10 façons de favoriser la conformité en milieu de travail

En tant que responsable de la conformité, vous êtes responsable de la création d'une culture de conformité dans votre organisation. La conformité est essentielle pour offrir à vos employés un environnement de travail sécuritaire . Cela évite également que votre organisation soit pénalisée pour avoir enfreint les règles et réglementations.

Mais c'est plus facile à dire qu'à faire. La fatigue de la conformité, la complaisance et le manque d'engagement des employés peuvent rendre le travail d'une équipe de conformité difficile.

Il y a cependant plusieurs choses que vous pouvez faire pour vous assurer que les employés adoptent des pratiques légales et éthiques au travail. Dans cet article, nous examinons 10 façons de favoriser la conformité sur le lieu de travail .

Qu'est-ce que la conformité sur le lieu de travail ?

La conformité signifie que votre organisation respecte toutes les lois et réglementations externes qui s'appliquent à elle . Il s'agit notamment des lois et réglementations aux niveaux fédéral, étatique et local. Les politiques, pratiques et formations internes soutiennent toutes la conformité.

La conformité dans les environnements de travail affecte tous les niveaux et domaines d'une organisation. Il couvre également un large éventail de sujets. Entre autres, les entreprises doivent se conformer aux lois et réglementations

• emploi
• anti-discrimination
• santé et sécurité
• impôt
• protection des données
• protection environnementale.

Plus généralement, la conformité signifie qu'une organisation et ses employés agissent de manière appropriée et éthique . Essentiellement, la conformité signifie faire ce qu'il faut.

Des exemples de conformité sur le lieu de travail comprennent

• afficher des affiches de danger conformément aux normes de l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA)
• Formation DEI pour prévenir les discriminations
• stocker en toute sécurité les informations personnelles des employés pour les protéger contre une violation de données.

Une conformité efficace est essentielle pour la sécurité de la santé physique et mentale de vos employés . Il réduit le risque de blessures au travail. Il prévient également les incidents d'intimidation, de harcèlement ou de discrimination.

La conformité garantit également que votre organisation évite d'enfreindre les lois ou réglementations. Ces violations peuvent entraîner des sanctions légales, y compris des amendes, et des atteintes à la réputation.

Mais encourager la conformité dans votre organisation va au-delà de la session de formation occasionnelle d'une heure. Voici des façons d'intégrer la conformité dans la culture de votre lieu de travail.

10 façons de créer une culture de conformité

En matière de conformité, le meilleur endroit pour commencer est au sommet. Les bons managers montrent l'exemple. Il est donc essentiel que les dirigeants démontrent leur engagement envers des pratiques de travail conformes .

Il ne devrait pas y avoir de normes distinctes attendues du leadership. Si l'on s'attend à ce que les employés fassent preuve de certains comportements, la direction devrait l'être aussi.

Le leadership est responsable de la modélisation des comportements acceptables. Lorsqu'ils le font, cela a un effet d'entraînement sur le reste de l'organisation.

Lorsque les chefs d'entreprise donnent l'exemple, les employés suivent . Par exemple, lorsqu'une formation sur la conformité arrive, la direction doit la suivre avant ou avec son équipe. Cela encourage la participation des employés.

Il est également important que la direction communique la valeur de la conformité . Une bonne façon de commencer à le faire est de recadrer la conformité.

De nombreux employés voient la conformité comme un boulet autour du cou. Au lieu de cela, la direction devrait expliquer comment la conformité contribue à créer un environnement de travail sûr pour tous. Ils peuvent également souligner sa contribution à la création d'une entreprise responsable et rentable.

Veiller à ce que la direction comprenne l'importance de son rôle dans la création d'une culture de conformité. Ils doivent également comprendre les messages clés concernant la conformité. Ils peuvent ensuite aider à communiquer cela dans toute l'organisation.

La culture d'entreprise repose sur des valeurs fondamentales. Ils constituent le fondement d'une culture axée sur les valeurs, qui encourage les employés à faire ce qu'il faut. Vous devez donc avoir des valeurs d'entreprise clairement définies pour soutenir une culture de conformité .

Les valeurs qui font cela incluent l'intégrité, l'honnêteté, la transparence, la confiance, le respect et la responsabilité.

Ces valeurs aident à orienter votre stratégie commerciale vers la conformité . De plus, ils s'assurent que la conformité est plus qu'une activité de « cocher la case ».

Ils agissent comme une feuille de route, guidant les décisions et les actions des employés. Ils montrent également comment de petits actes réguliers de conformité s'intègrent dans le tableau d'ensemble.

Bien que chacun doive être attentif à la conformité, la façon dont il le fait peut varier en fonction de son rôle. Les employés sont responsables de la conformité de différentes manières et à différents niveaux. C'est pourquoi vous ne devriez pas adopter une approche unique en matière d'entraînement.

Plutôt, vous devrez peut-être adapter votre programme de formation sur la conformité aux différents types d'employés .

Par exemple, la direction a probablement besoin d'une formation sur la conformité différente de la part des stagiaires. La gestion nécessite une compréhension globale de la conformité, y compris une compréhension juridique plus approfondie.

Les stagiaires, en revanche, n'ont besoin de connaître que les réglementations de base auxquelles ils doivent se conformer pendant leur séjour au sein de l'organisation.

Pour répondre à cela, vous pouvez intégrer une formation axée sur la gestion dans les programmes de leadership. Intégrez une formation axée sur les employés à votre programme d'intégration et à des sessions de formation continue régulières.

Vous pouvez également personnaliser votre message autour de la conformité en fonction de votre public cible . Cela garantit que les employés comprennent ce que l'on attend d'eux.

Gardez à l'esprit que, quel que soit le type d'employé, vous devez offrir régulièrement une formation sur la conformité à vos employés . Parfois, cela est requis par la loi. Même si ce n'est pas le cas, vous devriez envisager de le faire pour renforcer les normes attendues.

Les lois et règlements sont également constamment mis à jour. Il est essentiel de revoir régulièrement vos programmes d'entraînement pour refléter ces changements.

La simple mention de « conformité » suscite souvent un gémissement en réponse. Les employés ne veulent pas s'asseoir devant une autre vidéo de formation obsolète. Il est important de rendre la conformité agréable et accessible à vos employés.

Pour commencer, variez vos méthodes de prestation de formation . Vous pouvez dispenser une formation sur la conformité en personne en petits groupes ou individuellement, par vidéo ou en ligne.

Une façon de rendre la formation à la conformité plus agréable est de la combiner avec d'autres activités de renforcement d'équipe. Ou vous pouvez structurer une journée de formation autour du déjeuner ou du thé de l'après-midi.

Donner à la journée un double objectif rend la formation à la conformité plus attrayante. Cela augmente la probabilité que vos employés s'y engagent.

Assurez-vous également que vos supports de formation sont à jour . Vos employés doivent pouvoir y accéder facilement à tout moment. Incluez toutes les réglementations de conformité pertinentes dans votre formation d'intégration, votre manuel de l'employé et votre intranet.

La conformité devrait également être accessible dans un sens pratique. Réfléchissez à la manière de réduire les obstacles pratiques à la conformité pour vos employés .

Par exemple, pour encourager les employés à porter des équipements de protection individuelle (EPI), vous pouvez mettre des pièces de rechange dans chaque véhicule de l'entreprise. De cette façon, vos employés sans bureau ont toujours accès à l'équipement et sont plus susceptibles de l'utiliser.

Les récompenses sont un bon moyen de reconnaître et d'encourager un comportement conforme sur le lieu de travail .

Efforcez-vous d' identifier des exemples de conformité en milieu de travail et reconnaissez-les publiquement . Cela motive les employés à se conformer. Il renforce positivement le comportement de l'employé qui reçoit la reconnaissance.

Lorsque d'autres employés voient quelqu'un être récompensé pour son comportement, ils sont plus susceptibles de suivre. Cela démontre également que la conformité est une priorité dans votre organisation.

Il est important de récompenser et de reconnaître la conformité de manière juste et cohérente . Par exemple, si vous lancez un prix de conformité mensuel, définissez les critères qui déterminent le gagnant. Si certains employés considèrent vos efforts comme du favoritisme, les récompenses peuvent avoir l'effet inverse et avoir un impact sur le moral de vos employés.

Les entretiens de performance vous permettent de faire régulièrement le point avec vos collaborateurs. Vous pouvez profiter de cette occasion pour renforcer les attentes de l'entreprise en matière de conformité .

Lors d'une évaluation du rendement, confirmez si l'employé a suivi la formation requise. Discutez également avec eux de la façon dont ils modélisent une culture de conformité dans leur travail.

Consacrer du temps à en discuter montre l'importance de la conformité. Cela donne à vos employés l'occasion de réfléchir à la façon dont ils modélisent la conformité et aux changements qu'ils doivent apporter à leur comportement.

En incluant la conformité dans les évaluations de performance, un lien direct est établi entre celle-ci et les primes ou promotions annuelles. Cela encourage la responsabilité individuelle en matière de conformité.

Selon McKinsey, entendre constamment « ne fais pas ceci » ou « ne fais pas cela » peut éroder la confiance des gens. Ainsi, lorsque vous dispensez une formation ou discutez de la conformité en général, encadrez-la de manière positive. Cela renforce la confiance avec vos employés et encourage l'adhésion.

Pour ce faire, vous pouvez vous concentrer sur les comportements positifs que les employés devraient adopter, plutôt que sur ce qu'ils ne devraient pas faire .

Il est également important d' expliquer le but d'une mesure de conformité . Les employés sont plus susceptibles de pratiquer la conformité lorsqu'ils en comprennent la raison.

Par exemple, vous pourriez simplement dire à vos employés « ne faites pas de discrimination sur le lieu de travail ». Mais une approche plus efficace consiste à expliquer ce qu'est la discrimination, pourquoi elle se produit et comment y répondre. Cette compréhension approfondie permet aux employés de s'auto-identifier et de résoudre tout problème de conformité.

Pour savoir si vos efforts de conformité fonctionnent, vous devez les mesurer.

C'est pourquoi il est essentiel d' effectuer des audits de conformité réguliers . Utilisez ces examens périodiques pour vérifier que vos pratiques et politiques sont conformes aux réglementations en vigueur.

Utilisez-les également pour mesurer si vos employés suivent vos politiques et procédures.

La façon dont vous mesurez le succès en matière de conformité dépend des lois et réglementations qui s'appliquent à votre organisation . Les mesures qui peuvent suggérer une forte culture de conformité comprennent

• une diminution des accidents du travail
• une diminution des plaintes des clients ou une augmentation des commentaires positifs des clients
• commentaires positifs via un sondage auprès des employés.

Mesurer la conformité vous permet de responsabiliser les équipes et l'organisation. Il met également en évidence toutes les préoccupations en cours qui doivent être traitées.

L'engagement des employés est essentiel pour bâtir une culture de conformité. Les employés engagés sont plus productifs et plus investis dans leur travail.

L'engagement crée également un sentiment d'appartenance. Lorsque les employés ont l'impression de contribuer à quelque chose de plus grand, ils sont plus susceptibles de prendre la conformité au sérieux. Ils sont également plus susceptibles de se connecter aux valeurs de l'entreprise qui soutiennent la conformité.

La relation entre la conformité et l'engagement des employés est une voie à double sens. Les employés sont plus susceptibles de se sentir connectés et engagés avec une entreprise qui fait ce qu'il faut.

Pour améliorer l'engagement des employés en matière de conformité, la technologie a un rôle à jouer. Mais les interactions en face à face sont également importantes.

Les services de conformité ne doivent pas rester un nom dans une signature électronique. Les responsables de la conformité doivent interagir en personne avec les employés et être disponibles pour répondre à toutes leurs questions .

Une communication claire et bidirectionnelle est essentielle pour l'engagement . Les employés doivent comprendre ce qu'on attend d'eux. En même temps, ils doivent se sentir à l'aise de faire part de leurs commentaires ou de leurs préoccupations concernant un programme de conformité.

Cela vous permet de résoudre tous les problèmes qui pourraient empêcher la conformité des employés.

La conformité peut rapidement devenir difficile à gérer, en particulier pour les grandes organisations. La bonne nouvelle est qu'il existe une gamme d'applications utiles disponibles.

Vous pouvez utiliser ces applications pour

• suivre les exigences de conformité et documenter vos efforts
• stocker vos politiques et procédures
• suivre et déployer les programmes de formation des employés
• communiquer directement avec les employés sur les problèmes de conformité
• générer et partager des rapports de conformité, des formulaires de sécurité et des listes de contrôle.

La gestion électronique de ces fonctions à partir d'une plateforme unique réduit le risque

de non-conformité .

Il supprime également les obstacles à l'accès. La plupart des applications étant compatibles avec les appareils mobiles, vos employés peuvent se connecter de n'importe où.

Vos employés peuvent utiliser une application pour signaler les incidents de sécurité en temps réel. Ils peuvent également recevoir des rappels sur les sessions de formation à venir, ce qui les aide à rester au top de la conformité.

Construire une culture de conformité prend du temps

La conformité est essentielle pour créer un lieu de travail sûr pour vos employés . Cela vous aide également à éviter toute violation et les sanctions associées.

Mais la création d'une culture de conformité en milieu de travail dans votre organisation ne se fera pas du jour au lendemain. Cela nécessite des efforts continus à tous les niveaux de l'entreprise.

Les valeurs de l'entreprise et l'engagement des employés sont deux facteurs essentiels de la conformité organisationnelle. Il est également important que la direction montre l'exemple. L'utilisation d'une application peut également rationaliser vos processus de conformité et réduire le risque de non-conformité.

En suivant nos conseils ci-dessus, vous pouvez transformer la conformité dans votre organisation. Cela amène la conformité au-delà de la vidéo de formation obsolète occasionnelle. Au lieu de cela, cela devient quelque chose que vos employés vivent et respirent.