有可能实行合规。

例如，您可以简单地告诉您的员工“不要在工作场所歧视”。 但更有效的方法是解释歧视是什么、为什么会发生以及如何应对。 这种更深入的理解使员工能够自我识别并解决任何合规问题。

要了解您的合规工作是否有效，您需要对其进行衡量。

这就是为什么必须定期进行合规性审计的原因。 使用这些定期审查来检查您的做法和政策是否符合相关法规。

此外，使用它们来衡量您的员工是否遵守您的政策和程序。

在合规性方面如何衡量成功取决于适用于您的组织的法律和法规。 可能表明强大的合规文化的指标包括

• 工伤事故减少
• 减少客户投诉或增加积极的客户反馈
• 通过员工调查获得积极反馈。

衡量合规性可以让您对团队和组织负责。 它还强调了任何需要解决的持续问题。

员工敬业度是建立合规文化的关键。 敬业的员工工作效率更高，投入更多。

参与也会产生归属感。 当员工觉得他们正在为更大的事情做出贡献时，他们更有可能认真对待合规性。 他们也更有可能与支持合规性的公司价值观联系起来。

合规性和员工敬业度之间的关系是双向的。 员工更有可能与做正确事情的公司建立联系并参与其中。

为了提高员工在合规方面的参与度，技术可以发挥作用。 但面对面的互动也很重要。

合规部门不应在电子邮件签名中保留名称。 合规官应亲自与员工互动，并随时回答他们提出的任何问题。

清晰的双向沟通​​对于参与至关重要。 员工需要了解对他们的期望。 同时，他们应该乐于提供有关合规计划的反馈或疑虑。

这使您可以解决可能妨碍员工合规的任何问题。

合规性很快就会变得难以管理，尤其是对于大型组织而言。 好消息是有一系列有用的应用程序可用。

您可以使用这些应用程序

• 跟踪合规要求并记录您的努力
• 存储您的政策和程序
• 跟踪和部署员工培训计划
• 直接与员工沟通合规问题
• 生成并共享合规报告、安全表格和清单。

从单一平台以电子方式管理这些功能可降低风险

的不合规。

它还消除了访问障碍。 大多数应用程序都提供移动设备兼容性，您的员工可以从任何地方连接。

您的员工可以使用应用程序实时报告安全事故。 他们还可以收到有关即将举行的培训课程的提醒，帮助他们保持合规性。

建立合规文化需要时间

合规对于为您的员工创造安全的工作场所至关重要。 它还可以帮助您避免任何违规行为和相关处罚。

但是，在您的组织中创建一种工作场所合规文化不会一蹴而就。 它需要在业务的各个层面不断努力。

公司价值观和员工敬业度是组织合规性的两个基本因素。 管理层以身作则也很重要。 使用应用程序还可以简化您的合规流程并降低不合规的风险。

通过遵循我们的上述提示，您可以转变组织中的合规性。 这样做需要遵守偶尔过时的培训视频。 相反，它成为您的员工生活和呼吸的东西。