10 способов обеспечить соблюдение требований на рабочем месте

Как специалист по соблюдению требований вы несете ответственность за создание культуры соблюдения требований в вашей организации. Соответствие требованиям необходимо для обеспечения безопасных условий труда для ваших сотрудников . Это также защищает вашу организацию от наказания за нарушение каких-либо правил и норм.

Но это легче сказать, чем сделать. Усталость от соблюдения требований, самоуспокоенность и недостаточная вовлеченность сотрудников могут усложнить работу группы по обеспечению соблюдения нормативных требований.

Однако есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы сотрудники придерживались законных и этических норм на работе. В этой статье мы рассмотрим 10 способов, с помощью которых вы можете способствовать соблюдению требований на рабочем месте .

Что такое комплаенс на рабочем месте?

Соответствие означает, что ваша организация соблюдает любые применимые к ней внешние законы и правила . К ним относятся законы и постановления на федеральном уровне, уровне штата и местном уровне. Внутренние политики, практики и обучение — все это способствует соблюдению требований.

Соблюдение рабочих параметров влияет на все уровни и области организации. Он также охватывает широкий спектр тем. Среди прочего, бизнес должен соответствовать законам и правилам, касающимся

• работа
• антидискриминационный
• здоровье и безопасность
• налог
• защита данных
• защита окружающей среды.

В более широком смысле соответствие означает, что организация и ее сотрудники действуют надлежащим образом и этично . По сути, соблюдение означает делать правильные вещи.

Примеры соответствия на рабочем месте включают

• размещение плакатов об опасности в соответствии со стандартами Управления по охране труда и здоровья (OSHA)
• Обучение DEI по предотвращению дискриминации
• безопасное хранение личной информации сотрудников для защиты их от утечки данных.

Эффективное соблюдение требований необходимо для обеспечения безопасности физического и психического здоровья ваших сотрудников . Это снижает риск получения травм на рабочем месте. Это также предотвращает случаи издевательств, домогательств или дискриминации.

Соответствие также гарантирует, что ваша организация избегает нарушения каких-либо законов или правил. Эти нарушения могут привести к юридическим санкциям, включая штрафы, и нанести ущерб репутации.

Но поощрение соблюдения требований в вашей организации выходит за рамки одночасового обучения. Вот способы, которыми вы можете интегрировать соблюдение требований в культуру вашего рабочего места.

10 способов создать культуру соответствия

Когда дело доходит до соответствия, лучше всего начать с вершины. Хорошие менеджеры подают пример. Поэтому очень важно, чтобы лидеры продемонстрировали свою приверженность соблюдению норм на рабочем месте .

Не следует ожидать отдельных стандартов от лидерства. Если от сотрудников ожидается, что они будут демонстрировать определенное поведение, то и от руководства должно быть то же самое.

Лидерство отвечает за моделирование приемлемого поведения. Когда они это делают, это оказывает влияние на остальную часть организации.

Когда лидеры компании подают пример, сотрудники следуют за ними . Например, когда приходит обучение комплаенсу, руководство должно пройти его до или вместе со своей командой. Это стимулирует участие сотрудников.

Также важно, чтобы руководство сообщало о ценности соблюдения требований . Хороший способ начать делать это — переформулировать соответствие.

Многие сотрудники воспринимают комплаенс как шар на шее. Вместо этого руководство должно объяснить, как соблюдение требований помогает создать безопасную рабочую среду для всех. Они также могут подчеркнуть, как это способствует созданию ответственного и прибыльного бизнеса.

Убедитесь, что руководство понимает важность своей роли в создании культуры соблюдения требований. Им также необходимо понимать ключевую информацию о соблюдении требований. Затем они могут помочь сообщить об этом всей организации.

Культура компании строится на основных ценностях. Они обеспечивают основу для культуры, основанной на ценностях, которая побуждает сотрудников поступать правильно. Таким образом , вы должны иметь четко определенные ценности компании, чтобы поддерживать культуру соответствия .

Ценности, которые делают это, включают целостность, честность, прозрачность, доверие, уважение и подотчетность.

Эти ценности помогут направить вашу бизнес-стратегию в сторону соответствия требованиям . Более того, они гарантируют, что соблюдение требований — это больше, чем просто установка флажка.

Они действуют как дорожная карта, направляя решения и действия сотрудников. Они также показывают, как регулярные небольшие действия по соблюдению требований вписываются в общую картину.

Хотя каждый должен помнить о соответствии, то, как он это делает, может варьироваться в зависимости от его роли. Сотрудники несут ответственность за соблюдение требований по-разному и на разных уровнях. Поэтому не стоит подходить к тренировкам одинаково.

Вместо, вам может потребоваться адаптировать программу обучения комплаенсу для разных типов сотрудников .

Например, руководство, скорее всего, требует от стажеров различного обучения комплаенсу. Руководству требуется общее понимание соблюдения требований, в том числе более глубокое юридическое понимание.

Стажеры, с другой стороны, должны знать только основные правила, которые они должны соблюдать во время работы в организации.

Чтобы приспособиться к этому, вы можете включить обучение, ориентированное на управление, в программы лидерства. Включите обучение, ориентированное на сотрудников, в свою программу адаптации и регулярные постоянные тренинги.

Вы также можете адаптировать свои сообщения в соответствии с требованиями вашей целевой аудитории . Это гарантирует, что сотрудники понимают, чего от них ожидают.

Имейте в виду, что независимо от типа сотрудника вам необходимо регулярно проводить для своих сотрудников тренинги по соблюдению нормативных требований . Иногда этого требует закон. Даже если это не так, вам следует подумать об этом, чтобы усилить ожидаемые стандарты.

Законы и правила также постоянно обновляются. Очень важно регулярно пересматривать свои программы тренировок, чтобы отражать эти изменения.

Простое упоминание о «подчинении» часто вызывает стон в ответ. Сотрудники не хотят сидеть перед очередным устаревшим обучающим видео. Важно сделать комплаенс приятным и доступным для ваших сотрудников.

Для начала разнообразьте методы проведения тренировок . Вы можете проводить обучение по соблюдению требований лично в небольших группах или индивидуально, с помощью видео или онлайн.

Один из способов сделать обучение комплаенсу более приятным — совместить его с другими мероприятиями по построению команды. Или вы можете организовать тренировочный день вокруг обеда или послеобеденного чая.

Двойная цель дня делает тренинг по соблюдению требований более заманчивым. Это увеличивает вероятность того, что ваши сотрудники войдут в нее.

Также убедитесь, что ваши учебные материалы обновлены . Ваши сотрудники должны иметь возможность легко получить к ним доступ в любое время. Включите любые соответствующие нормативные требования в свое обучение по адаптации, руководство для сотрудников и внутреннюю сеть.

Соответствие также должно быть доступным в практическом смысле. Подумайте о том, как уменьшить практические барьеры на пути к соблюдению требований для ваших сотрудников .

Например, чтобы побудить сотрудников носить средства индивидуальной защиты (СИЗ), вы можете положить запасные части в каждый автомобиль компании. Таким образом, ваши сотрудники всегда имеют доступ к оборудованию и с большей вероятностью будут его использовать.

Поощрения являются хорошим способом признания и поощрения уступчивого поведения на рабочем месте .

Постарайтесь определить примеры соблюдения требований на рабочем месте и публично признайте их . Это мотивирует сотрудников быть послушными. Это положительно подкрепляет поведение сотрудника, получающего признание.

Когда другие сотрудники видят, что кого-то вознаграждают за их поведение, они с большей вероятностью последуют за ним. Это также демонстрирует, что соответствие требованиям является приоритетом в вашей организации.

Важно справедливо и последовательно вознаграждать и признавать соблюдение требований . Например, если вы запускаете ежемесячную награду за соблюдение требований, определите критерии, по которым будет определяться победитель. Если некоторые сотрудники рассматривают ваши усилия как фаворитизм, вознаграждение может иметь противоположный эффект и повлиять на моральный дух ваших сотрудников.

Обзоры производительности позволяют вам регулярно проверять своих сотрудников. Вы можете использовать эту возможность, чтобы укрепить ожидания компании в отношении соответствия требованиям .

Во время проверки эффективности подтвердите, прошел ли сотрудник необходимое обучение. Кроме того, обсудите с ними, как они формируют культуру соблюдения требований в своей работе.

Выделение времени для обсуждения этого свидетельствует о важности соблюдения. Это дает вашим сотрудникам возможность подумать о том, как они моделируют соответствие требованиям, и о любых изменениях, которые им необходимо внести в свое поведение.

Включение соответствия в обзоры эффективности позволяет установить прямую связь между этим и ежегодными бонусами или продвижением по службе. Это поощряет индивидуальную ответственность за соблюдение требований.

По мнению McKinsey, постоянное выслушивание «не делай этого» или «не делай того» может подорвать доверие людей. Таким образом, проводя обучение или обсуждая соответствие требованиям в целом, сформулируйте его в позитивном ключе. Это создает доверительные отношения с вашими сотрудниками и поощряет участие.

Вы можете сделать это, сосредоточив внимание на том положительном поведении, которое сотрудники должны принять, а не на том, чего им делать не следует .

Также важно объяснить цель меры соответствия . Сотрудники с большей вероятностью будут соблюдать требования, когда понимают причину этого.

Например, вы можете просто сказать своим сотрудникам: «Не допускайте дискриминации на рабочем месте». Но более эффективный подход — объяснить, что такое дискриминация, почему она происходит и как на нее реагировать. Это более глубокое понимание дает сотрудникам возможность самостоятельно идентифицировать и решать любые проблемы с соблюдением нормативных требований.

Чтобы узнать, работают ли ваши усилия по соблюдению требований, вам необходимо измерить их.

Вот почему важно проводить регулярные аудиты соответствия . Используйте эти периодические проверки, чтобы убедиться, что ваша практика и политика соответствуют применимым нормам.

Кроме того, используйте их, чтобы определить, соблюдают ли ваши сотрудники ваши политики и процедуры.

То, как вы измеряете успех, когда дело доходит до соответствия, зависит от законов и правил, которые применяются к вашей организации . Метрики, которые могут указывать на сильную культуру соблюдения, включают:

• снижение несчастных случаев на производстве
• уменьшение жалоб клиентов или увеличение положительных отзывов клиентов
• положительная обратная связь через опрос сотрудников.

Измерение соответствия позволяет вам привлекать к ответственности команды и организацию. Он также выделяет любые текущие проблемы, которые необходимо решить.

Вовлеченность сотрудников является ключом к формированию культуры соблюдения нормативных требований. Вовлеченные сотрудники более продуктивны и больше инвестируют в свою работу.

Вовлеченность также создает чувство принадлежности. Когда сотрудники чувствуют, что они вносят свой вклад в нечто большее, они с большей вероятностью серьезно относятся к соблюдению требований. Они также с большей вероятностью согласятся с ценностями компании, поддерживающими соблюдение требований.

Отношения между соблюдением требований и вовлеченностью сотрудников — это улица с двусторонним движением. Сотрудники с большей вероятностью будут чувствовать себя связанными и вовлеченными в компанию, которая поступает правильно.

Для повышения вовлеченности сотрудников, когда речь идет о соблюдении нормативных требований, важную роль играют технологии. Но общение лицом к лицу также важно.

Отделы соответствия не должны оставаться именем в подписи электронной почты. Комплаенс-офицеры должны лично взаимодействовать с сотрудниками и быть готовы ответить на любые их вопросы .

Четкая двусторонняя коммуникация необходима для взаимодействия . Сотрудники должны понимать, чего от них ждут. В то же время они должны чувствовать себя комфортно, оставляя отзывы или высказывая опасения по поводу программы соответствия.

Это позволяет вам решать любые проблемы, которые могут препятствовать соблюдению требований сотрудниками.

Управление соответствием может быстро стать громоздким, особенно для крупных организаций. Хорошей новостью является наличие ряда полезных приложений.

Вы можете использовать эти приложения для

• отслеживать требования соответствия и документировать свои усилия
• хранить свои политики и процедуры
• отслеживать и внедрять программы обучения сотрудников
• общаться напрямую с сотрудниками по вопросам соблюдения
• создавать и обмениваться отчетами о соответствии, формами безопасности и контрольными списками.

Электронное управление этими функциями с единой платформы снижает риск

несоблюдения .

Это также устраняет препятствия для доступа. Благодаря тому, что большинство приложений совместимы с мобильными устройствами, ваши сотрудники могут подключаться из любого места.

Ваши сотрудники могут использовать приложение, чтобы сообщать об инцидентах, связанных с безопасностью, в режиме реального времени. Они также могут получать напоминания о предстоящих учебных занятиях, помогая им оставаться на высоте.

Создание культуры соблюдения требований требует времени

Соблюдение требований необходимо для создания безопасного рабочего места для ваших сотрудников . Это также поможет вам избежать любых нарушений и связанных с ними штрафов.

Но создание культуры соблюдения требований на рабочем месте в вашей организации не произойдет в одночасье. Это требует постоянных усилий на всех уровнях бизнеса.

Ценности компании и вовлеченность сотрудников являются двумя важными факторами организационного соответствия. Также важно, чтобы руководство подавало пример. Использование приложения также может упростить процессы обеспечения соответствия требованиям и снизить риск несоблюдения требований.

Следуя нашим приведенным выше советам, вы можете преобразовать комплаенс в своей организации. Для этого требуется соблюдение требований, выходящее за рамки случайного устаревшего обучающего видео. Вместо этого она становится тем, чем живут и дышат ваши сотрудники.