職場のコンプライアンスを促進する 10 の方法

コンプライアンス オフィサーとして、組織内にコンプライアンスの文化を構築する責任があります。 コンプライアンスは、従業員に安全な職場環境を提供するために不可欠です。 また、組織が規則や規制に違反したことで罰せられるのを防ぎます。

しかし、これは言うは易く行うは難しです。 コンプライアンス疲れ、自己満足、および従業員の関与の欠如は、コンプライアンス チームの仕事を困難にする可能性があります。

ただし、従業員が職場で法的および倫理的な慣行を確実に採用できるようにするためにできることがいくつかあります。 この記事では、職場でコンプライアンスを促進する 10 の方法を見ていきます。

職場におけるコンプライアンスとは?

コンプライアンスとは、組織に適用される外部の法律や規制に従うことを意味します。 これらには、連邦、州、および地方レベルの法律および規制が含まれます。 内部ポリシー、慣行、およびトレーニングのすべてがコンプライアンスをサポートします。

職場環境におけるコンプライアンスは、組織のすべてのレベルと領域に影響を与えます。 また、幅広いトピックをカバーしています。 とりわけ、ビジネスは周囲の法律や規制に準拠する必要があります

• 雇用
• 反差別
• 健康と安全
• 税
• データ保護
• 環境を守ること。

より広義には、コンプライアンスとは、組織とその従業員が適切かつ倫理的に行動することを意味します。 本質的に、コンプライアンスとは正しいことを行うことを意味します。

職場におけるコンプライアンスの例としては、

• 労働安全衛生局 (OSHA) の基準に基づく危険ポスターの表示
• 差別を防ぐための DEI トレーニング
• 従業員の個人情報を安全に保管して、データ侵害から従業員を保護します。

効果的なコンプライアンスは、従業員の身体的および精神的健康の安全にとって不可欠です。 職場での怪我のリスクを軽減します。 また、いじめ、嫌がらせ、または差別の発生を防ぎます。

コンプライアンスは、組織が法律や規制に違反することを回避することも保証します。 これらの違反は、罰金を含む法的罰則や評判の低下につながる可能性があります。

しかし、組織内でコンプライアンスを奨励することは、時折の 1 時間のトレーニング セッションにとどまりません。 コンプライアンスを職場の文化に統合する方法を次に示します。

コンプライアンスの文化を作る 10 の方法

コンプライアンスに関して言えば、開始するのに最適な場所はトップです。 優れたマネージャーは模範を示して指導します。 そのため、リーダーはコンプライアンスに準拠した職場慣行へのコミットメントを示すことが不可欠です。

リーダーシップに期待される個別の基準があるべきではありません。 従業員が特定の行動を示すことが期待されている場合、経営陣もそうあるべきです。

リーダーシップは、受け入れ可能な行動をモデル化する責任があります。 彼らがそうするとき、これは組織の残りの部分にトリクルダウン効果をもたらします.

会社のリーダーが模範を示すと、従業員は従います。 たとえば、コンプライアンス トレーニングが行われる場合、経営陣はチームの前に、またはチームと一緒にそれを完了する必要があります。 これにより、従業員の参加が促進されます。

リーダーシップがコンプライアンスの価値を伝えることも重要です。 これを開始する良い方法は、コンプライアンスを再構築することです。

多くの従業員は、コンプライアンスを首にかけられたボールとチェーンと見なしています。 代わりに、リーダーシップは、コンプライアンスがどのようにすべての人にとって安全な職場環境を構築するのに役立つかを説明する必要があります。 また、責任ある収益性の高いビジネスの構築にどのように貢献するかを強調することもできます。

経営陣がコンプライアンスの文化を構築する上での役割の重要性を理解していることを確認してください。 また、コンプライアンスに関する重要なメッセージを理解する必要もあります。 その後、組織全体にこれを伝えることができます。

企業文化はコアバリューに基づいています。 それらは、従業員が正しいことを行うことを奨励する価値主導の文化の基盤を提供します。 そのため、コンプライアンスの文化をサポートするために、会社の価値を明確に定義する必要があります。

これを行う価値には、誠実さ、誠実さ、透明性、信頼、敬意、説明責任が含まれます。

これらの価値観は、コンプライアンスに向けたビジネス戦略の指針となります。 さらに、コンプライアンスが「ボックスにチェックを入れる」活動以上のものであることを保証します。

それらはロードマップとして機能し、従業員の決定と行動を導きます。 また、定期的なコンプライアンスの小さな行為が全体像にどのように適合するかを示しています。

誰もがコンプライアンスに留意する必要がありますが、その方法は役割によって異なる場合があります。 従業員は、さまざまな方法で、さまざまなレベルでコンプライアンスに責任を負います。 そのため、万能のトレーニング方法をとるべきではありません。

その代わり、 さまざまな種類の従業員に合わせて、コンプライアンストレーニング プログラムを調整する必要がある場合があります。

たとえば、経営陣は、インターンとは異なるコンプライアンス トレーニングを必要とする可能性があります。 管理者は、より深い法的理解を含む、コンプライアンスの全体像を理解する必要があります。

一方、インターンは、組織にいる間に遵守する必要がある基本的な規則を知るだけで済みます。

これに対応するために、管理者向けのトレーニングをリーダーシップ プログラムに組み込むことができます。 オンボーディング プログラムと定期的な継続的なトレーニング セッションに、従業員に焦点を当てたトレーニングを組み込みます。

また、コンプライアンスに関するメッセージを対象ユーザーに合わせて調整することもできます。 これにより、従業員は自分に何が期待されているかを理解できるようになります。

従業員の種類に関係なく、定期的に従業員にコンプライアンス トレーニングを提供する必要があることに注意してください。 法律で義務付けられている場合もあります。 そうでない場合でも、期待される基準を強化するためにそうすることを検討する必要があります。

法規制も常に更新されています。 これらの変更を反映するために、トレーニング プログラムを定期的に見直すことが不可欠です。

「コンプライアンス」について言及するだけで、多くの場合、うめき声​​が上がります。 従業員は、別の時代遅れのトレーニング ビデオの前に座りたくありません。 従業員がコンプライアンスを楽しく、アクセスしやすいものにすることが重要です。

まず、トレーニングの実施方法を変更します。 コンプライアンス トレーニングは、少人数のグループで直接、または個別に、ビデオまたはオンラインで提供できます。

コンプライアンス トレーニングをより楽しくする 1 つの方法は、他のチーム ビルディング活動と組み合わせることです。 または、ランチやアフタヌーンティーを中心にトレーニング日を構成することもできます。

一日に二重の目的を与えることで、コンプライアンス トレーニングがより魅力的になります。 これにより、従業員がそれに関与する可能性が高くなります。

また、トレーニング資料が最新であることを確認してください。 従業員はいつでも簡単にアクセスできる必要があります。 オンボーディング トレーニング、従業員ハンドブック、およびイントラネットに、関連するコンプライアンス規則を含めます。

コンプライアンスは、実際的な意味でもアクセスできる必要があります。 従業員のコンプライアンスに対する実際的な障壁をどのように減らすかを考えてください。

たとえば、従業員に個人用保護具 (PPE) の着用を奨励するために、すべての社用車にスペアを入れることができます。 これにより、デスクを持たない従業員が常に機器にアクセスできるようになり、使用する可能性が高くなります。

報酬は、職場での従順な行動を認識し、奨励する良い方法です。

職場のコンプライアンスの例を特定し、公に認めるよう努めます。 そうすることで、従業員は遵守するよう動機付けられます。 それは、認められた従業員の行動を積極的に強化します。

他の従業員は、誰かが自分の行動に対して報われているのを見ると、従う可能性が高くなります。 また、コンプライアンスが組織の優先事項であることも示しています。

コンプライアンスに対して公正かつ一貫して報酬を与え、認めることが重要です。 たとえば、毎月のコンプライアンス アワードを開始する場合は、勝者を決定する基準を定義します。 一部の従業員があなたの努力をえこひいきと見なす場合、報酬は逆の効果をもたらし、従業員の士気に影響を与える可能性があります。

パフォーマンスレビューにより、従業員と定期的にチェックインできます。 この機会を利用して、コンプライアンスに関する企業の期待を強化できます。

パフォーマンス レビュー中に、従業員が必要なトレーニングを完了したかどうかを確認します。 また、仕事におけるコンプライアンスの文化をどのようにモデル化しているかについても話し合ってください。

これについて議論する時間を割くことは、コンプライアンスの重要性を伝えます。 これにより、従業員は、コンプライアンスをどのようにモデル化し、行動に必要な変更を行うかについて考える機会が得られます。

パフォーマンス レビューにコンプライアンスを含めることで、コンプライアンスと年間のボーナスまたはプロモーションとの間に直接的なリンクが作成されます。 これにより、コンプライアンスに関する個々の説明責任が促進されます。

マッキンゼーによると、「これをしてはいけない」または「あれをしてはいけない」という言葉を絶えず耳にすることは、人々の信頼を損なう可能性があります。 そのため、トレーニングを実施したり、コンプライアンスについて一般的に話し合ったりする場合は、前向きに捉えてください。 これにより、従業員との信頼関係が構築され、賛同が促進されます。

これは、従業員がすべきでないことではなく、採用すべき前向きな行動に焦点を当てることで実現できます。

コンプライアンス対策の背後にある目的を説明することも重要です。 従業員は、コンプライアンスの理由を理解すると、コンプライアンスを実践する可能性が高くなります。

たとえば、従業員に「職場で差別しないでください」と簡単に伝えることができます。 しかし、より効果的なアプローチは、差別とは何か、なぜそれが起こるのか、それにどう対応するのかを説明することです. このより深い理解により、従業員はコンプライアンスの問題を自己認識して対処することができます。

コンプライアンスの取り組みが機能しているかどうかを知るには、それらを測定する必要があります。

そのため、定期的なコンプライアンス監査を実施することが不可欠です。 これらの定期的なレビューを使用して、プラクティスとポリシーが関連する規制に準拠していることを確認してください。

また、それらを使用して、従業員がポリシーと手順に従っているかどうかを測定します。

コンプライアンスに関する成功をどのように測定するかは、組織に適用される法律や規制によって異なります。 コンプライアンスの強い文化を示唆する指標には、次のものがあります。

• 労働災害の減少
• 顧客からの苦情の減少または顧客からの肯定的なフィードバックの増加
• 従業員調査による肯定的なフィードバック。

コンプライアンスを測定することで、チームと組織に説明責任を持たせることができます。 また、対処が必要な進行中の懸念事項についても強調しています。

従業員の関与は、コンプライアンスの文化を構築するための鍵です。 熱心な従業員は生産性が高く、仕事により多くの投資をします。

エンゲージメントは、帰属意識も生み出します。 従業員がより大きな何かに貢献していると感じると、コンプライアンスを真剣に考える可能性が高くなります。 また、コンプライアンスをサポートする会社の価値観につながる可能性も高くなります。

コンプライアンスと従業員エンゲージメントの関係は双方向です。 従業員は、正しいことをしている会社とのつながりやエンゲージを感じる可能性が高くなります。

コンプライアンスに関して従業員のエンゲージメントを向上させるには、テクノロジが役割を果たします。 しかし、対面でのやり取りも重要です。

コンプライアンス部門は、電子メールの署名に名前を残すべきではありません。 コンプライアンス担当者は、従業員と直接やり取りし、従業員の質問にいつでも答えられるようにする必要があります。

エンゲージメントには明確な双方向のコミュニケーションが不可欠です。 従業員は、自分に何が期待されているかを理解する必要があります。 同時に、コンプライアンス プログラムに関するフィードバックや懸念事項を気軽に提供できるようにする必要があります。

これにより、従業員のコンプライアンスを妨げている可能性のある問題に対処できます。

コンプライアンスは、特に大規模な組織では、すぐに管理が困難になる可能性があります。 良いニュースは、さまざまな便利なアプリが利用できることです。

これらのアプリを使用して、

• コンプライアンス要件を追跡し、取り組みを文書化する
• ポリシーと手順を保存する
• 従業員トレーニング プログラムの追跡と展開
• コンプライアンスの問題について従業員と直接コミュニケーションをとる
• コンプライアンス レポート、安全フォーム、およびチェックリストを生成して共有します。

これらの機能を単一のプラットフォームから電子的に管理することで、リスクを軽減します

不遵守の。

また、アクセスへの障壁を取り除きます。 ほとんどのアプリがモバイル デバイスとの互換性を提供しているため、従業員はどこからでも接続できます。

従業員はアプリを使用して、安全に関するインシデントをリアルタイムで報告できます。 また、今後のトレーニング セッションに関するリマインダーを受け取ることもできるため、コンプライアンスを常に把握しておくことができます。

コンプライアンス文化の構築には時間がかかる

コンプライアンスは、従業員にとって安全な職場を作るために不可欠です。 また、違反や関連する罰則を回避するのにも役立ちます。

しかし、組織内に職場コンプライアンスの文化を作ることは、一晩ではできません。 ビジネスのあらゆるレベルで継続的な取り組みが必要です。

企業の価値観と従業員の関与は、組織のコンプライアンスにおける 2 つの重要な要素です。 経営陣が模範を示すことも重要です。 アプリを使用すると、コンプライアンス プロセスを合理化し、コンプライアンス違反のリスクを軽減することもできます。

上記のヒントに従うことで、組織のコンプライアンスを変革できます。 そうすることで、時折時代遅れのトレーニングビデオを超えてコンプライアンスが必要になります。 代わりに、従業員が生きて呼吸するものになります。